Guía para Crear una Política de Retención de Documentos + Plantilla

¿Qué sucede cuando te enfrentas a una demanda repentina o una auditoría fiscal?

La primera solicitud siempre es por documentos. Si tus registros están desorganizados o, peor aún, se eliminaron antes de tiempo, estás abriendo la puerta a sanciones legales.

Sin un plan claro, las empresas tienden a hacer una de dos cosas: guardar todo para siempre, lo que incrementa los costos de almacenamiento y genera gran responsabilidad, o eliminar cosas al azar, arriesgando el incumplimiento. Ambas son estrategias perdedoras.

Una política de retención de documentos es el plan oficial que soluciona esto.

Es un conjunto sencillo de reglas que le indica a tu organización exactamente qué conservar, cuánto tiempo conservarlo y cuándo desecharlo de manera segura. Es una parte fundamental de tu estrategia de gestión de riesgos empresariales.

¿Qué Es una Política de Retención de Documentos?

Una política de retención de documentos es un conjunto formal y escrito de directrices que rige cómo tu empresa gestiona y elimina sus registros.

Ayuda a las organizaciones a cumplir con normativas como HIPAA y SOX, reduce el riesgo de problemas legales si surgen demandas, y optimiza las operaciones diarias al eliminar información innecesaria.

Por Qué Necesitas una Política de Retención de Documentos

Una política formal es un escudo para tu negocio que transforma tu gestión documental de una responsabilidad a un activo bien gestionado.

¿Cómo te protege?

¿Cuánto Tiempo Debes Conservar los Documentos Empresariales?

Los periodos de retención varían según el tipo de documento y están regulados por distintas normativas.

Siempre debes consultar con un profesional legal, pero aquí tienes una guía general basada en requisitos habituales.

¿Quién Define las Reglas de Retención de Documentos?

Los periodos de retención en el calendario no son arbitrarios.

Son dictados por leyes federales y estatales específicas. Comprender quién define estas reglas ayuda a entender por qué el cumplimiento es tan importante.

• El IRS dicta el periodo de retención para los documentos fiscales y financieros. Generalmente requiere que los registros se conserven de 3 a 7 años.
• El Departamento de Trabajo (DOL) establece reglas para los registros de nómina y la información de los empleados. Suele requerir un periodo de retención de 3 años.
• La EEOC (Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo) exige que los archivos de contratación y personal se mantengan al menos un año después de la terminación de un empleado.
• Reguladores específicos del sector, como los que regulan la HIPAA para la salud o la SOX para empresas públicas, establecen requisitos aún más estrictos.

Cómo Crear tu Política de Retención en 4 Pasos

Aborda la creación de la política de retención de manera sistemática para que sea duradera y defendible. Piensa en ella menos como redactar un solo documento y más como un proyecto de cuatro fases que involucra a toda la organización.

1. Paso 1: Conforma tu Equipo Multifuncional

Nunca crees una política de retención en aislamiento, pues está destinada al fracaso.

Esto no es solo tarea de IT o legal. Requiere un equipo sólido que pueda aportar una visión completa de las necesidades de la organización.

• Tu equipo legal/de cumplimiento aportará orientación sobre las leyes y normativas específicas que afectan a tu empresa.
• Tu equipo financiero y contable definirá los periodos de retención para todos los registros fiscales y financieros.
• Recursos Humanos gestionará el ciclo de vida de todos los documentos relacionados con empleados, desde solicitudes hasta archivos de terminación.
• Tu departamento de IT entiende dónde se almacenan los registros digitales y cómo se pueden administrar y eliminar de forma segura.
• Los jefes de departamento aportarán un inventario real de los documentos que sus equipos crean y usan diariamente.

2. Paso 2: Realiza una Auditoría Exhaustiva de Documentos

No puedes crear reglas para documentos que no sabes que tienes. El objetivo de esta fase es crear un inventario completo de toda la información que gestiona tu empresa.

Pasa por cada departamento y haz tres preguntas para cada tipo de documento:

• ¿Qué es? (por ejemplo, un contrato con un cliente, evaluación de desempeño de un empleado, factura)
• ¿Dónde se almacena? (por ejemplo, en una unidad compartida, en un software específico, en un archivador físico)
• ¿Quién necesita acceder? (por ejemplo, solo gerentes de RRHH, todo el equipo de ventas)

Esta auditoría es la base de tu calendario de retención y te da un panorama claro de la información de tu empresa.

3. Paso 3: Desarrolla el Cronograma de Retención

Aquí es donde inicia la toma de decisiones. Usando el inventario de tu auditoría, asignarás un periodo de retención específico a cada categoría de documento.

Trabaja con tu equipo de cumplimiento para aplicar los requisitos legales a cada tipo de documento.

Cuando un documento esté sujeto a múltiples regulaciones, aplica siempre el periodo de retención más largo requerido.

Si una ley exige que un archivo se conserve tres años y otra dice cinco, tu política debe exigir cinco años.

Este “errar por precaución” es lo que hace que tu política sea defendible.

4. Paso 4: Redacta, Comunica y Capacita

Una vez establecidas las reglas, es hora de formalizarlas e implementarlas.

1. Escribe las reglas en un documento claro y formal. Usa la plantilla que se ofrece más abajo como guía. Asegúrate de que sea fácil de leer y entender para cualquier persona de la empresa.
2. La política debe aprobarse oficialmente y distribuirse a todos los empleados. Debe ser fácilmente accesible, por ejemplo, en la intranet empresarial o en tu sistema de gestión documental.
3. Una política que nadie conoce es inútil. Realiza sesiones de capacitación para explicar no solo las reglas, sino también las razones detrás de ellas. Cuando los empleados comprenden su importancia para la empresa, es mucho más probable que la sigan.

Cómo Automatizar tu Política con un ECM

En papel, una política es una cosa. Pero hacerla cumplir en toda la organización es un desafío completamente diferente.

La aplicación manual es casi imposible y propensa a errores humanos. Aquí es donde un sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) como Dokmee entra en acción.

Un ECM le da vida a tu política de retención automatizando todo el proceso. El sistema se puede configurar con tus reglas de retención y rastreará automáticamente la antigüedad de cada documento.

Cuando un archivo alcanza el final de su periodo requerido, el sistema puede marcarlo para revisión o incluso eliminarlo de manera segura. También creará una auditoría permanente de su eliminación.

Además, si tu empresa enfrenta una demanda, puedes aplicar una “litigation hold” con un solo clic. Esto “congela” instantáneamente todos los documentos relevantes, anulando la fecha normal de eliminación para asegurar que nada se borre accidentalmente.

Plantilla Práctica de Política de Retención de Documentos

Utiliza esta plantilla detallada y de fácil comprensión como punto de partida para crear una política que se adapte a las necesidades de tu empresa. Rellena los [corchetes] con la información de tu empresa.

1. Propósito e Introducción

Esta política establece las directrices para la gestión, retención y eliminación segura de los registros de la empresa para [Nombre de la Empresa].

El propósito es cumplir con los requisitos legales y regulatorios, reducir riesgos operativos y preservar la información necesaria de la empresa eliminando datos obsoletos.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los empleados, contratistas y departamentos de [Nombre de la Empresa].

Cubre todos los registros de la empresa, sin importar el formato, incluyendo entre otros: archivos electrónicos (documentos, hojas de cálculo, correos electrónicos), imágenes digitalizadas y documentos en papel.

3. Administrador de la Política

El [por ejemplo, Director de Cumplimiento o Director de IT] es el Administrador designado de la Política, responsable de la implementación, revisión y aplicación de esta política.

4. Calendario de Retención

Todos los registros deben conservarse por el periodo mínimo que se indica a continuación. El periodo de retención comienza al final del año fiscal en el que se creó el registro, salvo que se indique lo contrario.

5. Procedimientos de Eliminación Segura

Una vez que un registro haya cumplido su periodo mínimo de retención, debe ser eliminado de manera segura y confidencial.

Debe mantenerse un registro de todos los documentos eliminados en nuestro Sistema de Gestión Documental.

• Registros digitales: Los archivos electrónicos deben ser eliminados de manera segura y permanente usando métodos de borrado criptográfico en nuestro ECM, no solo enviados a la papelera.
• Registros físicos: Todos los documentos en papel designados para su eliminación deben destruirse con triturado transversal, sea en sitio o mediante un servicio externo certificado.

6. Suspensión por Litigios

Ante la notificación del Departamento Legal de una demanda pendiente o prevista, investigación gubernamental o auditoría, se suspenderán de inmediato los procedimientos normales de eliminación para todos los registros pertinentes.

El Administrador de la Política implementará una “litigation hold” dentro del ECM para congelar estos registros hasta que se resuelva formalmente el asunto legal.

7. Revisión Anual

Esta política será revisada anualmente por el Administrador de la Política y el [por ejemplo, Equipo de Liderazgo] para asegurar que siga cumpliendo con leyes y regulaciones vigentes.

Aprobación de la Política

Aprobado por: [Nombre, Cargo]

Fecha: [Fecha]

Cumple Correctamente con Dokmee

Una política de retención es solo un plan hasta que se pone en práctica. Confiar en los empleados para rastrear y eliminar manualmente miles de archivos es una receta para el fracaso.

Dokmee automatiza tu política, gestionando activamente el cumplimiento, reduciendo tu riesgo y proporcionándote tranquilidad.

Descubre cómo Dokmee puede automatizar tu política de retención

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cuál es el periodo estándar de retención documental?

No existe un periodo “estándar” único. Depende completamente del tipo de documento.

Por ejemplo, el IRS generalmente exige que los registros financieros se conserven durante 7 años, mientras que los registros de empleados solo pueden ser necesarios entre 3 y 7 años tras la terminación.

Los registros corporativos como los estatutos sociales deben guardarse permanentemente.

Una buena política detallará estos plazos específicos por categoría.

¿Qué es una buena política de retención?

Una buena política de retención es clara, completa y fácil de seguir.

Documenta formalmente tu calendario de retención para todos los tipos de documentos (tanto físicos como digitales), asigna a una persona responsable de supervisarla e incluye procedimientos para la eliminación segura y las suspensiones por litigios.

Una buena política también se aplica activamente, idealmente a través de un sistema automatizado.

¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro?

Un “registro” es la versión final y oficial de un documento.

Un borrador de contrato en proceso de negociación es un documento. La versión final y firmada se convierte en un “registro” y está sujeta a las reglas formales de retención de tu política.

¿Qué es una suspensión por litigio?

Una suspensión por litigio es una instrucción formal de tu equipo legal para suspender de inmediato los procedimientos normales de eliminación de cualquier registro que pueda ser relevante para una demanda o investigación gubernamental. Es un proceso legal crítico que anula tu calendario estándar de retención.