Revisión Completa de Hyland OnBase 2025: Características y Opiniones de Usuarios

¿Estás considerando OnBase como tu ECM para gestionar tu contenido y automatizar tus procesos?

Elegir la opción perfecta es tan complicado como importante.

En esta revisión de Hyland OnBase reunimos toda la información que necesitas saber antes de comprometerte.

¿Qué es Hyland OnBase?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) y automatización de procesos desarrollada por Hyland. Como la mayoría de las soluciones ECM, está diseñada para automatizar los flujos de trabajo y centralizar el contenido de tu empresa a lo largo de su ciclo de vida.

OnBase captura información de documentos, correos electrónicos, formularios, registros y expedientes para organizarla y hacerla accesible y protegida.

La herramienta combina almacenamiento, automatización de flujos de trabajo, gestión de casos, retención de registros y análisis en tiempo real.

OnBase conecta el contenido directamente con los procesos de negocio que soporta.

Esto te permite automatizar tareas manuales (como aprobaciones o entrada de datos), aplicar políticas de cumplimiento y brindar a tu equipo (o clientes) acceso instantáneo a la información que necesitan para tomar decisiones.

La plataforma ofrece herramientas de configuración low-code para adaptar flujos de trabajo e interfaces a tus necesidades y se conecta con tu software ERP, CRM y RRHH.

OnBase soporta integración “point-and-click” con herramientas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic y Oracle.

Con las APIs y servicios web de este ECM puedes consultar facturas de tu ERP, ver la documentación del cliente desde tu CRM o recuperar expedientes de empleados sin cambiar de herramienta.

La interfaz es intuitiva aunque a veces puede parecer un poco desactualizada.

Puedes acceder a OnBase desde escritorio, navegador web o app móvil, y crear paneles personalizados, atajos y paneles de tareas configurables.

Mejores Características de OnBase

La belleza de un ECM reside en sus funcionalidades, más allá del simple almacenamiento de documentos.

Captura Multicanal Automatizada

OnBase captura tus documentos desde múltiples fuentes, incluidos escáneres, buzones de correo electrónico, servidores de fax, formularios digitales, dispositivos móviles y otras aplicaciones.

Esta información es capturada, clasificada y validada en datos de negocio estructurados.

OnBase utiliza OCR y algoritmos inteligentes de captura para identificar automáticamente metadatos e indexar los documentos para su posterior recuperación.

Es una buena opción si gestionas grandes volúmenes de facturas, reclamaciones o documentos de RRHH.

Automatización Avanzada de Procesos

El motor de automatización de procesos de OnBase te permite automatizar flujos de trabajo y reducir tareas manuales repetitivas.

El sistema utiliza flujos de trabajo configurables, reglas de negocio integradas y herramientas de diseño low-code con las que puedes mapear procesos visualmente y automatizar acciones como enrutamientos, aprobaciones y notificaciones.

OnBase puede dirigir automáticamente tus documentos y tareas a los usuarios correspondientes en función de la lógica de negocio definida.

Si hay alguna irregularidad o falta información, la herramienta marcará este error para su revisión.

OnBase puede trabajar junto a herramientas de automatización robótica para gestionar la entrada de datos o actualizaciones entre sistemas automáticamente.

Gestión de Casos

OnBase proporciona una vista centrada en el caso incluyendo todos los datos, documentos, comunicaciones y actividades relacionadas con un caso específico consolidados en una sola interfaz.

Por ejemplo, en un departamento de atención al cliente, las interacciones, formularios y aprobaciones relacionadas con una solicitud de cliente están accesibles en un mismo lugar.

Puedes hacer seguimiento del progreso, ver historiales de casos, gestionar plazos y configurar escalaciones automáticas cuando un caso requiere atención inmediata.

La gestión de casos incluye un panel centralizado que se actualiza automáticamente, seguimiento de tareas y registro de actividad, y alertas y recordatorios automáticos,

Para crear tu panel de gestión de casos puedes usar plantillas de casos de diferentes departamentos.

Colaboración y Control de Documentos

La colaboración y el control de documentos incluyen compartición segura de documentos, coautoría y gestión de versiones, donde los miembros de tu equipo pueden editar el mismo documento (siempre que tengan los permisos adecuados).

OnBase ofrece control de versiones para asegurar que los usuarios siempre trabajen sobre la última versión mientras mantiene un historial detallado de cambios previos en auditoría.

Las notificaciones integradas y las listas de tareas mantienen a tus equipos alineados en fechas límite, comentarios y aprobaciones.

Las funciones de seguridad, como los controles de acceso basados en roles (RBAC) y las pistas de auditoría, aseguran que todas las acciones colaborativas sean rastreadas y cumplan con los estándares corporativos y regulatorios.

Retención y Gestión de Registros

OnBase cuenta con un sistema de retención y gestión de registros que regula todo el ciclo de vida del contenido de tu empresa.

Una vez capturados los documentos, se etiquetan automáticamente con políticas de retención y metadatos según su tipo, departamento o requerimientos regulatorios.

Esto hace que sea fácil para cualquier persona buscar cualquier documento sin necesidad de palabras clave específicas.

Con esta función también puedes programar la retención de archivos, el archivo o la eliminación automática. Esta automatización reduce el riesgo legal y garantiza el cumplimiento de estándares como GDPR y HIPAA.

Opiniones de Usuarios

Puntuaciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

La mayoría de los usuarios destaca que OnBase es bastante fácil de usar y ofrece una interfaz amigable e intuitiva.

Sin embargo, hay bastantes comentarios negativos sobre problemas de actualización y técnicos, lo que significa que esta solución puede ser útil si no necesitas automatizaciones muy avanzadas o no gestionas volúmenes muy grandes de documentos o contenido en el ECM.

Los usuarios señalan que el precio puede aumentar rápidamente debido a los complementos, aunque muchos mencionan que funciones como Unity Forms valen la pena y funcionan bien con la tecnología OCR.

Algunos usuarios también han mencionado que, aunque OnBase ha crecido mucho en los últimos años y ha añadido mucha automatización y funciones avanzadas, se ha quedado atrás en la característica más básica: el almacenamiento de documentos.

✔️ Pros

• Plataforma low-code para construir una solución en lenguaje natural
• Retención de archivos automatizada
• Integraciones robustas
• Interfaz fácil de usar
• Captura de documentos desde correos electrónicos

✖️ Contras

• A diferencia de otros ECMs como Dokmee, OnBase no permite comentarios ni respuestas directamente en los documentos
• No cuenta con implementación on-premise, por lo que no es ideal para gobierno y legal. La solución en la nube es el principal problema para los usuarios
• Actualizaciones lentas (especialmente con Microsoft)
• Los controles de usuario están demasiado dispersos
• Unity Forms no funciona en móvil

Hyland OnBase vs Dokmee

Una alternativa a OnBase es Dokmee. Ambas son plataformas ECM que ofrecen automatización, flujos de trabajo y retención automatizada de archivos. Sin embargo, Dokmee sigue manteniendo actualizado y protegido el aspecto de “gestión de contenido” y ofrece una personalización profunda en organización, roles y permisos.

OnBase se posiciona como una plataforma ECM y de servicios de contenido de gran alcance orientada a grandes empresas, industrias reguladas y operaciones globales.

Ofrece capacidades avanzadas de captura documental (incluyendo OCR, ingesta multicanal y extracción de metadatos), extensos motores de gestión de flujos de trabajo y casos, herramientas de gobierno y gestión de registros avanzadas e integración sólida con sistemas empresariales como ERP, CRM y aplicaciones específicas del sector.

Sin embargo, esta profundidad funcional conlleva contrapartidas: una curva de aprendizaje más pronunciada, requerimiento de mayor dedicación de TI/configuración, un periodo de implementación más largo y un coste relativamente alto.

Adicionalmente, OnBase solo puede alojarse en la nube, mientras que Dokmee ofrece implementación híbrida para una transición más sencilla o para quienes trabajan en industrias muy reguladas que necesitan un nivel extra de seguridad.

Dokmee hace énfasis en la adopción del usuario, rapidez de valor y una implementación más simple.

Está diseñada para capturar, almacenar, buscar y gestionar documentos y contenidos de forma fluida, y para proporcionar funcionalidad de flujo de trabajo y retención con menos sobrecarga.

OnBase puede requerir meses de planificación, ajustes y capacitación antes de un despliegue completo, especialmente cuando se trata de aplicaciones personalizadas. Dokmee suele ofrecer un inicio más rápido, permitiendo a las organizaciones incorporar capacidades de gestión documental y flujos de trabajo rápidamente y con menos sobrecarga.

En resumen: si buscas un despliegue rápido, facilidad de uso, menor coste inicial y un ROI más rápido, entonces Dokmee podría ser la opción más pragmática.

¿Es Hyland OnBase la Mejor Opción?

OnBase es una plataforma de gestión de contenido empresarial muy completa.

Combina captura inteligente de datos, automatización de procesos low-code, gestión de casos e integración entre aplicaciones.

Es una buena opción si necesitas unificar tu estrategia de contenidos con una colaboración eficaz entre tu equipo.

OnBase proporciona un entorno escalable y seguro que evoluciona con las necesidades de la organización.

Sin embargo, la configuración inicial y la personalización pueden ser complejas y carece de opción de implementación local, lo que lo hace inadecuado para industrias altamente reguladas como despachos legales o entidades gubernamentales.

Una alternativa sólida que se centra en gestión documental, retención automatizada, implementación flexible y colaboración es Dokmee.

Si estás listo para probar, contacta con el equipo ahora.