¿Cuáles son las mejores alternativas a Docstar en 2025?

La gestión documental va más allá del simple almacenamiento de archivos.

Depende de tus necesidades y del ciclo de vida de tus documentos. Tal vez necesites una captura precisa, una implementación simple y rápida, gestión de tareas, flujos de trabajo automatizados, retención automática de archivos…

Si tu actual DMS o ECM no cumple con tus expectativas, necesitas encontrar una opción que se ajuste mejor a ti. Urgentemente.

Te ofrecemos 5 alternativas a DocStar para ayudarte a elegir el software que se adapte perfectamente a tus necesidades.

¿Qué es DocStar?

DocStar ECM es una plataforma ECM diseñada para organizaciones medianas y grandes, enfocada principalmente en el almacenamiento de documentos y la automatización de flujos de trabajo.

DocStar te ayuda a capturar, almacenar y gestionar documentos electrónicamente.

Admite tanto datos estructurados como no estructurados, y se integra con sistemas ERP como Microsoft Dynamics, Oracle JD Edwards y Epicor.

DocStar ofrece las funciones clásicas que puedes encontrar en un ECM, incluyendo:

• Gestión de contenido

DocStar te permite clasificar el contenido de tu empresa mediante etiquetas de metadatos.

Dentro de tus archivos, puedes comentar, agregar anotaciones y editar en tiempo real. Todos los cambios se guardan a través del control de versiones.

DocStar ofrece flexibilidad al organizar tu contenido, de modo que puedes almacenar y recuperar documentos siempre que lo necesites.

• Captura de documentos

DocStar utiliza OCR y aprendizaje automático para leer, clasificar y extraer datos de documentos relevantes.

La captura inteligente de documentos de DocStar es una herramienta escalable que puede enviar los documentos directamente al flujo de trabajo correspondiente.

Sin embargo, muchos usuarios han reportado que la configuración inicial requiere experiencia técnica considerable.

• Automatización de flujos de trabajo

Como la mayoría del software ECM, DocStar incluye flujos de trabajo automatizados para cadenas de aprobación.

Puedes diseñar flujos de trabajo de múltiples etapas con disparadores, aprobaciones paralelas y reglas condicionales.

Por ejemplo, una factura puede pasar automáticamente de un auxiliar contable a un jefe de departamento y luego a un CFO, con total visibilidad en cada paso.

Aunque tiene un diseñador de flujos de trabajo muy sencillo, tus flujos pueden tener que ser simples.

• Seguridad y cumplimiento

Cada acción (visualizar, editar o eliminar) se registra en trazas de auditoría, una función esencial en cualquier ECM, especialmente si trabajas bajo requisitos regulatorios estrictos como HIPAA, SOX o GDPR.

¿Cuándo deberías elegir DocStar?

DocStar ECM es más adecuado para grandes organizaciones con ciclos documentales complejos, alta demanda regulatoria y necesidad de colaboración entre departamentos.

Algunas industrias que podrían beneficiarse de este ECM incluyen manufactura, finanzas, sanidad y gobierno.

El problema con DocStar es que sus funciones implican una curva de aprendizaje pronunciada, por lo que puede requerir un equipo de TI especializado o un período de adaptación, lo que podría ralentizar la producción.

La interfaz y el proceso de configuración pueden parecer anticuados en comparación con plataformas ECM más modernas, como Dokmee.

Así que, si buscas una alternativa, aquí tienes 5 excelentes opciones.

Las 5 mejores alternativas a DocStar

DocStar es una buena elección, pero comparemos con 5 soluciones DMS y ECM más para ayudarte a entender el enfoque de cada herramienta y asegurarte de que tu elección se alinee con las necesidades específicas de tu empresa.

Software	Mejor para	Calidad OCR	Automatización de flujos	Personalización y seguridad	Fortaleza de integración	Caso de uso ideal
Dokmee	Organizaciones que necesitan control total sobre flujos documentales	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	OCR avanzado, flujos flexibles y sólido control de metadatos
DocuWare	Equipos enfocados en automatización y cumplimiento	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	Enrutamiento y aprobación de documentos eficiente
Microsoft SharePoint	Empresas dentro del ecosistema Microsoft 365	⭐⭐	⭐⭐	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	Colaboración y uso compartido de archivos más que automatización
M-Files	Empresas que necesitan organización avanzada y cumplimiento	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	Gestión compleja de datos versionados
NetDocuments	Industrias reguladas que priorizan la seguridad	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	Auditoría y gobernanza estricta

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoración: G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Descripción general

Dokmee es una de las alternativas más completas y escalables a DocStar.

Ofrece tanto soluciones DMS como ECM, para que elijas las capacidades que necesitas. Además, Dokmee ofrece suscripciones modulares, lo que significa que puedes añadir captura de documentos, formularios electrónicos, ECM en la nube y otras funciones según lo necesites.

Esto implica que solo pagas por lo que realmente necesitas.

Uno de los mayores beneficios de Dokmee es que es una herramienta totalmente personalizable. Puedes crear tantos archivos, etiquetas de metadatos e índices como requieras, y asignar roles y permisos individuales para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan editar, firmar, ver o compartir documentos.

Dokmee Capture puede manejar grandes volúmenes de archivos, clasificándolos e indexándolos automáticamente mediante etiquetas de metadatos, y funciona a la perfección con el creador nativo de formularios electrónicos.

Cuándo elegir Dokmee en lugar de DocStar

Elige Dokmee si tu organización necesita flexibilidad de automatización y una personalización profunda.

Es ideal para empresas que necesitan capacidades OCR precisas, etiquetado seguro de metadatos e integración sencilla con los flujos de trabajo existentes.

Su diseño modular también lo hace una mejor opción para organizaciones que esperan ampliar o personalizar su ecosistema de gestión documental con el tiempo.

Industrias que se benefician de Dokmee ECM: gobierno, educación, manufactura, bienes raíces, recursos humanos, y más.

2. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoración: G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Descripción general

DocuWare es actualmente una de las aplicaciones DMS y de automatización de flujos más populares para pequeñas empresas que no necesitan funciones ECM avanzadas.

Ofrece una automatización de flujos de trabajo bastante decente, donde puedes incluir pasos como aprobaciones de documentos, incorporación de personal o gestión de facturas.

Admite captura digital, archivado y funciones de búsqueda avanzada.

DocuWare tiene una interfaz limpia y opciones de integración que lo convierten en una buena solución si deseas automatizar procesos empresariales sin demasiada complejidad técnica.

También incluye un gestor de tareas para manejar las asignaciones de tu equipo.

Por tanto, es una buena opción si necesitas una herramienta única para almacenar documentos y aumentar la colaboración del equipo.

Sin embargo, si solo quieres gestión documental (almacenamiento, edición y retención), DocuWare podría ser excesivo.

Cuándo elegir DocuWare en lugar de DocStar

DocuWare es más adecuado si tu objetivo principal es la automatización de flujos de trabajo en lugar de la gestión documental precisa.

Es una buena opción si buscas accesibilidad en la nube, implementación rápida y automatización orientada al cumplimiento.

Si la precisión OCR no es tu prioridad, DocuWare ofrece un enfoque más simple y fluido que DocStar.

3. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Valoración: G2 4.5/5 | Capterra 4.4/5

Descripción general

Microsoft SharePoint es un sistema de gestión documental diseñado para integrarse de forma nativa con el ecosistema Microsoft 365.

Ofrece funciones sólidas de gestión documental, especialmente en colaboración (gracias a su integración con herramientas de productividad), uso compartido de archivos, almacenamiento y seguridad. En ese aspecto, se asemeja bastante a DocStar.

Sin embargo, carece de OCR avanzado y automatización, por lo que recomendamos SharePoint si no tienes tiempo ni recursos para una curva de aprendizaje alta y ya usas productos de Microsoft.

SharePoint proporciona almacenamiento centralizado, integración con Teams, Word y Outlook, además de control de versiones y coautoría.

Cuándo elegir SharePoint en lugar de DocStar

Elige SharePoint si tu organización necesita principalmente colaboración y accesibilidad más que automatización o funciones avanzadas. En otras palabras, si buscas almacenamiento documental sencillo.

Es ideal para empresas que ya usan el paquete Microsoft 365 y quieren un entorno cohesivo para gestionar documentación interna, comunicación y materiales de proyectos sin invertir en herramientas especializadas de OCR o flujos de trabajo.

4. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Valoración: G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Descripción general

M-Files es un sistema de gestión documental con un enfoque único.

Tiene una arquitectura basada en metadatos que clasifica los documentos según qué son y no dónde están almacenados.

Es una buena alternativa a DocStar si no te preocupa la curva de aprendizaje, ya que necesitarás tiempo para diseñar una nueva estructura de almacenamiento, clasificación y etiquetas de metadatos.

M-Files admite automatización de flujos, control de versiones e integración con herramientas empresariales como Microsoft Office y Salesforce.

También incluye funciones de gestión de cumplimiento y categorización asistida por IA para simplificar procesos y asegurar el cumplimiento normativo.

Cuándo elegir M-Files en lugar de DocStar

M-Files es ideal si buscas un enfoque diferente basado en metadatos que te permita manejar estructuras de información complejas de forma eficiente.

Es especialmente fuerte en sectores como jurídico, financiero e ingeniería, donde el cumplimiento y el control de versiones son críticos.

Elige M-Files si valoras la automatización y organización impulsadas por IA y metadatos, más que jerarquías tradicionales de carpetas.

5. NetDocuments

⭐⭐⭐⭐ Valoración: G2 3.7/5 | Capterra 4.2/5

Descripción general

NetDocuments es un DMS especialmente usado en firmas legales y contables debido a sus sólidas funciones de gobernanza, seguridad y colaboración.

Ofrece certificaciones de cumplimiento (como SOC 2 Tipo II), controles de acceso granulares e integraciones nativas con Microsoft 365.

También incluye automatización de flujos, firmas electrónicas y control de versiones.

Sin embargo, la interfaz puede sentirse rígida y menos intuitiva que la de plataformas modernas como DocStar.

La personalización y la experiencia del usuario suelen verse limitadas por su diseño altamente regulado, lo que puede generar una curva de aprendizaje más pronunciada para usuarios no técnicos o sectores fuera del ámbito legal y contable.

Es una buena opción si no necesitas una interfaz moderna pero sí altos estándares de seguridad.

Cuándo elegir NetDocuments en lugar de DocStar

NetDocuments es ideal si necesitas seguridad y cumplimiento de nivel empresarial.

Es especialmente adecuado para industrias reguladas que manejan datos financieros o de clientes sensibles.

Si tu negocio valora la protección de datos, las trazas de auditoría y la colaboración centralizada en una nube segura, NetDocuments ofrece una solución más especializada que DocStar.

Entonces, ¿cómo elegir?

Todos los DMS y ECM gestionarán y almacenarán tus documentos; sin embargo, son las funciones adicionales las que determinarán si una herramienta es adecuada o no para ti.

Por ejemplo: ¿necesitas una interfaz moderna? ¿Funciones sólidas de retención de archivos? ¿Captura documental precisa con OCR? ¿Qué tal las integraciones?

Hay muchas preguntas que responder, pero podemos ayudarte a resumirlo:

• Elige DocStar si necesitas un ECM con OCR, flujos de trabajo e integraciones para uso empresarial general.
• Elige Dokmee si quieres máxima personalización, diseño modular, OCR avanzado, indexación automática y flujos potentes.
• Elige DocuWare si tu prioridad es la automatización y eficiencia de procesos antes que la gestión documental precisa.
• Elige SharePoint si tu enfoque principal es la colaboración y el uso compartido dentro de Microsoft 365.
• Elige M-Files si deseas un enfoque inteligente basado en metadatos para la organización documental.
• Elige NetDocuments si trabajas en una industria regulada donde la seguridad, la auditoría y el cumplimiento son esenciales.

Si estás listo para probar el ECM más completo, contacta ahora con el equipo de Dokmee.