7 min read
Christina Miranda
DocuWare es un sistema de gestión documental y de automatizción de procesos. En este análisis DocuWare te contamos más.
¿Sabías que más del 40% de las actividades empresariales dependen de la precisión de tus documentos?
DocuWare es uno de los sistemas de gestión documental más conocidos.
Sin embargo, el mejor sistema de gestión documental depende más de tus necesidades específicas que de sus funciones y características generales.
Si estás considerando cambiarte a DocuWare para gestionar los documentos de tu organización, échale un vistazo a este análisis de DocuWare para entender cómo puede ayudarte realmente.
DocuWare es actualmente uno de los sistemas de gestión documental (DMS o SGD) y software de automatización de flujos de trabajo más populares.
Se volvió especialmente popular durante el 2024 gracias a sus funciones diseñadas para aumentar la eficiencia dentro de las organizaciones.
Ofrece almacenamiento centralizado de documentos, DMS en la nube, y plantillas para flujos de trabajo automatizados, entre otras funciones útiles que veremos más adelante.
DocuWare es un DMS útil para empresas de todos los tamaños, aunque, para las empresas más pequeñas, tener que pagar por complementos puede ser limitante, ya que el precio final puede llegar a los $100 al mes.
Aunque cuenta con múltiples funciones, los usuarios suelen elegir DocuWare por sus capacidades de flujo de trabajo, que pueden gestionar aprobaciones de facturas, incorporación de empleados, gestión de contratos y seguimiento del cumplimiento normativo.
DocuWare también se enfoca en mantener la seguridad de los documentos, con funciones como control de acceso basado en roles, registros de auditoría, control de versiones y firmas digitales seguras.
En general, DocuWare ofrece muchas herramientas para gestionar tus documentos de manera más eficiente.
DocuWare ofrece implementación flexible, lo que significa que puedes decidir dónde y cómo quieres desplegar tus documentos.
Cuenta con una versión completamente en la nube llamada DocuWare Cloud.
Este software se ejecuta totalmente online y permite acceder a documentos y flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Este producto incluye gestión documental, formularios electrónicos, indexación inteligente y un gestor de flujos de trabajo.
DocuWare Cloud tiene cuatro niveles que varían según el número de usuarios y el volumen de documentos que desees incluir en tu plan, aunque los precios no se publican actualmente.
Si gestionas documentos sensibles o perteneces a industrias altamente reguladas como sanidad, finanzas o a la industria jurídica, también puedes optar por una implementación local (on-premise) o híbrida.
No obstante, en este modelo deberás adquirir licencias adicionales para funciones como formularios electrónicos, indexación inteligente, lectura de códigos de barras, sincronización de datos, aplicación móvil, integraciones avanzadas y gestión de tareas y flujos de trabajo.
Por lo tanto, si tu presupuesto es ajustado, la implementación local puede resultar más cara para tu empresa.
La principal capacidad de DocuWare es su Workflow Manager.
Con él puedes crear flujos de trabajo utilizando un editor de arrastrar y soltar, para mapear cada paso del proceso de tus documentos.
Puedes establecer conexiones y los propios usuarios son los que definen si esas acciones serán automáticas o manuales.
El Workflow Manager te permite usar metadatos y campos de documentos para enrutar archivos.
Además, puedes asignar plazos a cada tarea para asegurarte de que cada paso del proceso se complete a tiempo.
Puedes personalizar los flujos de trabajo para tareas como aprobación de facturas, enrutamiento de contratos, incorporación de empleados o procesamiento de órdenes de compra, por ejemplo.
El Task Manager de DocuWare mantiene todas las tareas organizadas y visibles. Combina listas automatizadas con notificaciones personalizadas por correo electrónico.
Básicamente, es un panel centralizado para las tareas pendientes.
Esta función es muy útil para organizaciones con varios equipos que necesitan trabajar mano a mano, sobre todo si algunos de los miembros teletrabajan.
Puedes automatizar notificaciones, de modo que, tan pronto como un documento esté disponible, los miembros del equipo reciban un email con el enlace directo al archivo o documento en cuestión, por ejemplo, con nóminas, actualizaciones de contratos o notas de entrega.
El Task Manager muestra los documentos importantes, fechas límite y actualizaciones de tareas.
Esto también permite a los gerentes tener visibilidad total sobre el progreso del equipo y la distribución de la carga de trabajo, fomentando la colaboración y la responsabilidad.
Por ejemplo, el equipo de Recursos Humanos puede recibir los CV en cuanto se envían, pero los gerentes de departamento recibirán la notificación solo cuando el candidato haya pasado la primera fase de aprobación.
Ya hemos analizado dos de las funciones más populares de DocuWare. Ahora veamos las que realmente ayudan a gestionar documentos y no solo tareas.
Como en todo DMS o ECM, DocuWare permite almacenar documentos en archivos y organizarlos con etiquetas de metadatos e indexación avanzada.
DocuWare convierte automáticamente el contenido de los documentos en términos de índice buscables.
Esto ayuda a organizar los documentos y recuperarlos más rápido, lo que permite que tu equipo pase menos tiempo buscando información y más tiempo utilizándola para tomar decisiones.
Aunque DocuWare cuenta con indexación inteligente con IA y reconocimiento de escritura manual, no incluye de forma nativa tecnología avanzada de captura de documentos ni OCR.
Esto significa que deberás integrar herramientas externas para extraer y digitalizar información de documentos escaneados o facturas, o hacerlo manualmente.
Si gestionas grandes volúmenes de documentos en papel, este es un punto importante a considerar.
DocuWare ofrece control de acceso basado en roles, registros de auditoría y versionado de documentos, garantizando que la información sensible esté protegida pero accesible para los usuarios autorizados, evitando brechas de seguridad.
Si trabajas en una industria regulada, DocuWare cumple con normativas como GDPR, HIPAA y etc.
También puedes firmar y editar documentos directamente desde la aplicación, evitando mover archivos entre herramientas y asegurando que estas acciones queden registradas en las auditorías.
Además, DocuWare incorpora la facturación digital según las leyes Crea y Crece, certificadas por la AEAT.
El IDP de DocuWare separa automáticamente escaneos por lotes en documentos individuales, lo cual es muy útil si necesitas procesar muchas facturas, contratos o formularios.
Esta función elimina la necesidad de clasificación manual y reduce errores.
Además, la clasificación automática del IDP identifica los tipos de documentos y los almacena en la carpeta correcta.
La función de importación de archivos de DocuWare extrae documentos desde tus emails u otras carpetas digitales y los indexa automáticamente para almacenarlos en su carpeta correspondiente.
Con DocuWare puedes importar documentos directamente desde aplicaciones de productividad como los programas del paquete Microsoft Office.
En vez de guardar y subir archivos manualmente, puedes enviarlos directamente a tus archivadores digitales, facilitando la captura de contratos, propuestas, informes u otro contenido generado por tu equipo.
Los correos y adjuntos también se pueden capturar automáticamente y almacenar junto con otros contenidos empresariales, evitando que se pierdan en bandejas de entrada personales.
Además, DocuWare se integra con Microsoft Teams, lo que permite archivar de forma segura los documentos compartidos en chats o espacios colaborativos.
Finalmente, con DocuWare puedes crear formularios web mediante una interfaz de drag-and-drop, sin necesidad de programación.
Puedes incluir cuadros de texto, menús desplegables, casillas de verificación, calendarios y campos para subir archivos, capturando exactamente la información que necesitas para tus flujos de trabajo.
Puedes definir campos obligatorios, etiquetas y posiciones, adaptando el formulario a las necesidades de tu empresa.
Este enfoque de autoservicio permite que departamentos como RRHH, Finanzas o Ventas creen sus propios formularios rápidamente.
Una vez creado el formulario, puedes generar un enlace seguro para distribuirlo como desees.
También puedes optimizarlo para dispositivos móviles, garantizando que los usuarios puedan completarlo en cualquier momento.
Los formularios enviados se almacenan, indexan y enrutan automáticamente hacia sus flujos de trabajo correspondientes.
Nota: Estas no son las únicas funciones de DocuWare; solo hemos recopilado las más útiles para este artículo.
Podemos pasar semanas analizando las funciones objetivamente, pero la última palabra la tienen los usuarios y aquellos que han pasado tiempo utilizando DocuWare.
Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐
G2: 4.4/5 | Capterra: 4.6/5 | Gartner: 4.6/5
La mayoría de los usuarios utiliza DocuWare para mantener la colaboración y eficiencia entre equipos remotos, gracias a su DMS en la nube.
Además, es una buena opción para equipos que implementan un nuevo sistema digital o migran desde soluciones anteriores, gracias a sus funciones de importación.
Los usuarios también destacan su interfaz limpia, aunque si nunca has utilizado un DMS, puede que necesites asistencia inicial.
Aunque DocuWare es una buena y popular opción, otras herramientas como Dokmee pueden adaptarse mejor a tu negocio.
Ambas son programas DMS y ECM, pero difieren en flexibilidad, personalización y atención al cliente.
Mientras ambas ofrecen gestión documental sólida y automatización de flujos de trabajo, Dokmee destaca por su captura de documentos, OCR y seguridad basada en roles.
Por su parte, DocuWare se enfoca en la colaboración y gestión de tareas, pero ofrece menos opciones de personalización y un servicio de soporte más limitado.
DocuWare cuenta con un creador de flujos fácil de usar, pensado para automatizar procesos básicos de aprobación, enrutamiento y gestión de tareas.
Dokmee, en cambio, ofrece tanto un creador estándar como un motor técnico avanzado, ideal para flujos complejos.
Esto permite a las organizaciones diseñar flujos detallados a gran escala, adaptados a procesos empresariales específicos.
Dokmee también ofrece asignación de roles y permisos altamente personalizables, compatibles con normativas de cumplimiento y reforzando la seguridad documental.
En cuanto a formularios, DocuWare es fácil de usar pero limitado en flexibilidad, mientras que Dokmee ofrece mayor personalización y variedad de casos de uso.
| Característica | Dokmee | DocuWare |
|---|---|---|
| Creador de flujos de trabajo | Estándar + avanzado/técnico; permite flujos complejos con soporte del equipo Dokmee | Simple, fácil de usar, enfocado en aprobaciones básicas |
| Captura de documentos y OCR | OCR y captura integrados para indexación y extracción automática | No tiene OCR nativo; requiere integraciones externas |
| Roles y permisos | Altamente personalizables, con niveles granulares | Basado en roles, pero menos flexible |
| Formularios | Flexibles y personalizables para distintos casos de negocio | Fáciles de usar pero limitados |
| Atención al cliente | Rápida, proactiva y con asistencia práctica | Según usuarios, lenta o poco receptiva |
| Personalización | Muy adaptable a procesos empresariales complejos | Más rígido, menos adaptable |
| Mejor para… | Organizaciones con alta regulación, OCR y flujos avanzados | Empresas que buscan simplicidad y flujos básicos |
DocuWare es una buena opción con múltiples funciones que pueden ayudarte a gestionar documentos y simplificar la colaboración entre equipos.
Sin embargo, si buscas mayor seguridad, flujos avanzados, OCR y una solución ECM completa, deberías considerar contactar con Dokmee hoy mismo.
Y si aún no estás seguro, asegúrate de revisar los 10 mejores software DMS disponibles actualmente.
Experimente ECM de nivel empresarial sin tarifas ocultas y con un retorno de la inversión inmediato:
“Dokmee redujo nuestro tiempo de recuperación en un 70%: vimos el ROI en 45 días”.
Chad P., CTO
Christina Miranda 
