Reseña completa de Box DMS para 2026: Características, IA, Ventajas y Desventajas

Las plataformas DMS han evolucionado mucho más allá del simple almacenamiento de archivos.

Necesitas automatización, flujos de trabajo, seguridad y herramientas de colaboración, por nombrar algunos.

En esta reseña de Box DMS analizaremos las funciones y capacidades de IA que esta plataforma ofrece para grandes organizaciones y empresas.

Hemos reunido los pros, los contras y la mejor alternativa para que tú no tengas que hacerlo.

¿Qué es Box DMS?

Box DMS es un sistema de gestión documental (DMS) en la nube y una plataforma inteligente de contenido que incorpora su propia IA, Box AI.

El DMS puede almacenar, gestionar, compartir y gobernar tu contenido digital, pero también combina colaboración, automatización, seguridad y funciones de cumplimiento, lo que lo convierte en una buena opción si manejas información sensible.

Box centraliza documentos como contratos, registros financieros, archivos de RRHH, activos de marketing, documentación de proyectos y materiales de cumplimiento en una sola plataforma accesible en la nube.

Las funciones inteligentes de gestión de contenidos, impulsadas por metadatos, automatización y herramientas asistidas por IA, te permiten clasificar contenidos, extraer información, aplicar reglas de gobernanza y automatizar flujos de trabajo.

Box se utiliza habitualmente para compartir archivos de forma segura y colaborar en equipos distribuidos.

Los empleados pueden acceder a documentos desde cualquier lugar, colaborar en tiempo real, gestionar versiones y rastrear cambios sin depender de archivos adjuntos en correos electrónicos o servidores desconectados. Esto lo convierte en un sistema de gestión documental útil para entornos de trabajo híbridos y remotos.

La plataforma también es ampliamente adoptada para la administración de contenidos y el cumplimiento normativo.

Box ofrece herramientas para controlar el acceso, cifrado, registros de auditoría, políticas de retención y bloqueos legales, respaldando los requisitos regulatorios en sectores como finanzas, sanidad, servicios legales y tecnología.

Box se integra con aplicaciones empresariales y ofrece funciones de automatización que apoyan aprobaciones de documentos, rutas de contratos, procesos de incorporación y gestión de registros.

Al incluir flujos de trabajo directamente en las operaciones de contenido, te ayuda a acelerar los procesos de negocio.

¿Para quién es Box DMS?

Box DMS es más adecuado para medianas y grandes empresas que requieren una gestión de contenido escalable y nativa en la nube con sólidas capacidades de colaboración y seguridad.

Ofrece un modelo por suscripción, con integraciones y funciones de gobernanza, por lo que es una buena opción si tienes necesidades de contenido complejas y equipos de trabajo distribuidos.

Desde una perspectiva departamental, Box es comúnmente usado por equipos de TI para la gobernanza centralizada y la seguridad, departamentos legales para el control de contratos y documentos, equipos de RRHH para archivos de empleados y documentación de incorporación, equipos financieros para gestionar documentos financieros de manera segura y equipos de ventas y marketing para gestionar propuestas, presentaciones y activos digitales.

Mejores características de Box DMS

A continuación puedes encontrar una selección de lo que consideramos las mejores características de Box. Aunque la plataforma ofrece muchas más.

Firma electrónica nativa

Box Sign es la función de firma electrónica nativa de Box, integrada directamente en la plataforma de Gestión Inteligente de Contenidos de Box.

Te permite solicitar y recopilar firmas electrónicas legalmente vinculantes sin salir de la aplicación. Puedes enviar solicitudes de firma ilimitadas sin coste adicional.

Los documentos pueden ser preparados, enviados para firma, firmados y almacenados dentro del mismo repositorio de contenido seguro. Este enfoque reduce problemas de versiones, minimiza transferencias manuales y permite que los acuerdos firmados estén regidos por las mismas políticas de retención que otros contenidos empresariales.

Box Sign también permite integrar flujos de trabajo con aplicaciones empresariales de terceros, para que puedas iniciar solicitudes de firma desde plataformas habituales como CRM, ERP, herramientas de automatización y colaboración. Las integraciones con sistemas como Salesforce, NetSuite, HubSpot, Appian, UiPath y Slack Workflow Builder permiten incorporar la firma electrónica en procesos de negocio existentes.

Box Sign se ve aún más potenciado por Box AI, que ayuda a automatizar y simplificar los flujos de trabajo de firma electrónica.

La extracción de metadatos impulsada por IA y el análisis de documentos pueden usarse para derivar documentos para revisión, activar solicitudes de firma, resumir acuerdos firmados y extraer información de contratos complejos.

Los equipos de ventas utilizan Box Sign para cerrar acuerdos más rápido, los departamentos de RRHH agilizan contrataciones y procesos de incorporación, los equipos legales estandarizan contratos y reducen riesgos, los equipos de marketing gestionan acuerdos con agencias y los financieros gestionan aprobaciones y auditorías con mayor visibilidad.

Flujos de trabajo automáticos

Box Intelligent Workflows está diseñado para automatizar y optimizar los procesos empresariales centrados en el contenido a escala.

Box integra la automatización directamente en la capa de contenido, por lo que puedes conectar documentos, datos, personas y sistemas en un solo entorno.

Puedes automatizar tareas repetitivas como revisiones de contenido, aprobaciones, incorporación y rutas de contratos usando Box Relay, un motor de flujos de trabajo sin código que ofrece desencadenantes, condiciones y resultados.

Las plantillas predefinidas permiten empezar rápido, mientras que la lógica configurable admite procesos multi-etapa más complejos. Al reducir transferencias manuales y estandarizar la ejecución, Box ayuda a reducir errores, acortar los ciclos y mejorar la eficiencia operativa.

Box amplía la automatización tradicional de flujos de trabajo a través de funciones impulsadas por agentes y por IA, ofrecidas por Box Automate.

Esta funcionalidad combina el diseño de flujos de trabajo de arrastrar y soltar con servicios inteligentes como extracción de datos, análisis de documentos, preguntas y respuestas basadas en archivos y generación de contenido.

También puedes crear y desplegar agentes personalizados de Box AI que ayudan en la toma de decisiones y ejecución de tareas. Estas capacidades están diseñadas para ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente con grandes volúmenes de contenido no estructurado, permitiendo acciones más rápidas y fundamentadas.

Además, con Box Apps puedes personalizar la experiencia de contenido mediante paneles, vistas de metadatos e interfaces específicas por rol.

Puede ser utilizado por equipos de ventas para acelerar los ciclos de acuerdos mediante formularios de acuerdos iniciados y generación automática de contratos.

Los equipos de operaciones se benefician de metadatos enriquecidos por IA y flujos de trabajo accionables que mejoran la visibilidad. Los departamentos de RRHH aceleran la selección, gestión de ofertas y incorporación, mientras que los equipos legales gestionan contratos a escala con procesos automatizados de registro, clasificación y revisión.

Plataforma de contenido

Box Content Platform es la capa fundamental del ecosistema Box. Básicamente, proporciona una infraestructura construida con integraciones que admite datos estructurados y no estructurados a escala, permitiendo a las organizaciones crear, personalizar y conectar experiencias centradas en el contenido a través de su stack tecnológico.

A nivel de infraestructura, Box Content Platform está diseñada para manejar cargas de trabajo empresariales a gran escala, soportando terabytes de datos en prácticamente cualquier tipo de archivo.

El contenido está protegido mediante cifrado end-to-end, redundancia multi-región y controles de seguridad a nivel empresarial diseñados para cumplir con los requisitos legales y normativos más estrictos.

Box te permite incorporar IA directamente en los flujos de trabajo de contenido y otras aplicaciones. Mediante Box AI y servicios basados en agentes, los desarrolladores pueden acceder a capacidades avanzadas de IA mediante APIs sin tener que gestionar complejidades como la generación aumentada por recuperación (RAG), embeddings vectoriales u orquestación de modelos.

Box AI también permite la extracción de contexto de contenido no estructurado, transformando documentos en datos estructurados y accionables.

Los agentes de extracción inteligentes analizan archivos para identificar entidades clave, temas e insights, almacenando esta información como metadatos reutilizables en flujos de trabajo y aplicaciones.

La Box Content Platform sirve como una base de gestión inteligente de contenido única que combina escalabilidad, extensibilidad, capacidades de IA y seguridad a nivel empresarial.

Agentes Box AI

Los agentes Box AI están incorporados en la plataforma inteligente de contenido de Box AI y su objetivo es extraer valor de datos no estructurados.

Estos agentes usan razonamiento, contexto y controles de acceso para analizar el contenido almacenado en Box e incorporarlo en flujos de trabajo empresariales respetando las políticas de gobernanza.

Box AI Agents es un marco de razonamiento agente que les permite realizar tareas complejas de manera estructurada y controlada. Cada agente sigue un proceso dinámico que incluye comprender el objetivo del usuario, descubrir de forma segura el contenido relevante en Box, razonar sobre esa información y producir un resultado o activar una acción.

Los agentes Box AI son compatibles con una gama creciente de funciones, incluyendo búsqueda inteligente, preguntas y respuestas contextuales, composición de contenido y extracción de información clave de documentos.

Los agentes de extracción pueden identificar hechos importantes, fechas y temas en archivos no estructurados y convertirlos en metadatos estructurados, que posteriormente pueden usarse para impulsionar flujos de trabajo y decisiones.

Los agentes Box AI pueden integrarse con herramientas empresariales como Microsoft 365 Copilot, permitiendo a los usuarios analizar y resumir contenido almacenado en Box directamente en aplicaciones como Teams, Word, PowerPoint y Copilot Chat.

Opiniones de usuarios

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificaciones

G2 4,2/5 | Capterra 4,4/5 | Gartner 4,4/5

Tenemos lo básico, sin embargo, la última palabra en cualquier reseña la tienen los usuarios.

Las opiniones de los usuarios de Box DMS muestran tanto aspectos positivos como negativos.

Por un lado, lo primero que destacan los usuarios son las sólidas funciones de seguridad de Box. Garantiza que los documentos sensibles estén protegidos e incluye cifrado y trazabilidad de auditoría, lo que lo hace apto para sectores altamente regulados.

Además, muchos usuarios afirman que la plataforma se integra perfectamente con herramientas populares como Microsoft Office o Salesforce, de modo que todo el contenido está integrado en los flujos de trabajo y no aislado en sistemas separados.

No obstante, algunas reseñas señalan limitaciones que los futuros usuarios deben tener en cuenta.

Una crítica común es que las tareas administrativas y de configuración pueden ser complejas, especialmente para equipos de TI pequeños o empresas sin administradores de Box dedicados.

Si bien el conjunto de funciones de Box es extenso, esto a veces produce una curva de aprendizaje más pronunciada para quienes están acostumbrados a soluciones más sencillas para compartir archivos.

Ocasionalmente se mencionan problemas de rendimiento, especialmente con cargas de archivos grandes o estructuras de carpetas complejas, aunque la experiencia varía según el estado de la red y las decisiones de implementación.

✔️ Ventajas

• Potentes funciones de colaboración
• Protocolos de seguridad para evitar filtraciones de datos
• Incluye firma electrónica
• Se integra con plataformas ERP
• Interfaz sencilla

✖️ Desventajas

• Caro, no apto para organizaciones pequeñas
• Acceso offline limitado
• Puedes tener dificultades para encontrar archivos
• La incorporación de administradores es lenta e ineficaz
• La sincronización de archivos grandes es lenta

Dokmee, la mejor alternativa a Box

Box es una opción sólida para organizaciones que priorizan la colaboración en la nube, el intercambio seguro de archivos y amplias integraciones con terceros.

Es especialmente eficaz para equipos distribuidos, empresas con ecosistemas SaaS consolidados y organizaciones que necesitan almacenamiento escalable combinado con controles de gobernanza y cumplimiento. Su enfoque nativo en IA y APIs amigables para desarrolladores también lo hacen atractivo para empresas que buscan incorporar servicios de contenido en aplicaciones personalizadas.

No obstante, Box puede presentar limitaciones según las necesidades y casos de uso de cada organización.

Algunos usuarios consideran que sus capacidades de captura de documentos son limitadas en comparación con plataformas diseñadas específicamente para la ingestión de grandes volúmenes de documentos, como escaneo, flujos intensivos en OCR o extracción de datos estructurados de procesos basados en papel. Las funciones avanzadas de automatización, gestión de registros y características impulsadas por IA suelen reservarse para planes superiores, lo que puede aumentar el coste total de propiedad.

Dokmee destaca como una de las mejores alternativas a Box, especialmente para organizaciones que necesitan funciones reales de DMS y ECM que no se centren exclusivamente en capacidades de IA.

Dokmee está creado expresamente para gestionar entornos con gran volumen documental y altos requisitos de cumplimiento, y proporciona capacidades nativas superiores para la captura, indexación y control del ciclo de vida del documento.

Sus avanzadas herramientas de captura, como OCR y clasificación por metadatos, lo hacen ideal para organizaciones que están en transición desde flujos de trabajo en papel o híbridos.

Dokmee también ofrece funciones completas de ECM, permitiendo a las organizaciones gestionar documentos desde su creación e ingesta hasta la aprobación, retención y archivo en una sola plataforma.

Combinado con estrictos controles de seguridad, registros de auditoría y opciones de despliegue escalables, Dokmee ofrece una alternativa equilibrada para organizaciones que buscan mayor control documental, mejores capacidades de captura y funciones empresariales ECM más allá de lo que Box suele ofrecer.

Si necesitas saber más, reserva hoy tu demo gratuita con Dokmee.