Seu sistema de gestão de documentos baseado em papel provavelmente tem sido adequado até agora.

Mas existem alguns fatos que você pode estar ignorando.

• Para cada dólar gasto em impressão, você gasta $9-15 em sua gestão
• 45% do papel de escritório é descartado quase imediatamente
• O funcionário médio desperdiça 10 mil folhas de papel todos os anos
• O papel compõe 70% do lixo total de um escritório
• Por ano, cada funcionário desperdiça cerca de 50.000 litros de água devido à produção de papel
• 42% da colheita industrial de madeira é destinada à produção de papel

Como você pode resolver isso? Com um sistema de gestão de documentos sem papel (paperless).

O Que É Gestão de Documentos Paperless?

Gestão de documentos sem papel significa usar software ou hardware para lidar com todo o conteúdo da sua empresa, desde a criação até o descarte.

A melhor ferramenta para a gestão de documentos sem papel é um DMS: uma plataforma projetada para armazenar, capturar e gerenciar seus documentos.

Com um DMS, você pode armazenar arquivos com segurança, recuperá-los instantaneamente por meio de pesquisa, controlar o acesso com permissões e automatizar processos como aprovações e roteamento de documentos.

Em vez de ter armários de arquivos infinitos e fluxos de trabalho manuais, suas equipes podem configurar fluxos de trabalho automatizados e recuperar o documento certo no momento certo, não importa onde estejam.

Um software mais avançado (mas muito semelhante) que você pode escolher para o seu escritório digital é um ECM.

A gestão de conteúdo empresarial (ECM) é um framework mais amplo, pois gerencia todos os tipos de conteúdo, incluindo e-mails, mídia, conteúdo web, etc. Ele também costuma ter recursos mais avançados, incluindo automação.

O Que É um Escritório Sem Papel?

Um escritório sem papel é mais do que armários digitais onde seus documentos são armazenados; é um ambiente totalmente integrado onde documentos, dados e fluxos de trabalho se movem perfeitamente entre os sistemas.

Na prática, isso significa conectar um DMS com ferramentas de negócios do seu ecossistema, incluindo plataformas de CRM, software de contabilidade, sistemas de comunicação e muito mais.

O real valor reside em como essas ferramentas trabalham juntas.

Quando um contrato é armazenado no DMS, ele deve ser vinculado automaticamente ao registro do cliente correspondente no CRM, o que evita a duplicação e mantém a informação relevante em um só lugar.

Sem as integrações adequadas, a maioria das organizações acaba com um monte de ferramentas desconectadas que criam novos problemas em vez de resolver os existentes.

Por exemplo, considere uma agência de seguros. Um único caso de acidente de carro significará ter que buscar a apólice e o sinistro do cliente, relatórios de incidentes, registros médicos, registros policiais, orçamentos de reparo e, em seguida, proceder aos pagamentos que também envolvem registros de conformidade.

Em um sistema baseado em papel, esses documentos podem estar localizados em diferentes armários ou caixas de entrada de e-mail. Um caos.

Um sistema de gestão de documentos sem papel permite que a seguradora digitalize todos os documentos e os extraia de caixas de entrada de e-mail usando tecnologia OCR para indexar e categorizar automaticamente na pasta apropriada do cliente, de onde podem ser recuperados facilmente para a resolução.

Os Benefícios de Eliminar o Papel

Mudar o seu negócio para um sistema de gestão de documentos sem papel garante que você possa encontrar todos os seus documentos num piscar de olhos, graças à indexação inteligente.

Embora existam muitos outros benefícios que você deve levar em conta:

• Impacto ambiental

O uso de papel causa a perda de 4 bilhões de árvores anualmente. As empresas estão crescendo e a quantidade de documentos necessários para cada atividade está aumentando exponencialmente.

Escritórios sem papel ajudam sua organização a reduzir a pegada de carbono e apoiar a sustentabilidade.

Tenha em mente que isso também ajudará você a manter a conformidade com leis ambientais, como o EUDR na Europa ou o Paper Reduction Act e EPR nos EUA.

• Economia de custos

O papel em si pode parecer barato, mas o custo total dos sistemas baseados em papel aumenta rapidamente.

Impressão, armazenamento físico, infraestrutura de arquivamento e a mão de obra necessária para gerenciar tudo isso são despesas operacionais contínuas.

Por exemplo, uma pequena empresa pode gastar cerca de $9 mil por ano em impressão, manutenção de hardware, arquivamento manual e armazenamento físico.

A implementação de um DMS sem papel pode reduzir o custo para $2 mil por ano.

• Melhor colaboração entre diferentes departamentos

Com um DMS, os membros relevantes da equipe podem acessar, editar e comentar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Isso aumentou a colaboração da equipe em 45%, pois os documentos não ficam mais presos em gargalos na mesa de alguém esperando para serem revisados.

Com um DMS, você recebe uma notificação e pode acessar o documento imediatamente.

• Automação de fluxo de trabalho

Aprovações, roteamento de documentos e notificações podem ser tratados automaticamente, reduzindo o esforço manual e cortando atrasos.

O resultado são processos mais rápidos e resultados mais consistentes.

• Maior conformidade e segurança

Documentos físicos são vulneráveis a perda, danos e acesso não autorizado.

Com um DMS, você pode atribuir funções e permissões personalizadas para decidir quem tem acesso a cada documento e o que pode fazer com ele. Por exemplo, apenas visualizar, editar, compartilhar ou compartilhar com marcas d’água personalizadas.

Além disso, a maioria das plataformas de DMS também integra trilhas de auditoria e criptografia para garantir que seus documentos estejam protegidos contra violações de segurança perigosas.

Como Eliminar o Papel em 5 Passos

A digitalização de documentos pode parecer muito trabalho e, em muitos casos, é o motivo pelo qual as organizações mantêm sistemas obsoletos baseados em papel.

No entanto, se você souber como fazer e seguir um processo estruturado, poderá migrar todos os seus documentos de forma eficiente. Especialmente se a plataforma escolhida incorporar IA para tornar processos como a indexação precisos e rápidos!

Passo 1. Audite seus documentos existentes

Comece identificando os tipos de documentos que sua organização utiliza, por exemplo, contratos, faturas, formulários e assim por diante, e com que frequência cada um é acessado.

Categorize-os por importância e uso para que você possa priorizar o que digitalizar primeiro.

Nesta fase, é importante ter uma governança de documentos estabelecida para que todas as categorias sigam os mesmos padrões, especialmente se você for terceirizar a tarefa ou contratar temporários para fazê-la.

Passo 2. Escolha o software certo

Assim que você tiver uma ideia clara da quantidade e dos tipos de documentos que está manipulando, terá uma visão nítida do tipo de software de que precisará.

Por exemplo, você pode escolher entre DMS e ECM, decidir se precisa de mais gestão de tarefas ou armazenamento de documentos, qual papel a automação deve desempenhar e se precisa de uma implementação híbrida ou se em nuvem será suficiente.

Você também precisará avaliar seu ecossistema atual de ferramentas para garantir que seu novo sistema de gestão de documentos possa se integrar com todas elas, para que você não precise mudar tudo.

Se você estiver pronto para iniciar seu processo de pesquisa, agende uma demonstração gratuita com a Dokmee e veja como ela pode ajudar ou confira as 10 melhores plataformas de DMS.

Passo 3. Digitalize seus documentos

É aqui que a mágica começa.

Monte uma linha de digitalização com preparadores de documentos e scanners para que o processo ocorra sem problemas e você possa atingir uma taxa eficiente de 12.000 a 15.000 páginas por dia.

Digitalize documentos físicos e use a tecnologia OCR para convertê-los em arquivos digitais pesquisáveis.

O OCR serve para que você possa pesquisar dentro dos documentos mais tarde e adicionar quantos campos de índice considerar necessários.

A maioria das organizações lida com isso em duas fases: digitalização em massa dos registros existentes e, em seguida, um processo para novos documentos contínuos.

4. Organize com metadados

Em vez de replicar estruturas de pastas, conte com a marcação de metadados, atribuindo atributos como nome do cliente, tipo de documento e data.

Isso cria uma maneira mais flexível e eficiente de recuperar informações. Convenções de nomenclatura consistentes ajudam a manter a ordem à medida que o sistema cresce.

5. Crie fluxos de trabalho automatizados

É aqui que o valor total de um sistema sem papel ganha vida.

Os documentos podem ser roteados automaticamente para aprovação, notificações enviadas quando uma ação for necessária e o controle de versão garante que as equipes sempre trabalhem com o arquivo mais recente.

Essas automações trarão a você o benefício total de um sistema de gestão de documentos sem papel.

Quanto Custa Eliminar o Papel?

O custo dependerá em grande parte do tamanho do seu acúmulo de documentos e do seu negócio.

A maioria das organizações leva em conta apenas os custos iniciais e desconsidera completamente o ROI. E sim, às vezes o processo de migração pode ser caro.

O custo total de migração cobre a preparação de documentos, digitalização, indexação, controle de qualidade e entrega no sistema de destino. O quanto você gasta depende muito de se você lida com esse processo internamente ou o entrega a um provedor de serviços.

Terceirizar pode parecer o caminho mais fácil, mas tem um preço alto.

Os provedores de serviços geralmente cobram entre 7 e mais de 20 centavos de dólar por página, e essa faixa está tendendo a subir, à medida que menos provedores operam no mercado.

Para um projeto de 300.000 páginas, isso se traduz em uma conta total de $36.000 a $60.000, e nessas taxas, a indexação costuma ser limitada a apenas 2–3 campos de metadados, tornando o arquivo resultante difícil de pesquisar e de escalar.

Lidar com a digitalização internamente, em contraste, pode reduzir os custos para aproximadamente 2,5 a 4,5 centavos por página. Uma equipe de dois funcionários para preparação de documentos (a ~$12/hora cada) e um operador de scanner (a ~$18/hora) custa cerca de $6.720 por mês.

Adicionar a indexação manual eleva o valor mensal para cerca de $6.900, com custos de equipamento extras se novos scanners forem necessários, elevando uma produção mensal de 300.000 páginas para cerca de $10.000 no total, ou cerca de 3,3 centavos por página.

O maior diferencial entre esses dois modelos é a indexação.

Provedores terceirizados rotineiramente limitam os campos de índice a 2–3 por documento e cobram mais conforme a complexidade aumenta. Equipes internas usando software de captura com IA podem preencher automaticamente 10 ou mais campos de metadados por documento, com RPA processando 150.000 documentos por apenas $3.000, independentemente da profundidade da indexação.

Esse é o nível de riqueza de metadados que torna um DMS genuinamente útil, em vez de ser apenas um armazenamento digital.

Para calcular o ROI do seu caso específico, use esta calculadora:

Você Precisa de um Escritório Sem Papel?

Em resumo, sim.

A gestão de documentos sem papel é uma decisão estratégica que impactará diretamente sua eficiência, despesas e sustentabilidade.

O DMS certo atuará como base para o sucesso de toda a sua estratégia paperless. Procure uma solução que seja fácil de usar, altamente pesquisável, capaz de automatizar fluxos de trabalho e capaz de se integrar com as outras ferramentas em seu ecossistema de tecnologia.

O Dokmee oferece um DMS e ECM completos com OCR avançado, automação de fluxo de trabalho, fortes capacidades de integração e automação crescente.

Ele é projetado para escalar com as necessidades do negócio, tornando-se uma escolha prática em vários setores, incluindo seguros, saúde, finanças, governo e muito mais. Agende sua demonstração gratuita agora.