Muchas personas basan el coste de un sistema de gestión documentos en la inversión inicial. Sin embargo, es importante conocer bien los gastos de migración para tener una idea más aproximada.

Solo el 65% de empresas usan un sistema de gestión documental. Pero ¿por qué el 35% de empresas no han centralizado todos sus documentos aún para poder automatizar flujos de trabajo y exprimir todos los beneficios?

Es sencillo, el miedo a los gastos ocultos.

El cose de un sistema de gestión documental se puede abaratar si la migración se hace bien.

Aquí te contamos los costes aproximados de la digitalización y la migración de documentos, además de unos consejos útiles para que el proceso sea rápido y lo más barato posible.

Nota: Las cifras mencionadas en este artículo son estimaciones aproximadas (en USD) basándonos en la experiencia de nuestros clientes y pueden variar en función de tu localidad, tipo de documentos y tamaño tu backlog documental.

Coste de la migración de documentos a un sistema de gestión documental

El coste de la migración de documentos se refiere al conjunto de gastos relacionados con la conversión de documentos físicos en archivos digitales estructurados que se trasladarán a un sistema de gestión de documentos o a una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM).

Los costes de la migración incluyen la preparación, la digitalización, la indexación y la verificación de los documentos históricos. El proceso puede realizarse internamente o subcontratarse a proveedores de servicios.

De media, el precio puede oscilar entre:

• Digitalización interna: aproximadamente de 2,5 a 4,5 centavos por página

• Digitalización externa: generalmente de 7 a más de 20 centavos por página, dependiendo de la profundidad de la indexación y los requisitos de tiempo de entrega

Estas estimaciones varían considerablemente según el tamaño del backlog, el estado de los documentos, los costes de mano de obra y el nivel de metadatos requeridos. Para los archivos más grandes, incluso pequeñas diferencias por página pueden tener un impacto significativo en el presupuesto total del proyecto.

¿Qué es el backlog?

La lista dinámica y priorizada que contiene todos los archivos, expedientes o tareas documentales pendientes de llevar a cabo.

Comprender de dónde provienen estos gastos te permite planificar de manera realista y evitar subestimar el esfuerzo implicado en la conversión de años de archivos en papel en activos digitales.

También debes tener en cuenta los plazos. Una sola línea de producción que digitaliza entre 12,000 y 15,000 páginas al día puede procesar aproximadamente 300,000 páginas al mes.

Los proyectos de mayor envergadura requieren más de un escáner y varios equipos de preparación.

El tiempo de preparación a veces puede exceder el tiempo de digitalización, especialmente para documentos encuadernados o frágiles.

¿Qué factores influyen en el precio de la digitalización de documentos?

No hay dos proyectos de migración iguales.

El coste total depende de varias variables operativas que afectan directamente la velocidad de producción, las necesidades de personal y los requisitos tecnológicos.

• Volumen de páginas

El factor más importante y el que más impactará el gasto final es el número total de páginas.

Los backlogs importantes requieren más tiempo de preparación, capacidad de digitalización y recursos de indexación. Incluso ligeras diferencias en el precio por página pueden llevar a cambios presupuestarios sustanciales cuando se trata de cientos de miles o millones de páginas.

• Estado de los documentos

Los archivos más antiguos suelen contener grapas, encuadernaciones, papel frágil y formatos de página mixtos.

La preparación de estos documentos para la digitalización puede ralentizar considerablemente la producción.

Los documentos limpios y estandarizados son mucho más económicos.

• Profundidad de indexación

La indexación es uno de los aspectos más caros de la migración.

Los proyectos que solo requieren un nombre de archivo y una fecha son relativamente sencillos, mientras que aquellos que requieren de 8 a 12 campos de metadatos consultables necesitan herramientas más avanzadas o entrada manual.

Sin automatización, cuantos más campos de indexación necesite, mayor será el precio.

Pero, tranquilo, tenemos la forma de que esta parte sea gratuita (aún teniendo más de 10 campos de metadatos).

• Plazo de entrega

Los plazos más cortos requieren más personal, escáneres adicionales o producción en horas extras.

Los proyectos urgentes suelen ser más caros que las migraciones progresivas que se pueden llevar a cabo en varios meses.

Cómo migrar documentos a un sistema de gestión documental

Cada vez más, los documentos se procesan electrónicamente, pero eso no significa que no haya un backlog enorme de documentos y datos que deban integrarse en tu sistema de gestión documental.

La migración de documentos a tu nueva plataforma (ya sea un SGD o un ECM) implica la digitalización e indexación de todos los documentos en papel, incluidos los libros.

El reto no es moco de pavo; al final y a cabo, el backlog puede estar compuesto por décadas de documentos.

Los archivos históricos a menudo permanecen encerrados en archivadores, bodegas y salas de almacenamiento. Estos rezagos pueden representar décadas de información operativa, legal y financiera que debe preservarse, digitalizarse y hacerse consultable antes de que una migración exitosa pueda tener lugar.

La planificación de una migración requiere, por lo tanto, abordar no solo la configuración del sistema y la adopción por parte de los usuarios, sino también las realidades de los rezagos de documentos, la capacidad de digitalización, los costos y la estrategia de indexación. Sin un plan claro, los proyectos de rezago pueden volverse rápidamente costosos, lentos y perturbadores.

Los backlog de documentos equivalen a años de datos

A no ser que tu empresa se haya creado hace menos de una semana, el backlog de documentos no es tarea de un par de horas ordenando papeles.

Generalmente, consisten en años de facturas, contratos, expedientes de RR. HH., registros de cumplimiento, documentación técnica y libros encuadernados.

Estos documentos se crearon en un momento en el que el papel era el formato de registro principal, y a menudo contienen información crítica que debe permanecer accesible para auditorías, investigaciones judiciales o continuidad de la actividad empresarial.

La digitalización de los documentos se entiende mejor como un trabajo de producción, no como una tarea de TI.

Requiere personal dedicado, equipo y procesos, similar a una línea de fabricación. Tratarlo como una tarea secundaria ocasional casi siempre conlleva retrasos, problemas de calidad y escalada de costos.

Para muchos, surge una pregunta importante cundo te enfrentas al backlog: ¿debo subcontratar la línea de producción para la migración a un sistema de gestión documental o puedo hacerlo internamente?

¿Cuánto cuesta digitalizar tu empresa?

Para comprender cómo puedes abordar este proceso, desglosemos los gastos (aproximados).

Los gastos de migración a menudo se subestiman porque las organizaciones se centran en las licencias del ECM y la implementación, descuidando el coste operativo de la digitalización de los documentos existentes.

En la práctica, la mayor parte de los gastos de migración a menudo proviene de la digitalización, preparación e indexación, más que del propio ECM.

Cuando calculas los gastos de la gestión interna, también debe tener en cuenta el gasto del hardware, los preparadores de documentos y los escáneres. Sin contratar indexadores (que analizaremos más adelante), necesitarías a 2 ó 3 personas en el proyecto como mínimo.

Para 2 preparadores de documentos ($12 la hora) y 1 operador de digitalización ($18 la hora), podríamos calcular unos $2,900 al mes por cada salario, y $6,720 para el equipo de tres.

Si incluye la indexación manual, el precio mensual sube a $6,900, más los escáneres si necesitases comprarlos; el precio final podría alcanzar los $10,000 para unos 150,000 documentos.

Básicamente, los gastos de digitalización suelen situarse entre 2,5 y 4,5 centavos por página cuando se realizan internamente.

Los proveedores de servicios externos pueden ofrecer presupuestos que van desde los 7 centavos hasta más de 20 centavos por página, dependiendo del volumen, la complejidad de la indexación y el plazo de entrega.

Y aunque para algunos sea mucho más conveniente evitar las complicaciones, debes tener en cuenta que la indexación en este caso solo incluiría de 2 a 3 campos y no es una opción escalable.

Comprender cómo se calculan estos costes es esencial antes de aprobar los presupuestos de los proveedores de servicios o comprometerte con un proyecto interno.

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en archivos digitales que pueden almacenarse, buscarse y gestionarse en un sistema de gestión documental o de contenido empresarial.

Este proceso va mucho más allá de la simple digitalización de papel a PDF.

Una digitalización eficaz incluye la preparación de los documentos, la captura de imágenes, el OCR, la indexación, el control de calidad, la compresión y la entrega segura en el sistema de destino.

Los proyectos de digitalización modernos se apoyan fuertemente en un software contador de páginas para estimar con precisión la carga de trabajo y el precio final. Al contar las páginas en lugar de los documentos, puedes calcular un rendimiento realista, las necesidades de personal y los gastos por página incluso antes de encender un solo escáner.

Con el estimador de papel a digital, puede evaluar con precisión el impacto de este proceso en su caso específico, prediciendo las necesidades de almacenamiento, las horas de digitalización y los días laborables que se dedicarán a la digitalización de sus documentos.

Estimador de volumen papel-a-digital

Planifica tu proyecto de digitalización de documentos usando esta calculadora gratuita:

{FREETOOL_PAPER2DIGITAL}

¿Por qué es importante la digitalización de documentos antes de una migración?

La digitalización de los documentos antes de la migración a un sistema de gestión documental o de contenido empresarial garantiza que el contenido existente entre en el nuevo sistema de manera estructurada, consultable y conforme a las normas.

Migrar el caos de los documentos en papel a una plataforma digital sin una indexación adecuada solo recrea los mismos problemas en un nuevo formato.

La digitalización también permite a las organizaciones limpiar los registros obsoletos, aplicar políticas de retención y reducir los costos de almacenamiento antes de la puesta en marcha. Al abordar los backlog por adelantado, puedes evitar abrumar a los demás equipos con contenido incompleto o mal indexado después de la migración.

Software y hardware necesarios para la digitalización de documentos

Además de los miembros del equipo en la línea de producción, también deberás tener en cuenta las herramientas que necesitarás para gestionar la migración sin depender de proveedores de servicios externos.

Escáneres

La selección del escáner desempeña un papel fundamental en la planificación de la digitalización.

Aunque los escáneres más rápidos aumentan el rendimiento, su precio aumenta bastante.

Los escáneres de producción básicos pueden manejar eficazmente los volúmenes diarios, mientras que los modelos de gama alta capaces de digitalizar 730 páginas por minuto (por ambas caras) pueden costar $150,000, existiendo modelos de menor velocidad vendidos muy por debajo de ese rango.

Para la mayoría de las organizaciones, los escáneres ultrarrápidos no tienen sentido económico, a menos que los volúmenes de documentos sean realmente masivos.

El mantenimiento y los tiempos de inactividad también se convierten en riesgos importantes; a menos que haya varios escáneres disponibles, una sola avería puede detener completamente la producción.

Un buen escáner (ni demasiado caro ni demasiado barato) deberá procesar entre 100 y 160 páginas por minuto.

Los escáneres reacondicionados son cada vez más populares y pueden reducir significativamente el precio final, ya que existen modelos de alto rendimiento disponibles entre €5,000 y $16,000, que además después puedes volver a vender.

En muchos casos, las organizaciones ya poseen hardware adecuado, lo que hace que la digitalización interna sea aún más rentable y cómoda.

Contadores de páginas y software de captura

La digitalización interna suele comenzar con una evaluación detallada del volumen de páginas.

Por ejemplo, digitalizar 15,000 páginas diarias equivales a 300,000 páginas al mes. Este nivel de producción requiere una línea de producción estructurada.

La preparación de los documentos suele ser la etapa que más mano de obra requiere.

Los libros encuadernados se cortan con frecuencia en páginas sueltas para extraer la información que contienen, ya que el valor reside en el contenido, no en el formato físico. La preparación puede requerir de 2 ó 3 personas, según el estado de los documentos, las carpetas, las grapas, los clips y las encuadernaciones.

Con personal experimentado, una línea de preparación puede soportar tasas de digitalización de unas 130 páginas por minuto, lo que da como resultado de 12,000 a 15,000 páginas al día por operador en un turno de ocho horas.

La digitalización en sí requiere generalmente 1 operador que trabaje jornadas de 8 horas, o más según la velocidad del escáner y las necesidades de redundancia.

El personal de control de calidad puede reducirse gracias a la mejora en la precisión de los escáneres, pero siempre se recomiendan verificaciones puntuales para los documentos de alto riesgo.

Este proceso puede realizarse fácilmente combinando la mano de obra con un software.

Un contador de páginas te ayudará a llevar un registro exacto de todas las páginas que se migrarán a su sistema de gestión documental y cuesta unos $79 año.

Además, un software de captura digitalizará los documentos y extraerá automáticamente toda la información para su posterior indexación.

Con Dokmee Capture, puedes extraer y digitalizar toda la información y luego almacenarla en la plataforma que elijas. No tiene por qué ser Dokmee.

Indexación automatizada

La subcontratación de la indexación sigue siendo una de las partes más caras y lentas de la digitalización.

Los indexadores humanos introducen manualmente los campos de metadatos, a menudo en centros offshore, lo que genera cuellos de botella, problemas de precisión y de escalabilidad.

Por regla general, los proveedores de servicios solo incluyen unos pocos campos de indexación, como el nombre del archivo y la fecha. Sin embargo, a medida que aumentan los volúmenes de archivos, necesitará muchos más campos que contengan metadatos para una búsqueda y recuperación eficaces de los documentos.

Con los proveedores de servicios, los costes aumentan considerablemente con el número de campos de indexación requeridos, y los plazos de entrega se alargan a medida que crecen los volúmenes.

Al automatizar la indexación con software avanzado, este cuello de botella puede darse casi por desaparecido.

Las soluciones de captura modernas como Dokmee Capture, el RPA y la indexación impulsada por la IA pueden extraer y rellenar automáticamente 10 o más campos de indexación por documento sin intervención humana.

El contenido manuscrito y mecanografiado en más de 50 de los idiomas más hablados del mundo se puede reconocer con precisión.

La indexación basada en IA es más consistente y rentable que la indexación humana. Elimina los errores relacionados con la fatiga y se adapta sin esfuerzo al volumen.

La importancia de la indexación

La indexación determina si los documentos digitalizados son realmente utilizables.

Sin metadatos enriquecidos, el rendimiento de la búsqueda se resiente, los usuarios pierden confianza en el sistema y la adopción cae.

El resultado es que la migración podría resultar inútil y hacer que tu gestor documental no sean más que carpetas digitales, y no un sistema de gestión documental avanzado.

La indexación asistida por IA te permite aplicar esquemas de clasificación complejos que serían prohibitivos con indexadores manuales.

A diferencia de los equipos de indexación humana, que son limitados, costosos e inconsistentes, la IA puede manejar varios campos de indexación simultáneamente con mayor precisión y más barato.

Este cambio modifica el precio total de la digitalización de tu backlog y hace que los proyectos internos sean viables para organizaciones de cualquier tamaños.

Cómo decidir entre una migración interna y proveedores externos

Los proveedores externos son cada vez más difíciles de encontrar a medida que disminuyen los volúmenes de documentos y desaparecen los flujos de trabajo en papel.

Muchos proveedores cobran ahora tarifas más altas para compensar, ofreciendo a menudo una flexibilidad de indexación limitada. Los presupuestos de 12 a 20 centavos por página son cada vez más comunes y resultan poco rentables, especialmente cuando solo se incluyen unos pocos campos de indexación.

En otras palabras, el precio total de la migración con un proveedor externo para 300,000 páginas podría oscilar entre $36,000 y $60,000.

Por el contrario, la digitalización interna utilizando escáneres modernos, software de captura e indexación por IA puede alcanzar un precio total de aproximadamente $10,000 al mes por cada 300,000 páginas, es decir, unos 3,3 centavos por página, excluyendo el equipo que ya se posee.

La indexación de grandes volúmenes, como 150,000 documentos, puede ser gestionada por RPA por unos $3,000, independientemente de la profundidad de la indexación.

Dokmee se encarga de todo el proceso, desde la digitalización y el OCR hasta la compresión y la indexación automatizada, y puede entregar el contenido directamente en Dokmee ECM u otras plataformas ECM.

Esta flexibilidad te permite mantener el control, reducir costes y asegurar el futuro de tu estrategia de migración.

Valor a largo plazo y ROI de la migración de documentos

Aunque el coste inicial de la digitalización de tus documentos pueda parecer sustancial, los beneficios operativos a largo plazo suelen superar la inversión inicial.

Los archivos digitalizados reducen la dependencia del almacenamiento físico, eliminan el tiempo dedicado a buscar en expedientes de papel y mejoran el acceso a la información crítica. Con el tiempo, las organizaciones se benefician de:

• Recuperación de documentos y toma de decisiones más rápidas

• Reducción de los costes de almacenamiento físico y manipulación

• Mejora del cumplimiento y preparación para auditorías

• Reducción del riesgo de pérdida o daño de expedientes

• Aumento de la eficiencia en todos los departamentos

Una vez que los documentos son consultables y están estructurados dentro de un sistema de gestión documental, pasan a formar parte de un ecosistema de información conectado que respalda las operaciones diarias.

En lugar de considerar la migración como un gasto puntual, muchas organizaciones la ven como un paso fundamental hacia la mejora de los procesos a largo plazo y la resiliencia operativa.

Cuenta con la automatización de Dokmee para la migración más precisa

Dokmee acompaña a las organizaciones a lo largo de todo el proceso de migración de documentos, desde el conteo inicial de páginas y la captura hasta el OCR, la indexación y la entrega estructurada en un sistema de gestión documental.

Con la preparación y las herramientas adecuadas, puedes estimar de forma más precisa los costes, planificar la producción y transformar los backlog de documentos en información accesible y consultable que respalde el crecimiento futuro.

Reserva tu demo gratuita ahora y deja que nuestro equipo te guíe.