¿Sabía que más del 40% de las actividades empresariales dependen de la exactitud de sus documentos?

Si no dispone del sistema de gestión documental perfecto, lo más probable es que siga perdiendo documentos, olvidando tareas importantes y perdiendo el tiempo buscando archivos.

Si está pensando en cambiar a DocuWare para gestionar los documentos de su organización, consulte este análisis de DocuWare para saber si puede ayudarle o si sólo está perdiendo tiempo y dinero.

¿Qué es DocuWare?

DocuWare es actualmente uno de los sistemas de gestión documental y software de automatización de flujos de trabajo más populares.

Se hizo especialmente popular el año pasado, en 2024, por sus características para aumentar la eficiencia en las organizaciones.

Ofrece almacenamiento centralizado de documentos, DMS basado en la nube y plantillas para flujos de trabajo automatizados, entre otras funciones útiles en las que profundizaremos más adelante.

DocuWare es un DMS útil para empresas de todos los tamaños, sin embargo, algunas empresas más pequeñas pueden encontrar que los complementos son limitantes, ya que el precio puede ascender a 100 dólares al mes.

Aunque tiene muchas funciones, los usuarios tienden a elegir DocuWare por sus funciones de flujo de trabajo que pueden gestionar la aprobación de facturas, la incorporación de empleados, la gestión de contratos y el seguimiento del cumplimiento.

DocuWare también se centra en mantener las medidas de seguridad para proteger sus documentos, como el control de acceso basado en funciones, los registros de auditoría, el versionado de documentos y las firmas digitales seguras.

En general, DocuWare ofrece muchas funciones que le ayudarán a gestionar sus documentos de forma mucho más eficaz.

Sin embargo, aunque sea el DMS más popular, no es el único y, tal vez, haya otra herramienta que se adapte mejor a sus necesidades.

En este artículo, examinaremos las funciones de DocuWare de forma objetiva, pero también analizaremos las opiniones de los usuarios reales.

¿Dónde puede implantar DocuWare?

DocuWare ofrece una implementación flexible, lo que significa que puede decidir dónde y cómo desea desplegar sus documentos.

DocuWare cuenta con un DMS basado en la nube llamado DocuWare Cloud. Este software se despliega completamente en línea y puede acceder a los documentos y flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Este producto ofrece gestión de documentos, formularios electrónicos, indexación inteligente y el gestor de flujos de trabajo.

DocuWare Cloud tiene 4 niveles que varían en función del número de usuarios y del volumen de documentos que desee incluir en su plan. Aunque actualmente no se han revelado los precios.

Si gestiona documentos más delicados o pertenece a sectores muy regulados, como el sanitario, el financiero o el jurídico, también puede optar por la implantación local o híbrida.

Aunque con este modelo necesitarías adquirir licencias adicionales para formularios electrónicos, indexación inteligente, lectura de códigos de barras, sincronización de datos, app móvil, integraciones avanzadas y gestión de tareas y flujos de trabajo.

Así que, si tienes un presupuesto ajustado, la implantación in situ puede suponer una gran carga para las finanzas de tu organización.

Gestor de flujos de trabajo DocuWare

La principal capacidad de DocuWare es su Gestor de flujos de trabajo.

Puedes crear flujos de trabajo utilizando el editor de arrastrar y soltar para trazar cada paso del proceso de tu documento. Puedes conectar y definir si esas acciones se automatizan o si requieren la acción manual de un miembro del equipo.

Con el Gestor de flujos de trabajo puede utilizar metadatos y campos de documento para enrutar archivos.

Además, puede asignar plazos a cada tarea para asegurarse de que cada paso del proceso se completa en el momento adecuado.

Puede personalizar los flujos de trabajo para tareas como la aprobación de facturas, el enrutamiento de contactos, la incorporación de empleados o el procesamiento de pedidos de compra, por ejemplo.

Gestor de tareas

El Gestor de tareas de DocuWare mantiene todas las tareas organizadas y visibles. Combina listas automatizadas con notificaciones personalizadas por correo electrónico.

Básicamente, se trata de un panel centralizado de tareas pendientes.

Esta función de DocuWare es ideal para organizaciones con varios equipos que necesitan trabajar juntos. Especialmente aquellas con trabajadores remotos.

Puede automatizar las notificaciones para que, en cuanto un documento esté disponible, los miembros del equipo reciban un correo electrónico con un enlace directo al archivo o documento en cuestión. Por ejemplo, con ficheros de nóminas, actualizaciones de contratos o albaranes.

El gestor de tareas de DocuWare le muestra los documentos importantes, los plazos y las tareas actualizadas.

Esto también permite al director obtener una visibilidad completa del progreso de su equipo y de la distribución de la carga de trabajo, para garantizar la colaboración y la responsabilidad.

Para explicarlo con un ejemplo práctico, su equipo de RRHH puede recibir los CV en cuanto se envían, sin embargo, los responsables de departamento recibirán la notificación cuando el candidato haya superado el primer paso de aprobación.

Funciones de gestión de documentos

Hemos analizado dos de las funciones más populares de DocuWare, ahora vamos a entrar en las funciones de DMS que realmente ayudan a gestionar sus documentos, en lugar de tareas.

• Indexación inteligente y búsqueda de texto completo

Como cualquier DMS o ECM, DocuWare puede almacenar sus documentos en archivos y organizarlos con etiquetas de metadatos e indexación avanzada.

DocuWare convierte automáticamente el contenido de los documentos en términos de índice que permiten realizar búsquedas.

Esto le ayuda a organizar sus documentos y a recuperarlos más rápidamente, lo que significa que su equipo puede dedicar menos tiempo a buscar información y más a tomar decisiones basadas en ella.

Aunque DocuWare cuenta con una potente indexación impulsada por IA e incluye extracción de datos y reconocimiento de escritura a mano impulsados por IA, no incluye tecnología nativa de captura avanzada de documentos ni OCR.

Esto significa que tendría que integrar herramientas de terceros para extraer y digitalizar información de documentos escaneados, o facturas, o hacerlo manualmente.

Así que si gestiona grandes cantidades de documentos en papel, es algo que debe tener en cuenta.

• Gestión segura de documentos

DocuWare también ofrece funciones como el control de acceso basado en funciones, registros de auditoría y control de versiones de documentos para garantizar que su información confidencial esté protegida y que los usuarios autorizados puedan acceder a ella, al tiempo que se evitan las brechas de seguridad.

Si opera en un sector regulado, DocuWare es compatible con el cumplimiento de GDPR, HIPAA y otras normas.

También puedes firmar y editar tus documentos directamente desde la aplicación para evitar mover los documentos de una herramienta a otra y así estas acciones también se guardan en los registros de auditoría.

• Tratamiento inteligente de documentos (PID), división y clasificación

El IDP de DocuWare separa automáticamente los escaneados por lotes en documentos individuales, lo que resulta útil si necesita procesar muchas facturas, contratos o formularios.

Esta función elimina la necesidad de clasificación manual y reduce los errores.

Además, la clasificación IDP identifica automáticamente los tipos de documentos y los almacena en la carpeta correcta.

• Importación de documentos e integración del correo electrónico

Las funciones de importación de archivos de DocuWare toman documentos de correos electrónicos u otras carpetas digitales y los indexan automáticamente para almacenarlos en la carpeta adecuada.

Con DocuWare puede importar sus documentos directamente desde herramientas de productividad como Microsoft Office. En lugar de guardar y cargar archivos manualmente, puede enviarlos directamente a sus archivadores, lo que facilita la captura de contratos, propuestas, informes o cualquier otro contenido creado por su equipo.

Los correos electrónicos y los archivos adjuntos pueden capturarse automáticamente y almacenarse junto a otros contenidos empresariales, garantizando que la correspondencia importante no se pierda en bandejas de entrada personales.

Además, DocuWare se integra con Microsoft Teams, lo que permite archivar de forma segura los documentos compartidos en chats o espacios de colaboración.

• Formularios DocuWare

Por último, con DocuWare también puede crear formularios basados en web con la interfaz de arrastrar y soltar, sin código.

En estos formularios puede incluir cuadros de texto, menús desplegables, casillas de verificación, entradas de calendario y archivos de carga. Esto le ayudará a capturar exactamente la información que necesita para sus flujos de trabajo.

Puede decidir qué campos son obligatorios, ajustar las etiquetas y la posición, y estructurar el formulario para adaptarlo a las necesidades de su empresa. Este enfoque de autoservicio permite a departamentos como RRHH, Finanzas o Ventas crear sus propios formularios rápidamente.

Una vez creado un formulario, puedes generar una URL segura para distribuirlo como quieras y con quien decidas. Puedes optimizar tus formularios para dispositivos móviles para garantizar que tu público pueda completarlos en cualquier momento.

Los formularios enviados se almacenan en DocuWare, se indexan y se dirigen a sus flujos de trabajo correspondientes.

Nota: Estas no son las únicas funciones que puede encontrar en DocuWare, simplemente hemos reunido las más útiles para este artículo.

Opiniones de usuarios

Vayamos al meollo de este artículo: Lo que opinan los usuarios sobre DocuWare.

Clasificaciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5 | Gartner 4,6/5

La mayoría de los usuarios utilizan DocuWare para mantener la colaboración y la eficacia cuando los miembros del equipo trabajan a distancia, gracias al DMS en la nube.

Además, es una buena opción para los equipos que están implantando un nuevo sistema basado en papel o que están migrando desde otras soluciones de almacenamiento digital, gracias a las funciones de importación.

Los usuarios también consideran que DocuWare tiene una interfaz limpia, sin embargo, si nunca ha utilizado un DMS antes, necesitará ayuda.

Estos son algunos ejemplos de opiniones de usuarios:

Pros

• Los usuarios tienden a utilizar mucho los formularios electrónicos
• Acceso constante a todos los archivos
• Automatización útil del flujo de trabajo
• Navegación sencilla
• Integraciones sólidas

Contras

• Curva de aprendizaje elevada
• Los archivos de registro pueden atascarse cuando crecen demasiado
• Escalas de precios excesivas
• Falta acceso offline en la aplicación móvil
• Servicio de atención al cliente poco receptivo

DocuWare frente a Dokmee

Aunque DocuWare es una opción buena y popular, otras herramientas como Dokmee pueden ser más adecuadas para su empresa.

Dokmee y DocuWare son sistemas DMS y ECM, pero se diferencian en la flexibilidad, la personalización y el nivel de asistencia que ofrecen a los usuarios finales.

Aunque ambas plataformas proporcionan sólidas herramientas de gestión de documentos y automatización de flujos de trabajo, Dokmee ofrece funciones más potentes de captura de documentos, OCR y seguridad basada en roles.

DocuWare, por su parte, se centra en la colaboración en equipo y la gestión de tareas, pero ofrece menos profundidad en la personalización y capacidad de respuesta en el servicio al cliente.

DocuWare incluye un creador de flujos de trabajo fácil de usar, diseñado para la automatización directa de procesos de aprobación, enrutamiento de documentos y gestión de tareas. Por otro lado, Dokmee ofrece tanto un creador de flujos de trabajo estándar como un motor de flujos de trabajo más avanzado y técnico.

Esto permite a las organizaciones con experiencia en TI diseñar flujos de trabajo intrincados y a gran escala adaptados a procesos empresariales muy específicos.

Dokmee también proporciona amplias opciones para la asignación de funciones y permisos, que se pueden personalizar a niveles muy granulares. Esta flexibilidad apoya la conformidad con regulaciones de la industria y realza seguridad del documento.

Además, los formularios DocuWare son fáciles de diseñar e integrar en los flujos de trabajo, pero están algo limitados en cuanto a personalización y adaptabilidad.

Los formularios Dokmee, por su parte, permiten una mayor flexibilidad en el diseño y la captura de datos, lo que admite una gama más amplia de casos de uso y experiencias de usuario.

En esta tabla encontrará más diferencias entre ambas herramientas.

Característica	Dokmee	DocuWare
Generador de flujos de trabajo	Constructor estándar + avanzado/técnico; puede diseñar flujos de trabajo complejos con el apoyo de TI o la asistencia del equipo de Dokmee.	Constructor sencillo y fácil de usar centrado en el enrutamiento y las aprobaciones básicas.
Captura de documentos y OCR	Funciones integradas de captura y reconocimiento óptico de caracteres para la indexación automática y la extracción de datos	Carece de OCR nativo; requiere integraciones de terceros
Funciones y permisos	Asignación de funciones granular y altamente personalizable para garantizar el cumplimiento de las normas y la seguridad.	Acceso basado en funciones, pero menos flexible
Formularios	Formularios flexibles y personalizables para diversos usos empresariales	Formularios fáciles de usar pero con limitaciones de personalización
Atención al cliente	Apoyo receptivo, proactivo y práctico (ayuda a crear flujos de trabajo)	Según las opiniones de los usuarios, no responde o es lento.
Personalización	Gran capacidad de adaptación a procesos empresariales complejos	Más rígido, menos adaptable a la personalización avanzada
La mejor opción para	Organizaciones que necesitan conformidad, flujos de trabajo avanzados y OCR	Empresas que buscan simplicidad y flujos de trabajo listos para usar

¿Es DocuWare la solución perfecta para usted?

DocuWare es una opción sólida con muchas funciones y capacidades que pueden ayudarle a gestionar sus documentos y simplificar la colaboración entre equipos.

Sin embargo, si usted está buscando las mejores medidas de seguridad, flujos de trabajo avanzados, OCR, y una solución de ECM, usted puede ser que considere entrar en contacto con Dokmee ahora mismo.

Si aún no lo tiene claro, no deje de consultar los 10 mejores software DMS disponibles en la actualidad.