¿Qué es un estimador de papel a digital?

Un estimador de papel a digital es una herramienta de planificación gratuita diseñada para calcular el tiempo que tomará un proyecto de digitalización de documentos y los recursos que serán necesarios para llevarlo a cabo.

Al ingresar algunos detalles básicos sobre sus archivos físicos y su configuración de escaneo, la herramienta puede generar rápidamente proyecciones realistas para el volumen total de páginas, los cronogramas del proyecto, las necesidades de almacenamiento y los costos estimados.

Para comprender su valor, es útil definir el proceso que respalda.

La digitalización de documentos (también conocida como digitalización documental) es el proceso de conversión de registros físicos en archivos digitales que pueden almacenarse, buscarse y gestionarse en un sistema de gestión documental o una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM).

El objetivo es transformar la información en soporte papel en contenido digital estructurado y accesible que mejore la eficiencia, el cumplimiento y la conservación a largo plazo.

Un flujo de trabajo de digitalización típico incluye varias etapas clave:

• Preparación: Retirar grapas, organizar los archivos y separar los documentos para el escaneo.
• Escaneo: Un operador de escaneo procesa los archivos que ya han sido organizados.
• Captura: Digitalización de documentos en papel en imágenes digitales.
• Procesamiento OCR: Conversión del texto escaneado en contenido buscable.
• Indexación: Adición de metadatos como el tipo de documento, la fecha o el número de referencia.
• Almacenamiento: Guardado seguro de los archivos en un DMS o ECM para una recuperación fácil.

Un estimador de papel a digital ayuda a las organizaciones a comprender la magnitud de este proceso antes de que comience, haciendo que la planificación sea mucho más precisa y predecible.

¿Para qué sirve esta herramienta gratuita?

Este tipo de estimador es particularmente útil para una planificación de proyecto efectiva.

Muchas organizaciones subestiman el tiempo y el esfuerzo necesarios para digitalizar años de archivos en papel acumulados. Sin proyecciones claras, los proyectos pueden exceder el presupuesto, tomar más tiempo del previsto o requerir más personal y equipo de lo planeado inicialmente.

Muchos otros dudan en pasar al cero papel simplemente porque no están seguros de los costos totales de migración o del tiempo necesario para completar el proceso.

Al calcular de antemano el número aproximado de páginas y los plazos, la herramienta ayuda a los equipos a:

• Planificar las necesidades de personal y las cargas de trabajo.
• Estimar el tiempo necesario para procesar el archivo acumulado.
• Comprender las necesidades de almacenamiento para los archivos digitales.
• Prever los costos del proyecto con más precisión.
• Decidir si digitalizar de forma interna o por fases.

Cómo utilizar el estimador de papel de Dokmee

El estimador gratuito proporcionado por Dokmee está diseñado para ser simple y rápido de usar, incluso para las organizaciones que recién comienzan a evaluar la digitalización.

Para obtener una estimación precisa, siga estos pasos:

1. Seleccione el número de archivadores: Comience ingresando el número de archivadores que utiliza actualmente para almacenar documentos.
2. Ingrese el número de cajas o cajones: La herramienta utiliza esta información para calcular un número total aproximado de páginas a digitalizar.
3. Ingrese la velocidad de su escáner: Ingrese el número de páginas por minuto de su escáner de producción. Un rango de trabajo eficiente para la mayoría de los proyectos se sitúa entre 100 y 160 páginas por minuto, dependiendo de la calidad del equipo y el estado de los documentos.
4. Ingrese las horas de trabajo diarias: Agregue el número de horas por día durante las cuales el escáner funcionará para el proyecto de digitalización.
5. Haga clic en «Estimar»: La herramienta generará automáticamente proyecciones, que incluyen:
   • Número total de páginas a digitalizar
   • Cronograma estimado del proyecto
   • Espacio de almacenamiento necesario
   • Número total de días hábiles requeridos
   • Número total de horas de escaneo
   • Una estimación de precio

Estos resultados le brindan una imagen realista del alcance y la magnitud de su archivo acumulado antes de comprometerse con un plan de migración completo.

Para una eficiencia aún mayor, el estimador puede combinarse con un software de captura de documentos para automatizar los siguientes pasos.

Una vez que comienza el escaneo, las herramientas de captura pueden aplicar OCR, extraer datos y realizar una indexación automática. Esto reduce el trabajo manual y el costo de indexación, acelera el procesamiento y garantiza que los archivos digitalizados sean inmediatamente buscables y estén listos para almacenarse en un sistema DMS o ECM.