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  • Tendances de la transformation numérique

02juil.

Trouver le bon système de gestion de contenu d'entreprise

Une bonne communication et l’assurance de traçabilité des documents sont des points cruciaux pour toutes les entreprises, en particulier en période de forte croissance. Il est facile d’égarer des documents, de perdre de vue l’état d’avancement d'un projet et de ne pas savoir si votre équipe respecte vos directives. Heureusement, les logiciels de gestion de contenu d'entreprise (ECM) peuvent vous aider en matière de documentation et de communication. Cependant, pour trouver la bonne plate-forme, vous devez prendre en compte certaines problématiques, notamment les suivantes.

 

Intégration avec les logiciels existants

L'installation d'une plate-forme ECM pour gérer tout le contenu traité par votre équipe est plus facile lorsque le logiciel ECM s'intègre à ce que vous utilisez déjà. Surtout, assurez-vous que le logiciel ECM que vous utilisez va bien s'intégrer à votre programme de messagerie et aux types de fichiers que vous êtes susceptible d'utiliser chaque jour.

 

Bonne capacité de recherche

Bien que toutes les fonctionnalités doivent être examinées avant de choisir un logiciel ECM particulier, la fonction de recherche est peut-être la plus importante. Recherchez un logiciel permettant la recherche de texte et de balises. Il devrait être facile pour vous ou pour d’autres de trouver les fichiers, les images et les documents que vous recherchez. S'il vous faut une éternité pour trouver la facture, le fichier ou la photo que vous recherchez, le logiciel ECM ne fonctionnera pas pour votre équipe.

 

Sauvegarde automatique dans le cloud

Il est probable que de nombreuses plates-formes logicielles ECM utilisent un type de stockage en cloud. Pouvoir enregistrer chaque fichier et document hors site peut être un excellent moyen de se prémunir contre la perte de données critiques. Cependant, il est encore préférable de savoir que les logiciels que vous sélectionnez font des sauvegardes et des mises à jour automatiquement. Les sauvegardes automatiques planifiées garantiront une totale sécurité, même en cas d’oubli par vos équipes.

 

Facilité d'utilisation

Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise doivent être faciles à apprendre et à utiliser. Votre équipe doit se concentrer sur d’autres tâches. Si le logiciel est difficile à utiliser, il est probable que les employés choisiront de l’utiliser le moins possible. Utilisez des essais et des démonstrations du logiciel ECM pour identifier les plates-formes les plus intuitives et les plus simples.

 

Excellent service client

Non seulement le logiciel lui-même devrait être efficace ; vous aurez également besoin que le service client soit également disponible et réactif. Des problèmes, des mises à jour, des questions se poseront forcément à un moment ou à un autre ; pouvoir faire confiance au service client d'une société de logiciels ECM spécifique gardera votre personnel sur la bonne voie.

Penser à la convivialité et aux détails techniques comme ceux-ci vous encouragera à trouver le logiciel ECM approprié. Utilisez les versions d’essais de différents fournisseurs et discutez de leur pertinence avec vos responsables avant de choisir celui-ci.

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