Guide pour créer une politique de conservation des documents + modèle
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Christina Miranda
Que se passe-t-il lorsque vous faites face à un procès soudain ou à un contrôle fiscal ?
La première demande concerne toujours les documents. Si vos dossiers sont en désordre, ou pire, ont été supprimés trop tôt, vous vous exposez à des sanctions légales.
Sans plan clair, les entreprises ont tendance à faire l’une des deux choses : tout conserver indéfiniment, ce qui augmente les coûts de stockage et crée de lourdes responsabilités, ou supprimer des éléments au hasard, risquant ainsi la non-conformité. Ce sont deux stratégies perdantes.
Une politique de conservation des documents est la feuille de route officielle qui résout ce problème.
C’est un ensemble simple de règles qui indique à votre organisation exactement quoi conserver, combien de temps le garder, et quand s’en débarrasser de façon sécurisée. C’est une composante essentielle de votre stratégie de gestion des risques.
Qu’est-ce qu’une politique de conservation des documents ?
Une politique de conservation des documents est un ensemble formel et écrit de directives qui régissent la gestion et l’élimination des dossiers de votre société.
Elle permet aux organisations de rester en conformité avec des règlements comme HIPAA et SOX, réduit le risque de complications juridiques en cas de litige, et optimise les opérations quotidiennes en éliminant les informations inutiles.
Pourquoi avez-vous besoin d’une politique de conservation des documents ?
Une politique formelle est un bouclier pour votre entreprise qui transforme votre gestion documentaire de source de risque à atout parfaitement maîtrisé.
Comment cela vous protège-t-il ?
| Le risque de l’inaction | Conséquences pour l’entreprise |
|---|---|
| Sanctions juridiques et de conformité | Vous risquez de lourdes amendes si vous n’êtes pas en mesure de fournir les documents exigés lors d’un audit ou d’un procès. |
| Coûts de stockage élevés | Conserver tous les documents indéfiniment entraîne une augmentation des coûts de stockage physique et numérique. |
| Recherche d’information inefficace | Votre équipe perd un temps et de l’argent considérables pour retrouver un document précis lorsque les fichiers sont désorganisés. |
| Vulnérabilité aux fuites de données | Garder d’anciennes données sensibles dont vous n’avez plus besoin élargit la surface d’attaque potentielle et accroît les risques. |
Combien de temps faut-il conserver les documents d’entreprise ?
Les durées de conservation varient selon le type de document et sont soumises à différents règlements.
Bien qu’il soit toujours conseillé de consulter un professionnel du droit, voici un guide général basé sur des exigences courantes.
| Catégorie de document | Exemples | Durée générale de conservation |
|---|---|---|
| Documents juridiques d’entreprise | Statuts, règlements intérieurs, procès-verbaux | Permanent |
| Comptabilité et fiscalité | États financiers, déclarations fiscales, factures | 7 ans à permanent |
| Dossiers du personnel | Dossiers individuels, bulletins de paie, formulaires I-9 | 3–7 ans après départ |
| Juridique et contrats | Contrats clients, baux, accords fournisseurs | Durée du contrat + 7 ans |
| Santé (HIPAA) | Dossiers patients, divulgations de DPI, formulaires d’autorisation | Minimum 6 ans |
Qui définit les règles de conservation des documents ?
Les durées indiquées dans le planning ne sont pas arbitraires.
Elles sont établies par des lois fédérales et d’État spécifiques. Comprendre qui fixe ces règles permet de mieux mesurer l’importance de la conformité.
- L’IRS fixe la durée de conservation des documents fiscaux et financiers. Généralement, ceux-ci doivent être conservés entre 3 et 7 ans.
- Le Département du Travail (DOL) définit les règles pour les dossiers de paie et les informations sur les employés. Il exige souvent une conservation de 3 ans.
- L’EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) exige la conservation des dossiers liés à l’embauche et au personnel au moins un an après le départ de l’employé.
- Autorités sectorielles, telles que celles qui régissent HIPAA pour le secteur santé ou SOX pour les sociétés cotées, imposent parfois des exigences encore plus strictes.
Comment créer votre politique de conservation en 4 étapes
Abordez la création de votre politique de façon systématique pour qu’elle soit solide et défendable. Il s’agit moins de la rédaction d’un simple document que d’un projet en quatre phases impliquant l’ensemble de l’organisation.
1. Étape 1 : Constituez une équipe pluridisciplinaire
Ne créez jamais une politique de conservation seul(e), sinon elle sera vouée à l’échec.
Ce n’est ni une tâche juridique ni informatique. Il faut une équipe solide capable d’apporter une vision complète des besoins de l’organisation.
- Votre équipe juridique/conformité apportera son expertise sur les lois et règlements applicables à votre société.
- Vos équipes finances et comptabilité définiront les durées de conservation relatives à toutes les pièces fiscales et financières.
- Vos ressources humaines géreront le cycle de vie des documents relatifs aux employés, des candidatures aux dossiers de sortie.
- Votre service informatique sait où sont stockés les fichiers numériques et comment ils peuvent être gérés ou détruits en toute sécurité.
- Vos responsables de service dresseront un inventaire concret des documents créés et utilisés quotidiennement dans leurs équipes.
2. Étape 2 : Réalisez un audit documentaire complet
Impossible de créer des règles pour des documents dont vous ignorez l’existence. L’objectif ici est d’obtenir un inventaire exhaustif de toutes les informations traitées par votre entreprise.
Avancez service par service et posez trois questions simples pour chaque type de document :
- Qu’est-ce que c’est ? (ex. : un contrat client, une évaluation d’employé, une facture)
- Où est-il stocké ? (ex. : sur le disque réseau partagé, dans un logiciel dédié, dans une armoire physique)
- Qui doit y accéder ? (ex. : uniquement les RH, toute l’équipe commerciale)
Cet audit est le socle de votre calendrier de conservation et vous offre une cartographie claire des informations détenues par l’entreprise.
3. Étape 3 : Élaborer le calendrier de conservation
C’est ici que commencent les décisions. Avec l’inventaire issu de votre audit, déterminez une durée de conservation pour chaque catégorie de document.
Travaillez avec l’équipe conformité pour appliquer les exigences légales associées à chaque type de document.
Lorsqu’un document est soumis à plusieurs obligations légales, appliquez toujours la durée la plus longue requise.
Si une loi impose 3 ans et une autre 5 ans, votre politique doit prévoir 5 ans.
Ce principe de « prudence maximale » rend votre politique défendable.
4. Étape 4 : Rédiger, communiquer, former
Une fois les règles fixées, il est temps de les formaliser et de les appliquer.
- Rédigez les règles dans un document clair et formel. Utilisez le modèle ci-dessous comme guide. Veillez à ce qu’il soit compréhensible par tous les collaborateurs.
- La politique doit être officiellement approuvée et diffusée à tous. Son accès doit être facile, sur l’intranet ou le système de gestion documentaire.
- Une politique ignorée est inutile. Préparez des sessions de formation pour expliquer non seulement le règlement mais aussi ses raisons. Lorsque les collaborateurs saisissent l’enjeu métier, ils la respectent davantage.
Comment automatiser votre politique avec un ECM
Sur le papier, poser une politique est une chose. La faire appliquer à l’échelle de l’organisation est tout autre.
L’application manuelle est quasiment impossible et source d’erreurs. C’est là qu’un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) comme Dokmee intervient.
Un ECM donne vie à votre politique de conservation en automatisant tout le processus. Le système peut être paramétré selon vos règles, et suivra automatiquement l’âge de chaque document.
Quand un document atteint la fin de sa durée légale, le système peut le signaler à examiner ou le supprimer en toute sécurité. Un registre d’audit permanent de la destruction sera également généré.
En cas de litige, vous pouvez appliquer un « litigation hold » d’un simple clic. Tous les documents concernés sont immédiatement « gelés », leur suppression temporairement bloquée, pour qu’aucun ne soit effacé par erreur.
Modèle pratique de politique de conservation des documents
Utilisez ce modèle détaillé et facile à comprendre comme point de départ pour élaborer une politique adaptée à votre entreprise. Complétez les [champs] avec les informations de votre société.
1. Objet et introduction
Cette politique établit les règles de gestion, de conservation et de suppression sécurisée des archives de [Nom de l’entreprise].
L’objectif est de respecter les obligations légales/réglementaires, réduire les risques opérationnels, et préserver les informations essentielles en éliminant les données obsolètes.
2. Champ d’application
Cette politique s’applique à tous les employés, prestataires et services de [Nom de l’entreprise].
Elle couvre tous les enregistrements de l’entreprise, quel que soit leur format : fichiers électroniques (documents, tableurs, emails), images numérisées, documents papiers.
3. Administrateur de la politique
Le [ex. : responsable conformité ou DSI] est désigné Administrateur de la Politique, chargé de sa mise en œuvre, de son suivi et de son application.
4. Calendrier de conservation
Toutes les archives doivent être conservées pendant la durée minimale indiquée ci-dessous. Sauf mention contraire, la période commence à la clôture de l’exercice fiscal de création.
| Catégorie de document | Exemples | Durée minimale de conservation |
|---|---|---|
| Documents juridiques | Statuts, règlements, procès-verbaux | Permanent |
| Finance et fiscalité | Comptes certifiés, déclarations fiscales, grands livres | 7 ans |
| Factures, notes de frais, relevés bancaires | 7 ans | |
| Ressources humaines | Dossiers du personnel, bulletins de paie, formulaires I-9 | 7 ans après départ |
| Candidatures, CV (non recrutés) | 3 ans | |
| Juridique et contrats | Contrats clients et fournisseurs, baux, brevets | Durée du contrat + 7 ans |
5. Procédures de destruction sécurisée
Lorsqu’une archive a atteint sa durée minimale, elle doit être éliminée de façon sûre et confidentielle.
Un registre de tous les documents détruits doit être maintenu dans notre système de gestion documentaire.
- Archives numériques : Les fichiers électroniques doivent être définitivement supprimés à l’aide de méthodes d’effacement cryptographique via notre ECM, non simplement envoyés à la corbeille.
- Archives papier : Les documents papier à détruire doivent être broyés en coupe croisée, sur site ou via un prestataire certifié.
6. Gel légal (« litigation hold »)
En cas d’information par le service juridique d’un litige, d’une enquête ou d’un audit en cours/à venir, toute destruction est immédiatement suspendue pour les documents concernés.
L’administrateur de la politique déclenchera un « litigation hold » dans l’ECM pour bloquer ces archives jusqu’à la clôture officielle de l’affaire.
7. Révision annuelle
Cette politique sera révisée chaque année par l’administrateur et la [direction] afin de garantir sa conformité avec la réglementation en vigueur.
Approbation
Approuvé par : [Nom, fonction]
Date : [Date]
Soyez conforme grâce à Dokmee
Une politique de conservation n’est qu’un plan tant qu’elle n’est pas appliquée. Compter sur les employés pour supprimer manuellement des milliers de fichiers va à l’échec.
Dokmee automatise votre politique, gère la conformité, réduit vos risques et vous apporte la sérénité.
Découvrez comment Dokmee peut automatiser votre politique de conservation
Foire Aux Questions (FAQ)
Quelle est la durée standard de conservation des documents ?
Il n’existe pas de période « standard ». Cela dépend intégralement du type de document.
Par exemple, l’IRS exige généralement que les documents financiers soient conservés 7 ans, tandis que les dossiers du personnel peuvent n’être gardés que 3 à 7 ans après le départ.
Les documents juridiques comme les statuts doivent être conservés indéfiniment.
Une bonne politique détaillera ces périodes par catégorie.
Qu’est-ce qu’une bonne politique de conservation ?
Une bonne politique de conservation est claire, exhaustive et facile à suivre.
Elle documente formellement les durées de conservation pour tous les types de documents (papier ou numérique), désigne un responsable, et inclut les procédures de destruction sécurisée et de gel légal.
Une bonne politique doit aussi être effectivement appliquée, idéalement via un système automatisé.
Quelle est la différence entre un document et une archive (« record ») ?
Une « archive » est la version finale et officielle d’un document.
Un projet de contrat en négociation est un document. La version finale signée devient une « archive » et relève alors des règles formelles de conservation.
Qu’est-ce qu’un gel légal (« litigation hold ») ?
Un « litigation hold » est une instruction formelle de l’équipe juridique qui impose la suspension immédiate de toute destruction d’archives susceptibles d’être concernées par un litige ou une enquête. C’est une procédure indispensable qui prévaut sur tout calendrier de conservation habituel.
