La meta principal de cualquier sistema de gestión documental es almacenar documentos de forma ordenada y eficaz.

El almacenamiento de documentos en archivadores físicos es caro y además si no se gestiona con al más mínimo detalle, se convierte en un sistema completamente insostenible.

Al almacenar tus documentos digitalmente, garantizas que están protegidos y que puedes recuperarlos en cualquier momento.

Cómo almacenar documentos digitales

Los documentos digitales se almacenan en sistemas de gestión documental especializados.

Para ello, puedes convertir tus documentos físicos, (archivos, registros, contratos, facturas, etc.) en formato digital (PDF) para después organizarlos con etiquetas de metadatos en sus carpetas correspondientes.

El objetivo principal es mejorar la seguridad y la accesibilidad y y hacer que tus procesos sean mucho más eficientes.

A diferencia del archivado tradicional en papel o de las carpetas básicas en la nube (aplicaciones del estilo Google Drive), un sistema de gestión de documentos (DMS) o una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) aplican estructura, automatización y seguridad avanzada a la información más delicada de tu empresa.

Dokmee está diseñado para que la transición desde el papel o el almacenamiento básico en la nube sea sencilla y segura.

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Almacenamiento de documentos digital vs físico

Confiar en los métodos tradicionales de almacenamiento de documentos es ineficaz. Te cuesta dinero y te expone a riesgos innecesarios.

La instalación de un sistema de almacenamiento físico puede parecer asequible en un principio, pero sus gastos de mantenimiento crecen año a año.

Un sistema digital, en cambio, ofrece rendimientos compuestos a lo largo del tiempo. El argumento empresarial tangible para realizar la transición queda claro cuando se comparan directamente.

Método de almacenamiento	Configuración inicial	Mantenimiento anual	Tiempo de recuperación de documentos	Nivel de seguridad
Gestión de documentos físico	$2,000-$5,000	$8,000-$12,000	5-15 minutos	Básico
Almacenamiento digital de documentos (DMS o ECM)	$3,000-$8,000	$2,000-$4,000	10-30 segundos	Para empresas
Sistemas híbridos	$5,000-$10,000	$5,000-$8,000	1-5 minutos	Mejorado

Aviso: Estas cifras son una aproximación conservadora para una empresa mediana, los costes variarán en función de la geografía, la escala y la complejidad de su organización.

Stephen Mackey, experto en gestión de derechos de la información y sistemas de contenidos digitales, explica que la digitalización de documentos y el almacenamiento de documentos digitales ya no es un lujo, es una necesidad.

Ayudan a las empresas a reducir gastos, mejorar la colaboración, reforzar la seguridad y tomar decisiones más rápidamente al reducir la dependencia del papel.

Muchas empresas recuperan la inversión al cabo de un año.

Ventajas de almacenar documentos en un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental ofrece múltiples beneficios más allá de la reducción de gastos:

• Gestión centralizada de documentos

La gestión de documentos digitales no son solo carpetas repartidas en varios sistemas digitales.

Es un sistema activo diseñado para que tus procesos empresariales sean más eficaces, inteligentes y seguros. La ventaja más inmediata es que crea un repositorio centralizado para todos tus documentos empresariales.

A diferencia de los simples servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Microsoft OneDrive, donde los archivos suelen ser más difíciles de localizar, un DMS proporciona un marco estructurado y profesional.

Esto significa que se acabaron las búsquedas de archivos adjuntos dispersos de correos electrónicos o unidades compartidas; todos los miembros de tu equipo saben exactamente dónde encontrar la versión más actual de cualquier documento.

• Funciones avanzadas de búsqueda

Las plataformas de gestión documental modernas utilizan la indexación automatizada y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que todos los documentos se puedan localizar, no solo por su nombre de archivo, sino por su contenido.

La tecnología OCR indexa el texto de los documentos escaneados, incluidas las notas manuscritas.

Esto cambia las reglas del juego de la productividad.

Por ejemplo, el personal médico puede buscar al instante información sobre el paciente utilizando múltiples criterios, como su nombre, códigos de diagnóstico o fechas concretas de tratamiento, lo que reduce drásticamente el tiempo administrativo y mejora la atención al paciente.

• Automatización de tareas repetitivas

Un sistema de gestión documental está diseñado para automatizar las tareas repetitivas y manuales que más tiempo consumen.

Puede crear flujos de trabajo de aprobación estructurados que dirijan los documentos automáticamente en función de reglas predefinidas.

Por ejemplo, en el caso de la construcción, el contrato de un proyecto puede pasar automáticamente del gestor del proyecto al departamento jurídico para su revisión y, a continuación, a las partes interesadas pertinentes para su aprobación final, todo ello con una pista de auditoría completa.

O en las finanzas, un flujo de trabajo de procesamiento de facturas puede extraer automáticamente la información del proveedor, enviarla para su aprobación en función del importe en dólares y activar el procesamiento del pago tras la aprobación final.

Capacidades de un ECM para almacenar documentos

Aquí es donde entra en juego la gestión de contenidos empresariales (ECM).

Más que una herramienta de gestión de documentos, un sistema ECM es una plataforma integral para gobernar el ciclo de vida completo de todos sus contenidos empresariales.

Un sistema de gestión documental es un archivador digital altamente organizado y seguro para sus documentos, mientras que un ECM es la base de todos los archivos de tu organización.

Las plataformas ECM están diseñadas para gestionar contenidos estructurados y no estructurados en un entorno integrado.

Característica	Sistema de gestión de documentos	Gestión de contenidos empresariales
Ámbito primario	Gestiona documentos y expedientes individuales.	Controla todo el ciclo de vida de los contenidos empresariales.
Contenidos tratados	Principalmente contenidos estructurados como PDF, documentos de Word y hojas de cálculo.	Contenidos estructurados y no estructurados como por ejemplo emails, manuales de productos, archivos multimedia (vídeo, audio), bases de datos
Función principal	Proporcionar un repositorio centralizado y seguro para organizar y recuperar documentos.	Integrar y gestionar todos los activos de información de toda la organización.
Cuándo usar	Organizaciones que buscan resolver eficazmente problemas operativos relacionados con los documentos.	Grandes organizaciones que necesitan gestionar un universo diverso de contenidos dentro de un ecosistema integrado.

¿Cuáles son las mejores capacidades y herramientas de un ECM para el almacenamiento de documentos?

Integraciones sin fisuras

Los ECM pueden integrarse con otras aplicaciones empresariales básicas para crear un ecosistema de información unificado.

Por ejemplo, puedes integrar tu CRM para acceder a los contratos y datos de contacto de todos tus clientes. Además, la integración con tu ERP te permite vincular documentos financieros a los registros de transacciones para simplificar auditorías.

Tu equipo de ventas podrá acceder a plantillas de propuestas, historiales de contratos y comunicaciones con clientes desde una única interfaz, lo que elimina las ineficiencias operativas y mejora drásticamente su eficiencia y eficacia.

Escalabilidad para organizaciones en auge

Las plataformas ECM se adaptan al crecimiento de la organización sin necesidad de costosas revisiones de la infraestructura.

A medida que tu empresa crece, un sistema ECM trabaja junto a todos tus empleados, manteniendo prácticas coherentes de gestión de documentos.

No tienes que preocuparte por la capacidad de almacenamiento, ya que se amplía automáticamente.

Los permisos de usuario pueden ajustarse fácilmente para reflejar los cambios en las estructuras organizativas, y las opciones de integración pueden ampliarse a medida que su empresa adopta nuevas tecnologías.

Seguridad y accesibilidad

Los DMS y ECM modernos, como Dokmee, hacen que tus documentos estén protegidos en todo momento.

Sectores como la sanidad, las finanzas y los servicios jurídicos se enfrentan a estrictos requisitos de seguridad y conservación de documentos.

• El cumplimiento dela Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA ) obliga a las organizaciones a conservar los historiales de los pacientes durante periodos de tiempo específicos, garantizando al mismo tiempo sólo el acceso autorizado.
• La ley Sarbanes-Oxley (SOX) exige a las instituciones financieras que garanticen la integridad de los documentos y proporcionen pistas de auditoría claras.

El almacenamiento físico y las herramientas básicas en la nube ponen en peligro tus datos. Las lagunas en el cumplimiento y la seguridad o la falta de archivos te ralentizarán y te costarán caro.

Un sistema de almacenamiento digital de documentos es intrínsecamente más seguro.

Un DMS moderno protege tu información confidencial con múltiples capas de seguridad.

En particular, el cifrado de extremo a extremo para garantizar que tus documentos permanezcan seguros durante la transmisión y el almacenamiento, y la autenticación multifactor para impedir el acceso no autorizado.

Otras funciones de seguridad avanzadas son:

• Controles de acceso granulares que especifican exactamente qué documentos pueden ver, editar o compartir los usuarios.
• Sistemas automáticos de copia de seguridad que evitan la pérdida de datos por fallos de hardware o ciberataques.
• Redundancia geográfica que almacena copias de documentos en varios centros de datos.
• Certificaciones de conformidad, incluidas SOC 2, ISO 27001 y normas específicas del sector.

Acceso remoto

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder a los documentos desde distintos lugares y dispositivos.

Un sistema de gestión documental alojado en la nube permite un acceso remoto seguro sin comprometer tus normas de seguridad.

Los usuarios se autentican a través de directorios corporativos, acceden a los documentos mediante conexiones cifradas y trabajan dentro de los límites de permisos que usted establece como administrador.

Esta capacidad es perfecta si tienes equipos distribuidos o si tus empleados necesitan un acceso inmediato a los documentos durante las reuniones con clientes.

Herramientas de colaboración y control de versiones

A diferencia del almacenamiento físico de documentos o de las unidades básicas en la nube, un DMS facilita la colaboración en tiempo real y evita los conflictos entre versiones.

Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en los documentos, con todos los cambios rastreados y atribuidos a colaboradores específicos.

El sistema de control de versiones mantiene un historial completo, lo que significa que tus equipos pueden revertir cambios o comparar iteraciones de documentos en cualquier momento.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión documental para almacenar tus documentos

Aunque los requisitos de tu sector orientarán tus necesidades específicas, el proceso de selección de un sistema DMS o ECM siguen el mismo marco universal.

Estos son los criterios que debe evaluar para asegurarse de elegir una plataforma que resuelva sus problemas actuales y respalde su crecimiento futuro.

Capacidad de almacenamiento y modelos de precios

Los precios del almacenamiento de documentos digitales varían en función del volumen de almacenamiento, el número de usuarios y las funciones necesarias.

Antes de elegir un plan de almacenamiento, debes evaluar los volúmenes actuales de documentos de tu organización y proyectar su crecimiento futuro.

En general, las estructuras de precios son las siguientes:

• Suscripciones mensuales por usuario que oscilan entre 10 y 50 dólares por usuario, en función de las funciones.
• Precios basados en el almacenamiento, cobrando entre 0,10 y 0,25 dólares por gigabyte al mes.
• Licencias para empresas con precios personalizados para grandes organizaciones.
• Modelos híbridos que combinan cuotas de usuario con excesos de almacenamiento.

También puedes utilizar esta calculadora gratis para conseguir una estimación aproximada:

Marco de comparación de características

Las funciones que ofrecen el almacenamiento básico en la nube, el DMS y el ECM son muy diferentes.

Este marco te ayudará a entender las diferencias y lo que debes esperar de una solución profesional.

Categoría	Almacenamiento básico en la nube	Sistema de gestión de documentos	Gestión de contenidos empresariales
Almacenamiento de archivos	✔️	✔️	✔️
Control de versiones	Limitado	✔️	✔️
Automatización del flujo de trabajo	✖️	✔️	✔️
Búsqueda avanzada	Limitado	✔️	✔️
API de integración	Básico	✔️	✔️
Herramientas de cumplimiento	Limitado	✔️	✔️
Metadatos personalizados	✖️	✔️	✔️
Gestión de procesos	✖️	Limitado	✔️

Dokmee es el mejor sistema de gestión documental por todas sus medidas de seguridad que se ajustan a cualquier sector, su indexación automatizada en más de 50 idiomas, integraciones via claves API, y flujos de trabajo automatizados, entre otros.

¿Es mejor almacenar tus documentos digitalmente?

Sí. El almacenamiento digital de documentos transforma las empresas, que pasan de la gestión reactiva de archivos a la gobernanza estratégica de la información.

Cuando implantas un sistema de almacenamiento digital, guardas toda tu información de forma segura y estratégica.

Las ventajas son evidentes y se acumulan: obtendrás mejoras inmediatas en la eficiencia, ya que el procesamiento inteligente de documentos reduce la introducción manual de datos en más de un 90% y los flujos de trabajo automatizados aceleran las aprobaciones hasta en un 60%.

Verás un ahorro cuantificable en el primer año al eliminar miles de dólares en gastos anuales de almacenes físicos, archivadores y suministros de impresión.

Pero lo más importante es que conseguirás una ventaja competitiva a largo plazo gracias a la mejora de la seguridad y el cumplimiento de normativas vigentes.

Dokmee puede simplificar el almacenamiento de documentos, automatizar los flujos de trabajo e impulsar el cumplimiento, todo ello manteniendo los datos seguros y fácilmente accesibles.

Comienza tu prueba gratuita hoy y comprueba lo fácil que puede ser el almacenamiento inteligente de documentos con Dokmee.

Preguntas más frecuentes (FAQ)

1. ¿Qué es el almacenamiento digital de documentos?

El almacenamiento digital de documentos es el proceso de tomar todos sus archivos y registros en papel, convertirlos a formato digital y organizarlos en un eje central en línea. Se trata de pasar de los archivadores a un sistema seguro y con capacidad de búsqueda instantánea.

2. ¿Cuál es la mejor manera de almacenar documentos digitalmente?

Para las empresas, lo mejor es un Sistema de Gestión Documental (SGD). Mientras que el almacenamiento básico en la nube, como Dropbox, está bien para los archivos personales, un DMS te ofrece la seguridad, las herramientas de cumplimiento, el control de versiones y la automatización que necesita una organización profesional.

3. ¿Cuál es el sistema de gestión documental más popular?

Muchas empresas utilizan Microsoft SharePoint, ya que suele estar incluido en Microsoft 365.

Sin embargo, plataformas especializadas como Dokmee son muy apreciadas por sus potentes funciones, la automatización del flujo de trabajo y una interfaz más fácil de usar.

4. ¿Cuándo debo considerar un ECM en lugar de un DMS?

Debería pensar en un ECM cuando necesite gestionar algo más que documentos estándar. Si tu empresa necesita controlar el ciclo de vida completo de todo (correos electrónicos, vídeos, registros de RRHH, planos de ingeniería), un ECM actúa como eje central de información para toda la empresa.

5. ¿Tenemos que escanear todos nuestros documentos en papel para empezar?

No. La mayoría de las empresas empiezan con un enfoque de “día a día”: escanean todos los documentos nuevos a medida que van llegando y se ocupan de los archivos antiguos en fases manejables. Esto le permite ver los beneficios de inmediato sin necesidad de un proyecto inicial masivo.