5 Melhores Softwares de Arquivamento de Arquivos

Mais de 60% das empresas estão se afogando em documentos.

Por que isso está acontecendo?

Eles têm gestão e armazenamento incorretos e, acima de tudo, estão falhando em produzir um sistema de arquivamento apropriado.

O software de arquivamento de arquivos pega seus dados estruturados e não estruturados e os arquiva quando você não precisa mais desses documentos.

O que é software de arquivamento de arquivos?

O software de arquivamento de arquivos é uma ferramenta projetada para armazenar e preservar seus arquivos digitais por longos períodos de tempo em um arquivo dedicado que é seguro e recuperável.

Ao contrário dos sistemas básicos de armazenamento de arquivos, o software de arquivamento é construído em torno da governança, para garantir que os dados sejam retidos e descartados de acordo com os requisitos comerciais e regulatórios.

Essas plataformas armazenam arquivos inativos ou acessados com pouca frequência fora dos sistemas de produção, mantendo capacidades de recuperação rápida. Isso permite que as organizações reduzam a desordem operacional sem perder registros históricos, evidências legais ou conhecimento institucional.

Por exemplo, contratos de clientes assinados podem ser arquivados uma vez que tenham sido aprovados e concluídos por todas as partes.

Em vez de armazená-lo em um armazenamento ativo onde cria desordem e excesso de arquivos, ele é arquivado em um local seguro onde será retido por 5 a 7 anos.

O software de arquivamento pode excluir automaticamente esses documentos permanentemente assim que não forem mais relevantes, graças a gatilhos automatizados.

O que faz o software de arquivamento de arquivos

O software de arquivamento de arquivos captura arquivos de várias fontes de dados, incluindo servidores de arquivos, plataformas de e-mail, aplicativos em nuvem e sistemas de negócios. Uma vez ingeridos, os arquivos são indexados usando metadados, carimbos de data/hora e análise de conteúdo, tornando-os facilmente pesquisáveis mesmo anos depois.

As plataformas de arquivamento também gerenciam o ciclo de vida completo dos dados.

As regras de retenção determinam por quanto tempo o conteúdo deve ser mantido, se deve ser preservado em um formato somente leitura e quando pode ser excluído.

Recursos de segurança como criptografia, controle de acesso e log de auditoria garantem que os dados arquivados permaneçam protegidos e rastreáveis durante todo o seu ciclo de vida.

Por que você precisa de software de arquivamento

Você pode acreditar que o arquivamento pode ser feito manualmente. E em alguns casos, pode.

No entanto, se você lidar com o arquivamento manualmente, enfrentará vários problemas, como falta de escalabilidade e aumento de erro humano.

Embora existam muitas razões para implementar um software de arquivamento em sua pilha de ferramentas:

Conformidade Regulatória

Muitas indústrias são obrigadas a reter documentos por períodos específicos e produzi-los sob demanda durante auditorias ou processos judiciais. O software de arquivamento aplica políticas de retenção automaticamente e salva registros imutáveis. Isso garante que seus documentos sejam sempre legalmente defensáveis.

Sem software de arquivamento, as organizações geralmente dependem de processos de retenção manuais que aumentam o risco legal e tornam o eDiscovery caro e demorado.

Auditorias mais rápidas

Quando os registros são devidamente arquivados e indexados, as auditorias e pesquisas jurídicas tornam-se mais rápidas e menos disruptivas.

Usuários autorizados podem recuperar registros exatos sem pesquisar manualmente em vários sistemas ou backups.

Governança de Dados e Redução de Riscos

Dados não gerenciados criam riscos.

Arquivos antigos, registros duplicados e acesso não controlado podem expor as organizações a violações de conformidade e falhas de segurança. O software de arquivamento traz estrutura e governança aos dados ao aplicar políticas de acesso, retenção e exclusão.

Continuidade de Negócios e Preservação de Conhecimento

Dados arquivados preservam o conhecimento institucional, decisões históricas, contratos e comunicações.

Isso garante a continuidade durante a rotatividade de pessoal, fusões ou migrações de sistemas e evita que informações críticas sejam extraviadas ou, pior, perdidas.

Custos de Armazenamento Reduzidos

Sistemas de armazenamento ativos podem ser caros para manter, especialmente se os documentos continuarem se acumulando.

Ao mover dados inativos para um arquivo dedicado, as empresas reduzem significativamente os custos indiretos de armazenamento, tamanhos de backup e custos de infraestrutura. O armazenamento de arquivamento é otimizado para retenção de longo prazo em vez de acesso frequente, tornando-o mais econômico.

Melhor Desempenho do Sistema

Grandes volumes de dados desatualizados retardam os servidores de arquivos, sistemas de e-mail e outras plataformas.

O arquivamento reduz a carga nos sistemas de produção, melhorando a velocidade, a confiabilidade e a experiência do usuário em toda a organização.

Por que um sistema de armazenamento de dados em nuvem deixa a desejar

Quase todas as empresas (cerca de 98%) dependem de algum tipo de serviço em nuvem para gerenciar e armazenar informações. No entanto, muitas ainda dependem do armazenamento básico em nuvem.

Embora sejam bastante decentes para empresas muito pequenas e armazenamento de arquivos pessoais, essas plataformas carecem de serviços, como arquivamento automatizado, necessários para gerenciar arquivos de forma eficiente e, o mais importante, legalmente.

Embora as plataformas de armazenamento em nuvem sejam eficazes para colaboração, elas carecem de controles de governança e conformidade exigidos para a retenção de dados a longo prazo.

O armazenamento em nuvem não aplica políticas de retenção, retenções legais ou trilhas de auditoria por padrão.

Além disso, as plataformas de nuvem tratam todos os arquivos da mesma forma, oferecendo pouca visão sobre quais dados são críticos, desatualizados ou legalmente exigidos. Isso leva ao crescimento descontrolado de dados, custos mais altos e aumento de riscos. O software de arquivamento complementa o armazenamento em nuvem adicionando estrutura, aplicação de políticas e supervisão de conformidade.

Melhores Softwares de Arquivamento de Arquivos

Abaixo está uma análise detalhada das principais soluções de arquivamento de arquivos, destacando suas capacidades, limitações e casos de uso ideais.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Classificação

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Visão Geral

O Dokmee é uma plataforma completa de DMS e ECM que inclui (em ambos os produtos) arquivamento automatizado de arquivos.

O Dokmee combina captura automatizada de documentos, indexação inteligente e armazenamento de arquivamento de longo prazo em um único sistema. A plataforma suporta implantações locais e em nuvem e se integra perfeitamente com scanners, sistemas de e-mail e aplicativos de linha de negócios.

O que diferencia o Dokmee é sua capacidade de mesclar fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos com arquivamento em conformidade. Os arquivos podem ser categorizados, versionados e retidos automaticamente com base em regras predefinidas, garantindo que os dados sejam acessíveis e controlados.

Para Quem É

O Dokmee é ideal para empresas de pequeno e médio porte e empresas em crescimento que precisam de arquivamento de classe empresarial sem complexidade excessiva.

É amplamente utilizado nos setores de saúde, jurídico, financeiro, manufatura e serviços profissionais.

Prós

• Recursos completos de DMS
• Controles de acesso granulares
• Log de auditoria
• Arquivamento automatizado com base em políticas de retenção personalizadas com gatilhos de fluxo de trabalho avançados

Contras

• A configuração inicial pode exigir planejamento para alinhar as políticas de retenção e fluxo de trabalho
• Recursos avançados podem exigir treinamento de integração

2. Archive360

⭐⭐⭐⭐⭐ Classificação

G2 4.3/5 | Gartner 4.5/5

Visão Geral

O Archive360 é uma plataforma de gerenciamento de arquivos especializada em arquivamento e governança.

Ele é focado em retenção de longo prazo, conformidade e migração de dados em larga escala. É comumente usado para arquivar e-mails, arquivos e dados de sistemas legados, preservando a cadeia de custódia e a integridade da auditoria.

O Archive360 é particularmente forte em ambientes regulamentados onde os dados devem permanecer imutáveis e legalmente defensáveis por décadas.

O Archive360 oferece controles de conformidade robustos, retenções legais, ferramentas de eDiscovery e suporte para migração de arquivos legados. Ele escala de forma eficiente para conjuntos de dados massivos e ambientes regulatórios complexos.

Crédito: selecthub.com

Para Quem É

Mais adequado para grandes empresas, agências governamentais e indústrias regulamentadas com obrigações de conformidade complexas e grandes volumes de dados.

Prós

• Customizável e escalável
• Fácil recuperação
• Controles de conformidade

Contras

• Pode ser caro para organizações menores
• Requer suporte de TI dedicado
• Não é possível separar/corresponder os resultados da pesquisa quando vários custodiantes são executados na mesma pesquisa

3. Arctera Enterprise Vault

⭐⭐⭐⭐⭐ Classificação

G2 4.2/5 | Gartner 4.6/5

Visão Geral

O Arctera Enterprise Vault é uma plataforma de arquivamento de informações de classe empresarial projetada para lidar com grandes volumes de dados em sistemas de e-mail, servidores de arquivos, plataformas de colaboração e muito mais.

A Arctera fazia parte anteriormente do conjunto mais amplo de governança de informações da Veritas. Foi criada em 2024 e tornou-se um produto independente no final de 2025 como uma ferramenta de Conformidade de Dados.

A plataforma se destaca em ambientes onde a conformidade regulatória, a retenção de dados estruturados e a preservação a longo prazo são vitais.

O Enterprise Vault pode arquivar e-mails, arquivos, conteúdo do SharePoint e outros dados não estruturados, classificando-os e indexando-os, ao mesmo tempo em que suporta ambientes de armazenamento híbridos e de várias camadas.

Para Quem É

O Enterprise Vault é ideal para grandes organizações, agências governamentais e setores regulamentados, como finanças, saúde e serviços jurídicos, que exigem suporte de conformidade profundo, opções de implantação flexíveis e ferramentas de eDiscovery.

É particularmente valioso quando as organizações precisam reter dados em diversas plataformas e formatos por longos períodos.

Prós

• Arquitetura escalável
• Incluiu recentemente software de captura
• Recuperação rápida e eDiscovery

Contras

• Está atualmente na fase de inicialização
• Complexo para equipes pequenas
• Frustrações ocasionais de pesquisa e recuperação

4. ShareArchiver

⭐⭐⭐⭐⭐ Classificação

G2 4.5/5 | Capterra 4.7

Visão Geral

O ShareArchiver é uma solução de arquivamento de dados empresariais que se concentra no arquivamento inteligente e orientado por políticas de dados não estruturados. Especialmente de servidores de arquivos, dispositivos NAS e ambientes SharePoint.

A plataforma automatiza a identificação e realocação de arquivos inativos ou acessados com pouca frequência em arquivos seguros, mantendo esses arquivos instantaneamente acessíveis aos usuários finais por meio de arquivos stub que se comportam como os originais.

O ShareArchiver suporta implantações locais e em nuvem e foi projetado para ajudar as organizações a reduzir drasticamente os custos de armazenamento, encurtar as janelas de backup e manter a conformidade com os requisitos regulatórios.

Para Quem É

O ShareArchiver é particularmente adequado para organizações de pequeno e médio porte, empresas distribuídas com ambientes de escritório remoto/filial (ROBO) e empresas conscientes da conformidade nos setores financeiro, de saúde, governamental e jurídico.

É uma escolha sólida para equipes de TI que desejam uma solução de arquivamento escalável que funcione em infraestruturas híbridas sem interromper os fluxos de trabalho dos usuários finais.

Prós

Os pontos fortes do ShareArchiver residem em sua ampla compatibilidade, flexibilidade e design centrado no usuário:

• Integra-se bem com plataformas de armazenamento
• Análise avançada de dados
• Documentos podem ser recuperados facilmente

Contras

• A categorização de documentos poderia ser melhorada para grandes quantidades de arquivos
• Falta suporte na exportação de log de auditoria
• Alguns usuários relatam que não puderam decidir onde os arquivos seriam arquivados

5. Mimecast

⭐⭐⭐⭐⭐ Classificação

Visão Geral

O Cloud Archive da Mimecast é uma solução de arquivamento baseada em nuvem projetada para armazenar e governar e-mails, dados de arquivos e conteúdo de colaboração em um único repositório seguro. Construído em uma plataforma de nuvem escalável, o arquivo da Mimecast oferece pesquisa rápida, automação de retenção e suporte para conformidade, e-discovery e retenções legais.

Sua arquitetura unificada permite que as organizações gerenciem e-mails arquivados, arquivos e até conversas de mensagens instantâneas juntos, simplificando a administração e reduzindo o custo e a complexidade associados aos sistemas de arquivamento locais.

Para Quem É

O Mimecast é adequado para organizações de médio a grande porte, especialmente se você usa plataformas de e-mail baseadas em nuvem (como o Microsoft 365) que precisam de um arquivo central para e-mails e dados de arquivos relacionados.

É particularmente valioso para setores com fortes requisitos de conformidade e e-discovery, incluindo setores jurídico, financeiro e regulamentados.

Prós

• Suporta e-mail, arquivos e conversas de mensagens instantâneas em uma única plataforma
• Desempenho de pesquisa competitivo na indústria
• Ferramentas integradas para retenções legais, gestão de casos e exportação de dados ajudam a atender às demandas regulatórias e de litígio
• Solução totalmente baseada em nuvem

Contras

• Mais específico para e-mails
• Não é especificamente uma plataforma de arquivamento, é uma Plataforma de Gestão de Risco Humano
• Configuração inicial complexa

Escolha a Melhor Plataforma de DMS

A escolha da solução de arquivamento de arquivos correta depende dos seus requisitos de conformidade, volume de dados, complexidade do sistema e planos de crescimento a longo prazo.

Plataformas empresariais como Archive360 e Quest se destacam em ambientes altamente regulamentados, mas geralmente exigem investimento significativo e recursos de TI. Soluções como o ShareArchiver oferecem simplicidade, mas escalabilidade limitada.

Se você deseja reduzir a quantidade de soluções em sua pilha de ferramentas, encontre um DMS ou ECM que possa gerenciar efetivamente o armazenamento e o arquivamento. Ele oferece arquivamento de classe empresarial, gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho em uma plataforma flexível que cresce com o seu negócio.

O Dokmee fornece uma solução de arquivamento segura, compatível e escalável que simplifica o gerenciamento de documentos enquanto protege seus dados a longo prazo. Reserve sua demonstração gratuita hoje.