Aproveite Mais Seus Documentos com IA na Gestão de Documentos

Um sistema de gestão de documentos que armazena seus documentos não é suficiente. Sua plataforma DMS ou ECM deve ajudá-lo a trabalhar com as informações que ela contém.

A IA na gestão de documentos está mudando a forma como você organiza, pesquisa, revisa e processa documentos. Você pode usar a IA para indexar arquivos, encontrar informações com base no significado, resumir documentos extensos, responder a perguntas e apresentar detalhes que precisam de sua atenção.

A grande mudança é que a IA está se tornando parte do próprio DMS.

Quando esses recursos são integrados à plataforma, você pode trabalhar com seus documentos onde eles já estão, dando-lhe mais tempo para se concentrar em revisar informações, tomar decisões e agir sobre o que importa.

O que é IA na gestão de documentos?

IA na gestão de documentos refere-se ao uso de inteligência artificial dentro de um sistema de gestão de documentos para automatizar tarefas intensivas em documentos, entender o conteúdo dos documentos e tornar a informação mais fácil de acessar.

Isso vai além da digitalização e armazenamento básicos que você encontraria em qualquer sistema de gestão de documentos.

Um DMS alimentado por IA ajuda você a trabalhar com as informações dentro de seus documentos.

Ele pode extrair informações de arquivos, classificar e indexar documentos, pesquisar por significado em vez de palavras-chave exatas, resumir documentos extensos, responder a perguntas sobre o conteúdo dos documentos, apresentar informações relevantes e possíveis inconsistências, e apoiar fluxos de trabalho baseados em documentos.

A diferença é simples: um DMS tradicional ajuda você a gerenciar seus documentos, enquanto um DMS alimentado por IA pode ajudar você a trabalhar com eles.

A IA também deve ser integrada ao próprio DMS.

Você não deve ter que baixar um documento, carregá-lo em uma ferramenta de IA separada, analisá-lo e depois trazer os resultados de volta para o seu fluxo de trabalho de documentos. Com a IA incorporada, você pode usar os recursos de IA no mesmo ambiente onde seus documentos são armazenados, gerenciados e protegidos.

A evolução da gestão de documentos

A gestão de documentos mudou significativamente à medida que a forma como você cria, armazena e usa informações também mudou.

Cada estágio reduziu parte do trabalho manual envolvido no manuseio de documentos, mas a IA está mudando o papel do próprio sistema de gestão de documentos.

• Gestão de documentos baseada em papel

A forma mais básica de gestão de documentos. Os documentos eram armazenados fisicamente em armários, onde eram arquivados e organizados manualmente.

O problema não era apenas o armazenamento.

Encontrar, copiar, revisar e atualizar informações consumia tempo, especialmente à medida que as coleções de documentos cresciam.

• Armazenamento digital de documentos

Os documentos passaram de armários de arquivo para pastas digitais.

Isso melhorou a acessibilidade, o armazenamento, o controle de versão, o compartilhamento e a segurança dos documentos.

Você podia encontrar e acessar arquivos sem pesquisar registros físicos, mas as pessoas ainda eram responsáveis por grande parte do trabalho envolvido na organização e gestão deles.

• Sistemas de gestão de documentos

As plataformas DMS introduziram uma maneira mais estruturada de gerenciar documentos.

Você podia usar metadados, indexação, OCR, permissões, fluxos de trabalho, controle de versão, políticas de retenção, trilhas de auditoria e repositórios centralizados para manter os documentos organizados e sob controle.

Isso tornou a gestão de documentos mais consistente, mas o sistema ainda dependia em grande parte das pessoas para informar o que cada documento continha e o que fazer com ele.

• Gestão de documentos alimentada por IA

A IA muda a forma como você interage com seus documentos.

Em vez de simplesmente ajudar a armazenar e gerenciar documentos, um DMS alimentado por IA pode trabalhar com as informações dentro deles.

A IA pode ajudar a classificar e indexar arquivos, entender seus conteúdos, pesquisar informações com base no significado, resumir documentos, responder a perguntas e apresentar informações que podem exigir sua atenção.

Essencialmente, ela fornece insights sobre os documentos para que você possa agir sobre eles.

Isso transforma o DMS de um sistema que gerencia principalmente arquivos para um que pode ativamente ajudar você a trabalhar com eles.

A evolução é da gestão manual de documentos para permitir que o sistema lide com mais trabalho relacionado a esses documentos.

Gestão de documentos tradicional vs. gestão de documentos alimentada por IA

A diferença entre a gestão de documentos tradicional e a alimentada por IA não é simplesmente a adição de alguns recursos de IA.

Algumas diferenças incluem:

Com um DMS tradicional, você ainda faz grande parte do trabalho envolvido em encontrar, revisar e entender seus documentos.

Um DMS alimentado por IA pode assumir mais desse trabalho repetitivo, fornecendo informações para você revisar, em vez de fazer você começar do zero.

A IA não torna a gestão de documentos menos importante. Ela torna o DMS mais útil.

Seus documentos permanecem em um ambiente controlado, mas você pode fazer mais com as informações dentro deles sem adicionar outra ferramenta ou outra etapa manual.

Como a IA melhora a gestão de documentos

A IA pode assumir muitas das tarefas repetitivas que tornam a gestão de documentos demorada, como indexação, pesquisa em documentos ou revisão de papelada.

Você pode usar a IA para lidar com mais do trabalho de base e focar seu tempo nas informações que exigem seu julgamento.

A IA cuida da indexação e classificação de documentos

A indexação torna os documentos mais fáceis de organizar e recuperar, mas atribuir metadados e identificar tipos de documentos manualmente pode levar um tempo considerável.

A IA pode analisar o conteúdo de um documento e usar essas informações para ajudar a classificá-lo e indexá-lo sem exigir que você manuseie cada arquivo manualmente.

Dokmee usa Indexação de IA e Indexação Mágica juntamente com OCR para extrair e organizar informações de documentos. Isso reduz o trabalho manual necessário para preparar arquivos para armazenamento, pesquisa e recuperação.

A IA torna a pesquisa de documentos mais inteligente

A pesquisa tradicional depende muito de palavras-chave. Você pode pesquisar uma palavra ou frase específica e percorrer os resultados para encontrar o documento de que precisa.

A pesquisa alimentada por IA permite que você pesquise com base no que você quer dizer, não apenas nas palavras exatas usadas em um documento.

Os recursos de Pesquisa de IA e IA Conversacional do Dokmee permitem que você faça perguntas sobre os documentos que tem permissão para acessar usando linguagem natural.

Em vez de pesquisar um arquivo e abrir documentos um por um, você pode pedir ao sistema para ajudá-lo a encontrar e entender as informações relevantes.

Isso muda o papel do DMS. Ele se torna um lugar onde você pode fazer perguntas sobre seus documentos e obter respostas diretas instantaneamente.

A IA resume documentos para que você possa focar no que importa

Ler todas as páginas de um relatório, registro ou documento longo nem sempre é o melhor uso do seu tempo.

A IA pode resumir documentos e apresentar as informações mais relevantes para sua tarefa.

Um resumo pode ajudá-lo a identificar rapidamente pontos-chave, datas importantes, detalhes relevantes e informações que podem exigir revisão adicional.

O Resumo de IA do Dokmee pode ajudar a reduzir o tempo que você gasta trabalhando em documentos extensos.

Por exemplo, ao revisar documentos de seguro ou verificação, um resumo gerado por IA poderia apresentar um detalhe como um documento expirado. Você pode então investigar esse problema específico em vez de revisar manualmente cada página para encontrá-lo.

O objetivo é ajudá-lo a chegar à parte que precisa de sua atenção e discernimento.

A IA ajuda a identificar inconsistências e problemas

A IA também pode ajudá-lo a identificar informações que podem precisar de uma análise mais aprofundada. Isso é diferente de afirmar que a IA pode identificar automaticamente todos os erros ou tomar decisões por você.

Dependendo dos documentos e da tarefa, a IA pode ajudar a apresentar coisas como informações conflitantes, documentação expirada, detalhes ausentes, valores incomuns ou inconsistências entre registros.

Você ainda decide o que a informação significa e o que fazer a respeito. A IA simplesmente ajuda a chamar sua atenção para problemas potencialmente relevantes mais cedo.

É importante esclarecer que a IA toma todas as decisões por você, ela pode ajudá-lo a identificar o que merece sua atenção enquanto você ainda tem tempo para agir sobre isso.

A IA pode ajudar você a trabalhar com o conteúdo do documento

A gestão de documentos tradicionalmente se concentrou em armazenar e recuperar informações. A IA estende esse papel ajudando você a trabalhar com o próprio conteúdo.

Dependendo da plataforma, a IA pode ajudar a transformar informações de documentos existentes em resumos, respostas, dados extraídos ou outras saídas úteis. Isso oferece mais maneiras de usar as informações já armazenadas em seu DMS sem copiá-las e processá-las manualmente.

À medida que os recursos de IA continuam a se desenvolver, as plataformas de gestão de documentos também estão avançando em direção à criação e geração de documentos assistidas por IA.

A IA pode suportar fluxos de trabalho de documentos

A IA também pode assumir etapas repetitivas dentro dos fluxos de trabalho de documentos.

Ela pode ajudar a classificar documentos de entrada, extrair informações, rotear arquivos, identificar documentos que precisam de revisão, resumir informações antes de uma aprovação e apoiar processos de verificação.

É aqui que a IA se torna particularmente útil como parte de um DMS, em vez de uma ferramenta separada. A IA pode trabalhar no mesmo ambiente que seus documentos, fluxos de trabalho, permissões e registros.

O princípio é direto: a IA lida com mais trabalho repetitivo de documentos, enquanto você lida com julgamento, exceções e decisões.

Escolha um DMS com IA integrada

Adicionar IA ao seu processo de gestão de documentos não deve significar adicionar outro lugar para seus documentos irem.

Se seus arquivos vivem em um DMS, mas sua IA vive em outro lugar, você precisa mover informações entre os sistemas.

Você encontra o documento, baixa ou exporta, carrega para a ferramenta de IA, faz sua pergunta e depois traz o resultado de volta para seu fluxo de trabalho. Cada etapa extra cria mais trabalho e lhe dá outro sistema para gerenciar.

Além disso, você está adicionando uma etapa extra onde seus documentos podem estar vulneráveis a violações de segurança.

A IA integrada resolve isso.

Quando a IA faz parte do seu DMS, você pode trabalhar com os documentos onde eles já estão. O sistema tem o contexto do documento, metadados, permissões e fluxos de trabalho em torno do arquivo, em vez de tratá-lo como um upload isolado.

Isso importa mais do que a conveniência.

Manter a IA dentro do seu ambiente de gestão de documentos significa que você pode aplicar os mesmos controles de acesso e políticas de segurança, reduzindo cópias desnecessárias de seus arquivos. Também mantém os resultados conectados aos documentos e fluxos de trabalho aos quais eles se relacionam.

A diferença se torna especialmente clara quando você usa a IA para tarefas diárias de documentos.

Você pode realizar pesquisas completas usando linguagem natural, resumir um documento, extrair informações ou identificar algo que precisa de revisão sem tirar o arquivo do sistema primeiro.

É por isso que a IA em um DMS deve ser mais do que um chatbot adicionado à interface.

O que procurar em um sistema de gestão de documentos com IA

Nem todo DMS que usa o termo “IA” oferece os mesmos recursos.

Ao comparar plataformas, concentre-se menos em se a IA aparece na lista de recursos e mais no que a IA pode realmente fazer com seus documentos.

• Indexação de IA e OCR

Procure um sistema que possa reconhecer, extrair e organizar informações de documentos sem exigir que você processe manualmente cada arquivo. O OCR é particularmente importante quando seu repositório inclui documentos digitalizados que não contêm texto pesquisável.

Dokmee combina OCR com Indexação de IA e Indexação Mágica para ajudar a automatizar a classificação e indexação de documentos, com suporte para mais de 50 idiomas.

• Pesquisa inteligente e conversacional

A pesquisa por palavras-chave só funciona quando você sabe qual termo procurar.

Um DMS alimentado por IA deve permitir que você pesquise com base no significado e faça perguntas usando linguagem natural.

A Pesquisa de IA e o Chat de IA do Dokmee permitem que você interaja com sua coleção de documentos de forma mais natural, ajudando-o a encontrar informações relevantes sem depender apenas de palavras-chave exatas.

• Resumos de documentos de IA

Um sistema de IA útil deve ajudá-lo a percorrer documentos longos sem exigir que você leia cada página antes de saber o que importa.

Procure por recursos de resumo que possam apresentar informações-chave, detalhes importantes e conteúdo que possa precisar de revisão adicional.

O Resumo de IA do Dokmee pode ajudá-lo a entender rapidamente o conteúdo de um documento e focar sua atenção onde é necessário.

• Análise de documentos assistida por IA

A IA deve fazer mais do que apenas dizer o que um documento diz. Ela deve ajudá-lo a identificar informações que importam para a tarefa em questão.

Dependendo do caso de uso, isso pode incluir a apresentação de informações ausentes, detalhes conflitantes, documentos expirados ou outro conteúdo que mereça uma análise mais aprofundada. O objetivo não é entregar decisões à IA, mas ajudá-lo a encontrar problemas potenciais mais cedo.

• Segurança e permissões

A IA precisa funcionar dentro da mesma estrutura de segurança que você implementou em seu DMS. Você deve ser capaz de controlar quem pode acessar documentos e garantir que os recursos de IA não ignorem essas permissões.

Os recursos de IA do Dokmee são projetados para funcionar dentro do ambiente de gestão de documentos, mantendo os controles de acesso e a segurança dos documentos como parte do fluxo de trabalho.

Por exemplo, o Chatbot só fornecerá informações que você está autorizado a acessar.

• Integração de fluxo de trabalho

A IA deve reduzir a quantidade de trabalho manual envolvido na gestão de documentos, não criar outro processo desconectado.

Procure um DMS onde a IA trabalhe em conjunto com a captura de documentos, indexação, pesquisa, fluxos de trabalho, permissões e outras funções centrais de gestão de documentos.

Dessa forma, você pode usar a IA para lidar com tarefas repetitivas sem mover documentos entre vários sistemas.

Em última análise, a pergunta que você faz é “Que trabalho a IA pode tirar do meu prato?” Quanto mais eficazmente ela lida com o trabalho repetitivo de documentos, mantendo você no controle das decisões, mais útil ela se torna.

Como o Dokmee usa a IA para simplificar a gestão de documentos

Deixe a IA cuidar da papelada. Você faz o trabalho que importa.

A IA na gestão de documentos remove o trabalho repetitivo que o mantém preso aos seus documentos em primeiro lugar.

Dokmee traz recursos de IA diretamente para sua plataforma de gestão de documentos, para que você possa usá-los durante todo o ciclo de vida do documento, em vez de mover arquivos entre um DMS e uma ferramenta de IA separada.

Em cada etapa, a IA pode assumir parte do trabalho enquanto você permanece responsável por revisar informações, lidar com exceções e tomar decisões.

Os mesmos recursos podem suportar tipos de trabalho muito diferentes, dependendo do seu setor.

Em seguros, você pode ter que revisar grandes volumes de documentos de apólice, sinistro ou verificação.

A IA pode ajudar a indexar arquivos de entrada, resumir documentos e apresentar informações como um certificado expirado que precisa de sua atenção. Em vez de ler cada documento do início ao fim, você pode focar seu tempo nos casos que exigem uma decisão.

Na manufatura, você precisa gerenciar especificações técnicas, registros de qualidade, relatórios de inspeção e documentação de fornecedores.

A IA pode ajudar a organizar documentos de entrada e tornar as informações mais fáceis de encontrar quando você precisa verificar uma especificação, revisar um relatório ou investigar uma discrepância.

No governo, grandes arquivos contêm formulários, aplicativos, registros, correspondências e outros documentos que precisam permanecer organizados e acessíveis.

A pesquisa alimentada por IA e os resumos de documentos podem ajudar os funcionários a encontrar informações relevantes sem depender inteiramente de estruturas de pastas ou palavras-chave exatas.

Em equipes jurídicas, contratos, processos, correspondências e registros de suporte criam uma quantidade significativa de trabalho intensivo em documentos.

A IA ajuda a localizar informações relevantes, resumir documentos extensos e responder a perguntas sobre documentos permitidos, deixando advogados e equipe jurídica focarem na interpretação, revisão e decisões.

No RH, registros de funcionários, aplicativos, políticas, formulários e outros documentos de pessoal frequentemente precisam ser processados e recuperados repetidamente.

A IA reduz o trabalho manual envolvido na organização e localização de informações, mantendo o acesso a documentos sensíveis controlado.

Os recursos de IA do Dokmee são projetados para tornar as informações em seus arquivos mais utilizáveis. A Indexação de IA e o OCR podem reduzir a preparação manual, enquanto a Pesquisa de IA e o Chat de IA ajudam você a encontrar informações. O Resumo de IA pode ajudá-lo a percorrer documentos extensos, e os fluxos de trabalho de documentos podem reduzir o processamento repetitivo.

Você ainda decide o que a informação significa e o que acontece em seguida.

A IA cuida de mais papelada; você tem mais tempo para o trabalho que exige contexto, julgamento e ação.

Deixe a IA cuidar da papelada

Um DMS moderno deve ajudá-lo a fazer mais com as informações que estão dentro de seus arquivos.

A IA pode assumir tarefas repetitivas de indexação, pesquisa, resumo e processamento de documentos, enquanto apresenta informações que merecem sua atenção, transformando seus arquivos em uma plataforma mais interativa que libera seu tempo para o que realmente importa.

Quando você permite que a IA assuma tarefas básicas, você tem tempo para revisar, decidir, resolver problemas e agir sobre o que encontra.

Essa é a mudança da gestão de documentos tradicional para a gestão de documentos alimentada por IA. E quando a IA é integrada diretamente ao DMS, você pode usá-la onde seus documentos já estão, sem adicionar outra ferramenta desconectada ao seu fluxo de trabalho.

Dokmee traz Indexação de IA, OCR, Pesquisa de IA, Chat de IA e Resumo de IA para sua plataforma de gestão de documentos para ajudá-lo a gastar menos tempo com a papelada e mais tempo com o trabalho que importa.

Agende uma demonstração gratuita agora e experimente os recursos de IA do Dokmee.