Los 5 mejores software de archivado de archivos

Más del 60 % de las empresas se ven desbordadas por los documentos.

¿Por qué ocurre esto?

Tienen una gestión y un almacenamiento incorrectos y, sobre todo, no están logrando implementar un sistema de archivado adecuado.

El software de archivado de archivos toma sus datos estructurados y no estructurados y los archiva una vez que ya no necesita esos documentos.

¿Qué es el software de archivado de archivos?

El software de archivado de archivos es una herramienta diseñada para almacenar y preservar sus archivos digitales durante largos períodos de tiempo en un archivo dedicado que es a la vez seguro y recuperable.

A diferencia de los sistemas básicos de almacenamiento de archivos, el software de archivado se basa en la gobernanza, para garantizar que los datos se conserven y se eliminen de acuerdo con los requisitos comerciales y regulatorios.

Estas plataformas almacenan archivos inactivos o a los que se accede con poca frecuencia fuera de los sistemas de producción, al tiempo que mantienen capacidades de recuperación rápida. Esto permite a las organizaciones reducir el desorden operativo sin perder registros históricos, pruebas legales o conocimiento institucional.

Por ejemplo, los contratos firmados de los clientes se pueden archivar una vez que todas las partes los hayan aprobado y completado.

En lugar de guardarlo en un almacenamiento activo donde crea desorden y exceso de archivos, se archiva en un lugar seguro donde se conservará durante 5 a 7 años.

El software de archivado puede eliminar automáticamente estos documentos de forma permanente una vez que ya no sean relevantes gracias a activadores automatizados.

¿Qué hace el software de archivado de archivos?

El software de archivado de archivos captura archivos de múltiples fuentes de datos, incluidos servidores de archivos, plataformas de correo electrónico, aplicaciones en la nube y sistemas empresariales. Una vez ingeridos, los archivos se indexan mediante metadatos, marcas de tiempo y análisis de contenido, lo que permite buscarlos fácilmente incluso años después.

Las plataformas de archivado también gestionan el ciclo de vida completo de los datos.

Las reglas de retención determinan cuánto tiempo se debe conservar el contenido, si se debe preservar en un formato de solo lectura y cuándo se puede eliminar.

Las funciones de seguridad, como el cifrado, el control de acceso y el registro de auditoría, garantizan que los datos archivados permanezcan protegidos y rastreables durante todo su ciclo de vida.

Por qué necesita un software de archivado

Puede que crea que el archivado se puede hacer manualmente. Y en algunos casos, se puede.

Sin embargo, si gestiona el archivado manualmente se enfrentará a varios problemas, como la falta de escalabilidad y el aumento del error humano.

Aunque existen muchas razones para implementar un software de archivado en su conjunto de herramientas:

Cumplimiento normativo

Muchas industrias están obligadas a conservar documentos durante períodos específicos y presentarlos bajo demanda durante auditorías o procedimientos legales. El software de archivado aplica las políticas de retención automáticamente y guarda registros inmutables. Esto garantiza que sus documentos sean siempre legalmente defendibles.

Sin software de archivado, las organizaciones suelen depender de procesos de retención manuales que aumentan el riesgo legal y hacen que el eDiscovery sea costoso y lleve mucho tiempo.

Auditorías más rápidas

Cuando los registros están debidamente archivados e indexados, las auditorías y las búsquedas legales se vuelven más rápidas y menos disruptivas.

Los usuarios autorizados pueden recuperar registros exactos sin tener que buscar manualmente en múltiples sistemas o copias de seguridad.

Gobernanza de datos y reducción de riesgos

Los datos no gestionados generan riesgos.

Los archivos antiguos, los registros duplicados y el acceso no controlado pueden exponer a las organizaciones a infracciones de cumplimiento y brechas de seguridad. El software de archivado aporta estructura y gobernanza a los datos mediante la aplicación de políticas relacionadas con el acceso, la retención y la eliminación.

Continuidad del negocio y preservación del conocimiento

Los datos archivados preservan el conocimiento institucional, las decisiones históricas, los contratos y las comunicaciones.

Esto garantiza la continuidad durante la rotación de personal, fusiones o migraciones de sistemas y evita que la información crítica se traspapele o, lo que es peor, se pierda.

Costes de almacenamiento reducidos

Los sistemas de almacenamiento activo pueden ser costosos de mantener, especialmente si los documentos se siguen acumulando.

Al mover los datos inactivos a un archivo dedicado, las empresas reducen significativamente los gastos generales de almacenamiento, los tamaños de las copias de seguridad y los costes de infraestructura. El almacenamiento de archivos está optimizado para la retención a largo plazo en lugar del acceso frecuente, lo que lo hace más rentable.

Rendimiento del sistema mejorado

Los grandes volúmenes de datos desactualizados ralentizan los servidores de archivos, los sistemas de correo electrónico y otras plataformas.

El archivado reduce la carga en los sistemas de producción, mejorando la velocidad, la confiabilidad y la experiencia del usuario en toda la organización.

Por qué un sistema de almacenamiento de datos en la nube se queda corto

Casi todas las empresas (alrededor del 98 %) dependen de algún tipo de servicio en la nube para gestionar y almacenar información. Sin embargo, muchas todavía dependen del almacenamiento básico en la nube.

Si bien son bastante aceptables para empresas muy pequeñas y almacenamiento de archivos personales, estas plataformas carecen de servicios, como el archivado automatizado, necesarios para gestionar archivos de manera eficiente y, lo más importante, legalmente.

Si bien las plataformas de almacenamiento en la nube son eficaces para la colaboración, carecen de los controles de gobernanza y cumplimiento necesarios para la retención de datos a largo plazo.

El almacenamiento en la nube no aplica políticas de retención, retenciones legales o pistas de auditoría de forma predeterminada.

Además, las plataformas en la nube tratan todos los archivos por igual, ofreciendo poca información sobre qué datos son críticos, están desactualizados o son requeridos legalmente. Esto conduce a un crecimiento de datos descontrolado, mayores costes y un mayor riesgo. El software de archivado complementa el almacenamiento en la nube añadiendo estructura, aplicación de políticas y supervisión del cumplimiento.

El mejor software de archivado de archivos

A continuación se presenta un desglose detallado de las principales soluciones de archivado de archivos, destacando sus capacidades, limitaciones y casos de uso ideales.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificación

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Descripción general

Dokmee es una plataforma completa de DMS y ECM que incluye (en ambos productos) archivado automatizado de archivos.

Dokmee combina la captura automatizada de documentos, el indexado inteligente y el almacenamiento de archivos a largo plazo en un solo sistema. La plataforma admite implementaciones locales y en la nube y se integra perfectamente con escáneres, sistemas de correo electrónico y aplicaciones de línea de negocio.

Lo que diferencia a Dokmee es su capacidad para fusionar los flujos de trabajo de gestión de documentos con el archivado compatible. Los archivos se pueden categorizar, versionar y retener automáticamente según reglas predefinidas, lo que garantiza que los datos sean tanto accesibles como gobernados.

¿Para quién es?

Dokmee es ideal para pequeñas y medianas empresas y empresas en crecimiento que necesitan archivado de nivel empresarial sin una complejidad excesiva.

Se utiliza ampliamente en los sectores sanitario, legal, financiero, de fabricación y de servicios profesionales.

Pros

• Capacidades completas de DMS
• Controles de acceso granulares
• Registro de auditoría
• Archivado automatizado basado en políticas de retención personalizadas con activadores de flujo de trabajo avanzados

Contras

• La configuración inicial puede requerir planificación para alinear las políticas de flujo de trabajo y retención
• Las funciones avanzadas pueden requerir capacitación inicial

2. Archive360

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificación

G2 4.3/5 | Gartner 4.5/5

Descripción general

Archive360 es una plataforma de gestión de archivos que se especializa en archivado y gobernanza.

Se centra en la retención a largo plazo, el cumplimiento y la migración de datos a gran escala. Se utiliza comúnmente para archivar correos electrónicos, archivos y datos de sistemas heredados, manteniendo la cadena de custodia y la integridad de la auditoría.

Archive360 es particularmente fuerte en entornos regulados donde los datos deben permanecer inmutables y legalmente defendibles durante décadas.

Archive360 ofrece controles de cumplimiento sólidos, retenciones legales, herramientas de eDiscovery y soporte de migración desde archivos heredados. Escala eficientemente para conjuntos de datos masivos y entornos regulatorios complejos.

Crédito: selecthub.com

¿Para quién es?

Más adecuado para grandes empresas, agencias gubernamentales e industrias reguladas con obligaciones de cumplimiento complejas y grandes volúmenes de datos.

Pros

• Personalizable y escalable
• Recuperación fácil
• Controles de cumplimiento

Contras

• Puede ser costoso para organizaciones más pequeñas
• Requiere soporte de TI dedicado
• No se pueden separar/emparejar los resultados de búsqueda cuando se ejecutan múltiples custodios en la misma búsqueda

3. Arctera Enterprise Vault

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificación

G2 4.2/5 | Gartner 4.6/5

Descripción general

Arctera Enterprise Vault es una plataforma de archivado de información de clase empresarial diseñada para manejar grandes volúmenes de datos a través de sistemas de correo electrónico, servidores de archivos, plataformas de colaboración y más.

Arctera formaba parte anteriormente del conjunto de gobernanza de información más amplio de Veritas. Fue creado en 2024 y se convirtió en un producto independiente a finales de 2025 como herramienta de cumplimiento de datos.

La plataforma sobresale en entornos donde el cumplimiento normativo, la retención de datos estructurados y la preservación a largo plazo son vitales.

Enterprise Vault puede archivar correos electrónicos, archivos, contenido de SharePoint y otros datos no estructurados, clasificándolos e indexándolos mientras admite entornos de almacenamiento híbridos y de múltiples niveles.

¿Para quién es?

Enterprise Vault es ideal para grandes organizaciones, agencias gubernamentales e industrias reguladas como las de finanzas, salud y servicios legales que requieren un soporte de cumplimiento profundo, opciones de implementación flexibles y herramientas de eDiscovery.

Es particularmente valioso cuando las organizaciones necesitan retener datos en diversas plataformas y formatos durante largos períodos.

Pros

• Arquitectura escalable
• Ha incluido recientemente software de captura
• Recuperación rápida y eDiscovery

Contras

• Se encuentra actualmente en fase de inicio
• Complejo para equipos pequeños
• Frustraciones ocasionales en la búsqueda y recuperación

4. ShareArchiver

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificación

G2 4.5/5 | Capterra 4.7

Descripción general

ShareArchiver es una solución de archivado de datos empresariales que se centra en el archivado inteligente y basado en políticas de datos no estructurados. Especialmente de servidores de archivos, dispositivos NAS y entornos SharePoint.

La plataforma automatiza la identificación y reubicación de archivos inactivos o a los que se accede con poca frecuencia en archivos seguros, manteniendo estos archivos accesibles instantáneamente para los usuarios finales a través de archivos stub que se comportan como los originales.

ShareArchiver admite implementaciones tanto locales como en la nube y está diseñado para ayudar a las organizaciones a reducir drásticamente los costes de almacenamiento, acortar las ventanas de copia de seguridad y cumplir con los requisitos reglamentarios.

¿Para quién es?

ShareArchiver es particularmente adecuado para organizaciones pequeñas y medianas, empresas distribuidas con entornos de oficina remota/sucursal (ROBO) y empresas conscientes del cumplimiento en los sectores financiero, sanitario, gubernamental y legal.

Es una excelente opción para los equipos de TI que desean una solución de archivado escalable que funcione en infraestructuras híbridas sin interrumpir los flujos de trabajo de los usuarios finales.

Pros

Las fortalezas de ShareArchiver residen en su amplia compatibilidad, flexibilidad y diseño centrado en el usuario:

• Se integra bien con plataformas de almacenamiento
• Análisis de datos avanzado
• Los documentos se pueden recuperar fácilmente

Contras

• La categorización de documentos podría mejorarse para grandes cantidades de archivos
• Carece de soporte en la exportación de registros de auditoría
• Algunos usuarios informan que no podían decidir dónde se archivarían los archivos

5. Mimecast

⭐⭐⭐⭐⭐ Calificación

Descripción general

Cloud Archive de Mimecast es una solución de archivado basada en la nube diseñada para almacenar y gobernar correos electrónicos, datos de archivos y contenido de colaboración en un único repositorio seguro. Construido sobre una plataforma en la nube escalable, el archivo de Mimecast proporciona búsqueda rápida, automatización de retención y soporte para cumplimiento, e-discovery y retenciones legales.

Su arquitectura unificada permite a las organizaciones gestionar correos electrónicos archivados, archivos e incluso conversaciones de mensajería instantánea de forma conjunta, simplificando la administración al tiempo que reduce el coste y la complejidad asociados con los sistemas de archivo locales.

¿Para quién es?

Mimecast es adecuado para organizaciones de tamaño mediano a grande, especialmente si utiliza plataformas de correo electrónico basadas en la nube (como Microsoft 365) que necesitan un archivo central tanto para el correo electrónico como para los datos de archivos relacionados.

Es particularmente valioso para industrias con fuertes requisitos de cumplimiento y e-discovery, incluidos los sectores legal, financiero y regulado.

Pros

• Soporta correo electrónico, archivos y conversaciones de mensajería instantánea en una sola plataforma
• Rendimiento de búsqueda competitivo en la industria
• Herramientas integradas para retenciones legales, gestión de casos y exportación de datos ayudan a cumplir con las demandas regulatorias y de litigios
• Solución totalmente basada en la nube

Contras

• Más específico para correos electrónicos
• No es específicamente una plataforma de archivado, es una plataforma de gestión de riesgos humanos
• Configuración inicial compleja

Elija la mejor plataforma de DMS

Elegir la solución de archivado de archivos adecuada depende de sus requisitos de cumplimiento, volumen de datos, complejidad del sistema y planes de crecimiento a largo plazo.

Las plataformas empresariales como Archive360 y Quest sobresalen en entornos altamente regulados, pero a menudo requieren una inversión significativa y recursos de TI. Soluciones como ShareArchiver ofrecen simplicidad pero una escalabilidad limitada.

Si busca reducir la cantidad de soluciones en su conjunto de herramientas, busque un DMS o ECM que pueda gestionar eficazmente tanto el almacenamiento como el archivado. Ofrece archivado de nivel empresarial, gestión de documentos y automatización del flujo de trabajo en una plataforma flexible que crece con su negocio.

Dokmee proporciona una solución de archivado segura, compatible y escalable que simplifica la gestión de documentos al tiempo que protege sus datos a largo plazo. Reserve su demo gratuita hoy mismo.