Encuentra archivos más rápido con el indexado de documentos por IA
8 min read
Christina Miranda
Según Gartner, la mala calidad de los datos les cuesta a las organizaciones un promedio de 12,9 millones de dólares cada año. Una de las causas principales es el tiempo perdido buscando información y los costosos errores derivados de la entrada manual de datos. En la mayoría de las organizaciones, la información empresarial crítica está fragmentada en servidores de archivos y bandejas de entrada desconectados. Esto obliga a los empleados a dedicar hasta […]
Según Gartner, la mala calidad de los datos les cuesta a las organizaciones un promedio de 12,9 millones de dólares cada año. Una de las causas principales es el tiempo perdido buscando información y los costosos errores derivados de la entrada manual de datos.
En la mayoría de las organizaciones, la información empresarial crítica está fragmentada en servidores de archivos y bandejas de entrada desconectados. Esto obliga a los empleados a dedicar hasta un día laboral completo por semana buscando manualmente documentos, lo que disminuye la productividad y puede provocar errores que afectan desde las finanzas hasta el cumplimiento normativo.
El indexado de documentos con IA resuelve este problema. Esta tecnología elimina la necesidad de organizar manualmente y permite a tu equipo acceder al instante a la información necesaria para realizar su trabajo de manera eficaz. Continúa leyendo para descubrir qué es, cómo funciona y cómo implementarlo en tu empresa.
¿Qué es el indexado de documentos con IA?
El indexado de documentos con IA utiliza inteligencia artificial para analizar, categorizar y etiquetar automáticamente la información dentro de tus documentos.
Va más allá de una simple búsqueda por palabras clave mediante tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que convierte imágenes escaneadas en texto legible por máquina, y la IA para comprender el contexto de los datos.
El indexado manual es diferente. Requiere que un empleado lea y etiquete cada archivo a mano. Este proceso es lento y poco fiable, y hasta los trabajadores expertos tienen una tasa de error en la entrada de datos de aproximadamente el 1–4%.
Aunque parezca poco, para una empresa que procesa 10.000 documentos, eso supone de 100 a 400 errores potenciales, lo que puede conducir a archivos perdidos, incumplimientos y malas decisiones empresariales. La IA reduce esta tasa de error prácticamente a cero.
Así es como el indexado con IA se compara directamente con los procesos manuales obsoletos:
| Capacidad | Indexado manual tradicional | Indexado de documentos con IA |
|---|---|---|
| Proceso | Una persona lee y etiqueta cada archivo manualmente. | La IA lee el texto y etiqueta el contenido automáticamente. |
| Velocidad | Extremadamente lento; una persona puede hacer pocos archivos por hora. | Extremadamente rápido; el software puede procesar miles por hora. |
| Precisión | Propenso a un 1–4% de errores por equivocaciones. | Precisión alta y consistente, casi siempre superior al 99%. |
| Capacidad de búsqueda | Sólo encuentra coincidencias exactas de palabras clave. | Encuentra información basada en el significado y el contexto. |
| Costo | Costos laborales altos que crecen con el volumen de documentos. | Bajo coste operativo que escala fácilmente. |
¿Listo para ver cómo el indexado inteligente puede transformar tu flujo de trabajo? El software de captura de documentos de Dokmee utiliza IA avanzada para automatizar tus tareas más consumidoras de tiempo.
Contáctanos para una demostración gratuita
¿Cómo funciona el indexado de documentos con IA?
Un sistema moderno de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) como Dokmee hace que el proceso de indexación sea sencillo y fluido.
Así es como funciona:
1. Paso 1: Ingesta y captura
Primero, se capturan los documentos desde cualquier fuente, ya sea un escáner, una bandeja de entrada de correo electrónico o cargas directas.
El sistema de Dokmee puede configurarse con reglas automáticas, como extraer todos los archivos de una bandeja “facturas”.
2. Paso 2: Reconocimiento y extracción de datos con OCR
Muchos documentos empresariales son escaneos o PDF basados en imágenes. La tecnología de OCR convierte estas imágenes en texto buscable. El OCR basado en IA de Dokmee alcanza hasta un 99% de precisión, asegurando que no se pierda ningún dato.
Luego, la IA realiza una extracción automática de datos. Identifica y extrae información clave como números de factura, nombres de clientes y fechas de contratos.
3. Paso 3: Etiquetar, clasificar y archivar
Con los datos importantes extraídos, el sistema crea automáticamente etiquetas de metadatos y clasifica el documento.
- Por ejemplo, identifica un documento como “contrato”, lo etiqueta con el nombre del cliente y la fecha de entrada en vigor, y lo archiva en la carpeta correcta de “Contratos Activos”.
Este proceso no requiere intervención humana en absoluto.
4. Paso 4: Asegurar y hacer buscable
El documento se almacena ahora de manera segura en el repositorio centralizado, indexado y se puede buscar al instante.
Los usuarios pueden encontrar lo que necesitan en segundos, no sólo por palabras clave, sino buscando conceptos, fechas o cualquier información relacionada.
Beneficios del indexado de documentos con IA
Son muchos los beneficios de migrar a un sistema basado en IA. Son claros y respaldados por datos.
Reducir errores manuales
Reemplazar la entrada manual de datos te ayuda a eliminar la tasa de errores del 1–4% que cuesta millones a las empresas en correcciones y malas decisiones. Esto garantiza que tus datos sean fiables y que tus equipos trabajen con información precisa.
Recuperar tiempo perdido
Los trabajadores del conocimiento dedican hasta 2,5 horas al día sólo a buscar información.
La indexación con IA recupera ese tiempo. Permite que tu equipo se enfoque en actividades estratégicas y generadoras de ingresos en lugar de tareas administrativas que consumen mucho tiempo.
Encuentra cualquier cosa
Deja de buscar palabras clave y comienza a encontrar respuestas.
La búsqueda contextual te permite hacer preguntas como “todos los contratos que vencen en los próximos 90 días” y obtener resultados inmediatos. Esta tarea, de otro modo, tomaría días de revisión manual a tus empleados.
Habilitar trabajo remoto e híbrido seguro
Un ECM centralizado, accesible desde la nube, garantiza que todos los miembros del equipo, sin importar dónde estén, puedan encontrar y trabajar con la misma información de forma segura.
Todos los accesos y acciones se registran en un informe de auditoría. Así se mantiene la gobernanza eficaz para una fuerza laboral distribuida.
Aumenta la productividad
Se espera que la cantidad de datos globales más que se duplique entre 2022 y 2026, según IDC research.
Sin un sistema de IA, tendrías que gastar una cantidad exponencial de dinero para contratar a más personal administrativo. Los sistemas de IA pueden manejar este crecimiento explosivo sin agotar tu presupuesto.
Diego Gilmour, gerente de proyectos en Getir, señaló: “[…] gestión sencilla de múltiples archivos de proyectos sin correr riesgo de perder documentos ni información del negocio. Dokmee ECM permite al equipo trabajar junto en varios proyectos y acceder fácilmente a planos y muchos otros archivos desde zonas remotas, además la carga es eficaz.”
Aplicaciones del mundo real para el indexado de documentos con IA
La utilidad del indexado de documentos con IA se vuelve evidente al aplicarlo a retos específicos de la industria.
Así es como diferentes sectores pueden usar esta tecnología para aumentar la eficiencia y el cumplimiento:
- Salud: Un hospital puede usar la indexación con IA para capturar y clasificar automáticamente historias clínicas, resultados de laboratorio e información de facturación. El sistema extrae la información del paciente y garantiza que cada documento esté correctamente archivado y sea accesible instantáneamente para auditorías o atención al paciente, todo cumpliendo HIPAA.
- Finanzas y banca: Al procesar solicitudes de préstamo, un banco puede capturar e indexar al instante todos los documentos de respaldo. La IA extrae datos financieros, señala información faltante y deriva la solicitud completa al analista adecuado. Puede reducir el tiempo de procesamiento de semanas a días.
- Despachos jurídicos: Los abogados pueden indexar automáticamente miles de archivos de casos, contratos y documentos probatorios. Pueden usar la búsqueda contextual para encontrar cualquier documento relacionado con un precedente o cláusula específica en segundos, lo que reduce el tiempo de investigación manual y refuerza la preparación del caso.
- Recursos humanos: Un departamento de RRHH puede automatizar la indexación de solicitudes de empleados, papeles de incorporación y evaluaciones de desempeño. La IA puede etiquetar documentos con el nombre del empleado, departamento, etc. Crea un expediente completo y fácilmente buscable que garantiza el cumplimiento y simplifica la gestión.
Cómo calcular el ROI del indexado de documentos con IA
Las ganancias en productividad son significativas, pero lo que verdaderamente construye el caso empresarial es el retorno financiero de la inversión (ROI). Puedes estimar tu ROI potencial con un cálculo sencillo:
1. Paso 1: Calcula el ahorro de tiempo
(Número de empleados) x (horas ahorradas por semana buscando) x (costo promedio por hora de empleado) x (52 semanas) = Ahorro anual de tiempo
2. Paso 2: Calcula el ahorro por reducción de errores
(Número de documentos procesados mensualmente) x (1% tasa de error manual) x (costo promedio por error) x (12 meses) = Ahorro anual por reducción de errores
3. Paso 3: Determina tu ROI
(Ahorro anual de tiempo + ahorro anual por reducción de errores – costo anual de software) / (costo anual de software) x 100 = ROI %
Para muchas organizaciones, los ahorros por eliminar errores costosos y recuperar miles de horas de productividad perdida resultan en un ROI positivo en el primer año.
Cómo se compara Dokmee con otras plataformas ECM
Plataformas como Laserfiche y M-Files ofrecen funciones de indexado, pero Dokmee destaca por su combinación de flexibilidad, facilidad de uso y automatización potente impulsada por IA. Así se compara con las alternativas:
| Funcionalidad | Dokmee | M-Files | Laserfiche |
|---|---|---|---|
| Enfoque | Sistema flexible e integral para captura, indexado y flujo de trabajo. | Orientado a metadatos; organiza el contenido por «qué es». | Orientado a procesos; destaca en automatización compleja de flujos de trabajo. |
| Indexado IA | OCR avanzado y extracción de datos impulsada por IA, central en su módulo de captura. | La IA es clave en su clasificación basada en metadatos. | Fuertes capacidades de IA para automatización y captura. |
| Implementación | Máxima flexibilidad: local, nube o modelos híbridos. | Enfocado principalmente a la nube, con opción local. | Opciones en la nube y en local disponibles. |
| Facilidad de uso | Interfaz intuitiva, tipo Windows, requiere capacitación mínima. | Curva de aprendizaje moderada por su modelo único de metadatos. | Curva de aprendizaje más alta, suele requerir más configuración. |
| Mercado objetivo | Escalable de pymes a grandes empresas en todas las industrias. | Más adecuado para grandes empresas con estructuras complejas de información. | Fuerte en grandes empresas e industrias reguladas como gobierno. |
Indexa tus documentos automáticamente con Dokmee
Se prevé que el mercado global de Gestión de Contenidos Empresariales supere los 150.000 millones de dólares para 2032 por la necesidad de gestionar en forma inteligente el crecimiento masivo de datos. Las organizaciones que no adopten herramientas modernas se quedarán atrás.
Un sistema de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) con indexado de documentos por IA es una necesidad para cualquier negocio moderno. Transforma tus archivos documentales de un centro de costos a un activo estratégico e inteligente.
El sistema de Gestión de Contenidos Empresariales intuitivo y escalable de Dokmee puede simplificar el almacenamiento documental, automatizar tus flujos de trabajo y mejorar el cumplimiento. Deja de buscar y empieza a encontrar.
Contáctanos para una demostración gratuita y conoce la IA de Dokmee en acción
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es el indexado de documentos en IA?
El indexado de documentos con IA es el uso de inteligencia artificial para leer, categorizar y etiquetar automáticamente los documentos según su contenido.
Este proceso utiliza OCR y extracción automática de datos para que los archivos sean fácilmente localizables por su significado, no sólo por palabras clave.
2. ¿Puede la IA crear un índice?
Sí. La IA lee un documento y genera un índice enriquecido de etiquetas de metadatos según la información que contiene, como fechas, nombres, importes y otros datos relevantes. Esto es mucho más exhaustivo que lo que una persona ingresaría manualmente.
3. ¿Puede la IA organizar un documento?
Sí. En función de su contenido, la IA puede clasificar automáticamente un documento (como factura, contrato, curriculum, etc.) y archivarlo en la carpeta digital correcta según reglas predefinidas del negocio. Permite la verdadera automatización de flujos de trabajo.
4. ¿Cuál es la diferencia entre indexado de datos e indexado de documentos?
La indexación de datos es un término general para estructurar cualquier tipo de dato para su recuperación rápida.
El indexado de documentos con IA es una aplicación específica de la indexación de datos, centrada en comprender y organizar el contenido no estructurado en documentos como PDFs, correos y escaneos.
5. ¿Cómo garantiza Dokmee la seguridad de los documentos indexados?
Dokmee ofrece seguridad de nivel empresarial con funciones como trazabilidad completa de auditoría, restricciones granulares de usuario a nivel de archivo y carpeta, e integración con Active Directory para que sólo los usuarios autorizados accedan a información sensible.
