Análisis FileBound: Características y opiniones reales de usuarios

Solo el 19% de las pymes han elegido el software correcto para digitalizar su negocio.

¿Por qué sucede esto? Falta de investigación.

En esta reseña de FileBound analizamos este DMS y software de automatización de flujos de trabajo para ayudarte a decidir si es adecuado para tu pequeña empresa.

Además, te presentamos una excelente alternativa si decides que no se adapta a tus necesidades.

¿Qué es FileBound Software?

FileBound es un software ECM que pertenece a Upland. Combina la automatización de flujos de trabajo y la gestión documental.

Te permite capturar, enrutar, revisar, aprobar y acceder fácilmente a documentos en cualquier momento, ya que es una solución basada en la nube.

FileBound suele ser utilizado por organizaciones sin fines de lucro, escuelas, organismos gubernamentales, departamentos de recursos humanos y otras empresas para gestionar cuentas por pagar o administración.

FileBound puede ayudarte a mejorar la colaboración del equipo al reducir tareas manuales y centralizar la gestión de contenidos.

Ofrece una interfaz intuitiva, configuración de flujos de trabajo sin código y acceso en la nube, haciendo que la automatización sea alcanzable para equipos de todos los tamaños.

Entre sus características puedes encontrar un creador de flujos de trabajo con función de arrastrar y soltar, almacenamiento de documentos, gestión multimedia, etiquetado y escaneo de documentos, uso compartido de archivos, control de versiones y un portal de eForms.

FileBound colabora con proveedores de integración y servicios para ampliar la funcionalidad, incluyendo Dell Boomi y varios sistemas ERP, RRHH y CRM.

Mejores características de FileBound

FileBound divide sus funciones en 3 bloques principales: gestión documental, automatización de flujos de trabajo y formularios electrónicos.

Gestión documental

El DMS de FileBound es un repositorio en la nube donde puedes importar, gestionar y acceder a todos tus documentos y datos.

La plataforma admite diferentes tipos de archivos, incluyendo imágenes escaneadas, PDFs, documentos Word, correos electrónicos, archivos de audio y video.

Gracias a la integración con ERPs y CRMs, puedes importar y recuperar datos de tu stack de herramientas desde una sola plataforma utilizando la búsqueda basada en metadatos para una recuperación rápida.

Incluye alertas personalizables y paneles de usuario para mantenerte informado de todas las actualizaciones.

Para proteger tus documentos dentro del sistema, los administradores pueden configurar permisos y controles de acceso de usuario.

El DMS de FileBound también registra auditorías con historiales de versiones donde puedes rastrear cada movimiento.

Este DMS ofrece una solución de gestión documental escalable, segura y fácil de usar que digitaliza y protege el contenido de tu empresa.

Automatización de flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo de FileBound cuenta con un generador de arrastrar y soltar para que puedas diseñar y modificar flujos de trabajo con una interfaz sin código.

Puedes crear tu flujo de trabajo a partir de una plantilla, lo que es útil para tareas estándar, o crear procesos personalizados que se adapten a tus necesidades específicas.

Por ejemplo, puedes tomar una plantilla para la integración de nuevos miembros en recursos humanos o crear flujos de trabajo completamente nuevos para proyectos únicos.

Las reglas automatizadas aseguran que documentos, formularios y datos se muevan entre personas y departamentos, activando alertas, firmas electrónicas y eventos programados según sea necesario.

Cada paso en el flujo de trabajo se rastrea automáticamente, para mantener auditorías completas y documentación de cumplimiento. Los paneles y analíticas en tiempo real también brindan visibilidad sobre el rendimiento de los procesos, ayudando a las organizaciones a identificar cuellos de botella y optimizar la eficiencia.

Formularios electrónicos y portal de formularios

La función de e-Forms también ofrece un diseñador de arrastrar y soltar para crear formularios personalizables, convertir formularios PDF existentes a formato electrónico y reforzar la seguridad limitando el acceso mediante contraseñas o códigos de uso.

Los remitentes pueden usar cualquier dispositivo en cualquier momento para completar un formulario y adjuntar documentos complementarios, como recibos, archivos de verificación o fotos.

El sistema admite firmas electrónicas para capturar aprobaciones de manera segura y acelerar los tiempos de procesamiento.

Una vez enviado un formulario, FileBound lo enruta automáticamente a los flujos de trabajo definidos o sistemas externos (ERP, DMS, HRIS) según las reglas de negocio configuradas.

Esta función de eForms suele usarse para solicitudes de servicio al cliente, aplicaciones de voluntariado, solicitudes de inscripción, formularios públicos, onboarding, solicitudes de PTO y otros procesos similares.

¿Qué opinan los usuarios?

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

Los usuarios emplean FileBound a diario para automatizar flujos de trabajo y almacenar documentos. Muchos lo consideran un paso intermedio cuando se pasa de un sistema basado en papel.

Un gran beneficio que ofrece FileBound es la personalización en los flujos de trabajo y formularios electrónicos, donde los usuarios diseñan sus propios procesos para ajustarse exactamente a sus necesidades.

Sin embargo, para muchos, la interfaz parece algo anticuada y carece de algunas características modernas como el OCR.

En esencia, es un buen DMS si buscas un sistema sencillo para hacer que los procesos rutinarios sean más ágiles.

✔️ Ventajas

• Potente motor de e-Forms
• Flujos de trabajo personalizables
• Puedes ver varios documentos en una ventana

✖️ Desventajas

• Metadatos limitados (20 elementos)
• Errores tras cada actualización
• Los documentos escaneados no se leen correctamente

FileBound vs Dokmee

Si necesitas una alternativa a FileBound, deberías considerar Dokmee. Pero, ¿en qué se diferencian exactamente?

FileBound se centra mucho más en la automatización de flujos de trabajo y formularios electrónicos, usando una interfaz sin código y está basado en la nube.

Esto lo convierte en una buena opción si buscas una digitalización rápida con mínima intervención de TI.

Sin embargo, FileBound carece de muchas funciones organizacionales que las empresas más grandes requieren de un DMS o ECM.

Por otro lado, Dokmee sí ofrece mayor potencia organizativa gracias al indexado avanzado y etiquetado de metadatos.

Además, Dokmee ofrece un diseño modular donde solo pagas por lo que necesitas, por lo que puedes acceder a eForms y captura documental avanzada con OCR cuando lo requieras.

Estas capacidades hacen que Dokmee sea especialmente eficaz para grandes organizaciones que gestionan grandes cantidades de documentos y requieren opciones precisas y personalizables de almacenamiento y recuperación.

¿Cuándo es FileBound una buena elección?

FileBound es una buena opción si deseas digitalizar los procesos de tu negocio rápidamente y no puedes perder tiempo aprendiendo a implementar y usar herramientas complejas.

FileBound promete almacenamiento sencillo de documentos con flujos de trabajo automatizados y formularios electrónicos.

Esto significa que es útil para departamentos de recursos humanos, escuelas y organizaciones sin fines de lucro.

Sin embargo, si necesitas almacenaje, captura, capacidades de retención y medidas de seguridad más avanzadas, quizás deberías considerar sistemas más robustos como Dokmee.

Si estás listo para probarlo, contacta al equipo ahora.