Revisão Completa do Hyland OnBase 2025: Recursos e Avaliações de Usuários

Você está considerando o OnBase como seu ECM para gerenciar seu conteúdo e automatizar processos?

Escolher a opção perfeita é tão complicado quanto importante.

Nesta revisão do Hyland OnBase reunimos todas as informações que você precisa saber antes de tomar uma decisão.

O que é o Hyland OnBase?

O OnBase é uma plataforma de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e automação de processos desenvolvida pela Hyland. Como a maioria das soluções ECM, foi projetado para automatizar fluxos de trabalho e centralizar o conteúdo da sua empresa durante todo o seu ciclo de vida.

O OnBase captura informações de documentos, e-mails, formulários, registros e arquivos de casos para organizá-las, torná-las acessíveis e protegidas.

A ferramenta combina armazenamento, automação de fluxos de trabalho, gerenciamento de casos, retenção de registros e análises em tempo real.

O OnBase conecta o conteúdo diretamente aos processos de negócio que ele suporta.

Isso permite que você automatize tarefas manuais (como aprovações ou inserção de dados), aplique políticas de conformidade e forneça para sua equipe (ou clientes) acesso instantâneo às informações de que precisam para tomar decisões.

A plataforma oferece ferramentas de configuração low-code para adaptar fluxos de trabalho e interfaces às suas necessidades e se conecta ao seu ERP, CRM e sistemas de RH.

O OnBase suporta integração ponto e clique com ferramentas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic e Oracle.

Com as APIs e web services deste ECM, você pode verificar faturas do ERP, visualizar documentação de clientes a partir da interface do CRM, ou recuperar registros de funcionários sem trocar de ferramenta.

A interface é intuitiva, apesar de parecer um pouco desatualizada em alguns momentos.

Você pode acessar o OnBase pelo desktop, navegador web ou aplicativo móvel e criar painéis personalizados, atalhos e painéis de tarefas configuráveis.

Principais Recursos do OnBase

A beleza de um ECM está nos seus recursos, além do armazenamento de documentos.

Captura Automatizada Multicanal

O OnBase captura seus documentos de diversas fontes, incluindo scanners, caixas de e-mail, servidores de fax, formulários digitais, dispositivos móveis e outros aplicativos.

Essas informações são capturadas, classificadas e validadas em dados de negócios estruturados.

O OnBase utiliza OCR e algoritmos de captura inteligente para identificar metadados automaticamente e indexar documentos para sua recuperação.

Esta é uma boa opção se você gerencia grandes volumes de faturas, solicitações ou documentos de RH.

Automação Avançada de Processos

O mecanismo de automação de processos do OnBase permite que você automatize fluxos de trabalho e reduza tarefas manuais repetitivas.

O sistema utiliza fluxos de trabalho configuráveis, regras de negócios internas e ferramentas de design low-code com as quais é possível mapear processos visualmente e automatizar ações como roteamento, aprovações e notificações.

O OnBase pode direcionar automaticamente seus documentos e tarefas para os usuários apropriados com base em lógica de negócios definida.

Se houver alguma irregularidade ou informação faltando, a ferramenta sinaliza esse erro para revisão.

O OnBase pode trabalhar junto de ferramentas de automação robótica para lidar automaticamente com inserção de dados ou atualizações entre sistemas.

Gestão de Casos

O OnBase oferece uma visualização centrada em casos, incluindo todos os dados, documentos, comunicações e atividades relacionadas a um caso específico, consolidados em uma única interface.

Por exemplo, em um departamento de atendimento ao cliente, interações, formulários e aprovações relacionadas ao pedido do cliente ficam acessíveis em um só local.

Você pode acompanhar o progresso, visualizar os históricos de casos, gerenciar prazos e definir escalonamentos automáticos quando um caso exige atenção imediata.

A gestão de casos inclui painel centralizado atualizado automaticamente, rastreamento de tarefas e log de atividades, e alertas e lembretes automatizados.

Para criar seu painel de gestão de casos você pode usar modelos de casos de diferentes departamentos.

Colaboração e Controle de Documentos

Colaboração e controle de documentos incluem compartilhamento seguro, coautoria e gestão de versões, onde um membro da equipe pode editar o mesmo documento (desde que tenha as permissões adequadas).

O OnBase oferece controle de versões para garantir que os usuários trabalhem sempre na versão mais recente do documento, mantendo um histórico detalhado de alterações anteriores nos logs de auditoria.

Notificações integradas e listas de tarefas mantêm as equipes alinhadas quanto a prazos, comentários e aprovações.

Recursos de segurança, como controles de acesso baseados em funções (RBAC) e trilhas de auditoria, garantem que todas as ações colaborativas sejam rastreadas e estejam em conformidade com padrões corporativos e regulatórios.

Retenção e Gerenciamento de Registros

O OnBase oferece um sistema de retenção e gerenciamento de registros que administra todo o ciclo de vida do conteúdo da sua empresa.

Uma vez capturados os documentos, eles são automaticamente etiquetados com políticas de retenção e metadados com base no tipo, departamento ou requisitos regulatórios.

Isso facilita para qualquer pessoa pesquisar qualquer documento sem precisar de palavras-chave específicas.

Com esse recurso, você também pode agendar retenção, arquivamento ou exclusão automática de arquivos. Essa automação reduz riscos legais e garante conformidade com padrões como GDPR e HIPAA.

Avaliações de Usuários

Avaliação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

A maioria dos usuários destaca que o OnBase é fácil de usar e possui uma interface intuitiva e amigável.

No entanto, há muitos comentários negativos destacando problemas de atualização e questões técnicas, o que indica que a solução pode ser útil se você não precisa de automação muito avançada ou não armazena volumes muito grandes de documentos ou conteúdo no ECM.

Os usuários também observam que o preço pode aumentar rapidamente devido a complementos, embora muitos mencionem que recursos como o Unity Forms valem a pena e funcionam bem com a tecnologia OCR.

Alguns usuários também observaram que, embora o OnBase tenha crescido muito nos últimos anos e adicionado muitos recursos avançados de automação, ficou para trás no recurso mais básico: o armazenamento de documentos.

✔️ Prós

• Plataforma low-code para criar soluções em linguagem natural
• Retenção de arquivos automatizada
• Integrações robustas
• Interface fácil de usar
• Captura de documentos a partir de e-mails

✖️ Contras

• Diferente de outros ECMs como o Dokmee, o OnBase não permite comentários e respostas diretamente nos documentos
• Não possui implementação on premise, ou seja, não é ideal para governo e setor jurídico. A solução em nuvem é a principal questão apontada pelos usuários
• Atualizações lentas (principalmente com a Microsoft)
• Controles de usuário muito dispersos
• Unity Forms não funciona em dispositivos móveis

Hyland OnBase vs Dokmee

Uma alternativa ao OnBase é o Dokmee. Ambos são plataformas ECM que oferecem automação, fluxos de trabalho e retenção automatizada de arquivos. No entanto, o Dokmee mantém o foco atualizado e protegido na “gestão de conteúdo” e oferece profunda personalização na organização e nas funções e permissões.

O OnBase se posiciona como uma plataforma ECM e serviços de conteúdo completa, voltada para grandes empresas, setores regulados e operações globais.

Oferece amplos recursos de captura de documentos (incluindo OCR, ingestão multicanal e extração de metadados), mecanismos extensos de fluxo de trabalho e gestão de casos, ferramentas de governança e gestão de registros robustas e forte integração com sistemas empresariais como ERP, CRM e aplicativos específicos do setor.

No entanto, essa profundidade de funcionalidades tem seus custos: curva de aprendizado mais acentuada, necessidade de maior esforço de TI/configuração, período de implementação mais longo e custo relativamente mais alto.

Além disso, o OnBase só pode ser hospedado na nuvem, enquanto o Dokmee oferece implementação híbrida para uma transição mais fácil ou para quem trabalha em setores altamente regulamentados e precisa de uma camada extra de segurança.

O Dokmee enfatiza adoção do usuário, agilidade no retorno sobre o investimento e implantação mais simples.

É projetado para capturar, armazenar, pesquisar e gerenciar documentos e conteúdos de forma fluida, oferecendo recursos de fluxo de trabalho e retenção com menos complexidade.

O OnBase pode exigir meses de planejamento, ajustes e treinamento antes da implementação completa, especialmente quando há aplicativos personalizados. O Dokmee geralmente proporciona um começo mais rápido, permitindo que as organizações implementem recursos de gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho de forma mais ágil, com menor custo operacional.

Resumindo: se você está procurando implantação rápida, facilidade de uso, menor custo inicial e retorno mais rápido, então o Dokmee pode ser a escolha mais pragmática.

O Hyland OnBase é ideal para você?

O OnBase é uma plataforma de gerenciamento de conteúdo empresarial muito completa.

Combina captura inteligente de dados, automação de processos low-code, gestão de casos e integração entre aplicativos.

É uma boa opção se você precisa unificar sua estratégia de conteúdo com colaboração eficaz em equipe.

O OnBase oferece um ambiente escalável e seguro que evolui conforme as necessidades organizacionais.

No entanto, a configuração inicial e customização podem ser complexas e não há implantação on-premise, tornando-o inadequado para setores altamente regulamentados, como escritórios jurídicos ou governos.

Uma alternativa sólida que tem forte foco na gestão documental, retenção automatizada, implantação flexível e colaboração é o Dokmee.

Se você está pronto para experimentar, fale com a equipe agora.