5 Melhores Alternativas ao Microsoft SharePoint

O SharePoint pode parecer o melhor e mais fácil sistema de gestão de documentos se você já utiliza produtos Microsoft 365, como Teams, Excel, PowerPoint, etc…

No entanto, não é o único com integrações fortes (ou nativas) com o pacote Microsoft.

Deixamos aqui 5 alternativas ao Microsoft SharePoint para ajudá-lo a escolher a DMS e ECM perfeita para você.

O que é o Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint é um sistema de gestão de documentos que está nativamente integrado no conjunto de ferramentas da Microsoft.

Oferece armazenamento centralizado de documentos, que também permite criar sites de intranet, gerenciar seus arquivos, compartilhar dados e colaborar entre equipes ou com seus clientes.

O SharePoint pode ser implementado localmente, por meio do SharePoint Server, ou na nuvem, via SharePoint Online como parte do Microsoft 365.

No entanto, lembre-se de que, se você atualmente usa ou deseja usar o SharePoint Server 2016 ou SharePoint 2019, ambos serão descontinuados em julho de 2026.

O DMS baseado em nuvem continuará disponível e será atualizado regularmente.

Embora o SharePoint seja uma boa solução, também possui algumas desvantagens que podem fazer você procurar uma alternativa.

Para começar, o SharePoint foi projetado principalmente para o ecossistema Microsoft e, portanto, carece de muitas integrações e recursos de personalização que outros concorrentes como o Dokmee incluem.

Esta ferramenta é uma boa opção para empresas menores que dependem das ferramentas Microsoft, mas se você planeja expandir seus negócios, deve considerar que esta não é uma solução particularmente escalável.

Por fim, uma das suas principais questões é que ainda possui uma interface bastante desatualizada.

Principais recursos do Microsoft SharePoint

Embora o SharePoint tenha seus pontos negativos, possui muitos recursos que podem ser muito úteis, especialmente se você está começando a utilizar sistemas de gestão de documentos.

• Sites de intranet personalizáveis

A solução de intranet do SharePoint permite que você crie sites e páginas para projetos específicos onde é possível compartilhar informações com sua equipe e outros departamentos.

Você pode construir esses sites com modelos e ajustá-los às necessidades específicas.

Funciona como um ponto único de acesso onde sua equipe pode encontrar novidades da empresa, políticas, documentos, ferramentas e recursos.

Esses sites também contam com pesquisa integrada, gerenciamento de permissões e automação de fluxos de trabalho.

Fonte: Origami Connect

• Gestão de documentos e controle de versões

No SharePoint, você pode armazenar seus documentos em várias Bibliotecas que podem ser organizadas usando metadados.

Inclui histórico de versões que permite que os usuários acompanhem alterações, restaurem versões anteriores e mantenham um registro preciso das edições dos documentos.

Fonte: Xoralia

• Automação de fluxos de trabalho

Por meio do Power Automate (antigamente Microsoft Flow), o SharePoint ajuda a automatizar processos repetitivos criando fluxos de trabalho que executam ações baseadas em eventos específicos, como uploads de documentos, envios de formulários ou mudanças de status.

Algumas tarefas possíveis de incluir são processos de aprovação de documentos, notificações para atualizações de tarefas, coleta de dados de múltiplas fontes e encaminhamento automático de informações para membros relevantes da equipe.

Os fluxos podem ser construídos sem necessidade de código e com sequências complexas de múltiplos passos, conectando com sistemas e aplicativos externos.

Para quem é?

Como mencionamos, o SharePoint realmente não é uma solução escalável, pois tende a ficar lento ao lidar com grandes volumes de arquivos e bibliotecas.

No entanto, é uma boa solução para pequenas e médias empresas. Especialmente para aquelas que já dependem de produtos Microsoft, pois as integrações serão simples.

Com fluxos de trabalho automatizados, o SharePoint é uma boa opção para equipes remotas que precisam trabalhar juntas.

É uma boa escolha para pequenos governos e instituições de ensino.

O SharePoint pode exigir suporte técnico dedicado e customizações, então uma equipe de TI pode ser necessária, especialmente se você usar uma implementação local.

5 Melhores Alternativas ao SharePoint

Cada uma dessas plataformas oferece vantagens distintas em relação ao SharePoint, dependendo das prioridades da sua organização.

O Dokmee se destaca pela profunda personalização, indexação avançada e fluxos de trabalho flexíveis, ideal para setores regulados.

O DocuWare foca na simplicidade e facilidade de uso, tornando-o ótimo para equipes que desejam implantação rápida sem sobrecarga de TI.

O M-Files traz organização inteligente baseada em metadados e automação com IA, oferecendo uma maneira mais inteligente de gerenciar informações.

O Laserfiche é feito para escala e conformidade, oferecendo automação poderosa e análises ideais para governos e grandes empresas.

Por fim, o DocStar oferece uma solução prática e equilibrada com integrações fortes de ERP/CRM, tornando-o perfeito para PMEs e órgãos públicos.

Comparado à estrutura mais rígida do SharePoint e à dependência do Power Automate, essas alternativas fornecem experiências de gestão de documentos mais focadas, eficientes e escaláveis.

Ferramenta	Principais recursos	Preços	Para quem?	Capacidades de indexação e busca	Fluxos de trabalho automatizados
SharePoint	Bibliotecas de documentos, sites de equipe, metadados básicos, integração com Microsoft 365, ferramentas de colaboração	Incluído nos planos Microsoft 365	Organizações já no ecossistema Microsoft; equipes com forte colaboração	Busca padrão por metadados; estrutura baseada em pastas pode se tornar complexa em larga escala	Requer Power Automate para fluxos avançados; opções limitadas sem código
Dokmee	DMS & ECM completos, metadados avançados, permissões personalizáveis, OCR, e-forms, chatbot, fluxos modulares	Baseado em cotação; faixa intermediária	Organizações médias/grandes em setores regulados (finanças, jurídico, saúde, governo)	Indexação potente, totalmente personalizável, com marcação de metadados para recuperação rápida	Arrastar e soltar ou construtor de fluxos avançado; gatilhos personalizáveis; equipe Dokmee cria fluxos complexos
DocuWare	Armazenamento seguro, integração com Microsoft 365, fluxos sem código, controle de versões	Assinatura; faixa intermediária	Empresas pequenas/médias que buscam roteamento simples e seguro sem configuração pesada de TI	Busca e indexação básicas confiáveis; não possui OCR nativo	Construtor de fluxos sem código; simples, porém menos robusto que Dokmee ou Laserfiche
M-Files	Armazenamento orientado a metadados (sem pastas), classificação por IA, controle de versões, trilhas de auditoria, nativo Microsoft	Assinatura; faixa média a alta	Empresas médias/grandes com fluxos de documentos complexos e necessidades de conformidade	Busca por metadados superior; auto-tagging e classificação por IA tornam a busca rápida e contextual	Fluxos avançados; automação assistida por IA; integração profunda com Microsoft
Laserfiche	ECM + automação + análises, OCR nativo, histórico, permissões granulares, dashboard de análises	Baseado em cotação; nível enterprise	Governo, universidades, finanças, grandes empresas que demandam alta conformidade	Indexação por metadados; OCR torna registros físicos pesquisáveis	Construtor intuitivo; lógica condicional; análises integradas de performance
DocStar	DMS em nuvem, ECM, captura de documentos, integração com ERP/CRM, acesso por função, automação	Assinatura; faixa intermediária	PMEs e órgãos públicos que buscam captura e fluxo práticos e escaláveis	Ótima indexação com OCR e metadados; integra com Outlook e Excel	Fluxos personalizáveis com gatilhos, decisões e notificações; rápida implantação sem TI

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral

Dokmee é uma solução DMS e ECM que oferece controle total e personalização sobre a gestão de documentos.

O Dokmee pode ser ajustado a cada aspecto dos seus fluxos documentais, incluindo permissões de usuário e regras de automação.

Um dos maiores pontos fortes do Dokmee é sua poderosa capacidade de indexação e gestão de metadados, tornando a busca e organização de documentos rápida e precisa.

O sistema suporta funções e permissões totalmente personalizáveis, permitindo que administradores definam claramente os níveis de acesso para equipes, departamentos ou usuários individuais. Isso garante alta conformidade e segurança, especialmente para setores regulados e minimiza o risco de violações.

O Dokmee também inclui controle de versões e trilha de auditoria, permitindo rastrear todas as edições, movimentações ou ações de usuários em documentos.

No que diz respeito a fluxos de trabalho, com o Dokmee você pode criar fluxos detalhados e acionados com construtor drag-and-drop sem código ou com um sistema mais avançado.

No entanto, se você precisar de um fluxo mais profissional, mas não tiver uma equipe de TI, pode recorrer ao time do Dokmee para montar para você.

Essa flexibilidade dá ao Dokmee grande vantagem sobre o SharePoint, que frequentemente exige configuração significativa ou ferramentas de terceiros para atingir sofisticação semelhante.

Além disso, o Dokmee oferece uma ampla gama de recursos modulares, incluindo:

• Captura de documentos com OCR embutido
• Formulários eletrônicos
• Chatbot
• Funcionalidade ECM abrangente

O Dokmee integra-se perfeitamente ao Microsoft Word, PowerPoint e sistemas de email, permitindo abrir, editar e gerenciar documentos diretamente do ambiente Microsoft.

Por que é melhor que o Microsoft SharePoint

O SharePoint fica aquém em usabilidade, personalização e automação.

O Dokmee, por outro lado, é totalmente customizável e não requer grande dependência de desenvolvedores ou plugins externos. Basta projetar enquanto constrói seu sistema de armazenamento.

Além disso, o Dokmee oferece muito mais opções em fluxos, automação e permissões por função.

Para quem é?

O Dokmee é mais indicado para organizações médias e grandes que gerenciam grandes volumes de documentos, precisam de rígidos padrões de conformidade ou desejam automatizar fluxos de trabalho complexos.

É especialmente valioso para setores como finanças, jurídico, saúde, governo e educação, onde a prestação de contas, rastreabilidade e eficiência de workflow são fundamentais.

2. DocuWare

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral

DocuWare é atualmente uma das ferramentas DMS mais populares, com foco em armazenamento de documentos e automação de fluxos.

O DocuWare é um sistema intuitivo e limpo que armazena, organiza e compartilha seus arquivos com segurança.

Assim como o SharePoint, possui integração sólida com as ferramentas Microsoft 365, sendo uma boa escolha para organizações que utilizam Outlook, Word ou Teams.

Porém, não inclui captura nativa de documentos ou OCR. Ou seja, para escanear, extrair e indexar dados de papel ou PDFs, será necessário usar ferramentas de terceiros, aumentando custo e complexidade.

O construtor de fluxos do DocuWare é amigável e sem código. No entanto, não é tão flexível ou robusto tecnicamente quanto o sistema de dois níveis do Dokmee.

Em termos de segurança, inclui controle de acesso baseado em função e rastreamento de versões, garantindo integridade dos dados.

Por que é melhor que o Microsoft SharePoint

O DocuWare oferece uma experiência mais simples e focada para gestão de documentos que o SharePoint, principalmente para organizações que se sentem sobrecarregadas pela complexidade e configuração do SharePoint.

Quanto à interface, o DocuWare é mais limpo e moderno.

Diferente do SharePoint, que mistura gestão documental e espaços colaborativos, o DocuWare oferece um ambiente dedicado e sem distrações para gestão e arquivamento de conteúdo.

Para quem é?

O DocuWare é ideal para pequenas e médias empresas que precisam de um sistema simples e seguro para gerenciar documentos sem dependência pesada de TI.

É especialmente indicado para quem prioriza implantação rápida e integração fácil com ferramentas Microsoft existentes, ao invés de customização profunda.

3. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Visão geral

M-Files é um DMS com uma abordagem única de armazenamento. O M-Files não depende de estruturas rígidas de pastas.

Em vez disso, utiliza organização baseada em metadados, permitindo pesquisar, categorizar e recuperar arquivos com base no que o documento é e não onde está. Esse sistema aprimora a acessibilidade e garante que as informações se mantenham consistentes e rastreáveis em toda a organização.

É uma opção para empresas que compartilham os mesmos documentos entre vários departamentos.

Além disso, a plataforma se integra nativamente às ferramentas Microsoft 365, incluindo Word, Excel, Outlook e Teams. Essa integração profunda proporciona uma experiência mais fluida do que a interface muitas vezes confusa do SharePoint, mantendo total controle e conformidade.

O M-Files inclui também controle de versões, trilhas de auditoria, fluxos automatizados e classificação de documentos com IA, ajudando a reduzir o tempo de busca e a aumentar a precisão no gerenciamento do conteúdo.

O principal desafio para novos usuários é o modelo de armazenamento e organização totalmente diferente. Como o M-Files abandona as pastas, pode demorar para as equipes se adaptarem.

Por que é melhor que o Microsoft SharePoint

O M-Files se diferencia como uma das alternativas mais modernas e inteligentes ao SharePoint, oferecendo buscas superiores e automação.

O M-Files possui inteligência artificial própria que pode marcar, classificar automaticamente e sugerir documentos relevantes, o que o SharePoint só faz com plugins adicionais ou Power Automate.

A interface é mais moderna e limpa que a do SharePoint, com foco em usabilidade e automação em vez de gestão de sites.

No geral, o M-Files oferece um ambiente mais inteligente, contextual e pronto para automação em gestão de documentos.

Para quem é?

O M-Files é ideal para empresas médias e grandes com ciclos complexos de documentos e necessidades de conformidade rígida.

É especialmente recomendado para consultorias, engenharia, finanças e departamentos jurídicos.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Visão geral

Laserfiche é uma ECM popular e consolidada, que combina gestão documental, automação de fluxos e ferramentas de análise.

Foi projetado com foco em transformação digital. O Laserfiche ajuda organizações a eliminar processos em papel por meio de automação inteligente e digitalização.

Assim como o SharePoint, integra-se ao pacote Microsoft 365 (incluindo Outlook e Teams), mas oferece uma experiência mais simples para armazenamento, recuperação e automação de processos.

O Laserfiche também inclui captura nativa de documentos e OCR, facilitando a digitalização de registros físicos diretamente em repositórios pesquisáveis e orientados por metadados.

Entre outros recursos estão o histórico de versões, trilhas de auditoria e permissões granulares.

O dashboard analítico da plataforma permite que organizações monitorem fluxos, identifiquem gargalos e melhorem operações continuamente.

Por que é melhor que o Microsoft SharePoint

O Laserfiche entrega uma abordagem mais coesa e automatizada de gestão documental do que o SharePoint.

O construtor de fluxos do Laserfiche é mais intuitivo e oferece mais opções para lógica condicional.

O Laserfiche traz insights nativos para mensurar produtividade e performance sem integrações extras.

Para quem é?

O Laserfiche é ideal para governos, universidades, instituições financeiras e empresas que gerenciam grandes volumes de documentos e exigem conformidade, auditoria e escalabilidade certificadas.

5. DocStar

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 3.8/5 | Capterra 4/5

Visão geral

DocStar (da Epicor) é uma plataforma confiável de DMS em nuvem e automação de processos construída para simplificar a captura, armazenamento e processamento de documentos.

É conhecida pela facilidade de uso e rápida implementação. O DocStar combina ECM com automação robusta, acesso por função e captura de documentos.

A plataforma integra-se bem com aplicativos Microsoft, incluindo Outlook e Excel, permitindo gerenciar conteúdo diretamente nas interfaces familiares. No entanto, seu principal diferencial são integrações com sistemas ERP e CRM, ideal para organizações que buscam automação de ponta a ponta.

O construtor de fluxos do DocStar suporta desde automações simples até avançadas, com gatilhos personalizáveis, notificações e ramificações de decisão.

Embora não tenha uma interface tão moderna quanto o M-Files, destaca-se pela praticidade, confiabilidade e equipe de suporte responsiva.

Por que é melhor que o Microsoft SharePoint

O DocStar entrega uma gestão documental mais eficiente para organizações que buscam digitalizar e automatizar processos sem forte dependência de TI.

O DocStar é uma solução melhor para setores como finanças, saúde e governo que precisam de fluxos estruturados.

O DocStar não é tão personalizável quanto o Dokmee nem tão orientado por IA quanto o M-Files, mas oferece uma solução equilibrada e confiável para empresas que valorizam simplicidade, automação e conformidade sem grande complexidade técnica.

Para quem é?

O DocStar é indicado para pequenas e médias empresas e órgãos públicos que desejam um sistema prático e escalável para captura de documentos, fluxos de aprovação e gestão de conformidade sem a complexidade dos sistemas enterprise.

Como escolher a ferramenta DMS perfeita

Escolher a DMS ou ECM perfeita para o seu negócio vai determinar se você terá uma empresa eficiente e organizada ou se perderá horas procurando documentos que talvez nem estejam atualizados.

Embora o SharePoint tenha muitos recursos úteis como armazenamento, sites de intranet, automação de fluxos e integração nativa com Microsoft 365, pode haver opções melhores para você.

Antes de escolher, faça essas 5 perguntas:

• A ferramenta possui busca por metadados ou classificação com IA?
• Oferece automação de fluxo de trabalho e cadeias de aprovação?
• Cumpre as regulações do setor e fornece trilha de auditoria?
• Integra-se à sua pilha de ferramentas atual?
• É fácil de escalar e oferece exatamente o que precisa?

Se você busca um sistema com grande personalização, automação poderosa e segurança de nível empresarial, o Dokmee é a melhor escolha.

Do indexador inteligente aos fluxos flexíveis e integração Microsoft completa, o Dokmee ajuda no gerenciamento eficiente de documentos, reduzindo riscos e aumentando a produtividade.

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