Análisis DocuWare para 2025: Características

¿Sabías que más del 40% de las actividades empresariales dependen de la precisión de tus documentos?

Si no cuentas con el sistema de gestión documental perfecto, es probable que aún estés perdiendo documentos, olvidando tareas importantes y desperdiciando tiempo buscando archivos.

Si estás considerando cambiarte a DocuWare para gestionar los documentos de tu organización, revisa esta reseña de DocuWare para entender si realmente puede ayudarte o si solo estarías perdiendo tiempo y dinero.

¿Qué es DocuWare?

DocuWare es actualmente uno de los sistemas de gestión documental (DMS) y software de automatización de flujos de trabajo más populares.

Se volvió especialmente popular el año pasado, en 2024, gracias a sus funciones diseñadas para aumentar la eficiencia dentro de las organizaciones.

Ofrece almacenamiento centralizado de documentos, DMS en la nube, y plantillas para flujos de trabajo automatizados, entre otras funciones útiles que veremos más adelante.

DocuWare es un DMS útil para empresas de todos los tamaños, aunque, para las empresas más pequeñas, tener que pagar por complementos puede ser limitante, ya que el precio final puede llegar a los $100 al mes.

Aunque cuenta con múltiples funciones, los usuarios suelen elegir DocuWare por sus capacidades de flujo de trabajo, que pueden gestionar aprobaciones de facturas, incorporación de empleados, gestión de contratos y seguimiento del cumplimiento normativo.

DocuWare también se enfoca en mantener la seguridad de los documentos, con funciones como control de acceso basado en roles, registros de auditoría, control de versiones y firmas digitales seguras.

En general, DocuWare ofrece muchas herramientas para gestionar tus documentos de manera más eficiente.

Sin embargo, aunque sea uno de los DMS más populares, no es el único, y puede que exista otra herramienta mejor adaptada a tus necesidades.

En este artículo analizaremos las características de DocuWare de forma objetiva, y también veremos qué opinan los usuarios reales.

¿Dónde se puede implementar DocuWare?

DocuWare ofrece implementación flexible, lo que significa que puedes decidir dónde y cómo quieres desplegar tus documentos.

Cuenta con una versión completamente en la nube llamada DocuWare Cloud.

Este software se ejecuta totalmente online y permite acceder a documentos y flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Este producto incluye gestión documental, formularios electrónicos, indexación inteligente y un gestor de flujos de trabajo.

DocuWare Cloud tiene cuatro niveles que varían según el número de usuarios y el volumen de documentos que desees incluir en tu plan, aunque los precios no se publican actualmente.

Si gestionas documentos sensibles o perteneces a industrias altamente reguladas como sanidad, finanzas o a la industria jurídica, también puedes optar por una implementación local (on-premise) o híbrida.

No obstante, en este modelo deberás adquirir licencias adicionales para funciones como formularios electrónicos, indexación inteligente, lectura de códigos de barras, sincronización de datos, aplicación móvil, integraciones avanzadas y gestión de tareas y flujos de trabajo.

Por lo tanto, si tu presupuesto es ajustado, la implementación local puede resultar más cara para tu empresa.

Workflow Manager de DocuWare

La principal capacidad de DocuWare es su Workflow Manager.

Con él puedes crear flujos de trabajo utilizando un editor de arrastrar y soltar, para mapear cada paso del proceso de tus documentos.

Puedes establecer conexiones y definir si esas acciones serán automáticas o manuales por parte de un miembro del equipo.

El Workflow Manager te permite usar metadatos y campos de documentos para enrutar archivos.

Además, puedes asignar plazos a cada tarea para asegurarte de que cada paso del proceso se complete a tiempo.

Puedes personalizar los flujos de trabajo para tareas como aprobación de facturas, enrutamiento de contratos, incorporación de empleados o procesamiento de órdenes de compra, por ejemplo.

Task Manager

El Task Manager de DocuWare mantiene todas las tareas organizadas y visibles. Combina listas automatizadas con notificaciones personalizadas por correo electrónico.

Básicamente, es un panel centralizado para las tareas pendientes.

Esta función es muy útil para organizaciones con varios equipos que necesitan colaborar, especialmente si cuentan con empleados remotos.

Puedes automatizar notificaciones, de modo que, tan pronto como un documento esté disponible, los miembros del equipo reciban un correo con el enlace directo al archivo o documento en cuestión , por ejemplo, con nóminas, actualizaciones de contratos o notas de entrega.

El Task Manager muestra los documentos importantes, fechas límite y actualizaciones de tareas.

Esto también permite a los gerentes tener visibilidad total sobre el progreso del equipo y la distribución de la carga de trabajo, fomentando la colaboración y la responsabilidad.

Por ejemplo, el equipo de Recursos Humanos puede recibir los CV en cuanto se envían, pero los gerentes de departamento recibirán la notificación solo cuando el candidato haya pasado la primera fase de aprobación.

Funciones de gestión documental

Ya hemos analizado dos de las funciones más populares de DocuWare. Ahora veamos las que realmente ayudan a gestionar documentos y no solo tareas.

• Indexación inteligente y búsqueda de texto completo

Como en todo DMS o ECM, DocuWare permite almacenar documentos en archivos y organizarlos con etiquetas de metadatos e indexación avanzada.

DocuWare convierte automáticamente el contenido de los documentos en términos de índice buscables.

Esto ayuda a organizar los documentos y recuperarlos más rápido, lo que permite que tu equipo pase menos tiempo buscando información y más tiempo utilizándola para tomar decisiones.

Aunque DocuWare cuenta con indexación inteligente con IA y reconocimiento de escritura manual, no incluye de forma nativa tecnología avanzada de captura de documentos ni OCR.

Esto significa que deberás integrar herramientas externas para extraer y digitalizar información de documentos escaneados o facturas, o hacerlo manualmente.

Si gestionas grandes volúmenes de documentos en papel, este es un punto importante a considerar.

• Gestión segura de documentos

DocuWare ofrece control de acceso basado en roles, registros de auditoría y versionado de documentos, garantizando que la información sensible esté protegida pero accesible para los usuarios autorizados, evitando brechas de seguridad.

Si trabajas en una industria regulada, DocuWare cumple con normativas como GDPR, HIPAA y otros estándares.

También puedes firmar y editar documentos directamente desde la aplicación, evitando mover archivos entre herramientas y asegurando que estas acciones queden registradas en las auditorías.

• Procesamiento inteligente de documentos (IDP), división y clasificación

El IDP de DocuWare separa automáticamente escaneos por lotes en documentos individuales, lo cual es muy útil si necesitas procesar muchas facturas, contratos o formularios.

Esta función elimina la necesidad de clasificación manual y reduce errores.

Además, la clasificación automática del IDP identifica los tipos de documentos y los almacena en la carpeta correcta.

• Importación de documentos e integración con correo electrónico

La función de importación de archivos de DocuWare toma documentos desde correos electrónicos u otras carpetas digitales y los indexa automáticamente para almacenarlos donde corresponde.

Con DocuWare puedes importar documentos directamente desde herramientas de productividad como Microsoft Office.

En lugar de guardar y subir archivos manualmente, puedes enviarlos directamente a tus archivadores digitales, facilitando la captura de contratos, propuestas, informes u otro contenido generado por tu equipo.

Los correos y adjuntos también se pueden capturar automáticamente y almacenar junto con otros contenidos empresariales, evitando que se pierdan en bandejas de entrada personales.

Además, DocuWare se integra con Microsoft Teams, lo que permite archivar de forma segura los documentos compartidos en chats o espacios colaborativos.

• Formularios DocuWare

Finalmente, con DocuWare puedes crear formularios web mediante una interfaz de arrastrar y soltar, sin necesidad de programación.

Puedes incluir cuadros de texto, menús desplegables, casillas de verificación, calendarios y campos para subir archivos, capturando exactamente la información que necesitas para tus flujos de trabajo.

Puedes definir campos obligatorios, etiquetas y posiciones, adaptando el formulario a las necesidades de tu empresa.

Este enfoque de autoservicio permite que departamentos como RRHH, Finanzas o Ventas creen sus propios formularios rápidamente.

Una vez creado el formulario, puedes generar un enlace seguro para distribuirlo como desees.

También puedes optimizarlo para dispositivos móviles, garantizando que los usuarios puedan completarlo en cualquier momento.

Los formularios enviados se almacenan, indexan y enrutan automáticamente hacia sus flujos de trabajo correspondientes.

Nota: Estas no son las únicas funciones de DocuWare; solo hemos recopilado las más útiles para este artículo.

Opiniones de los usuarios

Llegó el momento de la verdad: ¿qué opinan los usuarios reales de DocuWare?

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.4/5 | Capterra: 4.6/5 | Gartner: 4.6/5

La mayoría de los usuarios utiliza DocuWare para mantener la colaboración y eficiencia entre equipos remotos, gracias a su DMS en la nube.

Además, es una buena opción para equipos que implementan un nuevo sistema digital o migran desde soluciones anteriores, gracias a sus funciones de importación.

Los usuarios también destacan su interfaz limpia, aunque si nunca has utilizado un DMS, puede que necesites asistencia inicial.

Pros

• Uso frecuente de formularios electrónicos
• Acceso constante a todos los archivos
• Automatización útil de flujos de trabajo
• Navegación sencilla
• Integraciones sólidas

Contras

• Curva de aprendizaje elevada
• Los archivos de registro pueden saturarse con el tiempo
• Escalamiento de precios alto
• Sin acceso sin conexión en la app móvil
• Servicio al cliente poco receptivo

DocuWare vs. Dokmee

Aunque DocuWare es una buena y popular opción, otras herramientas como Dokmee pueden adaptarse mejor a tu negocio.

Ambas son plataformas DMS y ECM, pero difieren en flexibilidad, personalización y atención al cliente.

Mientras ambas ofrecen gestión documental sólida y automatización de flujos de trabajo, Dokmee destaca por su captura de documentos, OCR y seguridad basada en roles.

Por su parte, DocuWare se enfoca en la colaboración y gestión de tareas, pero ofrece menos opciones de personalización y un servicio de soporte más limitado.

DocuWare cuenta con un creador de flujos fácil de usar, pensado para automatizar procesos básicos de aprobación, enrutamiento y gestión de tareas.

Dokmee, en cambio, ofrece tanto un creador estándar como un motor técnico avanzado, ideal para flujos complejos.

Esto permite a las organizaciones diseñar flujos detallados a gran escala, adaptados a procesos empresariales específicos.

Dokmee también ofrece asignación de roles y permisos altamente personalizables, compatibles con normativas de cumplimiento y reforzando la seguridad documental.

En cuanto a formularios, DocuWare es fácil de usar pero limitado en flexibilidad, mientras que Dokmee ofrece mayor personalización y variedad de casos de uso.

Característica	Dokmee	DocuWare
Creador de flujos de trabajo	Estándar + avanzado/técnico; permite flujos complejos con soporte del equipo Dokmee	Simple, fácil de usar, enfocado en aprobaciones básicas
Captura de documentos y OCR	OCR y captura integrados para indexación y extracción automática	No tiene OCR nativo; requiere integraciones externas
Roles y permisos	Altamente personalizables, con niveles granulares	Basado en roles, pero menos flexible
Formularios	Flexibles y personalizables para distintos casos de negocio	Fáciles de usar pero limitados
Atención al cliente	Rápida, proactiva y con asistencia práctica	Según usuarios, lenta o poco receptiva
Personalización	Muy adaptable a procesos empresariales complejos	Más rígido, menos adaptable
Mejor para…	Organizaciones con alta regulación, OCR y flujos avanzados	Empresas que buscan simplicidad y flujos básicos

¿Es DocuWare la opción perfecta para ti?

DocuWare es una opción sólida con múltiples funciones que pueden ayudarte a gestionar documentos y simplificar la colaboración entre equipos.

Sin embargo, si buscas mayor seguridad, flujos avanzados, OCR y una solución ECM completa, deberías considerar contactar a Dokmee hoy mismo.

Y si aún no estás seguro, asegúrate de revisar los 10 mejores software DMS disponibles actualmente.