Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos y cómo funciona

¿Sabía que existen empresas que han logrado reducir el tiempo de procesamiento entre un 50% y un 70% y recortar los costes en un 30-40% con una sola herramienta?

Utilizaron el procesamiento inteligente de documentos, un software que emplea diferentes tecnologías para convertir datos no estructurados en datos estructurados y utilizables.

¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)?

El procesamiento inteligente de documentos es un tipo de software que toma datos no estructurados y los convierte en información estructurada y utilizable. Para lograrlo, este tipo de IDP utiliza tecnologías como OCR, IA y aprendizaje automático (machine learning).

Todas las empresas manejan documentos variados a diario, incluyendo facturas, contratos, recibos o formularios. El problema es que la mayor parte de esta información no está estructurada, lo que significa que no está organizada de una manera que un software pueda utilizar fácilmente.

Esto implica que se necesita a alguien que revise los documentos para encontrar los datos importantes e incluirlos donde corresponda.

El IDP le permite tomar documentos que normalmente deben gestionarse manualmente, como facturas escaneadas o PDFs, y extrae, organiza y envía automáticamente los datos a los archivos apropiados.

IDP frente a OCR

El IDP suele confundirse con el OCR, ya que ambos extraen datos de información no estructurada.

Sin embargo, no son exactamente lo mismo.

Por un lado, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que extrae datos para convertir imágenes, documentos escaneados o, en algunos casos, documentos manuscritos en texto legible.

Por ejemplo, puede tomar una factura escaneada y convertirla en texto editable en una pantalla.

Sin embargo, el OCR se detiene ahí; no entiende el significado del texto. Se limita a la extracción.

Ahora bien, esto no significa que no sea útil; lo que significa es que simplemente es una tecnología que desempeña un papel fundamental en otras tecnologías.

Por otro lado, el IDP se basa en el OCR añadiendo inteligencia.

Con el OCR extrae los datos, pero luego continúa para comprender qué representan esos datos y los organiza en datos estructurados.

Por ejemplo, el OCR podría extraer este texto de una factura:

Factura #1234 | Total: $2.500 | Fecha de vencimiento: 31 de enero

El IDP, por el contrario, identificaría y estructuraría la información de esta manera:

• Número de factura: 1234
• Importe total: $2.500
• Fecha de vencimiento: 31 de enero

Estos datos estructurados pueden enviarse automáticamente a programas de contabilidad, hojas de cálculo o bases de datos.

Básicamente, el OCR lee documentos, mientras que el IDP los comprende y procesa.

¿Cómo funciona el Procesamiento Inteligente de Documentos?

Aunque los sistemas IDP pueden parecer complejos, generalmente siguen un proceso sencillo.

Primero, se recopilan los documentos de diversas fuentes. Estas pueden incluir archivos adjuntos de correo electrónico, archivos escaneados, almacenamiento en la nube o PDFs cargados. Este paso se denomina a menudo ingesta de documentos.

A continuación, la tecnología OCR convierte el documento en texto legible por máquina. Esto permite que el sistema “vea” el contenido dentro del archivo.

Una vez extraído el texto, los modelos de IA clasifican el documento. Por ejemplo, el sistema determina si se trata de una factura, un recibo, un contrato u otro tipo de documento.

Tras la clasificación, el software extrae puntos de datos clave. Estos pueden incluir nombres, fechas, totales, direcciones o campos específicos relevantes para el tipo de documento. Los datos extraídos se estructuran luego en un formato que los sistemas de software puedan utilizar, como una entrada en una base de datos.

Finalmente, muchos sistemas IDP incluyen validación y aprendizaje automático. Si un usuario corrige un error, el sistema aprende de esa corrección y mejora con el tiempo.

Para poner esto en contexto, un departamento de recursos humanos con empleados principalmente autónomos recibirá cientos de facturas cada mes.

En lugar de introducir manualmente cada factura en un sistema contable, el IDP lee automáticamente los documentos, extrae los campos relevantes y carga los datos en un DMS (Sistema de Gestión Documental) donde el equipo de finanzas puede acceder a los pagos fácilmente.

Lo que antes llevaba horas, ahora puede completarse en minutos.

¿Cuáles son los beneficios del IDP?

El software IDP acerca la gestión documental y las tareas operativas un paso más a las oficinas modernas sin papel y a la eficiencia que conlleva la IA.

La implementación de este tipo de herramientas ofrece muchas ventajas, además de contar simplemente con una infraestructura más moderna.

Una de las mayores ventajas del IDP es la reducción de costes.

El procesamiento manual de documentos requiere tiempo, mano de obra y recursos. Cuando se tienen en cuenta la impresión, el almacenamiento y el trabajo administrativo, los costes aumentan rápidamente. El IDP reduce o elimina por completo muchos de estos gastos.

La eficiencia es otro beneficio importante.

Los empleados ya no necesitan perder tiempo buscando documentos, volviendo a introducir datos o gestionando archivos físicos. La información se vuelve accesible al instante y los flujos de trabajo avanzan mucho más rápido.

La precisión también mejora significativamente.

El error humano es común en la entrada manual de datos, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos manuscritos desordenados. Los sistemas IDP, una vez configurados correctamente, pueden alcanzar niveles muy altos de precisión y consistencia que solo mejorarán con el tiempo gracias a la tecnología de aprendizaje automático.

La escalabilidad es igualmente importante.

A medida que su negocio crece, el volumen de documentos aumenta. Contratar más personal para manejar esta carga de trabajo puede ser costoso e ineficiente. El IDP permite a las empresas escalar sus operaciones sin aumentar la plantilla.

También existen ventajas de cumplimiento (compliance). Los datos estructurados y con capacidad de búsqueda facilitan el seguimiento de registros, la respuesta a auditorías y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

Finalmente, el IDP apoya los esfuerzos de sostenibilidad. Al reducir la dependencia del papel y del almacenamiento físico, las empresas pueden disminuir significativamente su impacto ambiental.

Casos de Uso del IDP

El IDP se utiliza en diversas industrias y departamentos, particularmente donde se manejan grandes volúmenes de documentos.

Cuentas por pagar y procesamiento de facturas

Los equipos de finanzas procesan cientos o miles de facturas de proveedores mensualmente. El IDP extrae los campos clave automáticamente y los dirige a los sistemas de contabilidad, reduciendo los tiempos de ciclo de días a minutos.

El IDP elimina el riesgo de tener pagos duplicados, penalizaciones por demora y libera al personal de cuentas por pagar de la entrada de datos repetitiva, para que puedan centrarse en excepciones y conciliaciones.

Algunos tipos de documentos comunes incluyen órdenes de compra, notas de crédito y avisos de remesa.

Un ejemplo típico es extraer el nombre del proveedor, los artículos, totales, impuestos y números de orden de compra (PO) de facturas en PDF y sincronizarlos con su software de contabilidad sin necesidad de tecleo manual.

Gestión de gastos y captura de recibos

Los empleados envían recibos de viajes, comidas y suministros. El IDP lee recibos escaneados o fotografiados y rellena los informes de gastos automáticamente, reduciendo la fricción en el envío y el tiempo de revisión por parte de finanzas.

Esto es importante porque acelera los ciclos de reembolso, señala infracciones de políticas en tiempo real (como comidas que superan el límite) y produce un rastro de auditoría limpio sin hojas de cálculo manuales.

Por ejemplo, un empleado fotografía un recibo de restaurante con su teléfono y lo envía. El IDP extrae la fecha, el proveedor, el importe y la moneda, codificándolo automáticamente al centro de costes correcto en herramientas de gestión de gastos como Expensify.

La misma lógica se aplica a facturas de hotel, recibos de combustible y confirmaciones de viajes compartidos (rideshare).

Gestión legal y de contratos

Los equipos legales y de adquisiciones gestionan carteras de cientos de contratos con términos, plazos y obligaciones variados.

El IDP extrae y estructura las disposiciones importantes para que no se pase nada por alto y los plazos de renovación nunca se olviden.

El procesamiento inteligente de documentos previene renovaciones automáticas costosas, garantiza el seguimiento de las obligaciones de cumplimiento y permite a los equipos detectar cláusulas de riesgo en toda una cartera de contratos rápidamente.

En la práctica, esto significa procesar NDAs, MSAs y acuerdos SaaS para extraer partes involucradas, fechas de entrada en vigor, cláusulas de rescisión, límites de responsabilidad y términos de suscripción de renovación automática en una base de datos de contratos centralizada.

Los contratos de arrendamiento y los acuerdos con proveedores son aplicaciones igualmente comunes.

Incorporación (Onboarding) en servicios bancarios y financieros

En la banca, hay muchos documentos de identidad, estados de ingresos y formularios de solicitud involucrados en la mayoría de las tareas. El IDP acelera la recepción y verificación para reducir el tiempo de respuesta y el coste operativo por solicitud.

Esencialmente, reduce los tiempos de aprobación de préstamos de días a horas, disminuye los errores manuales que causan fallos de cumplimiento y mejora la experiencia del cliente en un punto crítico de decisión.

Por ejemplo, el software IDP podría extraer datos del prestatario de solicitudes de hipoteca, pasaportes, nóminas y extractos bancarios, para luego completar automáticamente el sistema de originación de préstamos.

Registros sanitarios

Las clínicas o los hospitales manejan un flujo constante de registros digitales y en papel, incluyendo formularios de admisión, cartas de derivación, resultados de laboratorio y reclamaciones de seguros. El IDP digitaliza y estructura estos datos para mejorar la coordinación del cuidado y la eficiencia administrativa.

El IDP es importante para acelerar los procesos de ingreso o alta y ayuda a las organizaciones a cumplir con los estándares de accesibilidad e interoperabilidad de datos, como HL7 y FHIR, entre otros.

Por ejemplo, los formularios de admisión de pacientes escritos a mano pueden escanearse y procesarse para extraer el nombre, la fecha de nacimiento, síntomas, medicamentos y detalles del seguro, poblando automáticamente el sistema de historial clínico electrónico (EHR) antes de que comience una cita.

Documentación de logística y cadena de suministro

Las operaciones logísticas generan densos rastros de papel, incluyendo conocimientos de embarque, declaraciones de aduana, listas de empaque y pruebas de entrega. El IDP procesa estos documentos a escala para garantizar que los datos lleguen a los sistemas de almacén y transporte sin transcripción manual.

Los retrasos causados por errores en los documentos cuestan tiempo y dinero en cada entrega. El IDP reduce los errores de transcripción y ofrece a los equipos de operaciones visibilidad en tiempo real de los datos del envío.

Por ejemplo, el IDP podría extraer el remitente, el consignatario, la descripción de la carga, el peso y los códigos HS de los conocimientos de embarque en el puerto, enviando los datos directamente a un sistema de gestión de transporte para activar los flujos de trabajo de despacho de aduanas.

El mejor software de Procesamiento Inteligente de Documentos

Puede encontrar software IDP en dos formatos diferentes: como herramientas independientes o integradas en una herramienta de productividad más amplia.

Algunos ejemplos populares de herramientas independientes incluyen ABBYY FineReader PDF, ABBYY Vantage o Amazon Comprehend.

Por ejemplo, ABBYY FineReader PDF es principalmente una herramienta de productividad de OCR y PDF. Se utiliza comúnmente para convertir documentos escaneados en formatos editables como Word o Excel, buscar y editar PDFs y digitalizar archivos de papel. En términos de automatización, ofrece capacidades básicas como el procesamiento por lotes, pero es impulsado fundamentalmente por el usuario.

Avanzando hacia verdaderas capacidades de IDP, ABBYY Vantage representa una solución más avanzada de nivel empresarial. Está diseñada para casos de uso como el procesamiento de facturas, órdenes de compra, verificación KYC y manejo de reclamaciones de seguros. Vantage ofrece un alto nivel de automatización al combinar IA y aprendizaje automático para clasificar documentos y extraer datos clave, junto con la validación humana (human-in-the-loop) para mejorar la precisión con el tiempo.

Amazon Comprehend difiere ligeramente en que no es una plataforma IDP completa sino un servicio de procesamiento de lenguaje natural (NLP). Se utiliza normalmente para extraer el significado del texto, como la identificación de entidades, el análisis de sentimientos o la detección de frases clave en documentos como correos electrónicos o comentarios de clientes. La automatización se logra mediante la integración basada en API y a menudo se combina con herramientas de OCR como Amazon Textract para formar parte de una línea de procesamiento de documentos más amplia. Su fuerza reside en su profunda comprensión del lenguaje y su integración dentro del ecosistema de AWS.

Al observar soluciones más amplias, tiene muchas alternativas y tipos de software diferentes.

Por ejemplo, soluciones como Rossum se especializan en el procesamiento de facturas, mientras que plataformas como Hyperscience se centran en la extracción de datos de alta precisión para documentos complejos.

Opciones basadas en la nube como Google Document AI ofrecen escalabilidad y flexibilidad para empresas en crecimiento.

La Plataforma UiPath se utiliza para procesos de extremo a extremo, como el manejo de facturas, donde se ingieren los documentos, se extraen los datos y los resultados se introducen automáticamente en sistemas como los ERP sin intervención manual. UiPath ofrece una automatización muy alta mediante una combinación de comprensión de documentos, automatización robótica de procesos y orquestación de flujos de trabajo.

Finalmente, también cuenta con sistemas de gestión documental donde necesitará tecnología sólida y automatización para extraer y dirigir los datos a los archivos y carpetas apropiados, donde se indexan automáticamente y pueden usarse, por ejemplo, para resúmenes impulsados por IA.

Con Dokmee, puede combinar Dokmee Capture y Dokmee ECM para la experiencia completa.

Cómo elegir el software IDP adecuado

Seleccionar la solución IDP adecuada es una de las decisiones más importantes en cualquier proyecto de automatización de documentos. El mercado ha madurado significativamente, con herramientas que van desde plataformas de propósito general hasta soluciones altamente especializadas creadas para industrias o tipos de documentos específicos. Los siguientes criterios le ayudarán a evaluar las opciones con confianza.

• Paso 1: Clasifique sus tipos de documentos

Antes de evaluar cualquier software, necesita una imagen clara de los documentos que realmente maneja su organización.

Las herramientas IDP no son de talla única. Una plataforma diseñada para formularios estructurados puede tener problemas con contratos semiestructurados, y una optimizada para facturas puede funcionar mal con registros escritos a mano.

Conocer su panorama documental de antemano evita que seleccione una herramienta que resuelva solo una parte de su problema.

Comience auditando los documentos que fluyen a través de los procesos que desea automatizar.

Agrúpelos por estructura:

→ Los documentos estructurados siguen un diseño fijo y predecible, como formularios de impuestos o plantillas de solicitud.

→ Los documentos semiestructurados, como facturas u órdenes de compra, comparten campos comunes pero varían en diseño entre proveedores o clientes.

→ Los documentos no estructurados, como contratos, correos electrónicos y notas clínicas, contienen texto de formato libre sin un formato consistente.

Considere también el volumen, la frecuencia y los idiomas o formatos regionales involucrados.

• Paso 2: Defina sus requisitos e integraciones

La primera pregunta que debe hacerse es “¿por qué necesito IDP?”.

¿Lo necesitará como una plataforma independiente para construir una oficina sin papel, un sistema que se integre en su infraestructura actual o una automatización de documentos de extremo a extremo?

Incluso una herramienta IDP de alta precisión ofrece un valor limitado si no puede conectarse con los sistemas que sus equipos ya utilizan. Antes de evaluar cualquier plataforma, analice su pila tecnológica actual: su ERP, CRM, software de contabilidad, sistema de gestión documental y cualquier herramienta específica de la industria.

Luego verifique que la solución IDP ofrezca conectores nativos o una API bien documentada para cada uno.

También considere cómo fluyen los datos después de la extracción. ¿Produce la herramienta simplemente un archivo CSV o envía los datos estructurados directamente a los campos correctos en su sistema de destino? Cuanto más estrecha sea la integración, menos manejo manual se requerirá entre la extracción y la acción.

• Paso 3: Pruebe la escalabilidad

Es poco probable que sus volúmenes de documentos actuales reflejen sus necesidades en dos o tres años.

Una solución que funciona bien con poco volumen puede convertirse en un cuello de botella a medida que su negocio crece, particularmente si cobra por página o por documento de una manera que hace que escalar sea costoso.

Evalúe si la plataforma es nativa de la nube y si puede manejar el procesamiento concurrente de múltiples tipos de documentos y unidades de negocio simultáneamente. Si su organización opera internacionalmente, compruebe también si la solución soporta múltiples idiomas y formatos de documentos regionales.

• Paso 4: Calcule el coste total y el ROI

Los modelos de precios de IDP varían bastante: algunas plataformas cobran por página procesada, otras por asiento de usuario y otras ofrecen tarifas mensuales fijas basadas en rangos de volumen.

Entienda el coste total de propiedad, incluyendo la implementación, el trabajo de integración y el mantenimiento continuo, no solo la tarifa de la licencia.

Al calcular el retorno de la inversión (ROI), vaya más allá de la reducción de costes.

Las ganancias más significativas provienen de tiempos de procesamiento más rápidos, menos errores que llegan a los sistemas posteriores y la reasignación del personal a tareas de mayor valor. Una solución que cuesta más inicialmente pero elimina un cuello de botella en un proceso crítico puede ofrecer un retorno mucho mayor que una herramienta más barata que solo resuelve el problema parcialmente.

Entonces…. ¿cuándo necesita realmente el IDP?

El Procesamiento Inteligente de Documentos se ha convertido en una herramienta esencial para la eficiencia.

Al transformar documentos no estructurados en datos estructurados y procesables, el IDP acelera los flujos de trabajo que mantienen en funcionamiento a las organizaciones. Si todavía depende de procesos manuales o basados en papel, adoptar el IDP es la forma más sostenible de gestionar la información a escala.

La pregunta no es si el IDP puede añadir valor a su organización. En la mayoría de los casos, puede. La pregunta más útil es si su situación actual lo convierte en una necesidad urgente.

Es probable que necesite IDP ahora si:

• Su equipo pasa mucho tiempo introduciendo manualmente datos de documentos en otros sistemas.
• Los errores en el procesamiento de documentos están causando problemas posteriores, como pagos incorrectos, plazos incumplidos o fallos de cumplimiento.
• Maneja altos volúmenes de facturas, contratos, formularios o registros que siguen formatos similares pero no idénticos.
• Los procesos de aprobación o revisión son lentos porque los documentos deben dirigirse y comprobarse manualmente.
• Está creciendo rápidamente y su gestión actual de documentos no puede escalar sin aumentar la plantilla.
• Las auditorías o los requisitos reglamentarios exigen un registro fiable y rastreable de cómo se procesaron los documentos.

Dokmee combina el procesamiento inteligente de documentos con una potente gestión documental, ofreciendo a su organización una única plataforma para capturar, extraer y actuar sobre la información de cualquier tipo de documento.

Ya sea que esté automatizando el procesamiento de facturas, agilizando la gestión de contratos o digitalizando registros a escala, Dokmee está diseñado para hacerlo sencillo.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una tecnología que utiliza IA, aprendizaje automático y OCR para extraer, clasificar y estructurar automáticamente los datos de los documentos.

A diferencia de la automatización básica, el IDP puede entender el contexto, manejar datos no estructurados y mejorar continuamente a través del aprendizaje. Transforma documentos como facturas, contratos y formularios en datos utilizables que pueden fluir directamente hacia los sistemas empresariales.

¿Cuál es la diferencia entre el OCR y el procesamiento inteligente de documentos?

El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología fundamental que simplemente convierte imágenes o documentos escaneados en texto legible por máquina. El IDP se basa en el OCR añadiendo inteligencia, como la clasificación de documentos, la extracción de datos y la validación. En términos sencillos:

• OCR = “Lee” el texto de los documentos
• IDP = “Entiende y procesa” el documento

El IDP no solo digitaliza el contenido, sino que lo interpreta y lo convierte en datos estructurados y procesables.

¿Cuál es la diferencia entre IDP y ADP?

El IDP (Procesamiento Inteligente de Documentos) se centra específicamente en extraer y estructurar datos de documentos. El ADP (Procesamiento Automatizado de Datos), por otro lado, es un concepto más amplio que se refiere a la automatización de tareas de manejo de datos en todos los sistemas.

• IDP = Especializado en datos basados en documentos (ej. facturas, PDFs, formularios)
• ADP = Automatización general del procesamiento de datos (ej. nóminas, bases de datos, transacciones)

Piense en el IDP como un subconjunto del ADP, enfocado en una de las fuentes de datos más desafiantes: los documentos no estructurados.

¿Está obsoleto el OCR?

No, el OCR no está obsoleto; todavía es un componente crítico del procesamiento de documentos. Sin embargo, por sí solo, ya no es suficiente para las necesidades de las empresas modernas.

Hoy en día, el OCR se utiliza normalmente como parte de un sistema IDP más amplio.