Revue FileBound : fonctionnalités et avis d’utilisateurs réels

Seuls 19% des PME ont choisi le bon logiciel pour numériser leur entreprise.

Pourquoi cela arrive-t-il ? Manque de recherche.

Dans cette revue de FileBound, nous analysons ce DMS et logiciel d’automatisation des workflows afin de vous aider à décider s’il est adapté à votre petite entreprise.

De plus, une excellente alternative si vous décidez qu’il ne répond pas à vos besoins.

Qu’est-ce que le logiciel FileBound ?

FileBound est un logiciel ECM appartenant à Upland. Il combine l’automatisation des workflows et la gestion documentaire.

Il vous permet de capturer, diriger, examiner, approuver et accéder facilement aux documents à tout moment, car il s’agit d’une solution basée sur le cloud.

FileBound est généralement utilisé par des associations, des écoles, des organismes gouvernementaux, des services RH et d’autres entreprises pour gérer les comptes fournisseurs ou l’administration.

FileBound peut vous aider à améliorer la collaboration d’équipe en réduisant les tâches manuelles et en centralisant la gestion des contenus.

Il propose une interface intuitive, une configuration des workflows sans code et un accès cloud qui rend l’automatisation accessible aux équipes de toute taille.

Parmi ses fonctionnalités, on retrouve un constructeur de workflows par glisser-déposer, un stockage documentaire, la gestion multimédia, l’étiquetage et la numérisation de documents, le partage de fichiers, le contrôle des versions, ainsi qu’un portail eForms.

FileBound s’associe à des prestataires d’intégration et de services pour étendre les fonctionnalités, notamment Dell Boomi et divers systèmes ERP, RH et CRM.

Principales fonctionnalités de FileBound

FileBound décompose ses fonctionnalités en 3 grands volets : gestion documentaire, automatisation des workflows et formulaires électroniques.

Gestion documentaire

Le DMS de FileBound est un référentiel cloud où vous pouvez importer, gérer et accéder à l’ensemble de vos documents et données.

La plateforme prend en charge divers types de fichiers, notamment les images numérisées, les PDF, les documents Word, les emails, les fichiers audio et vidéo.

Grâce à l’intégration avec les ERP et CRM, vous pouvez importer et récupérer les données de votre pile d’outils depuis une seule plateforme, en utilisant une recherche basée sur les métadonnées pour une récupération rapide.

Elle inclut des alertes personnalisables et des tableaux de bord utilisateurs pour vous tenir au courant de toutes les mises à jour.

Pour protéger vos documents dans le système, les administrateurs peuvent configurer les autorisations utilisateur et les contrôles d’accès.

Le DMS de FileBound enregistre également les pistes d’audit avec des historiques de versions où chaque mouvement est tracé.

Ce DMS propose une solution de gestion documentaire évolutive, sécurisée et conviviale qui numérise et protège le contenu de votre entreprise.

Automatisation des workflows

L’automatisation des workflows de FileBound dispose d’un constructeur par glisser-déposer pour concevoir et modifier des processus via une interface sans code.

Vous pouvez créer votre workflow à partir d’un modèle, ce qui est utile pour les tâches standards, ou créer des processus sur-mesure adaptés à vos besoins spécifiques.

Par exemple, vous pouvez choisir un modèle pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs en RH, ou créer de nouveaux workflows pour des projets ponctuels.

Des règles automatisées garantissent la circulation des documents, formulaires et données ente les collaborateurs et les départements, déclenchant des alertes, signatures électroniques et événements planifiés si nécessaire.

Chaque étape du workflow est automatiquement tracée pour assurer des pistes d’audit complètes et une documentation de conformité. Les tableaux de bord et analyses en temps réel offrent une vue sur la performance des processus, aidant les organisations à repérer les goulets d’étranglement et optimiser leur efficacité.

Formulaires électroniques et portail eForms

La fonctionnalité e-Forms propose également un concepteur par glisser-déposer pour créer des formulaires personnalisables, convertir des PDF existants en format électronique et renforcer la sécurité en limitant l’accès par mot de passe ou codes d’utilisation.

Les utilisateurs peuvent remplir un formulaire et joindre des pièces justificatives (reçus, documents de vérification ou photos) depuis n’importe quel appareil, à tout moment.

Le système prend en charge les signatures électroniques afin de garantir des validations sécurisées et accélérer les délais de traitement.

Une fois un formulaire soumis, FileBound l’intègre automatiquement dans les workflows définis ou systèmes externes (ERP, DMS, SIRH) selon les règles métier configurées.

La fonctionnalité eForms est généralement utilisée pour les demandes de service client, les candidatures bénévoles, les formulaires d’inscription, les formulaires publics, l’onboarding, les demandes de congés, etc.

Que disent les utilisateurs ?

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 3,9/5 | Capterra 3,8/5

Les utilisateurs emploient FileBound au quotidien pour automatiser les workflows et stocker des documents. Beaucoup y voient un tremplin lors de la transition d’un système papier à un système numérique.

Un bénéfice majeur de FileBound est la personnalisation des workflows et formulaires électroniques, permettant aux utilisateurs de modéliser leurs processus sur-mesure.

Cependant, pour beaucoup, l’interface semble un peu datée et certaines fonctions modernes comme l’OCR manquent.

En résumé, il s’agit d’un bon DMS si vous recherchez un système simple pour faciliter les processus de routine.

✔️ Avantages

• Moteur e-Forms puissant
• Workflows personnalisables
• Visualisation de plusieurs documents dans une même fenêtre

✖️ Inconvénients

• Métadonnées limitées (20 éléments)
• Bugs à chaque mise à jour
• Les documents numérisés ne sont pas correctement lus

FileBound vs Dokmee

Si vous recherchez une alternative à FileBound, vous pouvez envisager Dokmee. Mais en quoi sont-ils vraiment différents ?

FileBound se concentre davantage sur l’automatisation des workflows et les formulaires électroniques, avec une interface sans code et un fonctionnement cloud.

Cela en fait une bonne option si vous voulez une transformation digitale rapide, sans forte implication de l’IT.

Cependant, FileBound manque de nombreuses fonctionnalités organisationnelles dont les grandes entreprises ont besoin dans un DMS ou ECM.

À l’inverse, Dokmee offre une structure organisationnelle plus avancée, grâce au classement et à l’indexation poussés par métadonnées.

De plus, Dokmee propose un design modulaire où vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin, vous accédez ainsi aux eForms et à la capture de documents avancée avec OCR selon vos besoins.

Ces fonctionnalités rendent Dokmee particulièrement efficace pour les grandes organisations qui gèrent d’importants volumes de documents et nécessitent un stockage et une récupération précis et personnalisables.

Quand FileBound est-il un bon choix ?

FileBound est une solution pertinente si vous souhaitez numériser rapidement les processus de votre entreprise et n’avez pas de temps à perdre à apprendre des outils complexes.

FileBound promet un stockage documentaire simple avec workflows automatisés et formulaires électroniques.

Cela signifie qu’il est utile pour les services RH, écoles et associations.

Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées de stockage, de capture, de conservation ou de sécurité, il vaudra sans doute mieux opter pour des systèmes plus robustes comme Dokmee.

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