Quelles sont les meilleures alternatives à OnBase en 2026 ?

OnBase est une solution ECM puissante, cependant, de nombreux utilisateurs la trouvent écrasante, coûteuse et difficile à maintenir.

Cela signifie que votre équipe n’utilisera pas correctement la plateforme, ce qui pourrait mener à un chaos : documents manquants, workflows incomplets, gaspillage de ressources.

Pour tirer le meilleur parti de votre ECM, vous devez trouver un logiciel qui correspond à la culture de votre entreprise.

Aujourd’hui, nous vous présentons les 5 meilleures alternatives à OnBase, avec différents niveaux de complexité et d’automatisation.

Qu’est-ce que OnBase ?

OnBase est le principal ECM de Hyland et une plateforme d’automatisation des workflows. Comme d’autres outils ECM, il gère le contenu de votre entreprise et dispose d’un concepteur de workflows sans code.

Cependant, si vous envisagez d’utiliser OnBase, il faudra une équipe IT pour gérer la configuration.

Au-delà du stockage de documents et de l’automatisation des workflows, OnBase intègre la gestion des dossiers, l’archivage, ainsi que l’intégration avec d’autres systèmes métiers tels que SAP, Oracle, Workday, Epic et Salesforce.

OnBase est reconnu pour sa capacité à s’adapter à des besoins métiers spécifiques grâce à des workflows configurables plutôt que du développement personnalisé.

Cette flexibilité le rend adapté aux organisations qui traitent de grands volumes de contenu non structuré, y compris des déclarations de sinistres, factures, dossiers de candidature, contrats, dossiers patients, documents RH et de conformité.

Par exemple, les hôpitaux peuvent utiliser OnBase pour gérer les dossiers d’admission patients et s’intégrer avec les SIH ; les universités peuvent simplifier la gestion des dossiers d’admission et d’aide financière ; les banques peuvent utiliser OnBase pour automatiser l’origination de crédits ; les collectivités gèrent les permis, dossiers et archives publiques.

OnBase offre aussi des tableaux de bord personnalisables où vous pouvez visualiser des données importantes sans devoir fouiller dans vos fichiers.

Quand OnBase est-il adapté ?

OnBase est adapté si vous avez besoin de bien plus qu’un simple système de stockage documentaire.

Il est pertinent dans les environnements où le contenu est au cœur de l’activité quotidienne, en particulier le contenu nécessitant une protection pour respecter les réglementations légales.

OnBase peut également être utilisé, par exemple, pour acheminer automatiquement les factures de la comptabilité fournisseurs vers l’approvisionnement et la finance.

Autre exemple : les métiers axés sur des dossiers. Par exemple, les experts d’assurance traitant des sinistres, les spécialistes RH gérant le parcours collaborateurs, ou les travailleurs du secteur public traitant des demandes d’assistance.

OnBase peut fonctionner en synergie avec d’autres systèmes d’entreprise. Vous n’aurez donc pas à remplacer votre pile applicative existante.

OnBase est aussi bien adapté aux organisations ayant des exigences complexes en matière de sécurité ou de conservation.

Par exemple, une clinique qui doit respecter la réglementation HIPAA et archiver des données à long terme, ou une institution soumise à la réglementation FDIC, SOX ou FFIEC.

OnBase est généralement choisi par des grandes ou moyennes entreprises avec un volume documentaire élevé, des processus à étapes multiples ou des équipes distribuées.

Quand OnBase est-il la bonne solution ?

Si vous êtes une petite entreprise avec un besoin simple de stockage de documents, si vous cherchez une plateforme légère, ou si vous ne pouvez pas vous permettre une équipe IT interne ou la formation de vos collaborateurs.

Pourquoi les utilisateurs recherchent-ils une alternative à OnBase ?

Bien que OnBase soit une plateforme ECM solide, de nombreux utilisateurs cherchent des alternatives. C’est peut-être aussi votre cas.

Mais pourquoi ?

OnBase est un logiciel particulièrement complexe, nécessitant beaucoup de temps et d’expertise pour sa configuration, incluant des administrateurs spécialisés, des développeurs certifiés et une implication quotidienne de l’IT. Cela veut dire qu’il vous faut une équipe dédiée spécifiquement à votre ECM, ce qui, au lieu d’alléger la charge, l’alourdit.

Si vous êtes une PME, la courbe d’apprentissage peut sembler abrupte et le système difficile à maintenir.

Le coût est également une préoccupation fréquente. Licences, hébergement, maintenance annuelle et prestations professionnelles peuvent rapidement s’accumuler, notamment si vous ajoutez plusieurs modules ou workflows complexes.

Beaucoup d’utilisateurs signalent aussi que les mises à jour peuvent être perturbantes, nécessitant beaucoup de tests et de planification, ce qui rend difficile la transformation digitale rapide des organisations.

L’interface utilisateur, bien qu’améliorée récemment, est parfois jugée vieillissante comparée à des outils SaaS plus modernes proposant une interface épurée et des configurations en libre-service.

Par ailleurs, l’architecture traditionnelle d’OnBase est moins pensée pour le cloud que celle des plateformes récentes, ce qui peut limiter la scalabilité et l’agilité, sauf si vous basculez finalement vers l’offre cloud de Hyland.

Enfin, l’intégration est généralement performante, mais nécessite souvent des connecteurs ou des services professionnels qui ajoutent des coûts et retards supplémentaires.

Pour toutes ces raisons, certains utilisateurs recherchent des alternatives offrant une administration plus simple, un coût de possession total moindre, un déploiement plus rapide et des capacités cloud-native plus modernes.

5 meilleures alternatives à OnBase

Si vous êtes concerné par ces problématiques, que ce soit actuellement ou avant d’investir dans la solution, nous avons compilé une liste de 5 alternatives à OnBase, hors de l’écosystème Hyland.

Toutes ces alternatives sont moins complexes qu’OnBase, mais présentent quelques limites que nous détaillerons.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

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Pourquoi Dokmee est-il une bonne alternative à OnBase ?

Dokmee est idéal pour les organisations qui souhaitent une solution ECM plus simple et plus abordable, sans le poids technique habituellement associé à OnBase.

Il offre la gestion documentaire, le routage des workflows et un stockage sécurisé, sans exiger d’administration de système avancée.

Beaucoup d’équipes de petite à moyenne taille choisissent Dokmee car il se déploie rapidement, s’intègre avec les outils quotidiens et propose de puissantes capacités de capture à un coût total moindre.

Dokmee propose à la fois une GED et un ECM, et vous pouvez ajouter d’autres modules comme Capture, e-Forms, Page Counter, etc. Cela en fait une solution simple, propre et évolutive.

Points forts de Dokmee

• Interface intuitive, simple à prendre en main même pour les équipes non techniques
• Numérisation, indexation et OCR
• Partage sécurisé et traçabilité des fichiers
• Options cloud et sur site
• Création de workflows de base pour la validation et les tâches
• Workflow avancé pour les utilisateurs plus techniques
• API pour des intégrations simples

À noter : Dokmee peut rencontrer ses limites pour des workflows très complexes ou des déploiements à grande échelle, même si l’équipe support Dokmee peut vous accompagner.

2. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Notes

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Pourquoi M-Files est-il une bonne alternative à OnBase ?

M-Files se distingue par son approche par métadonnées : les documents sont organisés selon ce qu’ils sont plutôt que leur emplacement de stockage.

Cela permet de réduire considérablement les silos d’information et les doublons. Ce système d’organisation est pertinent si vos équipes doivent accéder aux mêmes documents dans des contextes différents.

Par exemple, pour l’entrée en relation client, les départements juridique et finance auront tous deux besoin des contrats signés. Le document restera unique, mais portera des métadonnées telles que nom du client, type, etc.

Comparé à OnBase, il offre un classement moderne propulsé par l’IA et une meilleure intégration avec les environnements Microsoft 365.

L’inconvénient : il faut au départ structurer l’organisation par métadonnées, ce qui peut dérouter les utilisateurs habitués aux arborescences classiques.

Points forts de M-Files

• Indexation IA et classification par métadonnées
• Workflows automatisés et gestion du cycle de vie documentaire
• Intégrations Microsoft 365 et Teams
• Options cloud, hybride et sur site
• Gestion de conformité
• Recherche avancée

À noter : la configuration par métadonnées nécessite de la formation et une planification rigoureuse.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

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Pourquoi DocuWare est-il une bonne alternative à OnBase ?

DocuWare se distingue par son architecture cloud, son déploiement rapide et l’automatisation des processus métier tels que la facturation, l’intégration RH et la revue de contrats.

En plus de la gestion documentaire, DocuWare se focalise sur la gestion des workflows et des tâches, ce qui le rend particulièrement adapté si votre organisation fonctionne avec des circuits d’approbation.

Comparé à OnBase, DocuWare est généralement plus simple à déployer et à maintenir.

En revanche, par rapport à d’autres plateformes ECM, DocuWare peut sembler un peu limité puisqu’il propose moins d’options avancées pour des besoins très spécialisés.

Points forts de DocuWare

• Automatisation de la facturation et indexation intelligente
• Capture intelligente de documents avec IA intégrée
• Architecture cloud-native
• Concepteur de workflows en glisser-déposer
• Intégrations avec ERP, CRM et SIRH

À noter : Les cas très spécifiques ou workflows complexes nécessitent parfois des contournements.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Pourquoi Laserfiche est-il une bonne alternative à OnBase ?

Laserfiche est une plateforme ECM populaire et robuste, qui propose l’automatisation des workflows, des analyses avancées et des formulaires électroniques.

Beaucoup de collectivités, établissements d’enseignement et grandes entreprises la choisissent car elle associe gestion documentaire et automatisation des processus (BPA).

Son concepteur de workflows sans code est plus simple que le paramétrage d’OnBase et offre une bonne visibilité sur la performance des processus.

Cela dit, si vous recherchez moins de complexité qu’OnBase, Laserfiche n’est peut-être pas la meilleure alternative.

La plateforme requiert souvent des administrateurs formés pour des déploiements à grande échelle et peut sembler un peu datée sur certains aspects d’interface.

Points forts de Laserfiche

• Gestion documentaire avancée avec permissions fines
• Automatisation des processus et tableaux de bord analytics
• Laserfiche Forms pour créer des formulaires numériques
• Intégrations avec CRM, ERP, systèmes étudiants et SIRH
• Options cloud, hybride et sur site

À noter : Certaines interfaces de configuration paraissent datées, et les très grands déploiements peuvent nécessiter des prestations professionnelles.

5. FileBound

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 3,9/5 | Capterra 3,8/5

Pourquoi FileBound est-il une bonne alternative à OnBase ?

FileBound est conçu pour la simplicité et l’accessibilité, ce qui en fait une alternative intéressante pour une gestion documentaire et des workflows sans la complexité d’une solution d’entreprise.

L’approche cloud-first et l’interface épurée favorisent une prise en main rapide, par exemple pour les services compta, RH ou étudiants.

C’est une bonne option si vous avez une petite équipe ou si vous souhaitez démarrer sur une solution légère et simple. En revanche, FileBound atteindra vite ses limites si vous recherchez des fonctions avancées ou beaucoup d’automatisation.

Points forts de FileBound

• Interface facile à appréhender pour des équipes non techniques
• Plateforme cloud-native avec déploiement rapide
• Routage automatisé et workflows métiers
• Formulaires électroniques et capture documentaire
• Intégration via APIs et connecteurs prêts à l’emploi

À noter : Capacités limitées pour workflows très complexes ou besoins sectoriels spécifiques en conformité.

Choisissez le bon ECM

Le choix d’une solution ECM dépend en fin de compte de vos objectifs, ressources IT, volume documentaire et complexité des workflows.

Même si OnBase reste solide, de plus en plus d’entreprises recherchent aujourd’hui des outils avec déploiement plus rapide, administration simplifiée et un coût réduit sur le long terme.

Des plateformes comme Dokmee, M-Files, DocuWare, Laserfiche et FileBound répondent à ces besoins de différentes manières : architecture cloud-native, organisation par métadonnées, workflows simplifiés ou interface conviviale.

L’alternative idéale n’est pas forcément celle avec le plus de fonctionnalités, mais celle qui s’aligne réellement avec la façon de travailler de vos équipes.

Avec un ECM adapté, votre équipe pourra enfin se concentrer sur la productivité et la transformation plutôt que sur des tâches documentaires fastidieuses et des infrastructures obsolètes.

Si vous pensez que Dokmee correspond à vos critères, réservez une démo gratuite dès maintenant.