Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de documents ? Meilleurs outils avec capture intégrée

Bien que la plupart des documents soient créés et partagés en ligne, 90 % des organisations traitent encore certains types de documents physiques qui doivent être numérisés et importés dans votre système de gestion documentaire.

Pour certains, cela signifie devoir investir dans un logiciel de numérisation de documents supplémentaire.

Les équipes les plus performantes utilisent un logiciel de numérisation ou de capture entièrement intégré à leur GED qui leur permet d’agir immédiatement sans étapes supplémentaires.

Qu’est-ce qu’un logiciel de numérisation de documents ?

Un logiciel de numérisation de documents est un outil ou une application qui vous aide à convertir n’importe quel document physique en PDF ou dans un autre format de document électronique.

Ce processus vous permet de stocker vos documents dans le même format sur le cloud, sur vos serveurs ou dans votre système de gestion documentaire où ils peuvent ensuite être utilisés et ajoutés à vos flux de travail.

Le logiciel capture essentiellement une image du document à l’aide d’un scanner, d’une imprimante multifonction ou d’un appareil mobile. Il traite ensuite l’image pour en assurer la lisibilité.

Les outils les plus avancés incluent plus qu’une simple numérisation d’image. Ils intègrent la reconnaissance optique de caractères (OCR), le recadrage automatique, le nettoyage d’image, le fractionnement de documents et le marquage par métadonnées.

La technologie OCR convertit l’image numérisée en texte modifiable et consultable.

Cela permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches au sein des documents, de copier et coller du texte et d’intégrer le contenu dans des flux de travail numériques. L’OCR est essentiel pour les environnements riches en documents tels que la comptabilité, le juridique, la santé, les RH et les industries soumises à des contraintes de conformité.

Les logiciels de numérisation avancés peuvent identifier automatiquement les informations clés, telles que les numéros de facture, les dates, les noms de clients ou les totaux, et catégoriser les documents sans saisie manuelle.

Cela accélère considérablement la récupération et réduit les erreurs humaines.

La plupart des outils de numérisation suivent un flux de travail simple :

1. Capturer le document à l’aide d’un scanner, d’une imprimante multifonction ou d’un appareil mobile.
2. Convertir le fichier numérisé dans un format standard, généralement PDF ou TIFF.
3. Appliquer l’OCR pour reconnaître le texte dans l’image et le convertir en données consultables.
4. Enregistrer ou exporter le fichier vers un ordinateur ou un emplacement cloud.

GED avec numérisation de documents intégrée

Il existe de nombreux systèmes de numérisation de documents autonomes tels qu’Adobe, par exemple. Cependant, ces outils ne peuvent généralement qu’importer le document sur votre serveur, vous laissant ensuite le soin de l’envoyer vers la plateforme (ou les plateformes) dont vous avez besoin.

La solution ici consiste à choisir une GED ou un ECM doté d’une fonction de numérisation de documents intégrée et entièrement opérationnelle. Des points bonus s’il inclut également l’OCR.

Cela signifie qu’au moment où vous importez votre document physique, il peut être automatiquement indexé et acheminé vers son fichier et son flux de travail appropriés.

Quels sont les avantages de choisir une GED avec capture de documents ?

• Moins de documents perdus

Les applications autonomes obligent les utilisateurs à télécharger les fichiers localement et à les télécharger manuellement dans la GED. Cela augmente le risque que les fichiers soient égarés, enregistrés dans le mauvais dossier ou ne soient jamais importés du tout.

La numérisation intégrée garantit que les documents vont directement du scanner au bon emplacement dans votre GED.

• Garantit le contrôle des versions

Dans un flux de travail avec une application séparée, les employés peuvent télécharger plusieurs versions ou créer des doublons accidentels.

Les outils intégrés maintiennent une source unique de vérité, chaque nouvelle numérisation ou mise à jour étant capturée dans l’historique des versions de votre GED, ce qui permet de garder la collaboration propre et organisée.

• Simplifie la collaboration d’équipe

Les documents numérisés directement dans la GED peuvent être immédiatement consultés, modifiés, acheminés ou partagés avec les membres de l’équipe.

Les outils de numérisation autonomes nécessitent des étapes de transfert manuel qui ralentissent les flux de travail et créent une fragmentation entre les systèmes.

Meilleurs logiciels de numérisation de documents

Bien qu’il existe de nombreux outils utiles, nous analyserons les meilleurs logiciels de numérisation de documents déjà intégrés dans les plateformes de GED ou d’ECM.

Ces systèmes vous permettent de numériser, classer, stocker et collaborer sur des documents dans un environnement unique et unifié, sans changer d’outil ni risquer de perte de données.

Voici quelques-unes des meilleures plateformes offrant des capacités intégrées de numérisation et d’OCR.

1. Dokmee

>

Dokmee est une GED et ECM avancée dotée d’un produit de capture de documents séparé qui s’intègre nativement à votre plateforme.

Il vous permet de numériser et d’importer des fichiers papier directement dans le système. Sa technologie OCR avancée convertit instantanément les documents numérisés en fichiers numériques consultables et modifiables, ce qui facilite considérablement la récupération et l’indexation.

Étant donné que les outils de numérisation sont entièrement intégrés à la GED, vous pouvez immédiatement catégoriser les fichiers, attribuer des métadonnées, appliquer des règles de sécurité ou acheminer les documents vers des flux de travail automatisés.

Dokmee prend également en charge l’édition de documents en direct, les annotations et les signatures électroniques, ce qui signifie que vous pouvez facilement collaborer et agir sur les documents sans quitter la plateforme.

Idéal pour : les petites et moyennes entreprises (PME) et les organisations qui souhaitent un équilibre entre coût, flexibilité et fonctionnalités de base ; également celles qui veulent éviter de payer trop cher pour des fonctionnalités qu’elles n’utilisent pas.

Fonctionnalités

• Capture de documents, numérisation / OCR, indexation, marquage par métadonnées, recherche, contrôle des versions, automatisation des flux de travail et pistes d’audit
• Déploiement flexible
• Intégration avec les outils d’entreprise courants
• Accès mobile disponible

✔️ Avantages

• Numérisation précise, OCR, indexation et recherche plein texte
• Flux de travail hautement personnalisables
• Architecture modulaire
• Interface multilingue

✖️ Inconvénients

• Interface simple
• Les rapports et analyses intégrés sont limités par rapport aux outils ECM lourds de classe entreprise

2. NetDocuments

NetDocuments propose une GED axée sur le cloud avec des outils de capture intégrés qui peuvent numériser des documents papier et les stocker en toute sécurité dans son référentiel centralisé en connectant votre scanner au système.

Grâce à l’OCR automatique, tous les documents numérisés deviennent entièrement consultables, ce qui permet une récupération rapide et une organisation efficace.

Il fournit également de solides fonctionnalités de conformité, un contrôle des versions et une automatisation des flux de travail, ce qui en fait un choix privilégié pour les cabinets juridiques, financiers et de services professionnels qui dépendent fortement de processus documentaires sécurisés.

Idéal pour : les cabinets juridiques, les services financiers, les agences de conseil ou toute organisation ayant des flux de travail centrés sur le client ou les dossiers et des exigences élevées en matière de sécurité/conformité.

Fonctionnalités

• Recherche plein texte
• OCR pour les documents numérisés ou importés
• Intégrations avec les suites de productivité

✔️ Avantages

• Sécurité, conformité et gouvernance
• Recherche plein texte fiable
• Organisation autour d’espaces de travail
• Bonne évolutivité

✖️ Inconvénients

• En tant que solution uniquement cloud, les performances peuvent être ralenties
• L’interface, bien que fonctionnelle, peut sembler moins moderne ou intuitive
• Les coûts de licence et d’abonnement peuvent être élevés
• Spécialisé pour les services professionnels

3. FolderIt

Folderit est une GED conviviale conçue pour les petites et moyennes entreprises.

Il prend en charge la numérisation directe de documents, vous permettant de télécharger des documents physiques directement dans des dossiers ou des flux de travail prédéfinis. L’OCR est appliqué automatiquement pour créer des PDF consultables, ce qui simplifie la navigation et l’organisation.

Avec des fonctionnalités telles que les flux d’approbation, le marquage par métadonnées, les politiques de conservation et les contrôles d’accès, Folderit vous aide à garder les documents numérisés sécurisés et bien organisés sans avoir besoin d’applications de numérisation supplémentaires.

Idéal pour : les petites et moyennes entreprises ou les équipes ayant besoin d’une GED facile à utiliser avec des fonctionnalités de numérisation et de flux de travail de base ; convient bien aux opérations à plus petite échelle sans exigences de conformité lourdes ou volumes élevés.

Fonctionnalités

• Numérisation directe de documents
• Téléchargement / import
• OCR
• Indexation automatique
• Marquage par métadonnées

✔️ Avantages

• Simple et intuitif
• Déploiement rapide et faible complexité

✖️ Inconvénients

• Manque de fonctionnalités avancées de niveau entreprise
• Limité en matière d’automatisation

4. DocuShare

DocuShare est une plateforme ECM de Xerox qui offre de solides capacités de capture et de numérisation de documents.

Vous pouvez numériser des documents directement dans le système via des périphériques multifonctions ou des scanners de bureau, l’OCR étant utilisé pour identifier et extraire le texte.

La plateforme propose des outils de flux de travail, un contrôle des versions, une gestion des métadonnées et des autorisations basées sur les rôles.

Son intégration avec le matériel Xerox la rend particulièrement attrayante pour les organisations qui s’appuient déjà sur des imprimantes multifonctions.

DocuShare inclut également la capture d’écriture manuscrite consultable.

Idéal pour : les organisations qui nécessitent une gestion robuste des archives, de la conformité, de l’auditabilité et des flux de travail centrés sur les documents.

Entreprises de taille moyenne à grande, grandes entreprises ou institutions avec des volumes de documents modérés à élevés.

Fonctionnalités

• Indexation et recherche pilotées par les métadonnées, contrôle des versions, pistes d’audit et partage de documents
• Capture et numérisation de documents (via des scanners ou des périphériques multifonctions)
• Offre une flexibilité de déploiement

✔️ Avantages

• Recherche avancée et organisation basée sur les métadonnées
• Contrôle des versions et piste d’audit solides
• Gestion des accès sécurisée
• Accès mobile et à distance

✖️ Inconvénients

• Le constructeur de flux de travail et la personnalisation pour les processus complexes peuvent devenir techniques
• Pour des volumes de documents élevés ou des utilisateurs simultanés fréquents, les performances peuvent en pâtir
• Les capacités d’intégration sont limitées pour les systèmes commerciaux spécialisés

5. Laserfiche

Laserfiche est une plateforme ECM dotée de solides capacités de capture de documents, d’extraction de données et d’automatisation des flux de travail.

Ses outils de numérisation intégrés permettent de capturer des documents à partir de scanners, d’e-mails ou d’appareils mobiles, avec l’application de l’OCR pour produire un contenu entièrement consultable.

Laserfiche inclut également la classification de documents et l’attribution de métadonnées, qui peuvent organiser et indexer de gros volumes de documents avec un effort manuel minimal.

Idéal pour : les grandes organisations, les institutions publiques, les industries réglementées (santé, gouvernement, finance) ou tout environnement nécessitant une gouvernance, une conformité, une automatisation robustes et la capacité de gérer des flux de documents à volume élevé.

Fonctionnalités

• OCR et extraction de données assistée par IA
• Gestion des métadonnées et des archives
• Intégration avec les outils d’entreprise
• Outils intégrés pour la conformité
• Automatisation

✔️ Avantages

• Le constructeur de flux de travail low-code permet d’automatiser les approbations
• Fonctionnalités IA/ML
• ECM évolutif

✖️ Inconvénients

• Nécessite un support informatique ou des administrateurs dédiés
• Ne convient pas aux petites organisations ou aux cas d’utilisation simples
• Les coûts de licence et de mise en œuvre ont tendance à être élevés

Avez-vous besoin d’un logiciel de numérisation de documents ?

Dans la plupart des cas, la réponse est oui.

Mais comment évaluer si vous avez besoin d’un logiciel de numérisation de documents autonome ou d’une GED avec capture de documents intégrée et technologie OCR ?

Choisissez un logiciel de numérisation de documents si :

• Le téléchargement local de documents ne vous dérange pas
• Vous avez une très petite équipe
• Vous gérez une très faible quantité de documents physiques

Dans les autres cas, cela pourrait entraîner des documents égarés, un contrôle des versions difficile et une collaboration ralentie.

Choisissez une GED complète si :

• Vous avez besoin d’une collaboration d’équipe fluide
• Vous devez organiser vos documents efficacement
• Vous avez des flux de travail complexes
• Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps à passer d’une application à l’autre

Si vous recherchez une solution qui combine numérisation avancée, OCR, indexation intelligente, stockage sécurisé et automatisation des flux de travail (le tout dans un seul système facile à utiliser), Dokmee est conçu exactement pour cela.

Réservez votre démo gratuite dès aujourd’hui.