Análisis OnBase (Hyland) 2025: Características y Opiniones de Usuarios

¿Estás considerando OnBase como tu ECM para gestionar tu contenido y automatizar tus procesos?

Elegir la opción perfecta es tan complicado como importante.

En esta revisión de Hyland OnBase reunimos toda la información que necesitas saber antes de comprometerte.

¿Qué es Hyland OnBase?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) y automatización de procesos desarrollada por Hyland. Como la mayoría de las soluciones ECM, está diseñada para automatizar los flujos de trabajo y centralizar el contenido de tu empresa a lo largo de su ciclo de vida.

OnBase captura información de documentos, correos electrónicos, formularios, registros y expedientes para organizarla y hacerla accesible y protegida.

La herramienta combina almacenamiento, automatización de flujos de trabajo, gestión de casos, retención de registros y análisis en tiempo real.

OnBase conecta el contenido directamente con los procesos de negocio que soporta.

¿Estás considerando OnBase como tu ECM para gestionar tu contenido y automatizar tus procesos?

Elegir la opción perfecta es tan complicado como importante.

En este análisis de Hyland OnBase, reunimos toda la información que necesitas saber antes de tomar una decisión.

¿Qué es Hyland OnBase?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) y automatización de procesos desarrollada por Hyland.

Como la mayoría aplicaciones ECM, está diseñada para automatizar tus flujos de trabajo y centralizar el contenido de tu empresa desde que lo recibes (o capturas) y hasta que es eliminado por completo.

OnBase captura información de documentos, correos electrónicos, formularios, registros y expedientes para organizarla, hacerla accesible y mantenerla protegida.

La herramienta combina almacenamiento, automatización de flujos de trabajo, gestión de casos, retención de registros y análisis en tiempo real.

OnBase conecta directamente el contenido con los procesos empresariales que lo sustentan.

Esto te permite automatizar tareas manuales (como aprobaciones o ingreso de datos), aplicar políticas de cumplimiento y ofrecer a tu equipo (o a tus clientes) acceso instantáneo a la información que necesitan para tomar decisiones.

La plataforma ofrece herramientas de configuración low-code (sin códigos) para adaptar flujos de trabajo e interfaces a tus necesidades, y se conecta con tu software ERP, CRM y aplicaciones de recursos humanos.

OnBase admite integraciones directas (“point-and-click”) con herramientas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic y Oracle.

Con las API y servicios web de este ECM, puedes revisar facturas desde tu ERP, visualizar la documentación de clientes desde tu interfaz CRM o recuperar registros de empleados sin cambiar de aplicación.

La interfaz es intuitiva, aunque en ocasiones puede parecer un poco desactualizada.

Puedes acceder a OnBase desde escritorio, navegador web o aplicación móvil, y construir paneles personalizados, accesos directos y paneles de tareas configurables.

Las mejores características de OnBase

La verdadera fortaleza de un ECM reside en sus características, más allá del simple almacenamiento documental.

Captura multicanal automatizada

OnBase captura tus documentos desde múltiples fuentes, incluyendo escáneres, bandejas de correo electrónico, servidores de fax, formularios digitales, dispositivos móviles y otras aplicaciones.

Esta información se captura, clasifica y valida como datos estructurados de negocio.

OnBase utiliza OCR y algoritmos de captura inteligente para identificar automáticamente metadatos e indexar documentos para su posterior recuperación.

nBase es una buena opción si gestionas grandes cantidades de facturas, reclamaciones o documentos de RR. HH.

Automatización avanzada de procesos

El motor de automatización de procesos de OnBase te permite automatizar flujos de trabajo y reducir tareas manuales repetitivas.

El sistema utiliza flujos de trabajo configurables, reglas empresariales integradas y herramientas de diseño low-code, con las que puedes mapear procesos visualmente y automatizar acciones como enrutamientos, aprobaciones y notificaciones.

OnBase puede dirigir automáticamente tus documentos y tareas a los usuarios adecuados según la lógica de negocio definida.

Si hay irregularidades o falta información, la herramienta marcará y te alertará el error para su revisión.

OnBase también puede trabajar junto con herramientas de automatización robótica (RPA) para gestionar la entrada de datos o actualizaciones entre sistemas de forma automática.

Gestión de casos

OnBase ofrece una vista total de cualquier caso o actividad, donde todos los datos, documentos, comunicaciones y actividades relacionadas con un caso específico se consolidan en una sola interfaz.

Por ejemplo, en un departamento de atención al cliente, las interacciones, formularios y aprobaciones relacionadas con la solicitud de un cliente son accesibles desde un solo lugar.

Puedes realizar un seguimiento del progreso, ver el historial de casos, gestionar fechas límite y establecer orden de prioridad automáticos cuando un caso requiera atención inmediata.

La gestión de casos incluye un panel centralizado que se actualiza automáticamente, seguimiento de tareas y registro de actividad, así como alertas y recordatorios automáticos.

Para construir tu panel de gestión de casos, puedes usar plantillas de caso de distintos departamentos.

Colaboración y control documental

Las funciones de colaboración y control documental incluyen uso compartido seguro de documentos, coautoría y gestión de versiones, donde los miembros del equipo pueden editar el mismo documento (si cuentan con los permisos correspondientes).

OnBase ofrece control de versiones para garantizar que los usuarios siempre trabajen con el documento más reciente, mientras conserva un historial detallado de los cambios previos mediante pistas de auditoría.

Las notificaciones integradas y las listas de tareas mantienen a los equipos alineados con los plazos, comentarios y aprobaciones.

Las características de seguridad, como los controles de acceso basados en roles (RBAC) y las pistas de auditoría, aseguran que todas las acciones colaborativas se registren y cumplan con las normas corporativas y regulatorias.

Retención y gestión de registros

OnBase ofrece un sistema de retención y gestión de registros que rige todo el ciclo de vida del contenido de tu empresa.

Una vez capturados los documentos, estos se etiquetan automáticamente con políticas de retención y metadatos según su tipo, departamento o requisitos regulatorios.

Esto facilita que cualquier persona pueda buscar un documento sin necesidad de palabras clave específicas.

Con esta función, también puedes programar la retención, archivado o eliminación de archivos de forma automática.

Esta automatización reduce el riesgo legal y garantiza el cumplimiento de normativas como GDPR y HIPAA.

Opiniones de usuarios

Valoración ⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

La mayoría de los usuarios destacan que OnBase es bastante fácil de usar y que tiene una interfaz intuitiva y amigable.

Sin embargo, hay numerosos comentarios negativos que resaltan problemas de actualización y fallos técnicos, lo que sugiere que esta solución puede ser útil si no necesitas una automatización muy avanzada o si no manejas grandes cantidades de documentos o contenido dentro del ECM.

Los usuarios también mencionan que los precios pueden aumentar rápidamente debido a los complementos, aunque muchos destacan que funciones como Unity Forms valen la pena y funcionan bien con la tecnología OCR.

Algunos usuarios también señalan que, aunque OnBase ha crecido mucho en los últimos años y ha añadido muchas funciones avanzadas, se ha quedado atrás en su característica más básica: el almacenamiento documental.

✔️ Pros

• Plataforma sin código para crear soluciones en lenguaje natural
• Retención de archivos automatizada
• Integraciones sólidas
• Interfaz fácil de usar
• Captura de documentos desde correos electrónicos

✖️ Contras

• A diferencia de otros ECM como Dokmee, OnBase no permite comentarios ni respuestas directamente en los documentos
• No cuenta con implementación local (on-premise), por lo que no es ideal para gobiernos ni despachos legales; la solución en la nube es la principal queja de los usuarios
• Actualizaciones lentas (especialmente con Microsoft)
• Los controles de usuario están demasiado dispersos
• Unity Forms no funciona en dispositivos móviles

Hyland OnBase vs Dokmee

Una alternativa a OnBase es Dokmee.

Ambas son plataformas ECM que ofrecen automatización, flujos de trabajo y retención automatizada de archivos.

Sin embargo, Dokmee mantiene actualizada y protegida la parte de gestión de contenido, además de ofrecer una personalización profunda en la organización y en los roles y permisos.

OnBase se posiciona como una plataforma ECM y de servicios de contenido de alcance total, dirigida a grandes empresas, industrias reguladas y operaciones globales.

Ofrece amplias capacidades de captura documental (incluyendo OCR, ingestión multicanal y extracción de metadatos), motores extensos de flujos de trabajo y gestión de casos, sólidas herramientas de gobernanza y gestión de registros, y una fuerte integración con sistemas empresariales como ERP, CRM y aplicaciones específicas de cada industria.

Sin embargo, esta profundidad funcional tiene contrapartidas: una curva de aprendizaje más pronunciada, mayor necesidad de soporte técnico y configuración, periodos de implementación más largos y costos relativamente altos.

Además, OnBase solo puede alojarse en la nube, mientras que Dokmee ofrece implementación híbrida, facilitando una transición más sencilla o brindando una capa adicional de seguridad para industrias altamente reguladas.

Dokmee enfatiza la adopción por parte del usuario, la rapidez en la obtención de valor y una implementación más sencilla.

Está diseñada para capturar, almacenar, buscar y gestionar documentos y contenido de forma fluida, y ofrecer funciones de flujo de trabajo y retención con menor carga operativa.

OnBase puede requerir meses de planificación, ajustes y capacitación antes de un despliegue completo, especialmente si involucra aplicaciones personalizadas.

Dokmee, en cambio, suele ofrecer un inicio más rápido, permitiendo a las organizaciones implementar la gestión documental y los flujos de trabajo con mayor agilidad y menor sobrecarga.

En resumen:

Si buscas implementación rápida, facilidad de uso, menor costo inicial y un retorno de inversión más veloz, entonces Dokmee podría ser la opción más práctica.

¿Es Hyland OnBase la opción adecuada?

OnBase es una plataforma muy completa de gestión de contenido empresarial (ECM).

Combina captura inteligente de datos, automatización de procesos low-code, gestión de casos e integración entre aplicaciones.

Es una buena opción si necesitas unificar tu estrategia de contenido con una colaboración efectiva entre tu equipo.

OnBase proporciona un entorno escalable y seguro que evoluciona con las necesidades de la organización.

Sin embargo, la configuración inicial y la personalización pueden ser complejas, y la falta de una implementación local (on-premise) la hace inadecuada para industrias altamente reguladas, como firmas legales o entidades gubernamentales.

Una alternativa sólida que ofrece mayor enfoque en la gestión documental, retención automatizada, implementación flexible y colaboración es Dokmee.

Si estás listo para probarla, contacta con el equipo ahora.