El almacenamiento de sus documentos en carpetas físicas puede costarle alrededor de 25 000 $ al año.

Y eso no es todo. Los costes siguen acumulándose.

Se gastan 20,00 $ en mano de obra para clasificar un documento.

Se gastan 75,00 $ en mano de obra para procesar un documento.

Se gastan 120,00 $ en mano de obra para buscar documentos en papel mal clasificados.

Se gastan 250,00 $ en mano de obra para buscar archivos perdidos.

También debe tener en cuenta el coste de los archivos perdidos, que no se puede calcular.

Una solución ECM resuelve todos estos costes.

Con la calculadora de ROI de ECM gratuita de Dokmee, obtenga una estimación precisa de su ROI global y sus ahorros anuales en segundos.

¿Qué es una ECM?

Un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) es una plataforma que va más allá de la gestión documental e incluye la captura de documentos, OCR, indexación avanzada y etiquetado por metadatos, entre otras funcionalidades.

Los sistemas ECM centralizan documentos como contratos, facturas, expedientes de RR. HH., correos electrónicos y archivos de cumplimiento, con el fin de garantizar que los empleados puedan encontrar rápidamente la información correcta, manteniendo al mismo tiempo el control de versiones, la auditabilidad y las políticas de retención.

Una plataforma ECM garantizará que sus documentos permanezcan accesibles, seguros y conformes en todo momento, además de tener el potencial de ayudarle a ahorrar millones de dólares.

Ventajas de una ECM

Una ECM aporta muchas ventajas a su organización, tales como:

• Mejora de la productividad al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar documentos o recrear archivos perdidos
• Acceso más rápido a la información mediante almacenamiento centralizado y capacidades de búsqueda avanzada
• Toma de decisiones más precisa al garantizar que los usuarios siempre recuperen las versiones de documentos más actualizadas
• Cumplimiento reforzado mediante la aplicación de políticas de retención estrictas, controles de acceso basados en roles y pistas de auditoría
• Auditoría y respuesta legal facilitadas gracias al acceso rápido y fiable a la documentación requerida
• Escalabilidad y coherencia a medida que la organización crece, evitando la dispersión de documentos entre equipos y sedes

Sin embargo, su verdadero valor reside en su ROI. Puede ahorrar aproximadamente un 50 % cada año simplemente migrando a este sistema.

ROI de una ECM

El retorno de la inversión de una ECM mide el valor financiero obtenido gracias a la implementación del sistema en relación con su coste total.

El ROI proviene generalmente de la reducción del tiempo de trabajo, la disminución de los costes de almacenamiento e impresión, la reducción de los riesgos de cumplimiento y la mejora de la eficiencia operativa.

Al cuantificar el ahorro de tiempo, las reducciones de costes y la evitación de riesgos, las organizaciones pueden demostrar claramente el impacto económico de una ECM.

Fórmula del ROI:

ROI = (Beneficios totales − Costes totales) ÷ Costes totales × 100

Así, por ejemplo, si tiene una firma de contabilidad de 10 miembros con costes de 500 $ para un sistema de papel, podría considerar un ROI a 3 años del 54 % y más de 9 000 $ de ahorros anuales.

Cómo calcular el ROI de una ECM

Para calcular el ROI de una ECM, comience identificando los costes actuales asociados al manejo de documentos, como el tiempo dedicado por los empleados a buscar archivos, el almacenamiento en papel, la impresión, los procesos manuales y las ineficiencias relacionadas con el cumplimiento.

A continuación, estime las mejoras aportadas por una ECM, incluyendo el tiempo ahorrado gracias a una recuperación más rápida, la reducción de duplicados, la disminución de los costes de almacenamiento e con la minimización de los riesgos de multas o errores.

Luego, calcule el coste total de la ECM, incluyendo el software, la implementación, la formación y el mantenimiento continuo. Reste los costes totales de los beneficios totales, divídelos por los costes totales y multiplique por 100 para determinar el porcentaje de ROI. Este enfoque proporciona una justificación clara y basada en datos para la adopción de la ECM.

Cómo utilizar la calculadora de ROI gratuita de Dokmee

Dokmee ofrece esta calculadora de ROI gratuita y sencilla. Solo tiene que completar detalles como el número de licencias que compraría para su ECM, el salario promedio, el tiempo dedicado a los documentos y los costes de papel y almacenamiento.

Luego, compárelo con la inversión para su ECM, haga clic en Calcular mi ROI. Y listo, es pan comido.