5 Melhores Alternativas ao M-Files para 2025

Se você está considerando o M-Files, mas não quer criar políticas de governança totalmente novas, provavelmente deveria considerar outras opções.

Aqui você encontra 5 alternativas ao M-Files que variam entre DMS e ECM e incluem marcação por metadados, indexação e automação de fluxos de trabalho.

O que é o M-Files?

O M-Files é um sistema de gerenciamento de documentos orientado por metadados que redesenhou a forma como documentos podem ser armazenados em um DMS.

Ao invés de arquivar documentos em pastas atribuídas, por exemplo, por projeto, os documentos são armazenados por “o que são”, por exemplo, contratos, inventário etc.

O objetivo desse sistema inteligente de gestão de informações é facilitar a busca, organização e recuperação de documentos.

O M-Files é uma ferramenta valiosa se sua organização compartilha e reutiliza documentos entre várias equipes ou projetos.

Por exemplo, escritórios de advocacia, consultorias, empresas de contabilidade e fabricantes usam os mesmos documentos, mesmo que sejam usados em diferentes contextos.

Por exemplo, desenhos de engenharia podem passar da revisão do projeto à checagem de conformidade e ao planejamento de produção, sempre podendo ser localizados por cada departamento.

Além do armazenamento, o M-Files oferece busca e captura com IA, automação de fluxos de trabalho, colaboração e conformidade, tornando-o adequado tanto para compartilhamentos simples de arquivos quanto para manipulação documental empresarial complexa.

Sua interface se assemelha ao Windows File Explorer, o que significa que a maioria dos usuários pode se adaptar rapidamente sem longos treinamentos, porém muitos relatam que a interface do M-Files é ultrapassada e tem uma curva de aprendizado acentuada devido ao sistema de organização.

Portanto, se você está mudando de um DMS para o M-Files, leve em consideração que será necessário estabelecer uma governança totalmente nova.

Recursos do M-Files

O M-Files combina facilidade de uso com recursos empresariais avançados. Seus principais pontos fortes incluem:

• Organização baseada em metadados

Como você pode imaginar, este é o recurso mais característico do M-Files.

Os arquivos não são armazenados em pastas fixas, mas categorizados por propriedades como tipo de documento, projeto, cliente, data ou status de aprovação.

Isso permite que o mesmo documento apareça em diversas buscas sem duplicação. Para organizações que lidam com sobreposição de pastas, essa abordagem pode ser transformadora.

No entanto, ela exige uma mudança cultural, pois é necessário marcar arquivos com metadados de forma consistente para que o sistema funcione bem.

• Captura de documentos movida por IA

O M-Files usa OCR e IA para extrair informações-chave de faturas, contratos e outros documentos estruturados, sugerindo automaticamente metadados.

Com o tempo, ele utiliza aprendizado de máquina com as correções dos usuários e se torna mais preciso.

Isso reduz a entrada manual de dados e agiliza o processamento de grandes volumes, embora a configuração inicial exija esforço para treinar a IA eficientemente.

• Automação de fluxos de trabalho

O M-Files inclui um criador visual de fluxos para automatizar processos como aprovações, notificações e roteamento de documentos.

Usuários não técnicos podem criar fluxos simples, enquanto empresas mais avançadas podem gerenciar cadeias de aprovação de vários estágios.

Integra com ferramentas como DocuSign para assinaturas eletrônicas, embora seus recursos de automação não sejam tão avançados quanto plataformas completas de BPM.

• Interface de usuário e usabilidade

Uma das maiores vantagens do M-Files é sua usabilidade.

A interface desktop se assemelha ao Windows Explorer, reduzindo a curva de aprendizado.

A maioria dos usuários consegue começar a trabalhar com treinamento mínimo. O aplicativo móvel é igualmente intuitivo, oferecendo funcionalidade completa em smartphones e tablets.

Isso facilita a adoção em relação a outros DMS empresariais com interfaces pesadas ou complexas.

• Integrações

O M-Files integra-se a ferramentas empresariais amplamente utilizadas, como Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SharePoint e produtos Adobe. Isso garante que arquivos permaneçam acessíveis nos aplicativos que as pessoas já usam, facilitando a adoção e minimizando rupturas.

O M-Files possui integração nativa com o pacote Microsoft, incluindo Copilot, Microsoft 365, SharePoint, Excel, Word, PowerPoint, Outlook e Teams.

E-mails, anexos e arquivos podem ser salvos diretamente no M-Files com metadados aplicados automaticamente, enquanto o Copilot aumenta a produtividade com insights e buscas movidas por IA.

5 melhores alternativas ao M-Files

Usuários gostam das poderosas funções de busca e descoberta do M-Files e de seu armazenamento de documentos.

No entanto, há alguns desafios, como a marcação disciplinada por metadados, ambiente de desenvolvimento ultrapassado e preços elevados.

Se esses são desafios que você deseja evitar ou enfrenta atualmente, pode se interessar por 5 alternativas ao M-Files que podem cuidar da gestão e armazenamento de documentos sem esses problemas.

1. Dokmee

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral

Dokmee é um sistema DMS e ECM com assinatura granular para incluir apenas o que você precisa no seu plano.

O Dokmee oferece (em todos os planos) armazenamento de documentos totalmente personalizável, com indexação avançada, marcação por metadados, controle de versões, funções, permissões e automação de workflows.

Além disso, é possível incluir captura de documentos via OCR, capacidades ECM, formulários eletrônicos, chatbot com IA, contador de páginas…

O objetivo do Dokmee é fornecer ferramentas poderosas de gestão documental com uma curva de aprendizado mais suave que sistemas rigidamente baseados em metadados.

Quando escolher o Dokmee no lugar do M-Files?

• Se sua equipe já tem uma estrutura de pastas forte e eficiente. Com o Dokmee você pode manter a navegação em pastas junto com metadados.
• Se custo é uma preocupação para implantações menores. Os planos iniciais geralmente são mais baratos que o M-Files para menos usuários.
• Se você quer implantação rápida, com pouco re-treinamento da equipe. Você pode começar de forma híbrida para garantir uma transição sem sobressaltos.
• Se você trabalha em setores regulados, como saúde, governo etc.
• Se precisa de workflows avançados que disparem ações para toda a equipe colaborar facilmente.

2. Laserfiche

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Visão geral

Laserfiche é um ECM focado em automação de processos e governança. Esta ferramenta é voltada para organizações grandes, com processos complexos e regulamentação rigorosa.

Com o Laserfiche você pode criar workflows como onboarding de funcionários ou sinistro de seguros, incluindo automação e formulários eletrônicos.

Ideal para ambientes que dependem de regras e procedimentos claros.

No entanto, esta solução traz complexidade e custo adicional, então se seu objetivo é apenas o armazenamento simples de arquivos, talvez esta não seja a melhor escolha.

Quando escolher o Laserfiche no lugar do M-Files?

• Se sua organização atua em setores altamente regulados, precisa de conformidade rigorosa ou de templates de workflow.
• Se valoriza suporte, estabilidade do fornecedor e menor custo oculto.
• Se não pode perder tempo construindo esquemas de metadados do zero.

3. DocStar

Avaliação ⭐⭐⭐⭐

G2 3.8/5 | Capterra 4/5

Visão geral

DocStar é um ECM projetado para médias e grandes empresas que precisam de armazenamento robusto, além de captura de documentos, automação, conformidade e integração com ERPs.

O DocStar oferece um sistema centralizado para gerenciar diferentes tipos de conteúdo com captura de dados, automação de processos e rígidos controles de conformidade.

É uma boa opção para fabricantes ou organizações de saúde que processam milhares de faturas em vários locais.

O DocStar funciona bem em ambientes multi-setoriais onde o conteúdo deve acionar fluxos simultâneos em RH, jurídico, financeiro e operações, garantindo precisão, conformidade e eficiência.

Quando escolher o DocStar no lugar do M-Files?

• Se precisa de integração intensiva com sistemas de contabilidade (ERP, contas a pagar, etc.)
• Quando auditoria, retenção e rastreamento regulatório são fatores importantes.
• Se os documentos processados são de volume alto, digitalizados, e precisam de forte OCR e indexação.
• Se já possui equipe de TI interna para implementação e customização (implantação normalmente mais complexa).

4. FileHold

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.6 | Capterra 4.7/5

Visão geral

O FileHold é um DMS clássico implementável na nuvem ou localmente. É ideal para empresas menores que querem digitalizar seus arquivos sem recursos complicados e desnecessários.

Oferece automação de repositório (importação automática, segmentação), OCR e workflows, embora menos baseado em metadados do que o M-Files.

O FileHold possui bibliotecas documentais hierárquicas com marcação granular de metadados, acesso baseado em funções e histórico completo de versões. Possui ainda cronogramas de retenção e arquivamento automático.

A automação de workflows faz parte da ferramenta, permitindo projetar e gerenciar documentos com aprovações em múltiplos estágios, checagens de conformidade ou revisões contratuais.

Quando escolher o FileHold no lugar do M-Files?

• Se você prefere estruturas de pastas ou deseja modelo híbrido em vez de totalmente baseado em metadados.
• Se sua empresa é de médio porte e quer gerenciamento documental robusto sem grande curva conceitual ou necessidade de treinamento intenso.
• Se deseja preços mais previsíveis para um menor número de usuários.

5. DocuShare

Avaliação ⭐⭐⭐⭐

G2 4.5/5 | Capterra 4.3/5

Visão geral

DocuShare (da Xerox) é um ECM que evoluiu de um DMS básico e pode ser implementado localmente ou na nuvem.

Ele gerencia o conteúdo da sua empresa com retenção de documentos, marcação, digitalização, compartilhamento e colaboração.

Projetado para escalar de pequenas empresas a grandes corporações, o DocuShare é ideal para organizações que precisam de gestão segura e centralizada de conteúdo e estão dispostas a trabalhar em um sistema empresarial estruturado.

Quando escolher o DocuShare no lugar do M-Files?

• Se você tem necessidades grandes de arquivamento ou retenção.
• Se busca uma solução de fornecedor com experiência em fluxos de conteúdo e imagem de grande escala.
• Quando seu orçamento ou recursos internos favorecem estruturas DMS/ECM convencionais, em vez de investir fortemente na definição de esquemas de metadados.
• Se sua infraestrutura ou workflows atuais se alinham melhor com o modo como o DocuShare lida com ciclo de vida, arquivamento e compartilhamento.

Então, qual DMS você precisa?

Independentemente do setor, você precisa de um DMS que gerencie com eficiência seus documentos em todo o ciclo de vida.

Captura → indexação → armazenamento → edição → retenção → arquivamento

Seu DMS ou ECM também deve permitir automação de fluxos de trabalho para garantir o trabalho em equipe, mesmo à distância.

Por fim, escolha um DMS ou ECM que possa crescer com o seu negócio. Melhor ainda se oferecer planos granulares para adicionar funcionalidades conforme necessário.

Apesar do M-Files ser uma ótima opção, o Dokmee reúne todos estes recursos.

Se você precisa de mais informações, fale conosco hoje.