El 45 % de los documentos físicos se pierden en las primeras 24 horas.

Esto genera enormes problemas regulatorios y de desconfianza.

La digitalización de documentos es un proceso que resuelve eficazmente este problema al transportar todos sus documentos a una ubicación digital segura y única.

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de conversión de archivos físicos en archivos digitales que pueden almacenarse, gestionarse y buscarse ya sea en la nube o en servidores locales.

Generalmente implica el escaneo de documentos en papel, la aplicación de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y su organización con metadatos para que sean fácilmente recuperables.

El proceso incluye la preparación, captura, indexación y planificación del almacenamiento a largo plazo.

El objetivo es crear archivos digitales utilizables, consultables, conformes y perfectamente integrados en una plataforma DMS o ECM, para garantizar que los archivos históricos permanezcan accesibles, incluso después de que finalicen los periodos de conservación.

¿Por qué debería digitalizar sus documentos?

La mayoría de las empresas y servicios gubernamentales se han pasado al mundo digital, por lo que tener que ir y venir para buscar documentos que pueden o no estar en su sistema en la nube actual puede llevar a un proceso ineficiente y frustrante.

El traslado de todos sus documentos a un sistema de gestión documental reduce estas ineficiencias en un 80 %. Un DMS garantiza que los documentos puedan localizarse y recuperarse en segundos gracias a la búsqueda avanzada y los metadatos.

La conservación automatizada garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios, mientras que los controles de acceso seguros protegen los datos sensibles.

La digitalización también preserva los archivos frágiles o envejecidos y permite que los equipos colaboren de manera fluida. En las operaciones comerciales y gubernamentales modernas, que se llevan a cabo cada vez más en línea, la digitalización de los archivos históricos y activos garantiza la continuidad, la eficiencia operativa y el cumplimiento.

Finalmente, aproximadamente el 45 % de los documentos en papel se extravían durante las primeras 24 horas tras su recepción. Los documentos perdidos pueden provocar pérdidas graves, especialmente financieras y de confianza de los clientes.

Con la mayoría de las actividades comerciales y gubernamentales ahora en línea, la digitalización de los archivos en papel históricos y activos permite a las organizaciones mantener la continuidad, la eficiencia y el cumplimiento legal en un entorno orientado al ámbito digital.

Cómo digitalizar documentos

La digitalización interna suele ser el enfoque más seguro como proceso de producción estructurado, similar a una línea de fabricación a pequeña escala.

Abordaremos más adelante una comparación y el coste de la migración interna frente a la externalización con proveedores de servicios.

Cada etapa del proceso de digitalización de documentos debe planificarse cuidadosamente para que se desarrolle sin contratiempos y con el menor número de imprevistos posible.

En primer lugar, debe evaluar si su organización está lista para prepararse para la migración. Con esta herramienta de evaluación de la madurez de ECM, puede ver dónde se encuentran las brechas y qué debe abordarse antes de comenzar la migración.

Paso 1: Prepare sus documentos

La preparación suele ser la etapa más laboriosa.

Generalmente, esto puede ser realizado por dos o tres preparadores de documentos que se encargarán de quitar las grapas o los clips, separar las páginas de los libros encuadernados y clasificar los documentos de forma lógica para que el escaneo pueda realizarse sin problemas.

Sin una línea de preparación bien organizada, correría el riesgo de perder o extraviar páginas durante la digitalización.

Paso 2: Comience la digitalización

La digitalización convierte los documentos preparados en imágenes digitales.

Las responsabilidades del operador incluyen la alimentación de documentos en escáneres de alta velocidad, la supervisión de la salida y el ajuste de los parámetros para color, escaneo a doble cara o resolución. Los escáneres modernos pueden procesar miles de páginas al día, pero la eficiencia depende de la calidad de la preparación y del flujo de trabajo del operador.

El rango promedio que debería alcanzar se sitúa entre 100 y 160 páginas por minuto.

Paso 3: Indexe sus documentos

La indexación asigna metadatos como el tipo de documento, la fecha o el número de referencia, lo que hace que los archivos digitales sean consultables y utilizables.

Aunque la indexación manual era común, se ha vuelto ineficiente debido a la inexactitud y a la falta de campos de indexación suficientes. Si externaliza este proceso, puede ser la parte más costosa del proceso de digitalización de documentos.

La captura y la indexación automatizadas pueden extraer y completar múltiples campos automáticamente, reduciendo así la mano de obra y los errores.

Paso 4: Realice el control de calidad

El truco aquí es que puede ahorrar en salarios y tiempo relacionados con los controles de calidad si dispone de hardware de alto rendimiento y automatización para sus campos de indexación.

Con escáneres de alta precisión y software de captura impulsado por IA, las verificaciones puntuales suelen ser suficientes, lo que hace que el control de calidad manual a gran escala sea opcional.

Ventajas y desafíos

La digitalización de sus documentos conlleva una serie de riesgos y ventajas que debe tener en cuenta.

Entre los beneficios obtenidos:

• Mejora de la accesibilidad y la búsqueda

Una de las ventajas más importantes de la digitalización de documentos es la posibilidad de localizar rápidamente información en un instante.

Una vez digitalizados los archivos, pasan a ser consultables por palabra clave, fecha o categoría, lo que permite a sus equipos recuperar documentos en segundos en lugar de las 1,8 horas diarias de media que los miembros del equipo suelen dedicar a localizar archivos físicos. Esta mayor eficiencia fomenta una toma de decisiones más rápida y reduce la carga de trabajo administrativa.

• Cumplimiento y gestión de archivos reforzados

Los sistemas digitales facilitan el cumplimiento de los requisitos de conformidad y conservación.

Los expedientes pueden rastrearse, supervisarse y archivarse o eliminarse automáticamente de acuerdo con la política, ayudando así a las organizaciones a mantener una gobernanza coherente y a reducir los riesgos regulatorios.

Al utilizar un DMS como Dokmee, puede generar fácilmente sus políticas de conservación de documentos y añadirlas a sus flujos de trabajo automatizados:

• Ahorro de costes y reducción de espacio

La digitalización reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico, archivo externo y sistemas de clasificación manuales.

Con el tiempo, esto conduce a una disminución de los costes generales y minimiza el riesgo de documentos perdidos, dañados o extraviados.

• Mejor colaboración y productividad

Los equipos de diferentes departamentos o ubicaciones pueden acceder de forma segura a los mismos documentos al mismo tiempo.

Esto mejora la colaboración, fomenta el trabajo remoto y ayuda a agilizar los flujos de trabajo al reducir los retrasos causados por el manejo físico de los archivos.

Por otro lado, el proceso de digitalización presenta ciertos inconvenientes que pueden convertirse en pasivos si no se está preparado. Sin embargo, cuando se gestionan correctamente, son aceptables.

• Los retrasos importantes requieren tiempo para digitalizarse

Uno de los desafíos más comunes consiste en gestionar grandes volúmenes de documentos en papel existentes.

Los atrasos pueden requerir mucho tiempo y recursos para procesarse, especialmente cuando los documentos varían en formato, antigüedad y estado.

Esto significa que debe priorizar qué digitalizar primero y determinar qué puede archivarse o eliminarse de forma segura, y preparar un equipo claro para la línea de producción después de evaluar el tamaño real de su retraso.

• Planificación del flujo de trabajo y de los recursos

Los proyectos de digitalización requieren una planificación cuidadosa en cuanto a personal, plazos y procesos.

Sin una coordinación adecuada, los proyectos pueden ralentizarse, encarecerse o crear cuellos de botella que afecten a las operaciones diarias.

• Indexación y organización coherentes

Un archivo digital solo es útil si tiene estructura.

Sin estándares claros para el nombramiento, etiquetado y organización de los archivos, los documentos pueden volverse difíciles de localizar. El establecimiento de prácticas de indexación coherentes es esencial para mantener la usabilidad a lo largo del tiempo.

Como mencionamos anteriormente, con una automatización potente, esto deja de ser un problema.

Con una planificación sólida, políticas claras y recursos adecuados, estos desafíos pueden gestionarse eficazmente.

Cuando se hace bien, la digitalización de documentos mejora las tareas diarias y crea una base más organizada y segura para el crecimiento futuro.

¿Cuánto puede costar la digitalización de documentos?

Los costes varían considerablemente según el volumen de documentos, la mano de obra y los requisitos de indexación.

La digitalización interna suele costar entre 2,5 y 4,5 céntimos por página, mientras que los servicios externos pueden oscilar entre 7 y más de 20 céntimos por página.

El personal, el equipo y la profundidad de la indexación son los principales motores del gasto.

Por ejemplo, una línea de producción que deba procesar 300.000 documentos podría costar unos 10.000 $ en total cuando se realiza internamente, mientras que la externalización podría alcanzar los 60.000 $, dependiendo del coste de los proveedores de servicios y del número de campos de indexación deseados.

Los recuentos precisos de páginas, la planificación del flujo de trabajo y la automatización pueden reducir significativamente los costes totales del proyecto.

¿Qué software necesita?

Una digitalización exitosa requiere tanto software como hardware.

Una plataforma DMS o ECM, como Dokmee, proporciona almacenamiento, control de acceso e indexación automatizada de los archivos digitales.

El software de captura conecta los escáneres al proceso de indexación, aplicando el OCR y extrayendo automáticamente los metadatos. Dokmee puede entonces almacenar los documentos en su carpeta correspondiente dentro de su DMS preferido.

Las herramientas de conteo de páginas ayudan a las organizaciones a estimar la carga de trabajo, las necesidades de personal y los costes antes de comenzar el proyecto.

Los escáneres de producción, dimensionados adecuadamente para el volumen diario, constituyen la base de la operación.

Últimos consejos…

Un proyecto de digitalización exitoso depende de la planificación, la coherencia y una priorización inteligente.

Quienes se toman el tiempo de estructurar los flujos de trabajo, definir estándares y centrarse primero en los expedientes de alto impacto tienden a ver una adopción más rápida, una mejor organización y un mayor valor a largo plazo.

Para asegurarse de gestionar correctamente el proceso de digitalización de documentos, siga esta lista de verificación:

• Definir el alcance, los objetivos, los plazos y las responsabilidades antes de la digitalización
• Contar o muestrear las páginas con antelación para proyectar costes, necesidades de personal y plazos de finalización realistas
• Priorizar los documentos en función de su uso
• Estandarizar etiquetas y categorías de archivos coherentes
• Crear flujos de trabajo claros para el escaneo, los controles de calidad, la indexación y el almacenamiento
• Aplicar las políticas de conservación de forma temprana
• Utilizar herramientas automatizadas de captura, clasificación y enrutamiento
• Mantener un control de calidad regular

Seguir estas prácticas ayuda a mantener los proyectos de digitalización eficientes, rentables y bien organizados desde el principio, lo que da como resultado un archivo digital fiable, seguro y fácil de usar.

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