As 5 Melhores Alternativas ao DocuWare para 2025

DocuWare é um dos sistemas de ECM mais populares do mercado.

No entanto, isso não significa que ele seja a única ou a escolha perfeita para você.

Se você está procurando alternativas ao DocuWare, chegou ao lugar certo.

O que é o DocuWare

DocuWare é um sistema de gestão de documentos e plataforma de automação de fluxos de trabalho criado em 1988.

Desde sua fundação, ficou evidente que ele evoluiu muito e hoje é um dos DMS mais populares, oferecendo muitos recursos, incluindo captura de documentos, busca por texto integral, controle de versões e trilhas de auditoria.

DocuWare é particularmente valorizado por sua interface intuitiva, capacidades de automação e ênfase em segurança e conformidade.

Seus recursos são divididos em 3 pilares:

• Captura de documentos

DocuWare captura automaticamente documentos de scanners, e-mail, Microsoft Office, fluxos de impressão, pastas do Windows, Outlook, Teams e SAP.

Utiliza indexação inteligente baseada em IA e OCR para extrair metadados automaticamente. Você também conta com captura via webformulários, reconhecimento de código de barras e enriquecimento de dados de sistemas externos.

Fonte: DocuWare

• Gestão de fluxos de trabalho

A plataforma oferece automação de workflow integrada com design de arrastar e soltar, roteamento de tarefas, regras de escalonamento, prazos, representações e fluxos de exclusão para políticas de retenção.

Suporta edição digital, controle de versões, assinaturas eletrônicas, painéis de controle e integração iPaaS para conexão com mais de 1.000 sistemas em nuvem.

• Busca flexível (via metadados)

DocuWare permite busca flexível via metadados e texto integral, além de acesso móvel em iOS e Android.

Dentre os recursos, estão visualização estilo arquivo, compartilhamento inteligente por links ou Teams, pacotes de documentos, visualizações de documentos vinculados e sofisticadas permissões baseadas em funções.

Embora o DocuWare tenha muitos ótimos recursos, não é a única opção e nem sempre a melhor escolha em todos os casos.

Com tantas opções disponíveis, reunimos 5 das nossas favoritas que podem ser mais adequadas para você.

As 5 melhores alternativas ao DocuWare

O DocuWare é um dos sistemas de gestão de documentos originais e, por isso, é uma escolha bastante popular.

No entanto, muitos usuários percebem que ele acaba deixando a desejar e carece de alguns recursos que você pode estar precisando.

Por isso, se você está em busca de alternativas, deixamos aqui estas 5 opções.

Alternativa	Principal Vantagem	Melhor Para
Dokmee	Indexação por IA + roteamento por regras	Organizações médias e grandes que precisam de DMS automático e simples
Laserfiche	Workflows low-code + transparência nos preços	Setores regulados, grandes empresas
SharePoint	Integração ao ecossistema MS	Ambientes Microsoft 365
DocuShare	AI madura & digitalização + múltiplas implantações	Necessidade intensiva em digitalização & compliance
M‑Files	Centrada em metadados, alerta de duplicidade	Necessidades de alto volume e centradas em metadados

Dokmee

O que é o Dokmee?

Dokmee é um sistema de gestão de documentos e gestão de conteúdo empresarial com interface limpa, projetado para ajudar empresas a capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos e registros digitais.

O Dokmee oferece muitos recursos para ajudar a administrar todos os seus documentos de negócio como uma unidade.

Alguns recursos incluem:

• Captura de documentos
• Arquivo e retenção de documentos
• Trilhas de auditoria
• ECM móvel
• Software de formulários eletrônicos

Em outras palavras, o Dokmee ECM garante que suas equipes trabalhem de forma colaborativa, oferecendo acesso a documentos atualizados em toda a empresa, permitindo colaboração em equipe e captura de documentos sem barreiras.

O Dokmee atende empresas de todos os portes e é utilizado em setores como governo, manufatura, contabilidade, recursos humanos, jurídico, saúde, finanças, educação e imobiliário, entre outros.

O Dokmee funciona como um repositório centralizado onde os usuários podem digitalizar, fazer upload e indexar documentos para fácil recuperação.

Esse ECM conta com indexação inteligente, que permite marcação por metadados e busca de texto integral, reduzindo drasticamente o tempo para localizar arquivos específicos. Seu recurso de OCR transforma imagens digitalizadas em texto pesquisável e editável.

Por que é melhor?

O Dokmee se destaca como uma alternativa mais ágil, econômica e amigável ao DocuWare, especialmente para pequenas e médias empresas ou equipes que priorizam velocidade, simplicidade e personalização.

Diferente do DocuWare, o Dokmee oferece uma experiência mais unificada com automação de workflow, trilhas de auditoria e gestão de retenção, oferecendo pacotes separados para captura de documentos e OCR, para que você pague apenas pelo que precisa.

Um dos recursos mais elogiados do Dokmee é a indexação assistida por IA, que marca e organiza documentos automaticamente com base no conteúdo e regras definidas pelo usuário.

Isso reduz o trabalho manual e torna a recuperação de documentos mais rápida e precisa.

A interface do Dokmee é limpa e intuitiva, frequentemente exigindo mínimo suporte de TI para implantar ou modificar. Em comparação, o DocuWare pode exigir treinamento dedicado ou consultores externos para customização avançada.

O Dokmee também é conhecido por seu suporte ágil e atendimento personalizado, com respostas rápidas para implementação, configurações ou ajustes em workflows.

Para organizações que buscam uma solução na nuvem, segura, escalável, sem contratos complexos ou ciclos longos de implementação, o Dokmee entrega uma combinação ideal de funcionalidade e flexibilidade.

Para quem é indicado?

Ideal para empresas médias e grandes de TI, saúde, construção, marketing e outros setores, especialmente para quem busca um DMS intuitivo, escalável e com forte automação de processos.

Laserfiche

O que é Laserfiche?

Laserfiche é uma plataforma de ECM e automação de processos de negócios que usa IA para auxiliar na gestão e captura de documentos.

Oferece ferramentas como captura inteligente de documentos, indexação por metadados, formulários eletrônicos, gestão de registros, automação de workflow e armazenamento seguro de arquivos.

Disponível como solução em nuvem ou instalação local, o Laserfiche oferece flexibilidade para gerenciar conteúdos sensíveis mantendo controle centralizado.

Suas configurações granulares de permissão, trilhas de auditoria e recursos de compliance tornam o Laserfiche uma escolha interessante para setores com exigências regulatórias como HIPAA, FERPA e FINRA.

O Laserfiche conta com o Solution Marketplace, onde é possível acessar modelos de workflows, semelhante ao DocuWare, e também enviar suas próprias soluções.

Por que é melhor?

Comparado ao DocuWare, o Laserfiche se destaca por suas ferramentas de automação de processos low-code/no-code, permitindo que usuários criem workflows complexos sem conhecimento técnico profundo.

Oferece modelo de preços transparente para evitar os custos ocultos comuns em sistemas modulares como o DocuWare, proporcionando investimento mais previsível e escalável.

O Laserfiche também apresenta integrações nativas com plataformas como Microsoft 365, Salesforce e diversos sistemas ERP e bancários, permitindo fluxo de dados fluido entre as ferramentas.

Além disso, o Laserfiche é constantemente elogiado pela facilidade de uso, atendimento ao cliente e implementação.

Para quem é indicado?

O Laserfiche é ideal para organizações médias e grandes de setores regulados que demandam altos níveis de compliance, escalabilidade e controle de processos.

Agências governamentais, instituições educacionais, serviços financeiros, hospitais e departamentos de RH estão entre seus principais usuários.

Sharepoint

O que é o SharePoint?

Microsoft SharePoint é uma plataforma de ECM e colaboração utilizada para gerenciar documentos, incentivar o trabalho em equipe e comunicações internas.

O software está disponível via Microsoft 365 (SharePoint Online) e pode ser usado localmente (SharePoint Server), funcionando tanto como repositório documental quanto solução dinâmica de intranet.

O SharePoint oferece armazenamento centralizado de arquivos, controle de acesso baseado em funções, versionamento automático, coautoria e buscas poderosas, tudo integrado ao ecossistema Microsoft como Word, Excel, Outlook, Teams e OneDrive.

Também apresenta recursos de criação de sites para departamentos, projetos e comunicações corporativas, permitindo a criação de ambientes personalizados, com marca e pouco ou nenhum código.

Por que é melhor?

Se você já utiliza outros aplicativos Microsoft, o SharePoint oferece integrações perfeitas, permitindo abrir, editar e colaborar em arquivos diretamente nas interfaces já conhecidas.

Diferente do DocuWare, que se concentra em fluxo de documentos, o SharePoint funciona como um verdadeiro hub de colaboração, incorporando fóruns de discussão, listas de tarefas, wikis e sites de equipe. Também suporta o Microsoft Power Automate para construir automações, reduzindo a necessidade de ferramentas de automação terceirizadas.

Em termos de extensibilidade, o SharePoint possui API e modelo de aplicativos robustos, permitindo que as empresas integrem soluções personalizadas ou complementos de terceiros para gestão de registros, marcação por metadados, auditoria de conformidade e busca avançada.

Sua escalabilidade atende desde pequenas equipes até empresas globais com grandes volumes de documentos, tornando-o altamente adaptável ao crescimento.

Enquanto recursos específicos do DocuWare podem exigir módulos ou licenças separadas, a arquitetura modular do SharePoint normalmente inclui essas capacidades na assinatura unificada do Microsoft 365.

Para quem é indicado?

O SharePoint é ideal para organizações que já investem no ecossistema Microsoft e querem unificar a gestão documental, comunicação e colaboração em uma única plataforma.

É especialmente eficaz para departamentos que precisam compartilhar documentos, gerenciar projetos internos ou publicar conteúdo via portais de intranet. Setores como jurídico, educação, finanças e TI aproveitam o SharePoint tanto para controle documental quanto gestão do conhecimento empresarial.

Embora não seja projetado especificamente para todos os casos de ECM, sua extensibilidade e integração com Microsoft o tornam uma alternativa interessante ao DocuWare para empresas que priorizam colaboração junto com armazenamento de documentos.

Porém, se você busca uma solução de ECM completa, talvez o ideal seja investir em DocuWare ou Dokmee.

Xerox DocuShare

O que é o DocuShare?

Xerox DocuShare é uma plataforma de ECM projetada para simplificar a captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de documentos em organizações.

Disponível tanto em nuvem (DocuShare Flex) quanto localmente (DocuShare Enterprise), traz recursos como captura inteligente de documentos, classificação automática, compartilhamento seguro, busca por conteúdo, gestão de registros, automação de workflows e rastreamento de conformidade.

O DocuShare permite digitalização de processos físicos usando impressoras multifuncionais Xerox (MFPs) e captação móvel, possibilitando a digitalização direta em workflows definidos previamente.

Sua abordagem baseada em metadados e robustas ferramentas de indexação o tornam ideal para empresas com grandes volumes de dados não estruturados.

Por que é melhor?

O DocuShare é uma das primeiras ferramentas DMS e, por isso, se beneficia de décadas de aprimoramento e feedback dos usuários.

Seu longo ciclo de desenvolvimento resulta em uma plataforma madura, estável e com funcionalidades corporativas amplas.

Diferente do DocuWare, que normalmente exige múltiplos módulos para alcançar funcionalidades similares, o DocuShare já inclui classificação por IA, controle de versões, ingestão em lote e automação baseada em regras para acionar workflows conforme metadados ou ações do usuário.

Sua integração com equipamentos Xerox também oferece vantagem exclusiva a organizações que desejam digitalizar documentos físicos para workflows digitais com mínimo esforço manual.

O DocuShare ainda traz configurações de permissão granulares, criptografia, trilhas de auditoria e recursos de compliance para atender exigências regulatórias como HIPAA, GDPR e FINRA.

Comparado ao DocuWare, o ponto forte do DocuShare está na integração com hardware, experiência sólida em ECM e arquitetura escalável para grandes implantações ou uso departamental.

Para quem é indicado?

DocuShare é ideal para médias e grandes organizações de setores regulados que precisam de um ECM escalável, com segurança robusta, classificação de documentos e automação.

Seus principais usos incluem saúde, educação, finanças e setor público.

Seja na nuvem ou local, é uma escolha sólida para instituições que buscam equilíbrio entre legado, automação e compliance em uma solução de gestão de conteúdo comprovada.

M-Files

O que é o M-Files?

M-Files é um moderno DMS e ECM centrado em metadados para ajudar a organizar, acessar e automatizar informações.

Diferente dos sistemas baseados em pastas tradicionais, o M-Files usa uma estrutura chamada “vault” que classifica documentos de acordo com o que eles são (ex: fatura, contrato, relatório), e não onde estão armazenados.

Este modelo único permite encontrar conteúdos usando tags de metadados como nome de projeto, cliente, data ou tipo de documento, independentemente do local do arquivo.

O M-Files traz recursos poderosos como controle de versões, reconhecimento de conteúdo por IA, automação de workflows, assinaturas eletrônicas e colaboração em tempo real.

Integra-se ao Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce e vários CRMs e ERPs, tornando-se uma solução adaptável para diferentes ecossistemas empresariais.

Por que é melhor?

Comparado ao DocuWare, o M-Files oferece abordagem mais intuitiva e inteligente para organização de conteúdo.

Sua arquitetura centrada em metadados garante que documentos nunca se percam em pastas aninhadas, melhorando buscas e eficiência. Com detecção de duplicatas, versionamento automático e trilhas de auditoria integrados, o M-Files sempre mantém as informações atualizadas e sob controle.

Destaque também para a Intelligent Metadata Layer (IML), sua camada inteligente de metadados alimentada por IA, que analisa, marca e relaciona documentos automaticamente.

Isso permite ao M-Files conectar e trazer conteúdos armazenados em sistemas terceiros como SharePoint, arquivos de rede, Google Drive e ECMs legados sem precisar migrar dados.

Enquanto o DocuWare muitas vezes exige módulos separados para workflow, gerenciamento de registros ou sincronização de nuvem, o M-Files traz modelo de precificação unificado e modular, facilitando a escalabilidade conforme a necessidade.

Para quem é indicado?

M-Files é ideal para médias e grandes empresas que gerenciam altos volumes de documentos e necessitam forte controle de versões, compliance e permissões de acesso.

É especialmente recomendado para áreas como jurídico, finanças, arquitetura, engenharia e construção (AEC), manufatura e serviços profissionais.

Qual é a melhor ferramenta?

A melhor ferramenta vai depender das suas necessidades específicas. O melhor DMS deve simplificar seu processo de gestão de documentos e unir toda a sua equipe.

No entanto, se você busca um DMS ou ECM avançado que:

✔️ ofereça liberdade de implantação

✔️ registre todos os movimentos nas trilhas de auditoria

✔️ permita total personalização de papéis e permissões

✔️ ofereça captura de documentos e OCR

✔️ integre-se facilmente a outras ferramentas

… então você não vai errar optando pelo Dokmee!

Se está pronto para experimentar o Dokmee hoje, entre em contato com a equipe!