Tirez le meilleur parti de vos documents grâce à l'IA dans la gestion documentaire

Un système de gestion documentaire qui stocke vos documents ne suffit pas. Votre plateforme SGD ou ECM devrait vous aider à travailler avec les informations qu'elle contient.

L'IA dans la gestion documentaire change la façon dont vous organisez, recherchez, examinez et traitez les documents. Vous pouvez utiliser l'IA pour indexer des fichiers, trouver des informations basées sur la signification, résumer des documents volumineux, répondre à des questions et faire remonter les détails qui nécessitent votre attention.

Le changement majeur est que l'IA fait désormais partie du SGD lui-même.

Lorsque ces capacités sont intégrées à la plateforme, vous pouvez travailler avec vos documents là où ils se trouvent déjà, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur l'examen des informations, la prise de décisions et l'action sur ce qui compte.

Qu'est-ce que l'IA dans la gestion documentaire ?

L'IA dans la gestion documentaire fait référence à l'utilisation de l'intelligence artificielle au sein d'un système de gestion documentaire pour automatiser les tâches à forte intensité documentaire, comprendre le contenu des documents et faciliter l'accès à l'information.

Cela va au-delà de la numérisation et du stockage de base que l'on pourrait trouver dans n'importe quel système de gestion documentaire.

Un SGD alimenté par l'IA vous aide à travailler avec les informations contenues dans vos documents.

Il peut extraire des informations des fichiers, classer et indexer des documents, rechercher par signification plutôt que par mots-clés exacts, résumer des documents volumineux, répondre à des questions sur le contenu des documents, faire remonter des informations pertinentes et des incohérences potentielles, et prendre en charge les flux de travail basés sur les documents.

La différence est simple : un SGD traditionnel vous aide à gérer vos documents, tandis qu'un SGD alimenté par l'IA peut vous aider à travailler avec eux.

L'IA doit également être intégrée au SGD lui-même.

Vous ne devriez pas avoir à télécharger un document, le télécharger vers un outil d'IA distinct, l'analyser, puis ramener les résultats dans votre flux de travail documentaire. Avec l'IA intégrée, vous pouvez utiliser les capacités de l'IA dans le même environnement où vos documents sont stockés, gérés et sécurisés.

L'évolution de la gestion documentaire

La gestion documentaire a considérablement évolué à mesure que la façon dont vous créez, stockez et utilisez l'information a changé.

Chaque étape a réduit une partie du travail manuel lié à la manipulation des documents, mais l'IA est en train de changer le rôle du système de gestion documentaire lui-même.

• Gestion documentaire basée sur le papier

La forme la plus élémentaire de gestion documentaire. Les documents étaient physiquement stockés dans des armoires, où ils étaient classés et organisés manuellement.

Le problème n'était pas simplement le stockage.

La recherche, la copie, la révision et la mise à jour des informations prenaient du temps, surtout à mesure que les collections de documents augmentaient.

• Stockage numérique des documents

Les documents sont passés des classeurs physiques aux dossiers numériques.

Cela a amélioré l'accessibilité, le stockage, le contrôle des versions, le partage et la sécurité des documents.

Vous pouviez trouver et accéder aux fichiers sans rechercher dans les archives physiques, mais les personnes étaient toujours responsables d'une grande partie du travail d'organisation et de gestion de ceux-ci.

• Systèmes de gestion documentaire

Les plateformes SGD ont introduit une manière plus structurée de gérer les documents.

Vous pouviez utiliser des métadonnées, l'indexation, l'OCR, les permissions, les flux de travail, le contrôle des versions, les politiques de rétention, les pistes d'audit et les référentiels centralisés pour maintenir les documents organisés et sous contrôle.

Cela a rendu la gestion documentaire plus cohérente, mais le système dépendait encore largement des personnes pour lui dire ce que chaque document contenait et ce qu'il fallait en faire.

• Gestion documentaire alimentée par l'IA

L'IA change la façon dont vous interagissez avec vos documents.

Au lieu de simplement vous aider à stocker et à gérer des documents, un SGD alimenté par l'IA peut travailler avec les informations qu'ils contiennent.

L'IA peut aider à classer et à indexer les fichiers, à comprendre leur contenu, à rechercher des informations basées sur la signification, à résumer des documents, à répondre à des questions et à faire remonter des informations qui pourraient nécessiter votre attention.

Essentiellement, elle vous donne des informations sur les documents afin que vous puissiez agir en conséquence.

Cela transforme le SGD d'un système qui gère principalement des fichiers en un système qui peut activement vous aider à travailler avec eux.

L'évolution va de la gestion manuelle des documents à la prise en charge par le système d'une plus grande partie du travail lié à ces documents.

Gestion documentaire traditionnelle vs gestion documentaire alimentée par l'IA

La différence entre la gestion documentaire traditionnelle et celle alimentée par l'IA ne réside pas simplement dans l'ajout de quelques fonctionnalités d'IA.

Certaines différences incluent :

Avec un SGD traditionnel, vous effectuez encore une grande partie du travail de recherche, de révision et de compréhension de vos documents.

Un SGD alimenté par l'IA peut prendre en charge une plus grande partie de ce travail répétitif, vous fournissant des informations à examiner plutôt que de vous faire partir de zéro.

L'IA ne rend pas la gestion documentaire moins importante. Elle rend le SGD plus utile.

Vos documents restent dans un environnement contrôlé, mais vous pouvez faire plus avec les informations qu'ils contiennent sans ajouter un autre outil ou une autre étape manuelle.

Comment l'IA améliore la gestion documentaire

L'IA peut prendre en charge de nombreuses tâches répétitives qui rendent la gestion documentaire chronophage, telles que l'indexation, la recherche dans les documents ou la révision de la paperasse.

Vous pouvez utiliser l'IA pour gérer une plus grande partie du travail de base et consacrer votre temps aux informations qui nécessitent votre jugement.

L'IA prend en charge l'indexation et la classification des documents

L'indexation facilite l'organisation et la récupération des documents, mais l'attribution manuelle de métadonnées et l'identification des types de documents peuvent prendre un temps considérable.

L'IA peut analyser le contenu d'un document et utiliser ces informations pour aider à le classer et à l'indexer sans que vous ayez à traiter chaque fichier manuellement.

Dokmee utilise l'indexation IA et l'indexation magique (Magic Indexing) en conjonction avec l'OCR pour extraire et organiser les informations des documents. Cela réduit le travail manuel requis pour préparer les fichiers pour le stockage, la recherche et la récupération.

L'IA rend la recherche documentaire plus intelligente

La recherche traditionnelle dépend fortement des mots-clés. Vous pouvez rechercher un mot ou une phrase spécifique et parcourir les résultats pour trouver le document dont vous avez besoin.

La recherche alimentée par l'IA vous permet de rechercher en fonction de ce que vous voulez dire, et pas seulement des mots exacts utilisés dans un document.

Les capacités de recherche IA et d'IA conversationnelle de Dokmee vous permettent de poser des questions sur les documents auxquels vous avez l'autorisation d'accéder en utilisant le langage naturel.

Au lieu de rechercher un fichier et d'ouvrir les documents un par un, vous pouvez demander au système de vous aider à trouver et à comprendre les informations pertinentes.

Cela change le rôle du SGD. Il devient un endroit où vous pouvez poser des questions sur vos documents et obtenir des réponses directes instantanément.

L'IA résume les documents pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel

Lire chaque page d'un long rapport, d'un dossier ou d'un document n'est pas toujours la meilleure utilisation de votre temps.

L'IA peut résumer les documents et faire remonter les informations les plus pertinentes pour votre tâche.

Un résumé peut vous aider à identifier rapidement les points clés, les dates importantes, les détails pertinents et les informations qui pourraient nécessiter un examen plus approfondi.

Le résumé IA de Dokmee peut vous aider à réduire le temps que vous passez à parcourir de longs documents.

Par exemple, lors de l'examen de documents d'assurance ou de vérification, un résumé généré par l'IA pourrait faire remonter un détail tel qu'un document expiré. Vous pouvez alors enquêter sur ce problème spécifique au lieu de réviser manuellement chaque page pour le trouver.

L'objectif est de vous aider à arriver à la partie qui nécessite votre attention et votre perspicacité.

L'IA aide à identifier les incohérences et les problèmes

L'IA peut également vous aider à repérer les informations qui pourraient nécessiter un examen plus approfondi. Cela est différent de l'affirmation selon laquelle l'IA peut identifier automatiquement chaque erreur ou prendre des décisions pour vous.

Selon les documents et la tâche, l'IA peut aider à faire remonter des éléments tels que des informations contradictoires, des documents expirés, des détails manquants, des valeurs inhabituelles ou des incohérences entre les enregistrements.

Vous décidez toujours de la signification de l'information et de ce qu'il faut en faire. L'IA aide simplement à porter les problèmes potentiellement pertinents à votre attention plus tôt.

Il est important de clarifier que l'IA prend toutes les décisions pour vous, elle peut vous aider à repérer ce qui mérite votre attention pendant que vous avez encore le temps d'agir.

L'IA peut vous aider à travailler avec le contenu des documents

La gestion documentaire s'est traditionnellement concentrée sur le stockage et la récupération d'informations. L'IA étend ce rôle en vous aidant à travailler avec le contenu lui-même.

Selon la plateforme, l'IA peut aider à transformer les informations des documents existants en résumés, réponses, données extraites ou autres résultats utiles. Cela vous donne plus de moyens d'utiliser les informations déjà stockées dans votre SGD sans les copier et les traiter manuellement vous-même.

À mesure que les capacités de l'IA continuent de se développer, les plateformes de gestion documentaire évoluent également vers la création et la génération de documents assistées par l'IA.

L'IA peut prendre en charge les flux de travail documentaires

L'IA peut également prendre en charge les étapes répétitives au sein des flux de travail documentaires.

Elle peut aider à classer les documents entrants, à extraire des informations, à acheminer les fichiers, à identifier les documents nécessitant un examen, à résumer les informations avant une approbation et à prendre en charge les processus de vérification.

C'est là que l'IA devient particulièrement utile en tant que partie d'un SGD plutôt qu'en tant qu'outil distinct. L'IA peut fonctionner dans le même environnement que vos documents, flux de travail, permissions et enregistrements.

Le principe est simple : l'IA gère une plus grande partie du travail documentaire répétitif, tandis que vous gérez le jugement, les exceptions et les décisions.

Choisissez un SGD avec IA intégrée

L'ajout de l'IA à votre processus de gestion documentaire ne devrait pas signifier l'ajout d'un autre endroit où vos documents doivent aller.

Si vos fichiers résident dans un SGD mais que votre IA réside ailleurs, vous devez déplacer des informations entre les systèmes.

Vous trouvez le document, le téléchargez ou l'exportez, le téléchargez vers l'outil d'IA, posez votre question, puis ramenez le résultat dans votre flux de travail. Chaque étape supplémentaire crée plus de travail et vous donne un autre système à gérer.

De plus, vous ajoutez une étape supplémentaire où vos documents peuvent être vulnérables aux failles de sécurité.

L'IA intégrée résout ce problème.

Lorsque l'IA fait partie de votre SGD, vous pouvez travailler avec les documents là où ils se trouvent déjà. Le système dispose du contexte du document, des métadonnées, des permissions et des flux de travail autour du fichier au lieu de le traiter comme un téléchargement isolé.

Cela compte pour plus que la commodité.

Garder l'IA dans votre environnement de gestion documentaire signifie que vous pouvez appliquer les mêmes contrôles d'accès et politiques de sécurité tout en réduisant les copies inutiles de vos fichiers. Cela maintient également les résultats connectés aux documents et aux flux de travail auxquels ils se rapportent.

La différence devient particulièrement claire lorsque vous utilisez l'IA pour les tâches documentaires quotidiennes.

Vous pouvez effectuer des recherches approfondies en utilisant le langage naturel, résumer un document, extraire des informations ou identifier quelque chose qui nécessite un examen sans d'abord sortir le fichier du système.

C'est pourquoi l'IA dans un SGD devrait être plus qu'un chatbot ajouté à l'interface.

Ce qu'il faut rechercher dans un système de gestion documentaire IA

Tous les SGD qui utilisent le terme « IA » n'offrent pas les mêmes capacités.

Lorsque vous comparez les plateformes, concentrez-vous moins sur la présence de l'IA dans la liste des fonctionnalités et plus sur ce que l'IA peut réellement faire avec vos documents.

• Indexation IA et OCR

Recherchez un système capable de reconnaître, d'extraire et d'organiser des informations à partir de documents sans que vous ayez à traiter manuellement chaque fichier. L'OCR est particulièrement important lorsque votre référentiel comprend des documents numérisés qui ne contiennent pas de texte consultable.

Dokmee combine l'OCR avec l'indexation IA et l'indexation magique pour aider à automatiser la classification et l'indexation des documents, avec un support pour plus de 50 langues.

• Recherche intelligente et conversationnelle

La recherche par mots-clés ne fonctionne que si vous savez quel terme rechercher.

Un SGD alimenté par l'IA devrait vous permettre de rechercher en fonction de la signification et de poser des questions en utilisant le langage naturel.

La recherche IA et le chat IA de Dokmee vous permettent d'interagir avec votre collection de documents plus naturellement, vous aidant à trouver des informations pertinentes sans dépendre uniquement de mots-clés exacts.

• Résumés de documents IA

Un système d'IA utile devrait vous aider à parcourir de longs documents sans que vous ayez à lire chaque page avant de savoir ce qui est important.

Recherchez une fonction de résumé capable de faire remonter les informations clés, les détails importants et le contenu qui pourrait nécessiter un examen plus approfondi.

Le résumé IA de Dokmee peut vous aider à comprendre rapidement le contenu d'un document et à concentrer votre attention là où elle est nécessaire.

• Analyse documentaire assistée par l'IA

L'IA devrait faire plus que vous dire ce qu'un document dit. Elle devrait vous aider à identifier les informations qui sont importantes pour la tâche à accomplir.

Selon le cas d'utilisation, cela pourrait inclure la mise en évidence d'informations manquantes, de détails contradictoires, de documents expirés ou d'autres contenus qui méritent un examen plus approfondi. L'objectif n'est pas de confier les décisions à l'IA, mais de vous aider à trouver les problèmes potentiels plus tôt.

• Sécurité et permissions

L'IA doit fonctionner dans le même cadre de sécurité que celui que vous avez mis en œuvre dans votre SGD. Vous devriez pouvoir contrôler qui peut accéder aux documents et vous assurer que les capacités de l'IA ne contournent pas ces permissions.

Les capacités d'IA de Dokmee sont conçues pour fonctionner dans l'environnement de gestion documentaire, en maintenant les contrôles d'accès et la sécurité des documents comme faisant partie du flux de travail.

Par exemple, le Chatbot ne vous donnera que les informations auxquelles vous êtes autorisé à accéder.

• Intégration des flux de travail

L'IA devrait réduire la quantité de travail manuel impliquée dans la gestion des documents, et non créer un autre processus déconnecté.

Recherchez un SGD où l'IA fonctionne en parallèle avec la capture de documents, l'indexation, la recherche, les flux de travail, les permissions et d'autres fonctions essentielles de gestion documentaire.

De cette façon, vous pouvez utiliser l'IA pour gérer les tâches répétitives sans déplacer les documents entre plusieurs systèmes.

En fin de compte, la question que vous vous posez est : « Quel travail l'IA peut-elle me retirer ? » Plus elle gère efficacement le travail documentaire répétitif tout en vous laissant le contrôle des décisions, plus elle devient utile.

Comment Dokmee utilise l'IA pour simplifier la gestion documentaire

Laissez l'IA s'occuper de la paperasse. Vous faites le travail qui compte.

L'IA dans la gestion documentaire élimine le travail répétitif qui vous lie à vos documents en premier lieu.

Dokmee intègre les capacités d'IA directement dans sa plateforme de gestion documentaire, afin que vous puissiez les utiliser tout au long du cycle de vie des documents plutôt que de déplacer des fichiers entre un SGD et un outil d'IA distinct.

À chaque étape, l'IA peut prendre en charge une partie du travail pendant que vous restez responsable de l'examen des informations, de la gestion des exceptions et de la prise de décisions.

Les mêmes capacités peuvent prendre en charge des types de travail très différents selon votre secteur d'activité.

Dans le secteur de l'assurance, vous pourriez avoir à examiner de grands volumes de documents de police, de réclamation ou de vérification.

L'IA peut aider à indexer les fichiers entrants, à résumer les documents et à faire remonter des informations telles qu'un certificat expiré qui nécessite votre attention. Au lieu de lire chaque document du début à la fin, vous pouvez concentrer votre temps sur les cas qui nécessitent une décision.

Dans le secteur de la fabrication, vous devez gérer les spécifications techniques, les enregistrements de qualité, les rapports d'inspection et la documentation des fournisseurs.

L'IA peut aider à organiser les documents entrants et à faciliter la recherche d'informations lorsque vous devez vérifier une spécification, examiner un rapport ou enquêter sur une divergence.

Dans le gouvernement, de grandes armoires de classement contiennent des formulaires, des demandes, des enregistrements, de la correspondance et d'autres documents qui doivent rester organisés et accessibles.

La recherche alimentée par l'IA et les résumés de documents peuvent aider les employés à trouver des informations pertinentes sans dépendre entièrement des structures de dossiers ou de mots-clés exacts.

Dans les équipes juridiques, les contrats, les dossiers d'affaires, la correspondance et les dossiers justificatifs créent une quantité importante de travail à forte intensité documentaire.

L'IA vous aide à localiser les informations pertinentes, à résumer les documents volumineux et à répondre aux questions sur les documents autorisés, laissant les avocats et le personnel juridique se concentrer sur l'interprétation, l'examen et les décisions.

Dans les RH, les dossiers des employés, les candidatures, les politiques, les formulaires et autres documents du personnel doivent souvent être traités et récupérés à plusieurs reprises.

L'IA réduit le travail manuel impliqué dans l'organisation et la recherche d'informations tout en maintenant un accès contrôlé aux documents sensibles.

Les capacités d'IA de Dokmee sont conçues pour rendre les informations de vos classeurs plus utilisables. L'indexation IA et l'OCR peuvent réduire la préparation manuelle, tandis que la recherche IA et le chat IA vous aident à trouver des informations. Le résumé IA peut vous aider à parcourir de longs documents, et les flux de travail documentaires peuvent réduire le traitement répétitif.

Vous décidez toujours de la signification de l'information et de la suite des événements.

L'IA gère une plus grande partie de la paperasse ; vous avez plus de temps pour le travail qui nécessite du contexte, du jugement et de l'action.

Laissez l'IA gérer la paperasse

Un SGD moderne devrait vous aider à faire plus avec les informations contenues dans vos fichiers.

L'IA peut prendre en charge les tâches répétitives d'indexation, de recherche, de résumé et de traitement de documents tout en faisant remonter les informations qui méritent votre attention, transformant vos classeurs en une plateforme plus interactive qui vous libère du temps pour ce qui compte vraiment.

Lorsque vous laissez l'IA prendre en charge les tâches de base, vous avez le temps d'examiner, de décider, de résoudre des problèmes et d'agir en fonction de ce que vous trouvez.

C'est le passage de la gestion documentaire traditionnelle à la gestion documentaire alimentée par l'IA. Et lorsque l'IA est intégrée directement au SGD, vous pouvez l'utiliser là où vos documents se trouvent déjà, sans ajouter un autre outil déconnecté à votre flux de travail.

Dokmee intègre l'indexation IA, l'OCR, la recherche IA, le chat IA et le résumé IA dans sa plateforme de gestion documentaire pour vous aider à passer moins de temps sur la paperasse et plus de temps sur le travail qui compte.

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