¿Qué son las integraciones de sistemas de gestión documental?
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Christina Miranda
Tu empresa funciona con software potente. Salesforce gestiona a tus clientes, NetSuite lleva las finanzas y Microsoft 365 es la herramienta diaria de tu equipo. El problema es que estas herramientas muchas veces no se comunican entre sí.
Esto ralentiza todo. Tus empleados desperdician aproximadamente el 30% de la jornada laboral en tareas repetitivas como volver a ingresar datos en distintas aplicaciones y buscar información. Ese es tiempo que podrían invertir en tareas valiosas.
La integración del software de gestión documental conecta estos sistemas. Permite que tus herramientas compartan información automáticamente, creando un flujo de trabajo único y fluido que hace más potente todo tu entorno tecnológico y vuelve a tu equipo más productivo.
¿Qué es la integración de un software de gestión documental?
La integración de un Software de Gestión Documental (SGD) conecta tu sistema de documentos con otras aplicaciones empresariales, como Salesforce, NetSuite o Microsoft 365, a través de APIs, que son vías seguras para que los sistemas intercambien datos automáticamente.
En vez de subir archivos manualmente o duplicar información entre plataformas, la integración permite que tu SGD sincronice documentos, actualice registros e incluso active flujos de trabajo según sea necesario.
Así, tu SGD deja de ser una herramienta de almacenamiento pasiva y se convierte en un centro inteligente y conectado que mantiene alineados todos tus sistemas y enfoca a tu equipo en lo que más importa.
¿Qué ocurre cuando tus herramientas no están integradas?
Cuando tus herramientas trabajan juntas, tu equipo probablemente será más productivo y estará más enfocado.
Cuando están desconectadas, la información se fragmenta, el trabajo se ralentiza y aparecen molestos problemas como los siguientes:
| Síntoma | Coste para el negocio |
|---|---|
| Silos de datos | Información crítica queda atrapada en aplicaciones separadas, lo que provoca decisiones equivocadas y oportunidades perdidas. |
| Reingreso manual de datos | Los empleados desperdician horas cada día duplicando datos entre sistemas. Esto afecta directamente la productividad, incrementa el riesgo de errores costosos y agota a tu equipo. |
| Cuellos de botella en procesos | Las aprobaciones de documentos se estancan al esperar que se muevan manualmente, frustrando a los clientes y retrasando ingresos. |
| Puntos ciegos en el cumplimiento | Sin una única fuente de verdad, crear un historial de auditoría completo se vuelve casi imposible. No cumplir con las regulaciones puede llevar a graves sanciones. |
Beneficios de integrar tu software de gestión documental
Conectar tu SGD con tus demás sistemas empresariales no es solo cuestión de comodidad. Mejora fundamentalmente cómo funciona tu empresa. Los beneficios son claros, directos y afectan a tus resultados.
Reduce el tiempo perdido
Piensa en todas las horas que tu equipo pasa cambiando entre aplicaciones, buscando archivos o reescribiendo la misma información en diferentes formularios. La integración te devuelve ese tiempo.
Cuando automatizas el flujo de información, tus empleados pueden enfocarse en tareas más valiosas en lugar de trabajos administrativos repetitivos.
Reduce errores costosos
Cada vez que una persona transfiere datos manualmente, existe riesgo de error.
Con los procesos manuales de entrada de datos presentando una tasa de error de hasta el 4%, según algunos estudios, un simple error tipográfico en el monto de una factura o el ID de un cliente puede causar pagos incorrectos e informes financieros erróneos.
La integración elimina ese riesgo. Cuando tus sistemas se comunican directamente, los datos siempre son precisos y confiables.
Simplifica el cumplimiento
Demostrar el cumplimiento requiere un historial completo e ininterrumpido de cada documento. Cuando tus archivos están dispersos en distintas plataformas, crear una sola pista de auditoría es una pesadilla que consume mucho tiempo.
Un sistema totalmente integrado rastrea cada documento desde su creación hasta su archivo. Te da un historial único y buscable que hace que las auditorías sean sencillas.
¿Qué integraciones debe tener un SGD?
Un buen sistema de gestión documental potencia todas tus demás herramientas.
Las integraciones conectan tu SGD con el software que usas a diario y te permiten eliminar el salto entre aplicaciones, creando un único flujo de trabajo automatizado. Aquí tienes las integraciones más importantes a considerar.
Integración con ERP
Actualmente, tu equipo financiero probablemente está abrumado con la entrada manual de datos.
Cuando llega una factura, alguien debe abrir el archivo y volver a escribir la información en tu ERP (Enterprise Resource Planning), como NetSuite o SAP. Esto es lento y una fuente importante de errores costosos en pagos.
Una integración ERP lo resuelve por completo. El SGD puede “leer” automáticamente una factura usando tecnología OCR y enviar los datos directamente al ERP.
Así, una tarea tediosa y proclive a errores se convierte en un flujo de trabajo automatizado, rápido y preciso. Tus registros estarán libres de errores y nunca se retrasarán los pagos salientes.
Integración con CRM
Tu equipo de ventas debería estar vendiendo, pero a menudo pasa hasta un tercio del día en tareas administrativas.
Una de las principales causas es la búsqueda de documentos como contratos y propuestas que se pierden entre correos electrónicos o unidades compartidas sin conexión. Integrar tu SGD con un CRM (gestión de relaciones con clientes) como Salesforce soluciona esto.
Cada contrato y propuesta se archiva automáticamente y se vincula al registro correcto del cliente. Tu equipo obtiene un historial documental completo directamente en la interfaz del CRM. Gracias a esto, pueden cerrar acuerdos más rápido y brindar una sola fuente de verdad para cada cliente.
Integración con suites de productividad
Tu equipo usa herramientas como Microsoft 365 o Google Workspace para colaborar, pero esto muchas veces genera caos en las versiones de los archivos. Terminas con múltiples copias “finales” del mismo documento y nadie está seguro de cuál es la correcta.
Una integración adecuada elimina este problema. Cuando editas un documento en Word o Google Docs, el sistema lo guarda automáticamente en el SGD como la versión más reciente.
Así, todos trabajan siempre en el archivo correcto sin cambiar su forma de colaborar.
Integración de firma electrónica
Conseguir la firma de un contrato con una herramienta como DocuSign está bien, pero el proceso suele terminar ahí.
El documento legalmente vinculante queda aislado en la plataforma de firma electrónica, completamente desconectado del expediente maestro del cliente en tu SGD.
Una integración de firma electrónica cierra este ciclo. Una vez firmado el documento, se recupera automáticamente al SGD y se archiva en la ubicación correcta.
Esto crea una pista de auditoría ininterrumpida y conforme, y puede incluso activar el siguiente paso de tu proceso, como enviar una alerta a contabilidad para emitir una factura.
¿Listo para eliminar el caos en tu organización y aumentar la productividad del equipo?
Dokmee se integra con herramientas líderes como Microsoft 365 para simplificar el trabajo diario.
5 consejos para elegir un SGD con las integraciones correctas
1. Analiza primero tu stack de herramientas actual
Antes de elegir un SGD, mapea todas las aplicaciones de las que tu equipo depende a diario.
Identifica los puntos de fricción entre ellas. ¿Tu equipo mueve datos manualmente del CRM de ventas al software de contabilidad? Esa es una integración que necesitas.
Esta auditoría interna crea una lista clara de tus requisitos reales.
2. Prioriza las integraciones nativas y preconstruidas
Busca un SGD que tenga conexiones preconstruidas y listas para usar con tus aplicaciones más críticas.
Estas integraciones nativas suelen ser más fiables, fáciles de configurar y mejor soportadas que los conectores de terceros. Una buena biblioteca de integraciones nativas demuestra compromiso con la conectividad fluida.
3. Evalúa la API para necesidades personalizadas
Ningún SGD tendrá integración nativa para cada herramienta, especialmente si usas software especializado o antiguo.
En estos casos, una API flexible y bien documentada es esencial. Una buena API permite a tus desarrolladores crear integraciones personalizadas y no dejar ninguna herramienta fuera.
4. Céntrate en el punto de captura
El recorrido de un documento empieza en el momento en que entra a tu empresa. La capacidad de tu SGD para capturar información es fundamental para su potencial de integración.
Necesitas un sistema con un potente software de captura documental que utilice tecnología OCR para extraer datos automáticamente de escaneos y PDFs, para que luego puedan ser enviados a tus otros sistemas.
5. Piensa en el crecimiento futuro
El software que usas hoy no necesariamente será el que uses dentro de dos años.
Elige un proveedor de SGD que esté ampliando activamente su mercado de integraciones. Así te aseguras de que tu SGD pueda adaptarse y conectarse con nuevas herramientas a medida que tu empresa evoluciona.
Para un análisis más detallado de lo que debes buscar en una plataforma, consulta nuestra guía completa para elegir el mejor sistema de gestión documental.
Integra tu stack de herramientas con Dokmee
El verdadero poder de una herramienta empresarial radica en cómo se conecta con tus otros sistemas.
Dokmee ofrece un enfoque orientado a la integración con conexiones nativas para plataformas esenciales como Microsoft 365, Salesforce y QuickBooks, además de una potente API para vincularse con tu ERP y otras aplicaciones personalizadas.
Deja de permitir que el software desconectado genere cuellos de botella y empieza a construir flujos de trabajo fluidos.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué es un sistema de gestión documental integrado?
Es un SGD que se conecta con tus demás softwares de negocio, como tu CRM y ERP. Actúa como un centro centralizado, permitiendo que los documentos y datos fluyan automáticamente entre todas tus herramientas.
¿Para qué sirve un software SGD?
Cuando está integrado, un SGD se usa para automatizar flujos de trabajo, crear una única fuente de verdad para todos los archivos de la empresa y garantizar el cumplimiento rastreando cada documento en todos los sistemas conectados.
¿Qué integraciones son estándar en las plataformas SGD?
La mayoría de plataformas líderes de SGD se integran con CRM (Salesforce), ERP (SAP), contabilidad (QuickBooks) y software de productividad (Microsoft 365). Dokmee ofrece estas conexiones estándar junto a una API flexible para necesidades personalizadas.
¿Cómo mejoran las integraciones de SGD los flujos de trabajo empresariales?
Sustituyen pasos manuales y lentos por automatización instantánea. Por ejemplo, en lugar de que un empleado escriba manualmente los datos de una factura en un ERP, un flujo de trabajo integrado lo hace automáticamente, en segundos y sin errores.
