L’employé moyen passe environ 2,5 heures par jour à chercher des documents.

Cela se traduit par 19 732 $ par an.

Vous êtes-vous déjà arrêté pour calculer combien vous dépensez ?

Nous avons la solution juste ici.

Qu’est-ce que la recherche de documents ?

>

La recherche de documents est le processus de localisation de fichiers spécifiques dans des classeurs. Ceux-ci peuvent être soit numériques, soit physiques.

Les documents peuvent être recherchés par nom de fichier, mots-clés, métadonnées, contenu ou filtres tels que la date, le département ou le type de document.

Bien que cela semble être une tâche assez routinière, la recherche de documents est une activité quotidienne liée à presque toutes les tâches d’une entreprise et peut faire la différence entre une équipe efficace et un désordre total.

La recherche de documents intervient, par exemple, pour répondre aux questions des clients, approuver des factures, préparer des rapports ou répondre à des audits.

Lorsque les outils de recherche sont limités ou mal structurés, même les tâches de récupération simples deviennent chronophages et perturbatrices.

Amenant les membres de votre équipe à passer plus de 9 heures par semaine à chercher des documents et, dans de nombreux cas, à devoir les recréer.

Quels sont les coûts cachés de la recherche de documents ?

Le coût réel de la recherche de documents va au-delà des minutes (ou des heures) passées à chercher un fichier.

Les employés perdent souvent des heures de travail productives chaque semaine à chercher dans des dossiers, des fils d’e-mails, des lecteurs partagés et des systèmes hérités.

Lorsque les documents ne peuvent pas être trouvés rapidement, le travail est retardé, les réunions stagnent et les délais ne sont pas respectés. Dans de nombreux cas, les employés recréent des documents qu’ils ne parviennent pas à localiser, ce qui entraîne des doublons de fichiers, des conflits de versions et des données incohérentes.

Ces inefficacités augmentent les coûts de main-d’œuvre, introduisent des erreurs, affaiblissent la conformité et érodent la confiance des clients et des parties prenantes internes.

Au fil du temps, une mauvaise recherche de documents devient discrètement une dépense opérationnelle importante.

Comment calculer le temps de recherche de documents

Pour calculer le coût de la recherche de documents, commencez par estimer le nombre d’heures que les employés passent chaque semaine à chercher des documents.

Multipliez ce chiffre par le nombre d’employés concernés et leur salaire horaire moyen pour déterminer le coût hebdomadaire de la recherche de documents.

Multipliez ce chiffre par 12 mois pour comprendre l’impact total sur une année.

Ce simple calcul révèle à quel point de petites inefficacités se transforment rapidement en pertes financières substantielles à mesure que le volume de documents et les équipes augmentent.

Calculateur gratuit de recherche de documents Dokmee

Pour calculer le temps de recherche de documents rapidement et efficacement, essayez ce calculateur gratuit ci-dessous et découvrez l’impact monétaire de ces inefficacités.

Réduisez les coûts avec Dokmee ECM

Dokmee ECM réduit les coûts de recherche de documents en centralisant le contenu, en appliquant des métadonnées structurées et en permettant une recherche rapide et précise dans les documents actifs et archivés.

La recherche plein texte et l'OCR garantissent que les informations sont accessibles quel que soit leur format, tandis que l'accès basé sur les rôles et les pistes d'audit maintiennent la sécurité et la conformité. En réduisant le temps passé à chercher et en éliminant le travail en double, Dokmee supprime les coûts cachés et les transforme en un avantage concurrentiel.