Revue complète de folderIt pour 2026

Tous les systèmes de gestion documentaire ne sont pas conçus pour s’adapter à la croissance des équipes.

Folderit est souvent loué pour sa simplicité et ses fonctionnalités de conformité, mais cette simplicité peut aussi être sa plus grande limite.

Cette plateforme se positionne comme un système de gestion documentaire sécurisé et conforme pour les équipes en pleine croissance. Cependant, elle peine à suivre le rythme des plateformes modernes d’automatisation et basées sur l’IA.

Dans cette revue objective de FolderIt, nous vous aiderons à décider s’il s’agit de la solution idéale pour vous ou s’il pourrait ne pas être à la hauteur.

Qu’est-ce que folderIt ?

Folderit est un système de gestion documentaire simple et épuré basé sur le cloud qui peut stocker, organiser, gérer et partager efficacement vos documents à partir d’un classeur unique.

C’est une option solide si vous cherchez à remplacer votre système de classement papier et votre stockage de fichiers fragmenté, car il offre un contrôle documentaire structuré. Cependant, si vous souhaitez remplacer votre DMS ou ECM actuel, cela peut sembler être une régression.

Néanmoins, Folderit offre des fonctionnalités de gestion documentaire importantes telles que le contrôle des versions, l’indexation des métadonnées, les autorisations d’accès basées sur les rôles, les pistes d’audit et l’automatisation de base des flux de travail.

Ces capacités peuvent vous aider à maintenir l’exactitude des documents, à améliorer la collaboration et à garantir la responsabilité concernant les personnes qui accèdent aux fichiers ou les modifient.

Folderit peut être utilisé pour centraliser les documents de vos équipes tels que les contrats, les politiques et les dossiers internes. De plus, grâce au contrôle des versions, vous pouvez éviter les erreurs généralement causées par des documents obsolètes ou dupliqués.

À qui s’adresse Folderit ?

Folderit est couramment utilisé par les petites et moyennes organisations à la recherche d’une solution simple, basée sur le cloud, pour gérer des documents sans infrastructure complexe.

Les équipes qui bénéficient le plus de Folderit incluent :

• Organisations de taille moyenne à grande
• Secteurs ayant des exigences de conformité (finance, santé, juridique, fabrication, éducation)
• Organisations recherchant l’automatisation, des politiques de conservation et une préparation aux audits

Par exemple, votre équipe marketing pourrait utiliser Folderit pour mener des campagnes marketing ciblées afin de centraliser les propositions et les modifications de la campagne, tandis que l’équipe produit peut aligner les fonctionnalités avec les besoins des clients et l’alignement de la mise sur le marché au sein de toutes les équipes.

De plus, grâce à sa gestion des contrats, c’est un outil utile pour les services RH.

Fonctionnalités de FolderIt

La plupart des fonctionnalités de Folderit sont conçues autour de la prémisse de garder vos documents en sécurité, c’est pourquoi toutes les fonctionnalités sont soumises à des rôles et des autorisations granulaires, dans lesquels, comme Dokmee, vous pouvez ajouter des filigranes à certains documents pour garantir la responsabilité et réduire les failles de sécurité.

Outre le stockage de documents, voici quelques-unes des meilleures fonctionnalités de Folderit.

Flux de travail d’approbation

La fonction de flux de travail de Folderit peut automatiser les processus courants de traitement des documents au sein de son système de gestion documentaire.

La plateforme prend en charge trois types principaux de flux de travail : l’approbation, la révision et l’accusé de réception.

Les flux de travail d’approbation sont utilisés lorsqu’un document nécessite une validation formelle, les flux de travail de révision recueillent des commentaires avant la finalisation, et les flux de travail d’accusé de réception suivent si les utilisateurs ont lu ou confirmé un document.

Les flux de travail peuvent être lancés soit manuellement sur un document spécifique, soit automatiquement lorsqu’un document est ajouté à un dossier prédéfini. Cette automatisation au niveau du dossier vous permet de standardiser les processus afin que chaque nouveau fichier suive le même chemin sans intervention manuelle.

Par exemple, le téléchargement d’un document dans un dossier spécifique peut déclencher automatiquement une séquence d’approbation ou de révision.

Folderit offre une visibilité sur la progression du flux de travail via des indicateurs d’état et des vues de flux de travail.

Une fois qu’un flux de travail est terminé, Folderit enregistre le résultat et peut générer un résumé des décisions et des commentaires associés au document.

Cependant, les flux de travail de Folderit sont conçus pour rester simples. Si vous avez des flux de travail complexes devant inclure des déclencheurs précis, cela pourrait être un mauvais choix.

Flux de travail de signature électronique

Folderit intègre la signature électronique, via une intégration DocuSign, directement dans ses flux de travail documentaires, permettant aux utilisateurs de demander et de collecter des signatures légalement valables au sein du DMS.

Cette fonctionnalité de signature électronique, connue sous le nom de Folderit eSign, prend en charge à la fois les utilisateurs internes et les participants externes invités par e-mail, permettant des signatures de n’importe qui, qu’ils possèdent ou non un compte Folderit.

Les signatures peuvent être effectuées sur n’importe quel appareil, et le processus peut être configuré de manière à ce que plusieurs personnes signent soit dans un ordre spécifique (séquentiellement), soit toutes en même temps (en parallèle), selon les besoins du flux de travail.

Lors de l’initiation d’un flux de travail de signature électronique, un utilisateur sélectionne un document dans Folderit et configure la séquence de signature, ajoute des signataires et envoie des invitations par e-mail.

À mesure que les signatures sont collectées, Folderit suit l’état et affiche des indicateurs visuels montrant si le processus de signature est en cours, terminé ou rejeté.

Folderit prend également en charge l’automatisation au niveau du dossier, ce qui signifie que lorsque certains documents sont placés dans un dossier préconfiguré, un flux de travail de signature électronique peut démarrer automatiquement sans intervention manuelle.

Programmation de l’automatisation de la conservation

La programmation automatisée de la conservation de Folderit vous permet de définir combien de temps les documents et les dossiers doivent être conservés et ce qui doit se passer une fois cette période terminée, rendant la gestion des documents à long terme et la conformité plus faciles et moins manuelles.

Par défaut, les fichiers dans Folderit sont stockés indéfiniment, mais les administrateurs peuvent configurer une période de conservation au niveau du dossier ou pour des fichiers individuels spécifiques.

Une fois qu’une règle de conservation est active, Folderit prendra automatiquement une action prédéfinie après qu’un fichier aura atteint la fin de sa période de conservation.

Les calendriers de conservation sont configurés via les paramètres du dossier, où vous spécifiez combien de temps les documents doivent être conservés en fonction d’une date de début, telle que la date de création, la dernière modification, la date d’approbation ou un champ de métadonnées personnalisé important pour votre processus.

Après l’expiration de la période de conservation, Folderit peut archiver le document dans un autre dossier, le déplacer vers la corbeille ou le supprimer définitivement, selon l’action configurée.

Pistes d’audit

Les pistes d’audit de Folderit fournissent un journal complet de chaque action significative effectuée sur les documents, les dossiers et les comptes, capturant qui a fait quoi et quand tout au long du cycle de vie du document.

La piste d’audit enregistre des événements tels que la création de fichiers, les aperçus, les modifications, les téléchargements, les changements de métadonnées, les changements d’autorisations, les déplacements, les suppressions et d’autres interactions, y compris les actions des participants externes (identifiés par adresse IP le cas échéant).

Ces journaux ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, ce qui garantit un suivi historique fiable à des fins de conformité, de responsabilité et de sécurité.

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées (Lecteur ou Éditeur) peuvent consulter l’historique d’audit des fichiers ou dossiers individuels directement dans Folderit : pour un fichier, le journal d’audit est accessible depuis son panneau de détails ; pour un dossier, il existe une option de journal d’audit dans la barre d’outils.

Chaque entrée de journal comprend l’événement, l’horodatage et l’identité de l’utilisateur, créant une chronologie détaillée des interactions qui aide les équipes à comprendre comment un document a été utilisé au fil du temps.

Les administrateurs ont également accès à un journal d’audit global qui inclut les événements sur l’ensemble du système, avec un filtrage par date, utilisateur, portée ou type d’action, et prend en charge l’exportation des journaux dans des formats tels qu’Excel, CSV ou ODS pour les rapports, les audits de conformité ou les enquêtes.

Indexation du contenu par OCR

Folderit inclut l’indexation du contenu par OCR pour rendre le texte intégral des documents numérisés et des images consultable, plutôt que d’indexer uniquement les noms de fichiers et les métadonnées.

Lorsque des fichiers tels que des PDF numérisés, des JPEGs, des PNGs ou d’autres documents basés sur des images sont téléchargés sur Folderit, le système utilise une technologie OCR multilingue pour reconnaître le texte à l’intérieur de ces fichiers et le convertir en contenu lisible par machine que le moteur de recherche peut indexer.

Cela signifie que les utilisateurs peuvent effectuer des recherches approfondies dans le contenu des documents pour des mots ou des expressions spécifiques, même si ce texte n’apparaît que dans un scan ou une image plutôt que dans le nom du fichier ou les champs de métadonnées.

De plus, l’indexation OCR de Folderit inclut des fichiers basés sur des images contenant du texte, tels que des photos ou des scans de documents papier.

Une fois le processus OCR exécuté, le texte reconnu est indexé aux côtés des métadonnées, permettant une récupération plus précise des informations lors des recherches.

Le système permet également aux administrateurs de désactiver l’indexation OCR pour un compte si désiré.

Que manque-t-il à FolderIt ?

Bien que Folderit offre en effet les mêmes capacités qu’une plateforme DMS solide devrait fournir dans les domaines de la sécurité, des flux de travail, de la recherche OCR, de l’indexation et de la conformité, il existe certains domaines où il peut s’avérer insuffisant pour de nombreux utilisateurs.

Si vous et vos équipes manipulez une grande quantité de documents, vous devez savoir que ce DMS peut présenter des retards de performance lors du téléchargement ou du travail avec des fichiers très volumineux.

Concernant l’interface utilisateur de l’application mobile, elle ne correspond pas toujours au poli ou à la fonctionnalité complète de l’expérience de bureau. Les utilisateurs décrivent parfois l’interface comme moins raffinée que celle de ses concurrents, ce qui peut avoir un impact sur la productivité des utilisateurs mobiles fréquents ou avancés.

De plus, Folderit n’est pas aussi intuitif que d’autres plateformes de DMS, et fatiguera donc la migration et la mise en œuvre initiale pour les petites équipes qui n’ont pas de support informatique dédié.

Certains avis soulignent également des limitations dans la flexibilité de la personnalisation et de l’automatisation en dehors de l’ensemble des fonctionnalités de base.

Bien que Folderit propose des métadonnées, un filtrage et des règles de conservation très corrects, il n’offre pas toujours le même niveau d’extensibilité des flux de travail, d’intégrations ou de capacités basées sur l’IA (comme le marquage automatisé, la catégorisation intelligente du contenu ou le résumé de documents par l’IA) qui sont de plus en plus attendus dans les plateformes DMS de nouvelle génération.

Certains utilisateurs mentionnent des limitations avec les systèmes de traitement des paiements ou les canaux de support client, ce qui peut être frustrant en cas de problèmes urgents. Et dans quelques avis, des problèmes avec des partenaires de facturation externes ont eu un impact sur l’accès aux comptes.

En gros, Folderit pèche dans des domaines tels que la performance de l’interface, la personnalisation avancée, l’automatisation, la fonctionnalité mobile et la facilité globale d’intégration pour les cas d’utilisation complexes.

Avis des utilisateurs

⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 | Capterra 4.8/5 | Trustpilot 3.2/5 | Software Advice 4.8/5

✔️ Points forts

• Il est facile de localiser les fichiers
• Enregistre toutes les modifications
• Fonctionne hors ligne (bien qu’avec des fonctionnalités de base)
• L’indexation OCR aide à la récupération des documents
• Facilite le partage des données dans toute l’organisation

✖️ Points faibles

• Réponse lente du système
• L’interface utilisateur ne semble pas intuitive
• Les contrôles de sécurité peuvent parfois se retourner contre vous
• Inadapté aux fichiers volumineux
• Manque d’un support client solide

FolderIt en vaut-il la peine ?

Folderit est un DMS solide et basique pour les organisations qui ont besoin d’une solution sécurisée et conforme avec un contrôle documentaire structuré.

C’est une bonne solution si vous prévoyez de laisser derrière vous les systèmes de classement papier ou le stockage cloud fragmenté. Il offre des fondamentaux solides tels que le contrôle des versions, les pistes d’audit, la recherche OCR, la programmation de la conservation et l’automatisation de base des flux de travail.

Pour les petites et moyennes équipes ayant des processus documentaires relativement simples, Folderit peut être un choix pratique.

Cela dit, Folderit n’est peut-être pas la solution idéale pour les organisations ayant des flux de travail complexes, des volumes de documents élevés ou des attentes en matière d’automatisation avancée et de fonctionnalités basées sur l’IA.

Les limitations de performance avec les fichiers volumineux, une expérience utilisateur moins intuitive, une personnalisation limitée et une application mobile qui n’est pas à la hauteur de la version de bureau peuvent devenir des points de friction si vous prévoyez de faire évoluer votre organisation.

Si votre organisation a besoin d’une automatisation plus avancée, d’une interface plus intuitive, de meilleures performances avec de grands ensembles de données et d’une intelligence documentaire moderne assistée par l’IA, Dokmee se distingue comme une alternative.

Dokmee offre une conception de flux de travail flexible, de puissantes capacités de métadonnées et d’indexation, une classification de documents alimentée par l’IA et une expérience utilisateur conçue pour prendre en charge à la fois les petites équipes et les déploiements au niveau de l’entreprise.

Il offre également une plus grande évolutivité et un meilleur support d’intégration pour les organisations ayant des écosystèmes documentaires complexes.

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