O armazenamento dos seus documentos em pastas físicas pode custar-lhe cerca de 25 000 $ por ano.

E isso não é tudo. Os custos continuam a acumular-se.

Gastam-se 20,00 $ em mão de obra para classificar um documento.

Gastam-se 75,00 $ em mão de obra para processar um documento.

Gastam-se 120,00 $ em mão de obra para procurar documentos em papel mal classificados.

Gastam-se 250,00 $ em mão de obra para procurar ficheiros perdidos.

Também deve ter em conta o custo dos ficheiros perdidos, que não pode ser calculado.

Uma solução ECM resolve todos estes custos.

Com a calculadora de ROI de ECM gratuita da Dokmee, obtenha uma estimativa precisa do seu ROI global e das suas poupanças anuais em segundos.

O que é uma ECM?

Um sistema de gestão de conteúdos empresariais (ECM) é uma plataforma que vai além da gestão documental e inclui a captura de documentos, OCR, indexação avançada e etiquetagem por metadados, entre outras funcionalidades.

Os sistemas ECM centralizam documentos como contratos, faturas, processos de RH, e-mails e ficheiros de conformidade, de modo a garantir que os funcionários possam encontrar rapidamente a informação correta, mantendo simultaneamente o controlo de versões, a auditabilidade e as políticas de retenção.

Uma plataforma ECM garantirá que os seus documentos permaneçam acessíveis, seguros e conformes em todos os momentos, além de ter o potencial de o ajudar a poupar milhões de dólares.

Vantagens de uma ECM

Uma ECM traz muitas vantagens para a sua organização, tais como:

• Melhoria da produtividade ao reduzir o tempo que os funcionários dedicam a procurar documentos ou a recriar ficheiros perdidos
• Acesso mais rápido à informação através de armazenamento centralizado e capacidades de pesquisa avançada
• Tomada de decisões mais precisa ao garantir que os utilizadores recuperem sempre as versões de documentos mais atualizadas
• Conformidade reforçada através da aplicação de políticas de retenção rigorosas, controlos de acesso baseados em funções e pistas de auditoria
• Auditoria e resposta legal facilitadas graças ao acesso rápido e fiável à documentação necessária
• Escalabilidade e consistência à medida que a organização cresce, evitando a dispersão de documentos entre equipas e sedes

No entanto, o seu verdadeiro valor reside no seu ROI. Pode poupar aproximadamente 50 % todos os anos simplesmente migrando para este sistema.

ROI de uma ECM

O retorno do investimento de uma ECM mede o valor financeiro obtido graças à implementação do sistema em relação ao seu custo total.

O ROI provém geralmente da redução do tempo de trabalho, da diminuição dos custos de armazenamento e impressão, da redução dos riscos de conformidade e da melhoria da eficiência operacional.

Ao quantificar a poupança de tempo, as reduções de custos e a prevenção de riscos, as organizações podem demonstrar claramente o impacto económico de uma ECM.

Fórmula do ROI:

ROI = (Benefícios totais − Custos totais) ÷ Custos totais × 100

Assim, por exemplo, se tiver uma empresa de contabilidade de 10 membros com custos de 500 $ para um sistema de papel, poderá considerar um ROI a 3 anos de 54 % e mais de 9 000 $ de poupança anual.

Como calcular o ROI de uma ECM

Para calcular o ROI de uma ECM, comece por identificar os custos atuais associados ao manuseamento de documentos, como o tempo despendido pelos funcionários a procurar ficheiros, o armazenamento em papel, a impressão, os processos manuais e as ineficiências relacionadas com a conformidade.

De seguida, estime as melhorias trazidas por uma ECM, incluindo o tempo poupado graças a uma recuperação mais rápida, a redução de duplicados, a diminuição dos custos de armazenamento e a minimização dos riscos de multas ou erros.

Depois, calcule o custo total da ECM, incluindo o software, a implementação, a formação e a manutenção contínua. Subtraia os custos totais dos benefícios totais, divida-os pelos custos totais e multiplique por 100 para determinar a percentagem de ROI. Esta abordagem proporciona uma justificação clara e baseada em dados para a adoção da ECM.

Como utilizar a calculadora de ROI gratuita de Dokmee

A Dokmee oferece esta calculadora de ROI gratuita e simples. Basta preencher detalhes como o número de licenças que compraria para a sua ECM, o salário médio, o tempo dedicado aos documentos e os custos de papel e armazenamento.

Depois, compare-o com o investimento para a sua ECM, clique em Calcular o meu ROI. E já está, é muito simples.