Un workflow en gestión documental es el proceso por el que pasa tu documento desde que lo recibes hasta que se elimina permanentemente. Con un DMS puedes automatizar este proceso.
Los procesos documentales matan la productividad.
Imagina reducir el tiempo de gestión de contratos de días a horas, asegurar cero brechas de cumplimiento y liberar a tu equipo de seguimientos manuales, todo con un solo clic.
Los workflows (o flujos de trabajo) avanzados y personalizados en tu sistema de gestión documental (DMS) hacen posible esta transformación.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo documental?
Los flujos de trabajo de gestión documental son, esencialmente, todo el recorrido que sigue tu documento.
Este recorrido incluye creación, revisión, aprobación y archivo, y puede hacerse por varias personas o departamentos. Los flujos de trabajo están guiados por reglas de negocio y lógica basada en metadatos.
Los flujos de trabajo avanzados automatizan el enrutamiento de tareas y capturan pistas de auditoría en cada paso. Además, los usuarios suelen recibir una notificación o alerta cuando tienen que realizar alguna acción sobre el documento.
El proceso de un flujo de trabajo de gestión documental puede incluir:
Creación del documento → revisión → edición → control de versiones → aprobación → almacenamiento (en su carpeta correcta) → distribución → retención o archivado
Al codificar los pasos del proceso, las organizaciones eliminan cadenas de correos improvisadas y traspasos manuales, transformando repositorios estáticos en motores dinámicos basados en reglas.
Un buen flujo de trabajo reduce tareas manuales, minimiza errores y garantiza que las personas correctas tengan acceso a los documentos correctos en el momento adecuado.
Beneficios de los flujos de trabajo avanzados
Implementar flujos de trabajo en tu proceso de gestión documental ofrece muchos beneficios.
Para empezar, los flujos de trabajo automatizados reducen drásticamente los tiempos de ciclo. Al notificar a otros miembros del equipo automáticamente, las empresas ahorran tiempo al reducir correos para solicitudes y aprobaciones.
Aplicar enrutamiento condicional (por ejemplo, contratos de alto valor → CFO; facturas estándar → gerente) reduce errores y asegura que los interesados participen en el momento indicado. Es decir, miembros del equipo y directivos reciben documentos en el momento exacto y no necesitan verificar constantemente qué se ha hecho.
Las escaladas integradas y las alertas de plazos mantienen los procesos en curso, notificando automáticamente a los supervisores cuando las tareas superan los SLA. Además, los flujos de trabajo rastrean y guardan pistas de auditoría y control de versiones detalladas para que los miembros del equipo siempre tengan la versión más actual.
Por último, las integraciones con ERP, CRM y plataformas de firma electrónica eliminan silos de datos y permiten un ecosistema digital unificado.
Componentes de un flujo de trabajo de gestión documental
Los flujos de trabajo eficaces de un DMS tienen 5 componentes principales para asegurar que los documentos avancen eficientemente en su ciclo de vida y mantengan el cumplimiento, la visibilidad y la automatización.
1. Definición de etapas
Definir las etapas de tus flujos de trabajo implica nombrar claramente todos los pasos. Etapas claramente nombradas simplifican la configuración y los informes.
Los documentos se enrutan automáticamente en función de los metadatos (datos estructurados sobre el documento). Esto elimina los traspasos manuales y permite una lógica de ramificación inteligente.
Puedes usar campos indexados como tipos de documentos o IDs de clientes para activar la lógica de ramificación y automatizar las siguientes acciones. Por ejemplo:
Un documento etiquetado como “NDA” se dirige directamente a Legal
Esto permitirá flujos de trabajo contextuales que reducen retrasos.
3. Notificaciones
Configura alertas en tiempo real y reglas de escalada para evitar cuellos de botella y cumplir con los SLA.
Estas mantienen los flujos de trabajo en curso con alertas y recordatorios automáticos. Si alguien no actúa dentro del plazo establecido, se activan reglas de escalamiento.
Por ejemplo:
Un revisor ha recibido una notificación para un documento. Después de 48 horas de inactividad, se escala a un gerente.
4. Controles de auditoría y cumplimiento
Los flujos de trabajo deben garantizar los requisitos de cumplimiento incrustando puntos de control y capturando automáticamente registros de actividad con sellos de tiempo y nombre de usuario.
Esto te ayudará a cumplir con requisitos legales como SOX o HIPAA, mitigando riesgos en procesos sensibles.
Por ejemplo:
Un contrato requiere una aprobación legal antes de estar listo
5. Puntos de integración
Tu DMS se conecta a otros programas, sistemas ascendentes o repositorios descendentes usando claves API.
Esto elimina silos de datos y entradas duplicadas.
Por ejemplo:
Capturando datos del cliente desde un CRM al crear un contrato
Cómo implementar flujos de trabajo en empresas
La implementación de flujos de trabajo de gestión documental a escala requiere planificación cuidadosa, colaboración interdepartamental y ejecución incremental.
Mapea tu proceso
Comienza evaluando tu proceso actual y define cómo quieres que sea.
Asegúrate de conocer los cuellos de botella actuales y otros problemas que tu nuevo flujo de trabajo debe solucionar.
Esto te ayudará a definir y planificar tareas paso a paso.
Decide un esquema de metadatos
Define un esquema de metadatos para dirigir el enrutamiento y los informes de forma coherente en todos los flujos de trabajo.
Establece una estructura común de metadatos para asegurarte de que los documentos se categorizan, enrutan y reportan de manera coherente en todos los departamentos.
Algunos campos importantes incluyen tipo de documento, propietario, departamento, estado o fecha, entre otros.
Asegúrate de aplicar reglas de validación para evitar errores de entrada de datos.
Despliega un flujo piloto
Comienza con procesos de alto volumen y baja complejidad (por ejemplo, aprobaciones de órdenes de compra), valida el rendimiento y reúne comentarios de los usuarios.
Mientras configuras el flujo piloto, puedes ajustarlo en tu DMS y recopilar opiniones sobre facilidad de uso, velocidad y otros problemas.
Implementa por fases
Lanza funciones gradualmente y amplía la implementación en fases controladas para cubrir flujos de trabajo más complejos e interdepartamentales. Por ejemplo, aprobaciones de contratos de proveedores, documentación de auditorías.
Monitorea tus métricas como tiempo de ciclo, adopción de usuarios y tasas de error.
Capacita a tu equipo y gestiona el cambio
Garantiza una transición fluida preparando a los usuarios con el conocimiento y las herramientas necesarias para adoptar los nuevos flujos con confianza.
Ofrece capacitaciones según el rol, demos en vivo, guías rápidas y consejos en la aplicación para acelerar la adopción.
¿Por qué implementar flujos de trabajo?
Con flujos avanzados y personalizados, las empresas pueden transformar la gestión documental en un habilitador estratégico, acelerando la toma de decisiones y el cumplimiento para, en última instancia, lograr importantes mejoras en productividad.
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Christina Miranda
