DMS automobile : Système de gestion documentaire vs Système de gestion de concession

Vous recherchez un logiciel automobile et vous voyez « DMS » partout.

Les commerciaux utilisent ce terme comme si tout le monde comprenait exactement de quoi il s’agit. Petite surprise, ils parlent probablement de deux systèmes totalement différents.

Le secteur automobile a l’habitude déroutante d’utiliser « DMS » aussi bien pour les systèmes de gestion documentaire que pour les systèmes de gestion de concession. S’ils partagent le même acronyme, ils répondent à des problématiques totalement différentes pour votre concession.

L’un gère vos papiers et casse-têtes de conformité.

L’autre pilote toute votre concession.

Les deux sont indispensables, mais comprendre qui fait quoi peut vous éviter des erreurs coûteuses et des opportunités manquées.

Système de gestion documentaire vs Système de gestion de concession

Clarifions la confusion une bonne fois pour toutes. Voici ce que chaque système fait exactement et pourquoi votre concession peut avoir besoin des deux :

Système de gestion documentaire (Document DMS)

Un système de gestion documentaire (DMS) est votre armoire à archives numérique surpuissante. Il capture, stocke, organise et sécurise tous vos documents de concession, des contrats de vente et dossiers d’entretien jusqu’aux fichiers RH et contrats fournisseurs.

Pensez au-delà du simple stockage de fichiers.

Votre DMS documentaire inclut la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les documents scannés consultables, l’automatisation des workflows pour acheminer automatiquement les validations et des fonctions de sécurité protégeant les données sensibles de vos clients.

L’objectif principal du système est d’éliminer le désordre documentaire. Il vous aide à respecter les exigences de conformité et de conservation et donne à votre équipe un accès instantané à tout document nécessaire.

Les systèmes de gestion de contenus d’entreprise (ECM) sont aussi évoqués parmi les solutions existantes. Ils gèrent une gamme de contenus plus vaste encore.

Pour bien comprendre la différence entre tous ces systèmes, consultez notre article sur DMS vs ECM.

Système de gestion de concession (Dealer DMS)

Un système de gestion de concession est la colonne vertébrale de votre concession.

Pensez-y comme à un employé qui tient un registre parfait de tout : il gère les stocks, suit les processus de vente, gère les rendez-vous d’entretien, traite les financements et relie tous vos départements à travers des workflows intégrés.

Votre DMS concession sait quels véhicules sont sur le parc, suit les interactions clients du premier contact à la vente finale, gère l’historique d’entretien, et s’intègre aux outils constructeurs pour les primes et garanties.

Ce système se concentre sur la gestion opérationnelle de la concession, pas sur la gestion des documents générés par cette activité.

Comparaison côte à côte

Ce tableau résume les principales différences entre les deux types de DMS.

N’oubliez pas, ces systèmes ne sont pas interchangeables, même s’ils sont tous deux indispensables.

Ils se complètent plus qu’ils ne se concurrencent. Votre DMS concession gère les opérations, quand votre DMS documentaire assure la gestion des papiers générés par ces opérations.

Pourquoi les concessions ont besoin des deux systèmes de gestion

Les concessions modernes génèrent une quantité massive de documents que les DMS de gestion de concession n’ont tout simplement pas été conçus pour gérer efficacement.

Votre DMS concession est excellent pour suivre les ventes de véhicules mais a bien du mal à organiser les contrats, les documents de financement et les dossiers de conformité générés par ces ventes.

C’est là que le manque devient coûteux : quand votre équipe ne parvient pas à retrouver rapidement un contrat signé, que les RH perdent des heures à rechercher une attestation employé, ou qu’une demande d’audit devient une chasse au trésor documentaire d’une semaine.

Les systèmes de gestion documentaire comblent ces lacunes opérationnelles en apportant :

• Stockage centralisé des documents

Chaque contrat, dossier d’entretien et document administratif vit dans un seul emplacement consultable, au lieu d’être dispersé entre plusieurs services, armoires ou ordinateurs personnels.

• Conformité automatisée

Les différents types de documents ont différents exigences de conservation.

Votre système applique automatiquement les politiques adéquates et vous alerte avant l’expiration ou le renouvellement de documents importants.

• Intégrations transparentes

Plutôt que de remplacer vos systèmes existants, un DMS documentaire s’interconnecte avec votre DMS de concession, votre CRM et vos logiciels de comptabilité.

Cela crée un écosystème d’information unifié pour que vos collaborateurs n’aient pas à jongler entre différentes applications ou à faire circuler des documents via des canaux peu sûrs avant qu’ils n’arrivent à destination.

• Mesures de sécurité renforcées

Les informations financières des clients, dossiers du personnel et données propriétaires du constructeur sont protégées via le chiffrement, les contrôles d’accès et des audits détaillés répondant aux exigences internes et réglementaires.

Les DMS sont conçus pour offrir une sécurité de niveau bancaire, et l’une de leurs principales fonctionnalités est la gestion d’accès et de versions ainsi que la traçabilité fine des documents.

Avantages de la gestion documentaire en concession

Mettre en place la gestion documentaire transforme l’activité d’une concession de façon mesurable :

• Gagnez du temps

Vos collaborateurs consacrent en moyenne 1,8 heure par jour à chercher des documents. Avec la recherche via OCR, retrouver n’importe quel document prend quelques secondes plutôt que des minutes ou des heures.

Cela libère du temps pour se concentrer sur la relation client, ce qui se répercute favorablement sur vos indicateurs de satisfaction.

• Réduisez les coûts

Le stockage numérique élimine l’archivage physique, coûteux à acheter et à entretenir selon la taille de votre concession. Vous économisez sur l’espace de stockage, la reproduction et la recréation de documents.

Dès la première année, vous constaterez une importante baisse des frais administratifs.

• Renforcez la sécurité et la conformité

Les DMS sont pensés avec un niveau de sécurité bancaire.

Des solutions comme Dokmee offrent des accès par rôles qui vous permettent de déterminer précisément qui voit quoi. Ainsi, les données confidentielles restent protégées.

La fonction “audit trail”, c’est-à-dire la traçabilité détaillée des fichiers, répond aussi aux exigences réglementaires. Bref, les failles de sécurité deviennent presque impossibles, car chaque accès est contrôlé et authentifié.

• Améliorez la collaboration d’équipe

Un DMS est conçu pour permettre à vos équipes de collaborer au maximum de leur potentiel.

Les conseillers après-vente accèdent instantanément à l’historique des véhicules, les managers des ventes peuvent consulter les dossiers depuis n’importe où et les équipes F&I traitent les contrats sans attendre le transit du papier entre services.

• Optimisez l’expérience client

Lorsque le personnel accède rapidement à l’historique complet du client, à ses dossiers de service et d’achat, chaque interaction devient plus fluide et informée.

Votre concession en bénéficie directement : un service client phénoménal fidélise vos clients, qui laissent des avis positifs et attirent encore plus de clientèle vers vous.

Cas d’usage de la gestion documentaire en concession

Après les bénéfices, voyons des exemples concrets où la gestion documentaire transforme le fonctionnement d’une concession :

Cas d’usage 1 : Contrats de vente et documents de financement

Une concession dynamique traite des centaines de ventes de véhicules chaque mois. Chaque vente génère plusieurs documents : bons de commande, contrats de financement, dossiers de reprise, extensions de garantie et demandes de primes constructeurs.

Le problème, c’est que les contrats de vente sont parfois mal classés, les documents de financement disparaissent lors des validations et les clients appellent pour obtenir des copies ou des documents qui prennent des heures à retrouver. Les responsables F&I perdent donc du temps à refaire les papiers au lieu de conclure les dossiers.

Comment un DMS peut-il changer la donne ?

• Capture automatisée : Les documents sont numérisés directement dans le système, l’OCR extrait les noms de clients, numéros VIN et dates de contrat. Cette fonction s’appelle “capture documentaire”.
• Routage intelligent : Le financement est envoyé automatiquement vers les bons organismes grâce à des règles prédéfinies
• Recherche immédiate : Tout collaborateur peut retrouver un dossier client en quelques secondes par nom, VIN ou numéro de contrat
• Audit trail : Historique complet des accès pour répondre aux exigences des organismes de financement et de la réglementation

Résultat : le temps de traitement des contrats est divisé par deux et la satisfaction client augmente grâce à une gestion plus rapide. La conformité F&I aussi devient automatique.

Cas d’usage 2 : Gestion RH et dossiers du personnel

Les concessions emploient des équipes variées qui nécessitent diverses certifications, attestations de formation et documents de conformité.

Par exemple, les techniciens ont besoin de certifications ASE, les vendeurs doivent suivre des modules constructeurs, et tous les salariés disposent de documents d’intégration et d’évaluations de performance.

Mais les certifications expirent sans avertissement, les attestations de formation se perdent lors des changements de personnel, et les audits RH deviennent des procédures manuelles fastidieuses impliquant de multiples systèmes et départements.

Voici comment un DMS vous sauve la mise :

• Suivi des certifications : alertes automatiques à l’approche de l’expiration
• Intégration des formations : les certificats numériques de formation sont importés et classés sans intervention
• Onboarding automatisé : les documents d’intégration suivent un circuit standard avec notifications pour les pièces manquantes
• Gestion des entretiens : Les cycles d’évaluation déclenchent automatiquement les demandes et validations de documents

Avec un DMS, les échéances sont respectées, les processus RH sont simplifiés et la préparation des audits devient routinière plutôt que dans l’urgence.

Cas d’usage 3 : Contrôle documentaire marketing et fournisseurs

Les concessions gèrent de multiples partenaires : constructeurs, agences pub, fournisseurs de pièces et prestataires de services. Chaque partenariat génère des documents : contrats, certificats de garantie, validations coop marketing et attestations de conformité.

Les problèmes arrivent quand les validations de coop sont refusées à cause d’une pièce manquante, les contrats fournisseurs expirent sans être renouvelés, ou pire, les dossiers de garantie sont incomplets et les réclamations rejetées.

Résultat : votre équipe marketing refait des campagnes au lieu de capitaliser sur les précédentes.

Un DMS aide à chaque étape. Par exemple :

• Portail fournisseur : Les prestataires déposent directement les documents dans les dossiers dédiés
• Workflow de validation : Les supports marketing suivent un circuit d’approbation constructeur automatisé
• Gestion des contrats : Les alertes de renouvellement et la gestion de versions garantissent que les bonnes versions sont toujours accessibles
• Archives de campagnes : Les supports de campagnes performantes deviennent des modèles pour l’avenir

Au final, vos taux de validation coop s’envolent, la conformité fournisseur devient proactive et vos équipes lancent plus vite des campagnes grâce à des bibliothèques de ressources réutilisables.

Dokmee peut-il devenir votre gestion documentaire automobile ?

Absolument.

Si Dokmee ne remplace pas les fonctions opérationnelles de votre DMS de concession (gestion de stock, CRM ou intégration constructeur), il excelle en tant que socle pour l’organisation et la conformité documentaire indispensable à toute concession moderne.

Dokmee a déjà fait ses preuves dans tous les secteurs et présente plusieurs avantages clés pour votre concession, notamment :

• Souplesse multi-secteur
• Capacités d’intégration transparente
• Fonctionnalités avancées de sécurité
• Déploiement économique

La stratégie la plus avisée consiste à utiliser votre DMS concession pour piloter votre activité et Dokmee pour organiser, sécuriser et fluidifier tous les documents générés par cette activité.

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Questions fréquentes

Quelle est la différence entre DMS documentaire et DMS de concession ?

Le DMS documentaire organise et gère la paperasse, tandis que le DMS de concession pilote les opérations comme la gestion des stocks, ventes et plannings atelier. Ils remplissent des rôles différents mais complémentaires.

Un système de gestion documentaire peut-il remplacer mon DMS de concession ?

Si le DMS documentaire et le DMS de concession fonctionnent mieux ensemble, un ECM peut tout englober puisqu’il peut gérer les stocks et s’interfacer avec un CRM.

Comment la gestion documentaire s’intègre-t-elle à mes logiciels en concession ?

Les solutions modernes comme Dokmee s’intègrent via API et workflows automatisés. Elles se connectent à votre DMS de concession, logiciel de comptabilité et autres applications métiers.

Quelles obligations de conformité la gestion documentaire automobile couvre-t-elle ?

Les DMS documentaires aident à gérer les politiques de conservation, les exigences de traçabilité, la confidentialité et la conformité constructeur, grâce à des contrôles automatisés et des rapports détaillés.

Quel est le délai de ROI après la mise en place d’une gestion documentaire ?

La majorité des concessions constatent un retour sur investissement en 3 à 6 mois grâce à la réduction des coûts administratifs, un traitement documentaire accéléré et une meilleure efficacité opérationnelle.