5 meilleures alternatives à Microsoft SharePoint

SharePoint peut sembler être le meilleur et le plus simple système de gestion documentaire si vous utilisez déjà les produits Microsoft 365, tels que Teams, Excel, PowerPoint, etc…

Cependant, ce n’est pas le seul à offrir des intégrations puissantes (ou natives) avec la suite Microsoft.

Voici 5 alternatives à Microsoft SharePoint pour vous aider à choisir la solution GED et ECM parfaite pour vous.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est un système de gestion documentaire nativement intégré à la suite d’outils Microsoft.

Il offre un stockage centralisé des documents qui vous permet aussi de créer des sites intranet, de gérer vos fichiers, de partager des données et de collaborer en équipe ou avec vos clients.

SharePoint peut être déployé soit en local, via SharePoint Server, soit dans le cloud, via SharePoint Online au sein de Microsoft 365.

Cependant, gardez à l’esprit que si vous utilisez ou souhaitez utiliser SharePoint Server 2016 ou SharePoint 2019, ces deux versions seront abandonnées en juillet 2026.

La GED basée sur le cloud continuera d’être disponible et mise à jour régulièrement.

Bien que SharePoint soit une bonne solution, il présente aussi certains inconvénients qui pourraient vous faire chercher une alternative.

Pour commencer, SharePoint est conçu avant tout pour l’écosystème Microsoft et manque donc de nombreuses intégrations et fonctionnalités de personnalisation que proposent déjà des concurrents comme Dokmee.

Cet outil est recommandé pour les petites entreprises dépendant des outils Microsoft, mais si vous prévoyez de développer votre activité, il faut savoir que ce n’est pas une solution véritablement évolutive.

Enfin, l’un des principaux problèmes est que son interface reste assez datée.

Les meilleures fonctionnalités de Microsoft SharePoint

Même si SharePoint a ses limites, il possède de nombreuses fonctionnalités très utiles, surtout pour débuter avec une gestion documentaire.

• Sites intranet personnalisables

La solution intranet de SharePoint vous permet de créer des sites et des pages pour des projets spécifiques où vous pouvez partager des informations avec votre équipe et les autres départements.

Vous pouvez créer ces sites avec des modèles et les adapter à vos besoins.

Ils servent de point d’accès central où votre équipe peut trouver les actualités de l’entreprise, les politiques internes, des documents, des outils et des ressources.

Ces sites offrent aussi une recherche intégrée, une gestion des autorisations et l’automatisation des workflows.

Source : Origami Connect

• Gestion documentaire et contrôle des versions

Avec SharePoint, vous pouvez stocker vos documents dans différentes bibliothèques et les organiser à l’aide de métadonnées.

Il inclut un historique des versions qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications, de restaurer des versions précédentes et de garder une trace précise des modifications apportées aux fichiers.

Source : Xoralia

• Automatisation des workflows

Via Power Automate (anciennement Microsoft Flow), SharePoint vous aide à automatiser les tâches répétitives en créant des processus qui déclenchent des actions selon des événements définis, tels que les téléchargements de documents, la soumission de formulaires ou des changements de statuts.

Les tâches possibles incluent l’approbation de documents, la notification des mises à jour, la collecte de données ou le routage automatique des informations vers les membres concernés.

Les workflows peuvent être créés sans code ou via des séquences complexes multi-étapes reliées à des systèmes et applications externes.

Pour qui est-ce conçu ?

Comme mentionné précédemment, SharePoint n’est pas vraiment une solution évolutive car il peut ralentir lorsqu’il gère de gros volumes de fichiers et de bibliothèques.

Néanmoins, il convient aux petites et moyennes entreprises, surtout celles qui reposent déjà sur les outils Microsoft puisque les intégrations seront naturelles.

Grâce aux workflows automatisés, SharePoint est adapté aux équipes à distance qui doivent collaborer efficacement.

C’est également un bon choix pour les administrations locales et les établissements éducatifs.

SharePoint peut nécessiter un support informatique dédié et des ajustements, donc une équipe IT peut être nécessaire, surtout en déploiement local.

5 meilleures alternatives à SharePoint

Chacune de ces plateformes offre des avantages distincts par rapport à SharePoint, en fonction des priorités de votre organisation.

Dokmee se distingue par sa personnalisation poussée, son indexation avancée et ses workflows flexibles, idéale pour les secteurs réglementés.

DocuWare privilégie la simplicité et la facilité d’utilisation, ce qui en fait un excellent choix pour les équipes souhaitant une mise en place rapide sans charge IT.

M-Files propose une organisation intelligente basée sur les métadonnées et une automatisation par IA, offrant un mode de gestion documentaire plus intelligent.

Laserfiche est conçu pour la performance et la conformité, proposant une automatisation puissante et des analyses adaptées au secteur public ou aux grandes entreprises.

Enfin, DocStar propose une solution équilibrée et pratique avec de solides intégrations ERP/CRM, ce qui le rend parfait pour les PME et le secteur public.

Comparées à la structure plus figée de SharePoint et à sa dépendance à Power Automate, ces alternatives offrent une gestion documentaire plus ciblée, efficace et évolutive.

Outil	Fonctionnalités principales	Tarification	Pour qui ?	Capacités d’indexation et de recherche	Workflows automatisés
SharePoint	Bibliothèques de documents, sites d’équipe, métadonnées de base, intégration Microsoft 365, collaboration	Inclus dans les offres Microsoft 365	Organisations déjà dans l’écosystème Microsoft ; équipes axées sur la collaboration	Recherche standard sur les métadonnées ; structure par dossiers complexe à grande échelle	Power Automate nécessaire pour les workflows avancés ; options limitées sans code
Dokmee	GED & ECM complète, métadonnées avancées, autorisations personnalisables, OCR, e-forms, chatbot, workflows modulaires	Sur devis ; gamme intermédiaire	Organisations moyennes à grandes dans les secteurs réglementés (finance, juridique, santé, administration)	Indexation puissante et personnalisable, étiquetage des métadonnées pour une recherche rapide	Drag-and-drop ou constructeur avancé ; déclencheurs personnalisables ; équipe Dokmee pour les workflows complexes
DocuWare	Stockage sécurisé, intégration Microsoft 365, workflows sans code, suivi version	Abonnement ; gamme intermédiaire	Petites à moyennes entreprises recherchant un routage simple et sécurisé des documents sans configuration IT lourde	Recherche et indexation basiques mais fiables ; pas d’OCR natif	Workflows sans code ; simple à configurer mais moins puissant que Dokmee ou Laserfiche
M-Files	Stockage basé sur les métadonnées (sans dossiers), classification IA, contrôle de version, suivi, natif Microsoft	Abonnement ; moyen – haut de gamme	Entreprises moyennes à grandes avec des processus complexes et des besoins de conformité	Recherche par métadonnées avancée ; auto-étiquetage IA pour une restitution rapide et contextuelle	Workflows avancés ; automatisation assistée par IA ; intégration très poussée vers Microsoft
Laserfiche	ECM + automatisation + analyses, OCR natif, versions, permissions granulaires, tableau de bord	Sur devis ; niveau entreprise	Administrations, universités, institutions financières, grandes entreprises ayant besoin de conformité stricte	Indexation par métadonnées ; OCR pour rendre les documents papier totalement recherchables	Créateur de workflows intuitif ; logique conditionnelle ; analyses intégrées
DocStar	GED cloud, ECM, capture documentaire, intégration ERP/CRM, accès par rôles, automatisation	Abonnement ; gamme intermédiaire	PME et organismes publics cherchant un système évolutif pour la capture et le traitement documentaire	Indexation solide avec OCR et métadonnées ; très bonne intégration Outlook/Excel	Workflows personnalisables avec déclencheurs, conditions, notifications ; déploiement rapide sans charge IT

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

Aperçu

Dokmee est un outil de GED et ECM qui offre un contrôle et une personnalisation totale sur la gestion documentaire.

Dokmee peut s’adapter à tous les aspects de vos workflows, y compris la gestion des utilisateurs et les règles d’automatisation.

L’un des points forts de Dokmee réside dans ses fonctionnalités d’indexation et de gestion des métadonnées, qui rendent la recherche et l’organisation des documents rapides et précises.

Le système permet de personnaliser rôles et autorisations, permettant à vos administrateurs de définir finement l’accès par équipe, département ou utilisateur : cela garantit une conformité et une sécurité élevées, essentielles pour les secteurs réglementés, et diminue considérablement le risque de faille de sécurité.

Dokmee inclut également le contrôle de version et les pistes d’audit, pour suivre chaque édition, déplacement ou action utilisateur.

Côté workflow, vous pouvez créer des processus détaillés avec un constructeur drag-and-drop sans code ou avec un système plus avancé.

Et si vous souhaitez des workflows professionnels sans disposer d’équipe IT, vous pouvez solliciter l’équipe Dokmee pour le développement.

Cette flexibilité donne à Dokmee un avantage majeur par rapport à SharePoint, qui exige souvent des configurations complexes ou des outils tiers pour un résultat équivalent.

En plus, Dokmee propose de nombreuses fonctionnalités modulaires comme :

• Capture documentaire avec OCR intégré
• Formulaires électroniques
• Chatbot
• ECM complet

Dokmee s’intègre nativement avec Word, PowerPoint et les messageries Microsoft, ce qui vous permet d’ouvrir, éditer et gérer vos documents directement depuis vos outils habituels.

Pourquoi c’est mieux que Microsoft SharePoint

SharePoint est en retrait sur l’ergonomie, la personnalisation et la profondeur d’automatisation.

Dokmee, à l’inverse, est totalement personnalisable et ne nécessite pas de recourir massivement à des développeurs ou plugins. Gérez votre stockage à la demande.

Dokmee offre davantage de possibilités sur les workflows, l’automatisation et la gestion par rôles.

Pour qui ?

Dokmee est idéal pour les organisations moyennes à grandes qui gèrent de gros volumes de documents, exigent une conformité stricte ou doivent automatiser des workflows complexes.

Il est particulièrement adapté aux secteurs finance, juridique, santé, administration et éducation où traçabilité, conformité et efficacité de gestion sont prioritaires.

2. DocuWare

⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Aperçu

DocuWare est aujourd’hui l’un des outils GED les plus populaires. Il met l’accent sur le stockage documentaire et l’automatisation des workflows.

DocuWare est un système intuitif et épuré permettant de stocker, organiser et partager vos fichiers en toute sécurité.

Comme SharePoint, il s’intègre parfaitement avec Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams…), ce qui en fait un excellent choix si votre organisation utilise déjà ces outils.

En revanche, il ne propose pas de capture de document ou d’OCR native : pour scanner, extraire et indexer des données papier ou PDF, il faudra recourir à des solutions tierces, avec une complexité et des coûts supplémentaires.

L’éditeur de workflow de DocuWare est sans code et convivial, mais il est moins flexible et technique que le système à deux niveaux de Dokmee.

Niveau sécurité, DocuWare inclut le contrôle d’accès par rôles et le suivi de versions pour assurer l’intégrité et la traçabilité des données.

Pourquoi c’est mieux que Microsoft SharePoint

DocuWare propose une expérience plus simple et centrée sur la gestion documentaire que SharePoint, particulièrement pour les organisations rebutées par la complexité et la configuration de SharePoint.

Côté interface, DocuWare est plus épuré et moderne.

Contrairement à SharePoint, qui mélange gestion documentaire et espaces collaboratifs, DocuWare fournit un environnement dédié et sans distraction pour l’archivage et la gestion de contenus.

Pour qui ?

DocuWare convient aux petites et moyennes entreprises à la recherche d’un système simple et sûr pour gérer et transférer les documents sans recourir à l’IT.

Idéal pour ceux qui privilégient la rapidité de déploiement et l’intégration simple avec les outils Microsoft existants, plutôt qu’une personnalisation poussée.

3. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,3/5 | Capterra 4,4/5

Aperçu

M-Files est un DMS adoptant une approche unique du stockage : il n’utilise pas de structure de dossiers rigide.

Il repose sur l’organisation par métadonnées, permettant de chercher, catégoriser et retrouver les fichiers selon ce qu’est le document (et pas seulement où il est stocké). Ce système offre une meilleure accessibilité et assure la cohérence et la recherche de l’information dans toute l’organisation.

Cela convient particulièrement aux entreprises qui partagent les mêmes documents entre différents services.

La plateforme s’intègre aussi nativement avec Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) et offre ainsi une expérience plus fluide et intuitive que l’interface parfois encombrée de SharePoint, tout en conservant le contrôle et la conformité.

M-Files inclut également le contrôle de version, les pistes d’audit, l’automatisation des workflows et la classification automatique des documents par IA, pour gagner du temps et améliorer la gestion de contenu.

Son principal frein pour les nouveaux utilisateurs reste le mode d’organisation complètement différent : l’absence de dossiers peut demander un temps d’adaptation.

Pourquoi c’est mieux que Microsoft SharePoint

M-Files se démarque comme l’une des solutions alternatives à SharePoint les plus modernes et intelligentes grâce à ses capacités de recherche et d’automatisation.

M-Files propose une IA intégrée, capable d’étiqueter, classifier et suggérer automatiquement des documents, là où SharePoint requiert des plugins ou des Power Automate additionnels.

L’interface est plus moderne, axée sur l’ergonomie et l’automatisation au lieu de la gestion de sites collaboratifs.

En résumé, M-Files offre un environnement de gestion documentaire plus intelligent, contextuel et automatisé.

Pour qui ?

M-Files convient aux moyennes et grandes entreprises ayant des processus complexes et de fortes exigences réglementaires.

Parfaitement adapté aux cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie, institutions financières et services juridiques.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Aperçu

Laserfiche est une solution ECM populaire et éprouvée qui regroupe gestion documentaire, automatisation et outils d’analyse.

Elle est conçue dès le départ pour la transformation digitale et aide à supprimer le papier grâce à l’automatisation intelligente et la dématérialisation.

Comme SharePoint, elle s’intègre avec Microsoft 365 (notamment Outlook et Teams), mais propose une expérience plus simple pour le stockage et l’automatisation documentaire.

Laserfiche inclut nativement la capture de document et l’OCR, pour numériser facilement les documents papier directement dans des bibliothèques interrogeables par métadonnées.

Parmi ses fonctionnalités, on retrouve également la gestion de versions, les pistes d’audit et des permissions avancées.

Le tableau de bord analytique permet de suivre les workflows, d’identifier les goulots d’étranglement et d’améliorer en continu les opérations.

Pourquoi c’est mieux que Microsoft SharePoint

Laserfiche offre une gestion documentaire plus cohérente et automatisée que SharePoint.

Son éditeur de workflow est plus intuitif et permet d’inclure davantage de logique conditionnelle.

Laserfiche offre une vision analytique native pour piloter la productivité et la performance sans modules supplémentaires.

Pour qui ?

Laserfiche est idéal pour les administrations, universités, organismes financiers et grandes entreprises gérant d’importants volumes de documents avec des impératifs de conformité et d’audit.

5. DocStar

⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 3,8/5 | Capterra 4/5

Aperçu

DocStar (par Epicor) est un DMS cloud fiable et une plateforme d’automatisation conçue pour simplifier la capture, le stockage et le traitement des documents.

DocStar est reconnu pour sa facilité d’utilisation et sa rapidité d’implémentation. Il combine ECM, automatisation des workflows, gestion par rôles et capture documentaire.

La plateforme s’intègre bien avec les applications Microsoft comme Outlook et Excel, permettant aux utilisateurs de gérer les contenus depuis leurs outils habituels. Son plus grand atout reste ses intégrations ERP et CRM, offrant un avantage clé pour ceux cherchant l’automatisation bout-en-bout.

L’éditeur de workflow de DocStar prend en charge automations simples ou avancées, avec déclencheurs, notifications et branches de décision personnalisables.

Bien que son interface ne soit pas aussi moderne que M-Files, DocStar se distingue par sa praticité, sa fiabilité et la réactivité de son support client.

Pourquoi c’est mieux que Microsoft SharePoint

DocStar propose une gestion documentaire plus efficace pour les organisations cherchant à dématérialiser et automatiser leurs processus sans dépendre de l’IT.

Il répond mieux aux besoins des secteurs financier, santé, ou administration qui nécessitent des workflows structurés.

DocStar n’est pas aussi personnalisable que Dokmee ou aussi piloté par l’IA que M-Files, mais il offre une solution fiable et équilibrée pour ceux qui privilégient simplicité, automatisation et conformité à la complexité technique.

Pour qui ?

DocStar est adapté aux PME et organismes publics recherchant un système pratique et évolutif pour la capture des documents, les workflows d’approbation et la conformité, sans la complexité ou la lourdeur des systèmes d’entreprise.

Comment choisir la bonne GED

Choisir la bonne plateforme GED ou ECM déterminera si votre entreprise est organisée et efficace, ou si vos équipes perdront du temps à chercher des documents pas toujours à jour.

Bien que SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités (stockage, sites intranet, automatisation, intégration Microsoft 365 native…), il existe peut-être de meilleures options pour vous.

Avant de choisir, posez-vous ces 5 questions :

• L’outil propose-t-il une recherche par métadonnées ou une classification IA ?
• Offre-t-il l’automatisation de workflows et des circuits de validation ?
• Respecte-t-il les normes de votre secteur et fournit-il des pistes d’audit ?
• S’intègre-t-il à votre stack applicative actuelle ?
• Est-il vraiment évolutif et propose-t-il exactement les fonctions que vous cherchez ?

Si vous voulez un outil associant personnalisation poussée, automatisation puissante et sécurité de niveau entreprise, Dokmee est votre meilleur choix.

Indexation intelligente, workflows flexibles, intégration Microsoft complète : Dokmee vous aide à gérer vos documents efficacement, à réduire vos risques et à booster la productivité de vos équipes.

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