Analisis OpenText Completo para 2026: Características y Opiniones de Usuarios

¿Sabías que casi el 80% de los datos empresariales no están estructurados, lo que hace que la gestión de contenidos sea más difícil que nunca?

Esto significa que necesitas un ECM que ofrezca una fuerte automatización y captura para ayudarte a resolver ese problema.

Con este analisis OpenText, podemos ayudarte a determinar si es la automatización sólida que necesitas o si es la plataforma demasiado compleja que puede perjudicar tu productividad.

¿Qué es OpenText?

OpenText es una plataforma ECM que ofrece una gran variedad de productos diferentes.

OpenText Content es un sistema central donde se pueden gestionar documentos, registros, correos electrónicos, archivos multimedia y datos empresariales a lo largo de todo su ciclo de vida.

La plataforma proporciona herramientas para captura de contenido, etiquetado de metadatos, control de versiones, gestión de accesos y retención.

Su objetivo principal es reducir los silos de información y crear una fuente única y estructurada de verdad para los contenidos de la organización.

OpenText se integra con aplicaciones empresariales importantes como SAP, Salesforce y Microsoft 365. Esta plataforma incorpora capacidades de gestión de contenidos directamente dentro de las herramientas con las que probablemente ya trabajas.

OpenText está diseñada para apoyar a organizaciones con operaciones complejas, requisitos regulatorios y grandes volúmenes de documentos.

OpenText es conocida por su extenso conjunto de funciones y automatización.

Sin embargo, esta amplitud de funcionalidades también implica que la plataforma sea más compleja que las herramientas ligeras para compartir archivos o almacenar documentos.

Normalmente requiere soporte informático dedicado para su implementación, configuración y mantenimiento a largo plazo.

Como resultado, OpenText suele ser utilizada por medianas y grandes empresas más que por pequeños negocios.

¿Para Quién es OpenText?

Como se mencionó, OpenText está creada para grandes empresas que pueden asumir el coste y contar con un equipo de TI dedicado.

Pero hay más que eso.

OpenText es apropiada para negocios con requisitos de cumplimiento muy estrictos. La plataforma ofrece control, gobernanza y escalabilidad.

Las industrias reguladas, como finanzas, gobierno, salud y energía, se benefician del enfoque de OpenText en la auditabilidad, seguridad y gestión de retención. La plataforma proporciona los controles y la trazabilidad necesarios para cumplir con estrictos estándares normativos, de modo que la información sensible sea gestionada de manera coherente y segura.

También es un ECM eficaz para empresas que dependen mucho de sistemas como SAP, Salesforce o Microsoft 365.

Sin embargo, OpenText generalmente no es adecuada para pequeñas empresas o equipos con necesidades sencillas.

Su coste, complejidad y carga administrativa suelen exceder lo que requieren las organizaciones más pequeñas.

Para las empresas que necesitan una herramienta de gestión documental rápida, económica y fácil de usar, alternativas más ligeras suelen ser más prácticas y asequibles.

Además, para algunos, la arquitectura de OpenText puede parecer excesiva, por lo que, incluso si necesitas capacidades ECM en lugar de un simple DMS, aún podrías beneficiarte de otras plataformas ECM con una arquitectura modular, como Dokmee.

Mejores Características de OpenText

OpenText ofrece muchos productos diferentes adaptados a distintas áreas y necesidades, pero aquí nos centraremos esencialmente en el producto Content, donde podemos encontrar funciones de gestión documental y de contenidos.

Gestión Documental

OpenText ofrece tres diferentes niveles de gestión documental que constituyen la base de su solución ECM.

Dentro de OpenText puedes elegir entre OpenText Content Management, OpenText Core Content Management y OpenText Documentum Content Management.

OpenText Content Management (CM) es el nivel más básico y puede capturar, almacenar, clasificar, versionar y retener documentos según políticas organizacionales, ayudando a eliminar los silos. Actúa como un ECM convencional.

Core CM proporciona gestión documental estándar pero se orienta más a la colaboración e integración.

También admite búsqueda mejorada por IA, automatización de flujos de trabajo y compartición segura externa, lo que la hace adecuada para organizaciones que desean optimizar los procesos de negocio y mejorar la productividad entre departamentos.

Por último, Documentum CM está orientado a industrias y entornos altamente regulados que requieren una gobernanza estricta sobre el contenido.

Documentum destaca en la gestión de ciclos de vida de contenido complejos, cumplimiento y requisitos de auditoría. Admite tipos de contenido altamente estructurados, como contratos, documentos de ingeniería y registros regulados, y proporciona flujos de trabajo y políticas de retención sofisticados para garantizar el cumplimiento de estándares legales, industriales o internos.

Documentum además permite una personalización profunda de los procesos empresariales, por lo que es la opción preferente para organizaciones que necesitan un control granular sobre el manejo de documentos y el cumplimiento regulatorio.

Gestión de Contenidos con IA

La gestión de contenidos impulsada por IA de OpenText utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para automatizar la clasificación, extracción de metadatos y obtención de información a partir de documentos.

Esta característica te ayuda a reducir la entrada manual de datos, mejorar la relevancia de las búsquedas y descubrir patrones entre grandes repositorios.

Por ejemplo, la IA puede categorizar automáticamente facturas, contratos y correos electrónicos o señalar contenidos por riesgos de cumplimiento.

Los principales beneficios incluyen mayor eficiencia, procesamiento más rápido de documentos y toma de decisiones mejorada basada en información inteligente.

Las limitaciones incluyen la necesidad de un correcto entrenamiento de la IA, requisitos de calidad de los datos y posibles inexactitudes en contenidos complejos o no estándar. Además, integrar capacidades de IA con sistemas heredados puede ser un reto y requerir experiencia técnica para una implementación óptima.

OpenText Content Aviator

OpenText Content Aviator es una interfaz y experiencia de búsqueda más reciente diseñada para proporcionar acceso rápido y mejorado por IA a los contenidos empresariales en diferentes repositorios.

Permite buscar, previsualizar y recuperar documentos rápidamente, independientemente de dónde se almacenen.

Ofrece navegación intuitiva, sugerencias de búsqueda asistidas por IA, clasificación por relevancia e integración con múltiples repositorios de OpenText, facilitando así que los empleados encuentren y utilicen el contenido correcto.

Sin embargo, depende mucho de los metadatos y etiquetas correctos para maximizar la efectividad de la búsqueda por IA, y algunos usuarios han encontrado esta función menos personalizable que las interfaces antiguas.

Además, la adopción puede ser más lenta en equipos acostumbrados a la navegación tradicional de ECM.

Captura

OpenText Capture es una extensión y también se ofrece en 3 niveles diferentes. Incluye una herramienta específica de captura para la gestión de facturas de proveedores para soluciones SAP.

La plataforma utiliza OCR, aprendizaje automático y tecnologías de clasificación documental para ingerir automáticamente, clasificar y extraer información clave (metadatos, texto, valores de formularios, etc.).

OpenText Capture permite flujos de trabajo configurables y sin código y exportación de documentos estructurados y datos a sistemas back-end o repositorios de contenido, como por ejemplo un ECM, ERP o CRM.

La plataforma admite implementaciones híbridas y en la nube, y ofrece interfaces (incluyendo clientes web) que ayudan a escalar operaciones de captura en oficinas y geografías.

Sin embargo, aunque la clasificación y extracción basada en IA y aprendizaje automático de OpenText es potente, estos sistemas dependen igualmente de una entrada de buena calidad (escaner, PDFs legibles, documentos bien estructurados), y disposiciones inusuales, imágenes de baja calidad o escritura poco legible pueden reducir la precisión de la extracción.

Además, configurar flujos de trabajo de captura y reglas de validación, especialmente para tipos de documentos complejos o ingesta multicanal, puede requerir personal experimentado o tiempo, lo que suma a la sobrecarga de implementación.

Automatización de Procesos

La automatización de procesos en OpenText son los flujos de trabajo automatizados que puedes encontrar en la mayoría de plataformas ECM.

Algunos procesos que se pueden automatizar incluyen:

• Automatización de siniestros y suscripción de seguros
• Digitalización de la gestión de casos del sector público
• Automatización y orquestación de flujos bancarios
• Optimización de operaciones de manufactura
• Control de cumplimiento y riesgos de lavado de dinero
• Automatización de procedimientos de facturación y pagos

El inconveniente es que, como la mayoría de las funcionalidades de OpenText, necesitas un equipo experimentado con conocimientos de programación para configurar los flujos de trabajo.

Para organizaciones con procesos altamente dinámicos, una automatización demasiado rígida puede limitar la flexibilidad a menos que los flujos de trabajo estén cuidadosamente diseñados.

Fortalezas y Limitaciones de OpenText

Para saber si una herramienta es adecuada o no, es importante entender dónde sobresale y dónde puede crear más cuellos de botella de los que resuelve.

OpenText es un ECM muy potente con automatización avanzada que puede ser útil para grandes empresas que tienen los recursos para su mantenimiento y gestión.

Puede manejar grandes volúmenes de documentos, cumplir con normas regulatorias e integrar contenidos en procesos de negocio.

OpenText también destaca en integración, incorporando la gestión de contenido directamente en sistemas clave como SAP, Salesforce y Microsoft 365.

Sin embargo, OpenText también presenta limitaciones que conviene considerar antes de dar el paso.

Su gran variedad de herramientas, productos y niveles a menudo da lugar a una gran complejidad, tanto en la implementación como en la administración continua.

Establecer modelos de metadatos, flujos de trabajo, permisos y políticas de retención normalmente requiere experiencia especializada, lo que puede aumentar el tiempo y el coste de implementación.

La interfaz de usuario puede resultar menos intuitiva en comparación con herramientas modernas nativas en la nube, lo que dificulta la adopción para usuarios no técnicos.

También pueden surgir problemas de rendimiento en implementaciones a gran escala si la infraestructura y la configuración no están optimizados.

Por último, el costo total de propiedad, incluyendo licencias, mantenimiento, consultoría y formación, suele ser alto, lo que hace a OpenText menos adecuado para organizaciones pequeñas o equipos con necesidades simples de gestión documental.

¿Qué Piensan Realmente los Usuarios?

Ya te dimos todos los datos, sin embargo, los usuarios son quienes tienen las opiniones más fuertes. ¿Qué piensan ellos?

Es importante añadir que en 2025 ha habido pocas o ninguna opinión nueva.

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4.1/5 | Capterra 3.8/5 | Gartner 4.1/5

✔️ Ventajas

• Hay un grupo de usuarios donde compartir consejos y experiencias
• Maneja una cantidad muy grande de documentos
• Mejora la gestión del tiempo
• Los usuarios valoran la automatización de procesos
• Fuerte gobernanza y cumplimiento

✖️ Desventajas

• Precios altos (una importante desventaja para muchos usuarios)
• Actualizaciones constantes
• Requiere conocimientos previos
• Personalización abrumadora
• Se requieren recursos adicionales de formación durante la implementación

¿Es OpenText el ECM Adecuado Para Ti?

Si tienes una gran empresa y puedes dedicar tiempo a formar a tus equipos, OpenText puede ser un ECM bastante adecuado.

OpenText cuenta con un gran ecosistema de herramientas para construir una plataforma de gestión documental empresarial robusta.

Su propósito es eliminar silos de información y crear una fuente única y controlada que se integra perfectamente con aplicaciones empresariales como SAP, Salesforce y Microsoft 365.

Para empresas con estrictos requisitos de cumplimiento, altos volúmenes documentales y procesos profundamente integrados, OpenText ofrece el control, la escalabilidad y la automatización necesarios para mantener la información precisa, segura y accesible durante todo su ciclo de vida.

Sin embargo, esta fortaleza también introduce complejidad.

OpenText no es una herramienta de gestión documental ligera, requiere administradores experimentados, una planificación cuidadosa e inversión tanto en infraestructura como en formación.

Si bien sus capacidades de IA, flujos de trabajo avanzados y gobernanza a nivel industrial son grandes ventajas, también implican costes de licencia elevados.

Si buscas una plataforma igual de potente con flujos de trabajo programables y sin código, que incluya además un diseño modular a precios asequibles, revisa Dokmee ECM o DMS, para empresas más pequeñas.