El empleado promedio pasa aproximadamente 2,5 horas al día buscando documentos.

Esto se traduce en 19 732 $ al año.

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¿Qué es la búsqueda de documentos?

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La búsqueda de documentos es el proceso de localización de archivos específicos en archivadores. Estos pueden ser tanto digitales como físicos.

Los documentos pueden buscarse por nombre de archivo, palabras clave, metadatos, contenido o filtros como la fecha, el departamento o el tipo de documento.

Aunque parece una tarea bastante rutinaria, la búsqueda de documentos es una actividad diaria ligada a casi todas las tareas de una empresa y puede marcar la diferencia entre un equipo eficiente y un desorden total.

La búsqueda de documentos interviene, por ejemplo, para responder a las preguntas de los clientes, aprobar facturas, preparar informes o responder a auditorías.

Cuando las herramientas de búsqueda son limitadas o están mal estructuradas, incluso las tareas de recuperación sencillas se vuelven lentas y disruptivas.

Lo que lleva a los miembros de su equipo a pasar más de 9 horas a la semana buscando documentos y, en muchos casos, teniendo que volver a crearlos.

¿Cuáles son los costes ocultos de la búsqueda de documentos?

El coste real de la búsqueda de documentos va más allá de los minutos (o las horas) dedicados a buscar un archivo.

Los empleados suelen perder horas de trabajo productivas cada semana buscando en carpetas, hilos de correo electrónico, unidades compartidas y sistemas heredados.

Cuando los documentos no se pueden encontrar rápidamente, el trabajo se retrasa, las reuniones se estancan y se incumplen los plazos. En muchos casos, los empleados vuelven a crear documentos que no consiguen localizar, lo que genera archivos duplicados, conflictos de versiones y datos inconsistentes.

Estas ineficiencias aumentent los costes laborales, introducen errores, debilitan el cumplimiento y erosionan la confianza de los clientes y de las partes interesadas internas.

Con el tiempo, una mala búsqueda de documentos se convierte silenciosamente en un gasto operativo significativo.

Cómo calcular el tiempo de búsqueda de documentos

Para calcular el coste de la búsqueda de documentos, comience por estimar el número de horas que los empleados pasan cada semana buscando documentos.

Multiplique esta cifra por el número de empleados involucrados y su salario por hora promedio para determinar el coste semanal de la búsqueda de documentos.

Multiplique esta cifra por 12 meses para comprender el impacto total en un año.

Este sencillo cálculo revela cómo las pequeñas ineficiencias se transforman rápidamente en pérdidas financieras sustanciales a medida que el volumen de documentos y los equipos aumentan.

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La búsqueda de texto completo y el OCR garantizan que la información sea accesible independientemente de su formato, mientras que el acceso basado en roles y las pistas de auditoría mantienen la seguridad y el cumplimiento. Al reducir el tiempo dedicado a la búsqueda y eliminar el trabajo duplicado, Dokmee elimina los costes ocultos y los transforma en una ventaja competitiva.