Avis sur DocuShare : Est-ce que ça en vaut la peine ? (Mise à jour 2025)

Xerox a longtemps été synonyme de matériel documentaire en entreprise. Ainsi, lorsque la société a lancé DocuShare, beaucoup ont supposé qu’elle apporterait la même fiabilité et innovation dans le domaine logiciel.

Mais cette hypothèse pose problème. Concevoir un logiciel intuitif et collaboratif requiert des compétences très différentes de celles nécessaires à l’ingénierie d’imprimantes. Et cet écart se ressent.

DocuShare est fonctionnel, mais d’une manière qui impose souvent à votre équipe de s’adapter à ses processus rigides, hérités du matériel, plutôt que l’inverse.

Cet avis sur DocuShare vous aide à déterminer si l’outil répond vraiment aux exigences actuelles de productivité.

Qu’est-ce que DocuShare ?

DocuShare est la plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Xerox, qui s’appuie sur l’histoire de la société avec les documents pour passer au numérique. Elle a évolué d’un simple système de gestion documentaire (DMS) vers une solution ECM complète.

C’est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise mobile, intuitive et facile à utiliser, offrant un ensemble complet d’outils pour automatiser les processus, selon le positionnement de Xerox.

Note : Tandis qu’un DMS se concentre sur le stockage, l’organisation et la récupération de documents, l’ECM englobe des types de contenus plus larges et des processus métiers à l’échelle de toute l’organisation. Cliquez pour en savoir plus sur les différences entre les systèmes DMS et ECM.

Comment DocuShare sert-il les entreprises ?

DocuShare mise sur l’automatisation guidée par l’IA pour aider les entreprises à capturer, classer et retrouver l’information plus efficacement. L’accent est mis sur la simplification de la gestion du contenu tout en soutenant la transformation numérique et les stratégies de travail hybride.

La plateforme va au-delà du simple stockage de fichiers, proposant des fonctionnalités conçues pour les organisations ayant besoin de solutions de niveau entreprise :

→ Automatisation intelligente pour fluidifier les processus répétitifs

→ Recherche avancée et indexation pilotée par les métadonnées pour une récupération rapide

→ Intégration fluide avec les systèmes d’entreprise existants

→ Conformité et gestion des archives intégrées

→ Options de déploiement flexibles : sur site pour le contrôle informatique ou dans le cloud pour réduire les coûts d’infrastructure

DocuShare s’adapte à l’évolution des besoins, pour les petites entreprises comme pour les grandes multinationales. Sa flexibilité la rend pertinente dans tous les secteurs où la gestion de contenu centralisée et sécurisée est essentielle.

Analyse experte des fonctionnalités de DocuShare

DocuShare regroupe toutes les fonctionnalités ECM dans ce que Xerox présente comme une plateforme intuitive, même si l’expérience utilisateur varie grandement selon la complexité de l’organisation et les ressources techniques en place.

1. Recherche et organisation pilotées par métadonnées

DocuShare propose l’une des meilleures capacités de recherche du marché ECM. Elle utilise l’étiquetage par métadonnées pour rendre les documents trouvables via plusieurs chemins de recherche. Les utilisateurs peuvent retrouver du contenu par projet, département, type de document ou attributs métiers personnalisés.

Le système extrait automatiquement les métadonnées des types de documents couramment utilisés et permet aux administrateurs de créer des modèles de métadonnées personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de leur activité.

Cette approche fonctionne efficacement pour les organisations ayant des pratiques de classification documentaire cohérentes.

2. Capture de documents et intégration du scan

Xerox étant un acteur majeur du matériel, il n’est pas surprenant que le logiciel DocuShare se distingue par son intégration avec les scanners et les imprimantes multifonction.

La plateforme peut automatiquement capturer des documents issus de différentes sources, effectuer une reconnaissance OCR, et les orienter via des workflows de gestion prédéfinis. Ceci s’avère très efficace dans les environnements à fort volume documentaire.

Elle vise à faciliter la transformation numérique de votre organisation en automatisant les processus métier centrés sur le contenu et en favorisant la collaboration en continu.

3. Gestion des versions et pistes d’audit

DocuShare offre un contrôle de versions complet avec système d’enregistrement/déverrouillage, suivi des modifications et pistes d’audit détaillées.

Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour le modifier, il est temporairement verrouillé pour les autres, évitant ainsi les modifications simultanées et les conflits de versions. Une fois remis, la nouvelle version est enregistrée et accessible. Cela élimine efficacement le risque de doublons ou d’édition conflictuelle.

Ce processus permet aussi à la plateforme de conserver l’historique complet des accès, modifications et actions sur les workflows, vous maintenant conforme en permanence. DocuShare propose des fonctionnalités d’audit approfondies pour les organisations devant prouver qui a accédé à quels documents, et quand.

4. Automatisation des flux de travail

DocuShare intègre des fonctions d’automatisation de workflow permettant de rationaliser les processus documentaires. Les équipes peuvent concevoir des chaînes de validation, programmer des notifications automatiques et définir des règles de routage selon le contenu ou les métadonnées du document.

Par exemple, le dépôt d’une facture peut déclencher un circuit de validation à plusieurs étapes : envoi au chef de département pour validation budgétaire, puis transmission à la finance pour autorisation de paiement, et enfin archivage avec horodatage une fois approuvée. Tout s’exécute automatiquement grâce à des métadonnées comme le nom du fournisseur, le montant ou le code de département.

Cependant, l’éditeur de workflows de DocuShare est moins intuitif que les alternatives modernes sans code. Si les besoins d’automatisation standard sont couverts, modeler ou modifier des processus complexes demande souvent des compétences techniques. À mesure que les besoins évoluent, les organisations doivent parfois s’appuyer durablement sur l’administration ou des experts IT pour maintenir ces workflows.

5. Permissions d’accès et gestion des rôles en toute sécurité

DocuShare applique une sécurité de niveau entreprise avec des permissions granulaires, un contrôle d’accès basé sur les rôles et l’intégration aux annuaires existants. En tant qu’administrateur, vous déterminez précisément qui peut accéder à tel document, dossier ou workflow, et dans quelle mesure il peut interagir avec.

Le modèle de sécurité est complet mais peut devenir difficile à administrer à mesure que l’organisation grandit et que les besoins en permissions se complexifient.

6. Accès mobile et à distance

Page d’accueil DocuShare personnalisée avec navigation, raccourcis de tâches et panneau d’accueil adaptés à l’accès documentaire en entreprise et aux workflows utilisateur.

DocuShare propose des applications mobiles iOS et Android. Les utilisateurs peuvent consulter des documents, participer aux workflows et capturer du nouveau contenu depuis leur smartphone ou tablette.

L’expérience mobile couvre l’essentiel, même si certains signalent qu’elle reste moins aboutie que des applis mobiles grand public.

7. Intégration avec des outils tiers

DocuShare s’intègre à Microsoft 365, différents ERP et autres applications d’entreprise via des API et des connecteurs prêts à l’emploi.

La plateforme peut se synchroniser avec les systèmes métiers existants pour créer des processus de gestion documentaire unifiés, réunissant tous vos besoins en un seul système.

Les capacités d’intégration sont solides avec les applications entreprises courantes. Pour des intégrations personnalisées, il peut être nécessaire de recourir à des prestations de services professionnels ou à des ressources techniques.

Avis DocuShare : ce que disent les vrais utilisateurs

Xerox DocuShare est classé 149e sur 423 logiciels dans sa catégorie (systèmes de gestion documentaire).

Sa note varie de 4,0 à 4,3 étoiles sur 5. Cela indique que l’outil est solide, mais moins visible sur le marché que les leaders du secteur.

Ce que les utilisateurs apprécient chez DocuShare

Les utilisateurs louent régulièrement les capacités complètes de gestion documentaire de DocuShare et son intégration au poste de travail.

• Selon un utilisateur :

« Ce qui distingue DocuShare, c’est sa gestion documentaire robuste qui simplifie le stockage, l’organisation et le partage de contenu en entreprise. Stockage centralisé, recherche avancée, automatisation des workflows et contrôle de versions. »

« J’ai apprécié l’application de bureau, car elle autorise une intégration bureau sans effort, avec des exigences minimales », ajoute un utilisateur.

Xerox accorde une grande importance à la sécurité des données et aux contrôles d’accès, et le logiciel est conçu pour être accessible et évoluer avec les besoins métier. Les utilisateurs le notent : comme le dit l’un d’eux :

« Nous avons pu verrouiller les comptes des personnes, afin que les utilisateurs finaux soient dans l’impossibilité d’imprimer des documents. »

« C’est facilement évolutif, l’espace de stockage grandit à mesure que l’activité se développe. Facile à administrer et à maintenir. »

• Sur l’accessibilité web du logiciel, un utilisateur remarque :

« DocuShare est en fait un outil de gestion documentaire sur internet qui vous permet de stocker tous vos fichiers en un seul endroit, d’y accéder en ligne et de les partager avec tout le monde. »

Enfin, les utilisateurs saluent l’approche complète de la plateforme et sa simplicité. Selon l’un d’eux :

« DocuShare est notre plateforme complète de gestion de contenu et de processus. Cela minimise tous les risques et incertitudes liés à la sécurité des données dans l’organisation. »

• Un autre utilisateur confirme :

« C’est léger et facile à utiliser. Il offre de très nombreuses fonctionnalités à un prix abordable. L’interface utilisateur est moderne et facile à parcourir. »

Ce que les utilisateurs n’aiment pas chez DocuShare

DocuShare est souvent critiqué pour ses difficultés de performance avec de gros volumes de documents et de données. Cela paraît paradoxal puisque le passé hardware de Xerox laissait présager une gestion automatisée et sans faille de la capture/la gestion documentaire.

• Un utilisateur se plaint :

« Les performances ralentissent lors du traitement d’un grand volume de documents ou de workflows complexes, ce qui nuit à mon efficacité. »

• Un autre ajoute :

« Gérer de grandes quantités de données est difficile et il manque des fonctions de filtrage efficaces. La licence est coûteuse et compliquée, et certaines entreprises n’ont pas les moyens. »

• Sur les soucis généraux de performance et d’ergonomie qui nuisent à la productivité, un utilisateur note :

« C’est compliqué et prend du temps quand il s’agit de manipuler, contrôler ou chercher dans une très large volumétrie de fichiers. J’ai aussi rencontré des difficultés dans le traitement des applications. En situation urgente, c’est préoccupant. »

Au-delà de la gestion documentaire, les critiques portent souvent sur la structure tarifaire et le manque de transparence. DocuShare ne publie pas ses plans tarifaires sur le site officiel, obligeant à contacter un conseiller.

« Le seul défaut de DocuShare est son prix nettement trop élevé par rapport à d’autres outils similaires. Le service client non plus ne m’a pas satisfait. »

souligne un utilisateur. DocuShare est noté 6,4/10 pour ses prix.

• Concernant le coût des licences, un utilisateur note qu’il crée une barrière à l’adoption. Il précise :

« Ajouter beaucoup d’utilisateurs ayant un droit d’édition complet revient trop cher. »

• Certains apprécient le logiciel mais déplorent seulement son prix. Comme le confie un utilisateur :

« Le manque de transparence sur la tarification est gênant, mais à part cela, je n’ai rien à reprocher au logiciel. »

Des critiques plus rares concernent l’interface vieillotte et l’expérience utilisateur : plusieurs la jugent difficile à prendre en main.

DocuShare vs Dokmee : le face à face

Heureusement, DocuShare n’est pas la seule solution à adresser les PME aussi bien que les grands groupes.

Si elle propose des fonctionnalités ECM d’entreprise et l’héritage Xerox côté matériel, d’autres solutions plus modernes, comme Dokmee, offrent une gestion de contenu numérique pensée pour les environnements de travail d’aujourd’hui.

Fonctionnalité	DocuShare	Dokmee
Options de déploiement	Sur site, Cloud	Cloud, Sur site, Hybride
Recherche IA	Recherche avancée (ex : plein texte, métadonnées)	Recherche rapide par mots-clés & indexation, découverte pilotée par IA
Automatisation des workflows	Oui (configuration complexe)	Éditeur visuel, intuitif
Transparence des prix	Sur devis, plus cher que la moyenne, démo gratuite limitée	Sur devis, compétitif, démo gratuite
Interface utilisateur	Fonctionnelle mais datée	Design moderne, intuitif
Application mobile	Disponible	Expérience native et fluide
Courbe d’apprentissage	Prononcée pour les fonctions avancées	Minimale, productivité immédiate
Intégration matérielle	Excellente (périphériques Xerox)	Intégration standard du scan
Temps de mise en œuvre	Long pour toutes les fonctions	Déploiement rapide
Idéal pour	Grandes entreprises clientes Xerox	Toutes tailles d’entreprise, efficacité moderne

Si vous gérez une grande entreprise disposant des ressources et d’experts pour maintenir des systèmes complexes, DocuShare peut convenir.

La solution intelligente s’appelle Dokmee. Elle propose une expérience utilisateur supérieure et des fonctionnalités modernes sans nécessiter d’investissement dans l’écosystème Xerox.

Quelle solution ECM choisir ?

Le choix entre DocuShare et des alternatives modernes comme Dokmee dépend de vos investissements technologiques existants et de vos priorités d’expérience utilisateur.

Quand DocuShare a du sens

→ DocuShare offre le maximum de valeur aux organisations équipées de matériel Xerox. Des équipes dépendant d’imprimantes multifonctions et de scanners bénéficient d’une intégration parfaite et d’une efficacité opérationnelle, notamment pour le traitement de gros volumes papier.

Les grandes entreprises avec service IT dédié peuvent également déployer tout le potentiel de DocuShare et assurer sa maintenance sans difficulté.

Pour les environnements où la sécurité prime, DocuShare propose des contrôles d’entreprise qui passent avant le design de l’interface : idéal là où la conformité et la gouvernance des données sont prioritaires.

Quand Dokmee propose une meilleure valeur

→ Dokmee brille auprès des organisations qui privilégient l’adoption rapide et souhaitent une gestion documentaire intuitive dès le premier jour. Les équipes recherchant des prix transparents évitent la complexité des licences sur devis, souvent imprévisibles.

De plus, les entreprises modernes ayant des besoins en automatisation, collaboration ou mobilité profitent de l’approche contemporaine portée par Dokmee.

Les sociétés sans investissement matériel Xerox trouvent un meilleur retour sur investissement avec des plateformes nativement pensées pour le digital (et non pour des workflows documentaires hérités).

Conclusion

DocuShare est puissant, mais il ne s’adresse pas à tout le monde. Sa gestion documentaire est solide, mais elle rime avec complexité, courbe d’apprentissage raide et tarifs alignés sur les organisations déjà dans l’écosystème Xerox.

La plupart des avis évoquent un coût de départ aux alentours de 15 dollars par utilisateur/mois, mais pour les grandes équipes la facture grimpe vite (souvent plus de 1 000 dollars/mois). Un réel investissement, uniquement justifié si vos processus reposent sur la capture documentaire en masse et l’intégration matérielle poussée.

Si c’est votre cas, DocuShare fera l’affaire. Mais si vous attendez de la rapidité, une interface moderne et un déploiement instantané, ce logiciel semblera d’une autre époque. Beaucoup de plateformes récentes offrent aujourd’hui des démarrages plus rapides, une expérience plus fluide et une tarification plus flexible.

Avant de décider, posez-vous une question : voulez-vous un système taillé pour l’avenir du travail, ou hérité du passé matériel ?

Adoptez une gestion documentaire adaptée aux équipes d’aujourd’hui

DocuShare incarne encore l’approche « hardware first » de Xerox en gestion documentaire. Il propose des fonctionnalités complètes tournées vers les workflows traditionnels, avec une forme de décalage freinant la collaboration moderne.

Dokmee propose une approche moderne : gestion de contenu et automatisation accessibles, utilisables immédiatement sans formation poussée, ni dépendance au matériel du fournisseur.

Votre équipe attend une gestion documentaire qui accélère le travail, pas de nouvelles courbes d’apprentissage à négocier. Pourquoi investir dans une complexité héritée alors que des alternatives modernes offrent de meilleurs résultats, plus vite ?

Découvrez pourquoi les équipes choisissent l’efficacité moderne de Dokmee

Questions fréquentes

DocuShare est-il sécurisé ?

Oui. DocuShare est conçu pour l’entreprise et la sécurité. Il propose un chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès détaillés et des journaux d’audit pour tracer les activités. Ces outils aident votre organisation à rester conforme et à protéger chaque information sensible.

Qu’est-ce que DocuShare Go ?

DocuShare Go est une solution cloud-native axée sur la rapidité, la simplicité et l’automatisation intelligente. Elle utilise l’IA pour taguer, orienter et résumer automatiquement les documents, idéale pour les équipes petites à moyennes recherchant une collaboration sûre sans lourde charge IT.

DocuShare reste la solution ECM d’entreprise de Xerox, traditionnelle, pensée pour la personnalisation, le contrôle sur site et les workflows complexes.

Combien coûte DocuShare ?

Les tarifs DocuShare ne sont pas publics. Xerox fonctionne sur devis selon les besoins de votre entreprise. L’implémentation et la formation viennent aussi s’ajouter au coût total.

Certains retours d’utilisateurs font état d’un prix d’entrée de 15 $ par utilisateur/mois pour une petite entreprise, et un coût total proche de 1 000 $/mois pour 100 utilisateurs. Ceci reste une estimation.

DocuShare est-il cloud ou sur site ?

DocuShare propose les deux options : hébergement cloud pour réduire l’IT ou installation sur site pour un contrôle maximal. Aujourd’hui, la majorité des clients choisit le cloud pour bénéficier des mises à jour automatiques et alléger la gestion technique.

Quel principal avantage par rapport aux autres plateformes ECM ?

L’avantage principal de DocuShare réside dans son intégration poussée à l’écosystème matériel Xerox, idéal pour les entreprises dotées de nombreux multifonctions nécessitant automatisation et traitements documentaires avancés.