Les 5 meilleurs logiciels d’archivage de fichiers

Plus de 60 % des entreprises croulent sous les documents.

Pourquoi cela arrive-t-il ?

Elles disposent d’une gestion et d’un stockage inappropriés et, surtout, elles ne parviennent pas à mettre en place un système d’archivage adéquat.

Les logiciels d’archivage de fichiers récupèrent vos données structurées et non structurées et les archivent une fois que vous n’avez plus besoin de ces documents.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage de fichiers ?

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Un logiciel d’archivage de fichiers est un outil conçu pour stocker et préserver vos fichiers numériques sur de longues périodes dans une archive dédiée, à la fois sécurisée et accessible.

Contrairement aux systèmes de stockage de fichiers de base, le logiciel d’archivage est articulé autour de la gouvernance, afin de garantir que les données soient conservées et éliminées conformément aux exigences professionnelles et réglementaires.

Ces plateformes stockent les fichiers inactifs ou rarement consultés en dehors des systèmes de production, tout en maintenant des capacités de récupération rapide. Cela permet aux organisations de réduire l’encombrement opérationnel sans perdre les archives historiques, les preuves juridiques ou les connaissances institutionnelles.

Par exemple, les contrats clients signés peuvent être archivés une fois qu’ils ont été approuvés et finalisés par toutes les parties.

Au lieu de les stocker dans un espace de stockage actif où ils créent de l’encombrement et un surplus de fichiers, ils sont archivés dans un emplacement sécurisé où ils seront conservés pendant 5 à 7 ans.

Le logiciel d’archivage peut supprimer automatiquement ces documents de manière permanente une fois qu’ils ne sont plus pertinents grâce à des déclencheurs automatisés.

Que fait un logiciel d’archivage de fichiers ?

Le logiciel d’archivage de fichiers capture des fichiers provenant de multiples sources de données, notamment des serveurs de fichiers, des plateformes de messagerie, des applications cloud et des systèmes d’entreprise. Une fois ingérés, les fichiers sont indexés à l’aide de métadonnées, d’horodatages et d’analyses de contenu, ce qui les rend facilement consultables, même des années plus tard.

Les plateformes d’archivage gèrent également le cycle de vie complet des données.

Les règles de rétention déterminent la durée de conservation du contenu, s’il doit être préservé dans un format en lecture seule et quand il peut être supprimé.

Les fonctionnalités de sécurité telles que le chiffrement, le contrôle d’accès et la journalisation d’audit garantissent que les données archivées restent protégées et traçables tout au long de leur cycle de vie.

Pourquoi vous avez besoin d’un logiciel d’archivage

Vous pensez peut-être que l’archivage peut être effectué manuellement. Et dans certains cas, c’est possible.

Cependant, si vous gérez l’archivage manuellement, vous faites face à plusieurs problèmes tels que le manque d’évolutivité et l’augmentation des erreurs humaines.

Il existe pourtant de nombreuses raisons d’implémenter un logiciel d’archivage dans votre parc d’outils :

Conformité réglementaire

De nombreux secteurs sont tenus de conserver des documents pendant des périodes spécifiques et de les produire sur demande lors d’audits ou de procédures judiciaires. Le logiciel d’archivage applique automatiquement les politiques de rétention et enregistre des archives immuables. Cela garantit que vos documents sont toujours défendables juridiquement.

Sans logiciel d’archivage, les organisations s’appuient souvent sur des processus de rétention manuels qui augmentent le risque juridique et rendent l’eDiscovery coûteuse et chronophage.

Audits plus rapides

Lorsque les dossiers sont correctement archivés et indexés, les audits et les recherches juridiques deviennent plus rapides et moins perturbateurs.

Les utilisateurs autorisés peuvent récupérer des dossiers précis sans avoir à effectuer de recherches manuelles dans plusieurs systèmes ou sauvegardes.

Gouvernance des données et réduction des risques

Les données non gérées créent des risques.

Les fichiers anciens, les dossiers en double et les accès non contrôlés peuvent exposer les organisations à des violations de conformité et à des failles de sécurité. Le logiciel d’archivage apporte structure et gouvernance aux données en appliquant des politiques d’accès, de rétention et de suppression.

Continuité des activités et préservation des connaissances

Les données archivées préservent les connaissances institutionnelles, les décisions historiques, les contrats et les communications.

Cela garantit la continuité lors des changements de personnel, des fusions ou des migrations de systèmes, et empêche que des informations critiques ne soient égarées ou, pire, perdues.

Réduction des coûts de stockage

Les systèmes de stockage actifs peuvent être coûteux à entretenir, surtout si les documents continuent de s’accumuler.

En déplaçant les données inactives vers une archive dédiée, les entreprises réduisent considérablement les frais de stockage, la taille des sauvegardes et les coûts d’infrastructure. Le stockage d’archives est optimisé pour la conservation à long terme plutôt que pour l’accès fréquent, ce qui le rend plus rentable.

Amélioration des performances du système

De gros volumes de données obsolètes ralentissent les serveurs de fichiers, les systèmes de messagerie et d’autres plateformes.

L’archivage réduit la charge sur les systèmes de production, améliorant ainsi la vitesse, la fiabilité et l’expérience utilisateur dans toute l’organisation.

Pourquoi un système de stockage de données cloud est insuffisant

Presque toutes les entreprises (environ 98 %) s’appuient sur une sorte de service cloud pour gérer et stocker les informations. Cependant, beaucoup dépendent encore d’un stockage cloud de base.

Bien qu’ils soient tout à fait corrects pour les très petites entreprises et le stockage de fichiers personnels, ces plateformes manquent de services tels que l’archivage automatisé, nécessaires pour gérer les fichiers efficacement et, surtout, légalement.

Bien que les plateformes de stockage cloud soient efficaces pour la collaboration, elles manquent des contrôles de gouvernance et de conformité requis pour la conservation des données à long terme.

Le stockage cloud n’impose pas par défaut de politiques de rétention, de suspensions juridiques ou de pistes d’audit.

De plus, les plateformes cloud traitent tous les fichiers de la même manière, offrant peu d’indications sur les données critiques, obsolètes ou légalement requises. Cela conduit à une croissance incontrôlée des données, à des coûts plus élevés et à un risque accru. Le logiciel d’archivage complète le stockage cloud en ajoutant une structure, une application des politiques et une surveillance de la conformité.

Meilleurs logiciels d’archivage de fichiers

Vous trouverez ci-dessous une analyse détaillée des principales solutions d’archivage de fichiers, mettant en évidence leurs capacités, leurs limites et leurs cas d’utilisation idéaux.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Aperçu

Dokmee est une plateforme complète de GED (DMS) et d’ECM qui inclut (dans les deux produits) l’archivage automatisé des fichiers.

Dokmee combine la capture automatisée de documents, l’indexation intelligente et le stockage d’archives à long terme dans un seul système. La plateforme prend en charge les déploiements sur site et dans le cloud et s’intègre parfaitement aux scanners, aux systèmes de messagerie et aux applications métier.

Ce qui distingue Dokmee est sa capacité à fusionner les flux de travail de gestion documentaire avec l’archivage conforme. Les fichiers peuvent être automatiquement classés, versionnés et conservés en fonction de règles prédéfinies, garantissant que les données sont à la fois accessibles et gouvernées.

À qui s’adresse-t-il ?

Dokmee est idéal pour les petites et moyennes entreprises et les entreprises en pleine croissance qui ont besoin d’un archivage de classe entreprise sans complexité excessive.

Il est largement utilisé dans les secteurs de la santé, du droit, de la finance, de la fabrication et des services professionnels.

Avantages

• Capacités DMS complètes
• Contrôles d’accès granulaires
• Journal d’audit
• Archivage automatisé basé sur des politiques de rétention personnalisées avec des déclencheurs de flux de travail avancés

Inconvénients

• La configuration initiale peut nécessiter une planification pour aligner les politiques de rétention et de flux de travail
• Les fonctionnalités avancées peuvent nécessiter un accompagnement à la prise en main

2. Archive360

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4.3/5 | Gartner 4.5/5

Aperçu

Archive360 est une plateforme de gestion de fichiers spécialisée dans l’archivage et la gouvernance.

Elle est axée sur la rétention à long terme, la conformité et la migration de données à grande échelle. Elle est couramment utilisée pour archiver les e-mails, les fichiers et les données des systèmes hérités tout en préservant la chaîne de possession et l’intégrité de l’audit.

Archive360 est particulièrement performant dans les environnements réglementés où les données doivent rester immuables et juridiquement défendables pendant des décennies.

Archive360 offre des contrôles de conformité robustes, des suspensions juridiques, des outils d’eDiscovery et une aide à la migration depuis des archives héritées. Il s’adapte efficacement aux ensembles de données massifs et aux environnements réglementaires complexes.

Crédit : selecthub.com

À qui s’adresse-t-il ?

Idéal pour les grandes entreprises, les agences gouvernementales et les industries réglementées ayant des obligations de conformité complexes et d’importants volumes de données.

Avantages

• Personnalisable et évolutif
• Récupération facile
• Contrôles de conformité

Inconvénients

• Peut être coûteux pour les plus petites organisations
• Nécessite un support informatique dédié
• Impossible de séparer/faire correspondre les résultats de recherche lorsque plusieurs dépositaires sont exécutés dans la même recherche

3. Arctera Enterprise Vault

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4.2/5 | Gartner 4.6/5

Aperçu

Arctera Enterprise Vault est une plateforme d’archivage d’informations de classe entreprise conçue pour gérer de gros volumes de données sur les systèmes de messagerie, les serveurs de fichiers, les plateformes de collaboration, et plus encore.

Arctera faisait auparavant partie de la suite plus large de gouvernance de l’information de Veritas. Il a été créé en 2024 et est devenu un produit autonome fin 2025 en tant qu’outil de conformité des données.

La plateforme excelle dans les environnements où la conformité réglementaire, la rétention des données structurées et la préservation à long terme sont vitales.

Enterprise Vault peut archiver les e-mails, les fichiers, le contenu SharePoint et d’autres données non structurées, en les classant et en les indexant tout en prenant en charge les environnements de stockage hybrides et multi-niveaux.

À qui s’adresse-t-il ?

Enterprise Vault est idéalement conçu pour les grandes organisations, les agences gouvernementales et les industries réglementées telles que la finance, la santé et les services juridiques qui nécessitent un support de conformité approfondi, des options de déploiement flexibles et des outils d’eDiscovery.

Il est particulièrement précieux lorsque les organisations doivent conserver des données sur diverses plateformes et formats pendant de longues durées.

Avantages

• Architecture évolutive
• A récemment inclus un logiciel de capture
• Récupération et eDiscovery rapides

Inconvénients

• Actuellement en phase de démarrage (startup)
• Complexe pour les petites équipes
• Frustrations occasionnelles lors de la recherche et de la récupération

4. ShareArchiver

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

G2 4.5/5 | Capterra 4.7

Aperçu

ShareArchiver est une solution d’archivage de données d’entreprise qui se concentre sur l’archivage intelligent et piloté par les politiques des données non structurées. Particulièrement à partir de serveurs de fichiers, de dispositifs NAS et d’environnements SharePoint.

La plateforme automatise l’identification et la relocalisation des fichiers inactifs ou rarement consultés dans des archives sécurisées, tout en gardant ces fichiers instantanément accessibles aux utilisateurs finaux grâce à des fichiers stubs qui se comportent comme les originaux.

ShareArchiver prend en charge les déploiements sur site et dans le cloud et est conçu pour aider les organisations à réduire les coûts de stockage, à raccourcir les fenêtres de sauvegarde et à rester conformes aux exigences réglementaires.

À qui s’adresse-t-il ?

ShareArchiver est particulièrement bien adapté aux petites et moyennes organisations, aux entreprises distribuées avec des environnements de bureaux distants ou succursales (ROBO), et aux entreprises soucieuses de la conformité dans les secteurs de la finance, de la santé, du gouvernement et du droit.

C’est un choix solide pour les équipes informatiques qui souhaitent une solution d’archivage évolutive fonctionnant sur des infrastructures hybrides sans perturber les flux de travail des utilisateurs finaux.

Avantages

Les points forts de ShareArchiver résident dans sa large compatibilité, sa flexibilité et sa conception centrée sur l’utilisateur :

• S’intègre bien aux plateformes de stockage
• Analyse de données avancée
• Les documents peuvent être récupérés facilement

Inconvénients

• La catégorisation des documents pourrait être améliorée pour les grandes quantités de fichiers
• Manque de support pour l’exportation des journaux d’audit
• Certains utilisateurs rapportent qu’ils ne pouvaient pas décider de l’endroit où les fichiers seraient archivés

5. Mimecast

⭐⭐⭐⭐⭐ Note

Aperçu

Le Cloud Archive de Mimecast est une solution d’archivage basée sur le cloud conçue pour stocker et régir les e-mails, les données de fichiers et le contenu de collaboration dans un seul référentiel sécurisé. Construit sur une plateforme cloud évolutive, l’archive de Mimecast offre une recherche rapide, une automatisation de la rétention et un support pour la conformité, l’e-discovery et les suspensions juridiques.

Son architecture unifiée permet aux organisations de gérer ensemble les e-mails, les fichiers et même les conversations de messagerie instantanée archivés, simplifiant l’administration tout en réduisant les coûts et la complexité associés aux systèmes d’archives sur site.

À qui s’adresse-t-il ?

Mimecast est adapté aux moyennes et grandes organisations, en particulier si vous utilisez des plateformes de messagerie cloud (comme Microsoft 365) qui ont besoin d’une archive centrale pour les e-mails et les données de fichiers associées.

Il est particulièrement précieux pour les secteurs ayant de fortes exigences en matière de conformité et d’e-discovery, notamment les secteurs juridique, financier et réglementé.

Avantages

• Prend en charge les e-mails, les fichiers et les conversations de messagerie instantanée sur une plateforme unique
• Performances de recherche compétitives sur le marché
• Outils intégrés pour les suspensions juridiques, la gestion de cas et l’exportation de données aidant à répondre aux exigences réglementaires et de litige
• Solution entièrement basée sur le cloud

Inconvénients

• Plus spécifique pour les e-mails
• Pas spécifiquement une plateforme d’archivage, c’est une plateforme de gestion des risques humains (Human Risk Management Platform)
• Configuration initiale complexe

Choisissez la meilleure plateforme de GED (DMS)

Le choix de la bonne solution d’archivage de fichiers dépend de vos exigences de conformité, de votre volume de données, de la complexité de votre système et de vos plans de croissance à long terme.

Les plateformes d’entreprise comme Archive360 et Quest excellent dans les environnements hautement réglementés, mais nécessitent souvent un investissement et des ressources informatiques importants. Des solutions comme ShareArchiver offrent de la simplicité mais une évolutivité limitée.

Si vous cherchez à réduire le nombre de solutions dans votre parc d’outils, trouvez un DMS ou un ECM capable de gérer efficacement à la fois le stockage et l’archivage. Il offre un archivage de classe entreprise, une gestion documentaire et une automatisation des flux de travail dans une plateforme flexible qui évolue avec votre entreprise.

Dokmee fournit une solution d’archivage sécurisée, conforme et évolutive qui simplifie la gestion documentaire tout en protégeant vos données à long terme. Réservez votre démo gratuite dès aujourd’hui.