Su sistema de gestión de documentos basado en papel probablemente ha sido adecuado hasta ahora.

Pero hay un par de hechos que podría estar ignorando.

• Por cada dólar que gasta en impresión, gasta entre $9 y $15 en su gestión
• El 45% del papel de oficina se desecha casi de inmediato
• El empleado promedio desperdicia 10,000 hojas de papel cada año
• El papel representa el 70% del total de residuos de oficina
• Por año, cada empleado desperdicia alrededor de 50,000 litros de agua debido a la producción de papel
• El 42% de la cosecha maderera industrial se destina a la producción de papel

¿Cómo puede solucionar esto? Con un sistema de gestión documental sin papel.

¿Qué es la gestión de documentos sin papel?

La gestión de documentos sin papel significa utilizar software o hardware para manejar todo el contenido de su empresa, desde su creación hasta su eliminación.

La mejor herramienta para la gestión de documentos sin papel es un DMS: una plataforma diseñada para almacenar, capturar y gestionar sus documentos.

Con un DMS puede almacenar archivos de forma segura, recuperarlos instantáneamente mediante búsquedas, controlar el acceso con permisos y automatizar procesos como aprobaciones y enrutamiento de documentos.

En lugar de tener interminables archivadores y flujos de trabajo manuales, sus equipos pueden configurar flujos de trabajo automatizados y recuperar el documento correcto en el momento adecuado, sin importar dónde se encuentren.

Un software más avanzado (pero muy similar) que puede elegir para su oficina sin papel es un ECM.

La gestión de contenido empresarial (ECM) es un marco más amplio, ya que gestiona todo tipo de contenido, incluidos correos electrónicos, archivos multimedia, contenido web, etc. Por lo general, también tendrá funciones más avanzadas, incluida la automatización.

¿Qué es una oficina sin papel?

Una oficina sin papel es más que los archivadores digitales donde se guardan sus documentos; es un entorno totalmente integrado donde los documentos, los datos y los flujos de trabajo se mueven sin problemas entre los sistemas.

En la práctica, esto significa conectar un DMS con las herramientas de negocio de su ecosistema, incluyendo plataformas CRM, software de contabilidad, sistemas de comunicación y más.

El valor real reside en cómo estas herramientas trabajan juntas.

Cuando un contrato se almacena en el DMS, debería vincularse automáticamente al registro de cliente correspondiente en el CRM; esto evita la duplicación y mantiene la información relevante en un solo lugar.

Sin las integraciones adecuadas, la mayoría de las organizaciones suelen terminar con un montón de herramientas desconectadas que crean nuevos problemas en lugar de resolver los existentes.

Por ejemplo, tomemos una agencia de seguros. Un caso único de accidente de coche significará tener que consultar la póliza y el reclamo del cliente, los informes de incidentes, los registros médicos, los informes policiales, las estimaciones de reparación y luego proceder a los pagos que también involucran registros de cumplimiento.

En un sistema basado en papel, estos documentos pueden encontrarse en diferentes archivadores o bandejas de entrada de correo electrónico. Un caos.

Un sistema de gestión de documentos sin papel permite a la agencia de seguros escanear todos los documentos y extraerlos de las bandejas de entrada de correo electrónico utilizando tecnología OCR para indexarlos y categorizarlos automáticamente en la carpeta del cliente correspondiente, desde donde se pueden recuperar fácilmente para su resolución.

Los beneficios de eliminar el papel

Mover su negocio a un sistema de gestión documental sin papel le garantiza que podrá encontrar todos sus documentos en un abrir y cerrar de ojos gracias a la indexación inteligente.

Aunque existen muchos más beneficios que debería tener en cuenta:

• Impacto ambiental

El uso de papel ha provocado la pérdida de 4,000 millones de árboles al año. Las empresas están creciendo y la cantidad de documentos necesarios para cada actividad aumenta exponencialmente.

Las oficinas sin papel ayudan a su organización a reducir la huella de carbono y apoyan la sostenibilidad.

Tenga en cuenta que esto también le ayudará a cumplir con las leyes ambientales como la EUDR en Europa o la Ley de Reducción de Papel y la EPR en los EE. UU.

• Ahorro de costes

El papel en sí puede parecer barato, pero el coste total de los sistemas basados en papel se acumula rápidamente.

La impresión, el almacenamiento físico, la infraestructura de archivo y la mano de obra necesaria para gestionarlo todo son gastos operativos continuos.

Por ejemplo, una pequeña empresa podría gastar cerca de $9,000 al año en impresión, mantenimiento de hardware, archivo manual y almacenamiento físico.

La implementación de un DMS sin papel puede reducir el coste a $2,000 por año.

• Mejor colaboración entre diferentes departamentos

Con un DMS, los miembros relevantes del equipo pueden acceder, editar y comentar documentos en cualquier momento y lugar.

Esto ha aumentado la colaboración en equipo en un 45%, ya que los documentos ya no se quedan atrapados en cuellos de botella en el escritorio de alguien esperando ser revisados.

Con un DMS usted recibe una notificación y puede acceder al documento inmediatamente.

• Automatización del flujo de trabajo

Las aprobaciones, el enrutamiento de documentos y las NOTIFICACIONES se pueden gestionar automáticamente, lo que reduce el esfuerzo manual y elimina los retrasos.

El resultado son procesos más rápidos y resultados más consistentes.

• Mayor cumplimiento y seguridad

Los documentos físicos son vulnerables a pérdidas, daños y accesos no autorizados.

Con un DMS puede asignar roles y permisos personalizados para decidir quién tiene acceso a cada documento y qué puede hacer con él. Por ejemplo, solo ver, editar, compartir o compartir con marcas de agua personalizadas.

Además, la mayoría de las plataformas DMS también integran pistas de auditoría y cifrado para garantizar que sus documentos estén a salvo de peligrosas brechas de seguridad.

Cómo eliminar el papel en 5 pasos

Digitalizar documentos puede parecer mucho trabajo y, en muchos casos, es la razón por la que las organizaciones se aferran a sistemas obsoletos basados en papel.

Sin embargo, si sabe cómo hacerlo y sigue un proceso estructurado, puede migrar todos sus documentos de manera eficiente. ¡Especialmente si la plataforma elegida incorpora IA para que procesos como la indexación sean precisos y rápidos!

Paso 1. Audite sus documentos existentes

Comience por identificar los tipos de documentos que utiliza su organización, por ejemplo, contratos, facturas, formularios, etc., y con qué frecuencia se accede a cada uno.

Categorícelos por importancia y uso para poder priorizar qué digitalizar primero.

En esta etapa es importante contar con una gobernanza documental para que todas las categorías de documentos sigan los mismos estándares, especialmente si va a subcontratar la tarea o contratar personal temporal para ello.

Paso 2. Elija el software adecuado

Una vez que tenga una idea clara de la cantidad y los tipos de documentos que maneja, tendrá una imagen clara del tipo de software que necesitará.

Por ejemplo, puede elegir entre DMS y ECM, decidir si necesita más gestión de tareas o almacenamiento de documentos, qué papel debe tener la automatización y si necesita un despliegue híbrido o si bastará con uno basado en la nube.

También deberá evaluar su conjunto de herramientas actuales para asegurarse de que su nuevo sistema de gestión documental pueda integrarse con todas ellas y no tenga que cambiarlo todo.

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Paso 3. Digitalice sus documentos

Aquí es donde comienza la magia.

Cree una línea de escaneo con preparadores de documentos y escáneres para que el proceso se desarrolle sin problemas y pueda alcanzar una tasa eficiente de 12,000 a 15,000 páginas por día.

Escanee los documentos físicos y utilice la tecnología OCR para convertirlos en archivos digitales en los que se puedan realizar búsquedas.

El OCR sirve para que más adelante pueda buscar dentro de los documentos y añadir tantos campos de índice como considere necesarios.

La mayoría de las organizaciones manejan esto en dos fases: digitalización masiva de registros existentes y luego un proceso para los nuevos documentos continuos.

4. Organice con metadatos

En lugar de replicar estructuras de carpetas, confíe en el etiquetado de metadatos, asignando atributos como el nombre del cliente, el tipo de documento y la fecha.

Esto crea una forma más flexible y eficiente de recuperar información. Las convenciones de nomenclatura coherentes ayudan a mantener el orden a medida que el sistema crece.

5. Construya flujos de trabajo automatizados

Aquí es donde el valor total de un sistema sin papel cobra vida.

Los documentos se pueden enrutar automáticamente para su aprobación, se pueden activar notificaciones cuando se necesita una acción y el control de versiones garantiza que los equipos siempre trabajen con el archivo más reciente.

Estas automatizaciones le brindarán el beneficio completo de un sistema de gestión de documentos sin papel.

¿Cuánto cuesta eliminar el papel?

El coste dependerá en gran medida del volumen de sus documentos acumulados y del tamaño de su empresa.

La mayoría de las organizaciones solo tienen en cuenta los costes iniciales e ignoran por completo el ROI. Y sí, a veces el proceso de migración puede ser costoso.

El coste total de migración cubre la preparación de documentos, el escaneo, la indexación, el control de calidad y la entrega al sistema de destino. Cuánto gaste depende en gran medida de si gestiona este proceso internamente o lo delega en un proveedor de servicios.

La subcontratación puede parecer el camino más fácil, pero tiene un precio elevado.

Los proveedores de servicios suelen cobrar entre 7 y 20+ centavos por página, y ese rango tiende al alza ya que operan menos proveedores en el mercado.

Para un proyecto de 300,000 páginas, esto se traduce en una factura total de $36,000 a $60,000 y, a esas tarifas, la indexación suele limitarse a solo 2 o 3 campos de metadatos, lo que hace que el archivo resultante sea difícil de buscar y de escalar.

Por el contrario, gestionar la digitalización de forma interna puede reducir los costes a aproximadamente de 2.5 a 4.5 centavos por página. Un equipo de dos personas para la preparación de documentos (a ~$12/hora cada una) y un operador de escaneo (a ~$18/hora) cuesta alrededor de $6,720 al mes.

Añadir la indexación manual eleva la cifra mensual a aproximadamente $6,900, sumando los costes del equipo si se necesitan nuevos escáneres, lo que sitúa una producción mensual de 300,000 páginas en unos $10,000 en total, o unos 3.3 centavos por página.

El mayor diferenciador entre estos dos modelos es la indexación.

Los proveedores externos suelen limitar los campos de índice a 2-3 por documento y cobran más a medida que aumenta la complejidad. Los equipos internos que utilizan software de captura impulsado por IA pueden completar automáticamente 10 o más campos de metadatos por documento, con RPA gestionando 150,000 documentos por tan solo $3,000, independientemente de la profundidad de la indexación.

Ese es el nivel de riqueza de metadatos que hace que un DMS sea realmente útil en lugar de ser solo un almacenamiento digital.

Para calcular el ROI de su caso específico, utilice esta calculadora:

¿Necesita una oficina sin papel?

En resumen, sí.

La gestión de documentos sin papel es una decisión estratégica que impactará directamente en su eficiencia, gastos y sostenibilidad.

El DMS adecuado actuará como base para el éxito de toda su estrategia sin papel. Busque una solución que sea fácil de usar, con gran capacidad de búsqueda, capaz de automatizar flujos de trabajo y capaz de integrarse con las otras herramientas de su stack tecnológico.

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