Comment utiliser une GED en vente et marketing pour conclure plus de contrats

79 % des leads marketing ne se convertissent jamais en ventes en raison d’un lead nurturing défaillant.

Cela peut se produire lorsque les équipes de vente et de marketing ne sont pas parfaitement alignées ou n’ont pas un accès immédiat aux mêmes documents.

Une GED (Gestion Électronique de Documents) en vente et marketing résout ce problème et réunit les deux équipes pour conclure des contrats avec des leads de qualité plus rapidement que jamais.

Qu’est-ce qu’une GED en vente et marketing

Un système de gestion documentaire est une plateforme créée pour stocker, organiser, gérer et partager tous les documents de votre entreprise dans un espace unique.

Cependant, cela va bien au-delà du simple stockage.

En vente et marketing, une GED est une source unique de vérité où les deux équipes peuvent s’aligner sur les stratégies, le contenu interne, les propositions, les contrats, les argumentaires, les études de cas, les campagnes et les rapports.

Les deux équipes doivent travailler main dans la main et avoir accès aux documents les plus récents et mis à jour, et peuvent difficilement se permettre des goulots d’étranglement ou des flux de travail lents.

Sans GED, les équipes de vente et de marketing travaillent souvent à partir de dossiers déconnectés, de fichiers obsolètes ou de pièces jointes d’e-mails. Cela entraîne une confusion entre les versions, un message incohérent et des opportunités perdues.

Une GED comme Dokmee garantit que tout le monde accède aux derniers documents approuvés, respecte les normes de conformité et collabore efficacement entre les départements.

Par exemple, lorsque le marketing met à jour une fiche technique produit avec de nouveaux tarifs ou messages, les équipes de vente accèdent immédiatement à la version révisée, éliminant ainsi le risque d’envoyer des informations obsolètes aux prospects.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Certaines fonctionnalités de GED sont cruciales pour que vos équipes travaillent ensemble et gardent un contrôle total sur tous les documents et autres contenus.

Essentiellement, une GED pour la vente et le marketing doit favoriser la rapidité, la collaboration et le contrôle, par exemple :

• Armoires à fichiers centralisées

Tous les supports de vente et de marketing doivent être stockés dans un emplacement structuré avec des dossiers logiques et des métadonnées.

Cela permet aux équipes de trouver rapidement des documents par campagne, secteur d’activité, produit ou région.

• Recherche et indexation

Des capacités de recherche avancées et une indexation automatisée permettent aux équipes de localiser des documents à l’aide de mots-clés, de balises ou de types de documents.

Par exemple, un représentant commercial peut instantanément trouver une « Étude de cas sur la santé – Campagne T2 » avant une réunion client.

• Accès sécurisé et autorisations

Le marketing peut créer du contenu, tandis que les ventes le distribuent en externe.

Les autorisations basées sur les rôles garantissent que les documents sensibles tels que les fiches tarifaires ou les contrats ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.

• Automatisation des flux de travail (workflows)

Les flux de travail d’approbation aident le marketing à acheminer les supports vers le service juridique ou la direction avant leur diffusion, garantissant ainsi que les ventes n’utilisent que des ressources approuvées.

• Contrôle des versions et pistes d’audit

Les propositions commerciales et les actifs marketing changent fréquemment, en particulier pendant les périodes de rédaction.

L’accès à des documents obsolètes peut semer le chaos et impacter négativement l’ensemble du processus.

Le contrôle des versions garantit que les équipes utilisent toujours le fichier le plus récent, tandis que les pistes d’audit permettent de savoir qui a modifié ou approuvé les documents, ce qui est crucial pour les secteurs réglementés.

Comment utiliser une GED dans la vente

Comme mentionné précédemment, une GED est bien plus qu’un stockage de documents, elle peut être une véritable bouée de sauvetage pour les représentants commerciaux.

Les équipes de vente comptent sur la rapidité, la précision et la cohérence pour atteindre leurs objectifs de revenus.

Une GED soutient l’intégralité du cycle de vente, de l’engagement initial du prospect à l’exécution finale du contrat, en garantissant que les professionnels de la vente ont toujours accès aux bons documents au bon moment.

Voici quelques scénarios dans lesquels un système de gestion documentaire influencera votre équipe de vente.

• Gestion des propositions et des contrats

Les commerciaux gèrent un volume élevé de propositions, de contrats, de fiches tarifaires et de documents de conditions générales. Avec une GED comme Dokmee, tous les documents sont stockés dans des armoires numériques sécurisées et peuvent être organisés par client, secteur, produit ou campagne.

Au lieu de recréer des propositions pour chaque opportunité, les équipes de vente peuvent utiliser des modèles pré-approuvés qui reflètent l’image de marque actuelle, les structures tarifaires et les exigences légales, avec des annotations sur les stratégies utilisées dans d’autres propositions.

Cela réduit les erreurs, garantit la conformité et raccourcit considérablement le cycle de vente.

Le contrôle des versions garantit que seuls les documents les plus récents sont utilisés, tandis que les pistes d’audit suivent les modifications et les approbations, offrant ainsi transparence et responsabilité tout au long du processus.

Par exemple, un commercial répondant à un appel d’offres urgent accède à Dokmee pour localiser un modèle de proposition pré-approuvé aligné sur le secteur d’activité du prospect.

Il personnalise le document avec les détails spécifiques au client, joint les études de cas pertinentes et soumet la proposition le jour même. Cette rapidité améliore la réactivité mais positionne également l’entreprise comme professionnelle et bien préparée, augmentant ainsi la probabilité de conclure l’affaire.

• Aide à la vente (Sales enablement)

Une aide à la vente efficace repose sur la fourniture d’un contenu pertinent et à jour à chaque étape du parcours de l’acheteur.

Dokmee offre aux équipes de vente un accès immédiat aux dernières brochures, présentations, fiches produits et études de cas créées par l’équipe marketing.

Les équipes marketing peuvent mettre à jour ou remplacer les documents de manière centralisée, garantissant ainsi que les ventes partagent toujours des messages approuvés et cohérents avec les prospects. Cela élimine le risque d’utiliser des prix obsolètes, des informations produit incorrectes ou des supports hors marque lors des discussions avec les clients.

Lors d’une campagne de lancement de produit, le marketing met à jour un nouveau pitch deck et le télécharge sur Dokmee.

Les représentants commerciaux qui préparent des réunions clients accèdent automatiquement à la présentation mise à jour sans avoir à demander de fichiers ou à confirmer les versions, ce qui leur permet de présenter en toute confiance la dernière proposition de valeur.

• Historique des transactions et documentation

Une GED permet aux équipes de vente et aux managers de maintenir un dossier complet et consultable de toute la documentation relative aux transactions, y compris les propositions, les contrats, les avenants et les supports justificatifs.

Cet aperçu historique est inestimable pour les prévisions, le coaching et l’affinement de la stratégie.

Les directeurs commerciaux peuvent examiner les transactions précédentes pour identifier des modèles tels que les propositions qui se sont conclues le plus rapidement, les modèles de tarification les plus fructueux ou les études de cas qui ont le plus résonné auprès de secteurs spécifiques.

De plus, Dokmee permet d’ajouter des annotations dans les documents afin que les deux équipes puissent échanger des commentaires pour ajouter des informations supplémentaires.

Prenons l’exemple d’un directeur commercial qui prépare une nouvelle campagne pour des clients du marché intermédiaire et examine les transactions conclues au cours de l’année écoulée dans Dokmee.

En analysant les documents utilisés dans les transactions réussies, l’équipe identifie les messages et le contenu qui peuvent être réutilisés et affinés, améliorant ainsi la cohérence et augmentant les taux de conversion pour les opportunités futures.

Comment utiliser une GED en marketing

Les équipes marketing sont responsables de la création, de la mise à jour et de la distribution d’un volume élevé de contenu sur plusieurs campagnes, canaux et audiences.

Une GED comme Dokmee fournit la structure et le contrôle nécessaires pour gérer ce contenu efficacement tout en assurant une collaboration transparente avec les équipes de vente.

En centralisant les actifs, en automatisant les approbations et en offrant une visibilité sur l’utilisation du contenu, une GED permet aux équipes marketing de travailler plus vite, de maintenir la cohérence de la marque et de soutenir directement les activités génératrices de revenus.

• Gestion des actifs de campagne

Une GED permet aux équipes marketing d’organiser tous les supports liés aux campagnes dans un emplacement unique.

Le texte des pages de destination, les modèles d’e-mails, les présentations, les fiches techniques produits, les visuels de médias sociaux et les supports de vente peuvent être regroupés dans des dossiers de campagne unifiés avec des conventions de nommage et des métadonnées claires.

Cette structure élimine la confusion et garantit que les équipes de vente peuvent facilement localiser les supports exacts dont elles ont besoin pour des campagnes spécifiques ou des publics cibles.

Les équipes marketing peuvent également mettre à jour ou remplacer les actifs sans perturber les flux de travail de vente, garantissant ainsi que le contenu reste actuel tout au long du cycle de vie de la campagne.

Par exemple, lors d’une campagne de lancement de produit multicanal, l’équipe marketing télécharge tous les actifs approuvés dans un dossier de campagne dédié dans une GED.

Les équipes de vente reçoivent des notifications automatiques et peuvent immédiatement accéder aux derniers pitch decks, fiches synthétiques et études de cas. Cela supprime le besoin d’échanges d’e-mails incessants et permet aux commerciaux d’engager les prospects avec confiance dès le premier jour.

• Approbation du contenu et conformité

Le contenu marketing nécessite souvent l’examen et l’approbation de plusieurs parties prenantes, notamment les gestionnaires de marque, les équipes juridiques et les agents de conformité.

Une GED peut vous aider à mettre en œuvre des flux de travail d’approbation automatisés qui garantissent que les documents sont examinés dans le bon ordre avant d’être diffusés aux ventes. Ceux-ci peuvent être créés facilement avec une interface glisser-déposer, sans nécessiter l’aide d’une équipe informatique.

Aussi simple que le montre cette vidéo :

Le contrôle des versions garantit que seuls les supports approuvés sont accessibles, tandis que les pistes d’audit offrent une visibilité sur qui a examiné, modifié et approuvé chaque document.

Ceci est particulièrement important pour les secteurs soumis à des exigences réglementaires strictes, où un contenu obsolète ou non conforme peut engendrer un risque juridique ou de réputation.

Si une équipe marketing crée une campagne pour des services financiers, elle peut acheminer les brochures et les fiches techniques via un flux d’approbation automatisé.

Les équipes juridiques et de conformité examinent et approuvent le contenu directement dans le système. Une fois finalisé, les équipes de vente accèdent automatiquement aux versions approuvées, éliminant ainsi le risque de partager des supports non approuvés ou obsolètes avec les prospects.

• Analyse de performance et optimisation

Une GED fournit des informations précieuses sur la façon dont le contenu est utilisé par les équipes de vente et les campagnes.

En suivant l’accès aux documents, les téléchargements et l’activité de partage, les équipes marketing peuvent identifier les actifs les plus efficaces pour soutenir les conversations de vente.

Ces données aident les équipes marketing à affiner les messages, à hiérarchiser le contenu performant et à retirer les supports sous-utilisés. Cela renforce également la collaboration avec les ventes en permettant des discussions basées sur des données concernant le contenu qui résonne le plus auprès des prospects.

Par exemple, après avoir terminé une campagne trimestrielle, le marketing examine les rapports d’utilisation des documents dans Dokmee et découvre qu’une étude de cas spécifique est systématiquement utilisée dans les transactions conclues.

L’équipe décline ce contenu dans des formats supplémentaires et aligne les futures campagnes sur des messages similaires, améliorant ainsi l’efficacité des ventes et le ROI des campagnes.

Avantages de l’utilisation d’une GED

Le plus grand avantage de l’utilisation d’une GED comme Dokmee est le fort alignement qu’elle crée entre les ventes et le marketing, en particulier lors de l’exécution de campagnes spécifiques.

Lorsque les deux équipes travaillent à partir d’un système partagé, les documents, les messages et les objectifs de campagne restent synchronisés, ce qui réduit les frictions et permet une stratégie de mise sur le marché plus coordonnée.

Une GED améliore la collaboration en fournissant une bibliothèque de documents centralisée à laquelle les équipes de vente et de marketing peuvent accéder en temps réel.

Au lieu de travailler en silos ou de s’appuyer sur des pièces jointes d’e-mails et des lecteurs partagés, les équipes collaborent au sein d’une seule plateforme. Le marketing peut organiser clairement les actifs par campagne, public ou région, tandis que les ventes peuvent identifier rapidement les supports pertinents pour leurs opportunités actuelles.

Cette visibilité partagée garantit que les objectifs de campagne, les délais et les messages restent cohérents entre les départements.

L’exécution de la campagne devient également beaucoup plus rapide.

Les équipes marketing peuvent publier les supports approuvés une seule fois, sachant que les équipes de vente auront immédiatement accès aux dernières versions. Cela supprime les retards causés par le partage manuel de fichiers ou la confusion entre les versions et permet aux équipes de vente d’engager les prospects dès qu’une campagne est lancée.

Par conséquent, votre entreprise peut répondre plus rapidement aux opportunités du marché et aux pressions concurrentielles.

Une GED centralisée garantit également un message cohérent sur tous les canaux de vente et de marketing.

Chaque proposition, présentation, pièce jointe d’e-mail et fiche technique reflète la même voix de marque, le même positionnement et la même proposition de valeur. Cette cohérence renforce la crédibilité auprès des prospects et la confiance en la marque, en particulier lors de campagnes multi-points de contact où les acheteurs interagissent à la fois avec le contenu marketing et les représentants commerciaux.

En fin de compte, une meilleure collaboration et un meilleur alignement conduisent à des taux de conversion plus élevés.

Lorsque les équipes de vente ont un accès immédiat à un contenu de haute qualité et spécifique à la campagne, elles peuvent adapter les conversations plus efficacement et répondre aux besoins des prospects avec confiance.

Le marketing en profite également en obtenant un aperçu de la manière dont le contenu soutient les résultats financiers, permettant aux deux équipes d’affiner continuellement leur approche et de conclure des affaires plus efficacement avec une GED comme Dokmee.

Concluez des contrats avec Dokmee

Dokmee permet aux équipes de vente et de marketing de travailler ensemble sans friction en centralisant les documents, avec des flux de travail automatisés et une précision du contenu.

Grâce à un accès en temps réel aux supports approuvés et à une collaboration améliorée sur les campagnes, les équipes peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus : établir des relations et conclure des contrats.

Dokmee aligne les équipes de vente et de marketing afin de transformer la gestion documentaire en un avantage concurrentiel, aidant votre entreprise à aller plus vite, à mieux communiquer et, en fin de compte, à conclure plus de contrats.

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