O funcionário médio passa aproximadamente 2,5 horas por dia pesquisando documentos.

Isso se traduz em 19 732 $ por ano.

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Temos a solução bem aqui.

O que é a pesquisa de documentos?

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A pesquisa de documentos é o processo de localização de arquivos específicos em arquivadores. Estes podem ser tanto digitais quanto físicos.

Os documentos podem ser pesquisados por nome de arquivo, palavras-chave, metadatos, conteúdo ou filtros como a data, o departamento ou o tipo de documento.

Embora pareça uma tarefa bastante rotineira, a pesquisa de documentos é uma atividade diária ligada a quase todas as tarefas de uma empresa e pode fazer a diferença entre uma equipe eficiente e uma desordem total.

A pesquisa de documentos intervém, por exemplo, para responder às perguntas dos clientes, aprovar faturas, preparar relatórios ou responder a auditorias.

Quando as ferramentas de pesquisa são limitadas ou estão mal estruturadas, até as tarefas de recuperação simples se tornam lentas e disruptivas.

O que leva os membros da sua equipe a passar mais de 9 horas por semana pesquisando documentos e, em muitos casos, tendo que recriá-los.

Quais são os custos ocultos da pesquisa de documentos?

O custo real da pesquisa de documentos vai além dos minutos (ou das horas) dedicados a procurar um arquivo.

Os funcionários costumam perder horas de trabalho produtivas a cada semana pesquisando em pastas, sequências de e-mail, unidades compartilhadas e sistemas legados.

Quando os documentos não podem ser encontrados rapidamente, o trabalho atrasa, as reuniões estagnam e os prazos não são cumpridos. Em muitos casos, os funcionários voltam a criar documentos que não conseguem localizar, o que gera arquivos duplicados, conflitos de versões e dados inconsistentes.

Estas ineficiências aumentam os custos laborais, introduzem erros, enfraquecem a conformidade e corroem a confiança dos clientes e das partes interessadas internas.

Com o tempo, uma má pesquisa de documentos torna-se silenciosamente uma despesa operacional significativa.

Como calcular o tempo de pesquisa de documentos

Para calcular o custo da pesquisa de documentos, comece estimando o número de horas que os funcionários passam a cada semana pesquisando documentos.

Multiplique este valor pelo número de funcionários envolvidos e seu salário médio por hora para determinar o custo semanal da pesquisa de documentos.

Multiplique este valor por 12 meses para entender o impacto total em um ano.

Este cálculo simples revela como as pequenas ineficiências se transformam rapidamente em perdas financeiras substanciais à medida que o volume de documentos e as equipes aumentam.

Calculadora gratuita de pesquisa de documentos da Dokmee

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Reduza os custos com o Dokmee ECM

O Dokmee ECM reduz os custos de pesquisa de documentos ao centralizar o conteúdo, aplicar metadatos estruturados e permitir uma pesquisa rápida e precisa em documentos ativos e arquivados.

A pesquisa de texto completo e o OCR garantem que as informações sejam acessíveis independentemente do formato, enquanto o acesso baseado em funções e as trilhas de auditoria mantêm a segurança e a conformidade. Ao reduzir o tempo gasto na pesquisa e eliminar o trabalho duplicado, o Dokmee elimina os custos ocultos e os transforma em uma vantagem competitiva.