Uno de los mayores desafíos al gestionar documentos sensibles es no incurrir en riesgos de seguridad.
¿Pero cómo puedes lograrlo?
Fácil. Configura una política y flujo de trabajo sólidos de retención de archivos en tu sistema de gestión documental.
¿Qué es la retención de archivos?
La retención de archivos es el proceso mediante el cual se almacenan y gestionan los registros empresariales a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye la creación, distribución, almacenamiento y archivo.
Este proceso te permite acceder a tus documentos para su uso operativo, cumplimiento legal y consulta histórica hasta su eliminación o destrucción.
Algunos ejemplos de documentos sujetos a retención pueden incluir expedientes de empleados, registros fiscales, historiales médicos, contratos, facturas y mucho más. Como puedes imaginar, la mayoría de estos documentos son sensibles y deben cumplir con regulaciones como HIPAA, GDPR, SOX, u otras, según el país.
Para cumplir con las normativas de seguridad, los documentos deben almacenarse entre 3 y 7 años, dependiendo de su naturaleza.
Por eso, al establecer tu política de retención de archivos, es fundamental comprender la naturaleza de tus documentos.
Desglose por industria:
| Industria |
Periodo de Retención |
| Negocios en general |
Aproximadamente 7 años |
| Registros de salud |
7–10 años para historiales de pacientes |
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30 años para documentos laborales |
| Gobierno |
Permanente para registros públicos |
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7 años para archivos de personal |
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+10 años para documentos legales |
| Manufactura |
+3 años para registros de mantenimiento |
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7–10 años para informes de inspección |
| Bienes raíces |
Permanente para escrituras y títulos |
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7–10 años para contratos e informes de inspección |
Políticas de retención de archivos
Las políticas de retención definen cuánto tiempo deben conservarse diferentes tipos de documentos y cuándo deben ser destruidos o archivados.
Estas políticas ayudan a las organizaciones a cumplir con regulaciones federales, estatales e industriales, al tiempo que reducen costos de almacenamiento y minimizan riesgos legales.
Una política de retención bien estructurada especifica los plazos para cada categoría de documento, identifica los departamentos responsables y define métodos seguros para su disposición. Además, estas políticas reducen el riesgo de retención excesiva, que puede generar responsabilidades innecesarias o problemas de seguridad.
También puedes automatizar tus políticas de retención, pero ya hablaremos de eso más adelante.
Guías de retención de archivos por industria
La retención de registros no es igual para todas las industrias (ni para todos los documentos).
Es importante conocer bien las regulaciones específicas de tu sector y el tipo de documentos que manejarás.
Veamos cinco industrias como ejemplo:
1. Manufactura
Los fabricantes deben mantener una amplia documentación para cumplir con normas de responsabilidad del producto y estándares de calidad.
Entidades reguladoras como la FDA, OSHA e ISO exigen la retención a largo plazo de registros de producción, resultados de pruebas e informes de seguridad ambiental. Los plazos de retención dependen de la vida útil del producto o equipo y pueden extenderse por varios años más.
2. Salud
En el sector salud, la retención de historiales de pacientes, datos de facturación y documentación de cumplimiento es crucial.
HIPAA establece mínimos federales, pero las leyes estatales pueden variar. Por ejemplo, los historiales de adultos suelen guardarse unos 10 años, mientras que los de menores deben conservarse hasta 10 años después de su cumpleaños número 18. En el Reino Unido, los registros de adultos se guardan 8 años y los pediátricos hasta los 25 años del paciente.
Ten en cuenta que esta regulación varía entre países y también entre estados en EE. UU.
Los proveedores de salud deben considerar también riesgos legales, auditorías y mejores prácticas médicas al establecer los cronogramas de retención.
3. Contabilidad y finanzas
Los departamentos contables deben conservar documentos fiscales y financieros para cumplir con normas del IRS y estándares como GAAP y SOX.
El foco está en la auditabilidad, la defensa legal y la transparencia.
Algunos registros, como los relacionados con auditorías y estados financieros, suelen conservarse permanentemente, mientras que otros, como las nóminas o declaraciones de impuestos, tienen requisitos estrictos de varios años.
4. Gobierno y sector público
Las entidades gubernamentales enfrentan algunos de los requisitos de retención más estrictos debido a su obligación de mantener transparencia y confianza pública.
Muchos documentos, como actas y ordenanzas, se conservan permanentemente. Cumplir con la FOIA y otras leyes de acceso público requiere una documentación cuidadosa, aplicación coherente de políticas y archivo digital a largo plazo.
5. Bienes raíces
Los profesionales inmobiliarios y administradores de propiedades manejan documentos relacionados con contratos, arrendamientos, inspecciones y divulgaciones regulatorias.
Estos registros suelen tener implicaciones legales, por lo que las políticas de retención deben reflejar tanto obligaciones contractuales como regulaciones de entidades como HUD, FHA o autoridades estatales.
Algunos documentos, como escrituras y títulos, requieren almacenamiento permanente.
Buenas prácticas en la retención de archivos
Aquí tienes algunos consejos al establecer políticas de retención:
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Usa trazabilidad (audit trail) para seguir accesos, ediciones y actividades de eliminación.
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Configura eliminación o archivado automático según el tipo de documento y su periodo de retención.
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Clasifica los documentos de forma coherente para aplicar correctamente las políticas.
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Revisa y actualiza regularmente el cronograma de retención con asesoría legal o un gestor certificado.
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Capacita al personal sobre los ciclos de vida de documentos y obligaciones legales.
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Almacena archivos críticos en un DMS seguro con automatización incorporada de retención.
Cómo automatizar la retención de archivos con Dokmee
Como mencionamos, cada documento e industria requiere diferentes plazos y normas, por lo que hacerlo manualmente puede ser lento y propenso a errores.
Sin embargo, con un Sistema de Gestión Documental (DMS) o una plataforma de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM), puedes configurar flujos de trabajo automáticos de retención que gestionan el ciclo de vida documental de principio a fin.
Estos flujos garantizan que los registros se eliminen o archiven automáticamente una vez alcanzado su periodo de retención, sin necesidad de revisar archivos manualmente.
Esto ayuda a mantener el cumplimiento, reducir la responsabilidad legal y mantener un entorno digital limpio y organizado.
Normalmente, los flujos se basan en disparadores (triggers). Una vez que se cumple una acción, el flujo continúa a la siguiente fase.
Con Dokmee, puedes crear flujos de dos formas:
Constructor gráfico de flujos
Te permite construir flujos de trabajo conectando nodos que representan diferentes tareas.
Este método usa una interfaz de arrastrar y soltar para definir el recorrido de los documentos.
Constructor lógico de flujos (con sentencias lógicas)
Este método tradicional usa sentencias AND/OR, y requiere conocimientos de programación.
Permite construir flujos más precisos basados en condiciones booleanas.
Ejemplo 1: Flujo automático de eliminación en un departamento contable
Supongamos que el departamento contable procesa documentos fiscales anuales, como declaraciones de impuestos y anexos.
Según las normas del IRS, deben conservarse por un mínimo de 7 años. En Dokmee, puede crearse una regla específica para la carpeta o categoría "Documentos Fiscales".
Cómo funciona el flujo:
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Tipo de documento: Declaración de impuestos
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Metadatos: Tipo de documento, año, fecha de presentación
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Regla de retención: Conservar por 7 años desde la “Fecha de presentación”
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Acción posterior: Marcado automático para eliminación
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Paso de aprobación: Notificar al responsable de cumplimiento para revisión
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Acción final: Si se aprueba, el archivo se elimina permanentemente y se registra en el historial de auditoría
Este flujo evita que datos financieros sensibles permanezcan más tiempo del necesario, reduciendo exposición legal y costos.
En caso de auditoría, tendrás un registro trazable que demuestra el cumplimiento.
Ejemplo 2: Flujo automático de archivo en una clínica médica
Una clínica médica gestiona miles de historiales clínicos.
Aunque los registros adultos deben conservarse de 7 a 10 años, a veces es necesario acceder a ellos después para consultas legales o médicas.
En vez de eliminarlos, se archivan tras el periodo activo.
Cómo se configura el flujo en Dokmee:
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Tipo de documento: Historial médico de adulto
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Metadatos: Nombre del paciente, fecha de última cita, tipo de documento
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Regla de retención: Marcar como inactivo 8 años después de la “Última visita”
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Acción: Mover automáticamente a la carpeta “Registros Archivados”
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Control de acceso: Solo oficiales de cumplimiento y personal médico autorizado
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Historial de auditoría: Accesos y modificaciones registrados indefinidamente
Esto asegura el cumplimiento de HIPAA y permite continuidad en la atención sin saturar los archivos activos.
Retención segura de archivos con Dokmee
Las funciones de retención de archivos de Dokmee garantizan que tus documentos estén siempre almacenados, gestionados y eliminados de forma segura.
Con herramientas automáticas, puedes crear flujos de trabajo personalizados con disparadores por metadatos, revisiones programadas y acciones finales seguras.
Ya sea que necesites eliminar documentos por riesgo legal o archivarlos para consultas futuras, la automatización asegura que el proceso sea constante, conforme y sin complicaciones.
También puedes contactar al equipo de soporte de Dokmee para flujos más avanzados y configuraciones personalizadas de retención.