Dokmee vs SharePoint : Choisissez la meilleure GED pour vous

Microsoft SharePoint existe maintenant depuis 25 ans.

Et parce qu’il existe au sein de l’écosystème Microsoft, il a été l’une des plateformes de GED les plus populaires parmi les entreprises.

Cependant, votre entreprise a besoin de plus que de solides intégrations avec un seul fournisseur, et SharePoint peut montrer ses limites lorsque les bibliothèques de documents croissent de manière exponentielle.

Si vous envisagez de changer ou si vous comparez Dokmee vs SharePoint, vous êtes au bon endroit.

Qu’est-ce que Dokmee ?

Dokmee est une GED avec option ECM conçue pour aider votre entreprise à stocker, organiser, sécuriser et récupérer des fichiers numériques efficacement.

Il est construit avec une conception modulaire de sorte que vous n’utilisez et ne payez que ce dont vous avez réellement besoin.

Par exemple, si vous souhaitez passer à une GED plus légère ou si vous n’avez besoin que d’e-Forms pour des projets spécifiques.

Dokmee se concentre sur la simplification des flux de travail, l’amélioration de la conformité et la réduction de la dépendance aux processus papier.

Dokmee stocke des documents tels que des contrats, des factures, des dossiers RH, des dossiers médicaux, etc. de manière sécurisée et accessible de partout. La plateforme inclut des rôles et des permissions, le chiffrement et des clés API pour protéger vos documents contre les failles de sécurité.

Dokmee est particulièrement connu pour son interface intuitive, son déploiement rapide et ses puissantes capacités d’automatisation.

Les meilleures fonctionnalités de Dokmee

Dokmee combine la gestion documentaire traditionnelle avec l’automatisation et désormais l’intelligence assistée par l’IA.

Sa force réside dans l’équilibre entre flexibilité, sécurité et facilité d’utilisation, ce qui le rend adaptable à travers des secteurs ayant des besoins documentaires très différents.

Voici une décomposition de ses fonctionnalités les plus importantes, expliquées en profondeur.

• Stockage de fichiers sécurisé et organisation intelligente

La base de Dokmee est son système de stockage de documents sécurisé, mais ce qui le différencie vraiment, c’est la façon dont les documents sont organisés.

Au lieu de structures de dossiers rigides, Dokmee permet aux entreprises de créer des « classeurs » dynamiques enrichis d’un indexage avancé et de balises de métadonnées. Et surtout, ils sont entièrement personnalisables.

Cela signifie que chaque document peut être classé en fonction d’attributs spécifiques au secteur, qu’il s’agisse d’un numéro de dossier médical dans la santé, d’un ID de dossier dans le juridique ou d’un nom de fournisseur dans l’industrie.

Les utilisateurs peuvent annoter des fichiers, ajouter des signatures, insérer des pages via glisser-déposer et compresser des documents sans quitter la plateforme.

• Rétention automatisée des fichiers

À mesure que le volume de documents augmente, il devient de plus en plus difficile de respecter les politiques de rétention des fichiers. Dokmee répond à ce problème par l’automatisation.

Au lieu de nettoyer manuellement les documents obsolètes ou non pertinents, vous pouvez définir des règles qui archivent, déplacent ou suppriment automatiquement les fichiers en fonction du temps ou de l’activité.

Par exemple, les documents financiers tels que les factures peuvent être automatiquement archivés ou supprimés après une période de conservation légalement requise. Cela garantit la conformité tout en maintenant le système propre et efficace.

Surtout, Dokmee offre de la flexibilité au sein des flux de rétention. Les fichiers peuvent être soit supprimés définitivement, soit déplacés vers une corbeille de rétention pour une récupération future.

Cet équilibre entre automatisation et contrôle aide les organisations à maintenir l’hygiène des données sans risquer de perte de données accidentelle.

Pour définir vos politiques de rétention de fichiers, essayez cet outil gratuit.

• Flux de travail automatisés

Dokmee dispose d’un constructeur de flux de travail sans code qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre des processus documentaires complexes sans connaissances en programmation.

Grâce à une interface glisser-déposer, vous pouvez automatiser les approbations, les révisions, les notifications et l’acheminement des documents.

Vous pouvez également utiliser un constructeur de flux de travail codé pour ajouter des déclencheurs et rendre votre flux de travail beaucoup plus complexe.

De plus, Dokmee prend en charge la collaboration en temps réel au sein des flux de travail. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux documents, laisser des annotations et communiquer via des outils intégrés tels que les notifications par e-mail.

• Rôles, permissions et contrôles de sécurité

Dokmee est construit autour du principe du stockage sécurisé des documents, il offre donc un contrôle granulaire sur l’accès aux documents et les permissions des utilisateurs. Les administrateurs peuvent définir exactement qui peut consulter, modifier, télécharger ou partager des documents. De plus, il existe une option pour ajouter des filigranes personnalisables afin de suivre les documents qui doivent être partagés.

Les permissions peuvent être adaptées à des niveaux très spécifiques.

Ce niveau de personnalisation est précieux dans les secteurs ayant des exigences de conformité strictes, car il garantit que la gouvernance des données est appliquée de manière cohérente dans toute l’organisation.

• Capture de documents

Les capacités de capture de Dokmee sont conçues pour gérer la numérisation de documents à haut volume et l’extraction de données. En utilisant l’OCR, le système convertit les documents numérisés, les PDF et les images en données consultables et éditables.

Ce qui rend cela puissant, c’est la combinaison de l’OCR avec des technologies avancées comme l’ICR (reconnaissance d’écriture manuscrite), l’OMR et le MICR (pour les formats bancaires). Cela permet à Dokmee de traiter une grande variété de types de documents avec précision.

Une fonctionnalité phare est le Magic Indexing, qui analyse automatiquement le contenu des documents et attribue des balises de métadonnées.

• Indexation par IA

L’indexation pilotée par l’IA de Dokmee s’appuie sur ses capacités existantes d’OCR et de Magic Indexing en rendant la classification des documents encore plus autonome et précise.

Grâce à l’IA, le système peut reconnaître les types de documents, extraire les champs de données et attribuer automatiquement des métadonnées sans saisie manuelle.

L’indexation par IA est particulièrement puissante si les documents ont des formats différents, car elle peut s’adapter à différentes mises en page.

Dokmee met actuellement en œuvre davantage de fonctionnalités d’IA pour garantir que votre ECM soit aussi efficace que possible, ces fonctionnalités incluent :

• Recherche par IA

La recherche alimentée par l’IA de Dokmee fait passer la récupération de documents à un niveau totalement nouveau en déplaçant les requêtes vers une recherche contextuelle et conversationnelle.

Cela vous permet d’effectuer des recherches progressives pour affiner vos résultats de manière dynamique.

Par exemple, après avoir récupéré toutes les factures d’un fournisseur spécifique, les utilisateurs peuvent poser des questions de suivi comme les dépenses totales par département. L’IA analyse ensuite l’ensemble de données filtré et fournit des informations structurées.

• Résumé de document par IA

La fonction de résumé de document par IA fait gagner du temps qui serait passé à lire des documents longs et complexes. En une seule action, Dokmee peut générer des résumés concis de contrats, de rapports ou d’accords, en soulignant les points les plus importants.

Vous pouvez également poser des questions directes sur les documents, telles que les dates d’expiration des contrats ou les clauses clés, et recevoir des réponses immédiates.

De plus, des capacités de traduction intégrées permettent de comprendre les documents dans plusieurs langues, ce qui rend Dokmee particulièrement précieux pour les équipes mondiales et les organisations travaillant avec du contenu multilingue.

• Création de documents par IA (prochainement)

Dokmee inclura la génération de documents alimentée par l’IA dans son ensemble de fonctionnalités pour vous permettre de créer des documents directement au sein de la plateforme à l’aide d’invites en langage naturel.

Par exemple, vous pourriez demander un contrat de location pluriannuel, et le système générera automatiquement un document structuré. Cette fonctionnalité vise à réduire le temps passé à rédiger des documents standard et à assurer la cohérence à travers les productions de l’entreprise.

À qui s’adresse Dokmee ?

Grâce à ses options de déploiement flexibles et sa conception modulaire, Dokmee convient à toutes les entreprises. Petites, moyennes et grandes entreprises.

C’est une solution parfaite pour les entreprises dans des secteurs tels que le gouvernement, l’industrie, la comptabilité, les ressources humaines, le juridique, la santé, la finance, l’éducation et l’immobilier, entre autres.

Comme Dokmee ne nécessite pas d’équipe informatique dédiée, les petites entreprises avec des budgets plus serrés peuvent également bénéficier des fonctionnalités ECM et de l’automatisation.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion documentaire basée sur le Web développée par Microsoft et intégrée au pack Microsoft 365.

C’est devenu une option populaire pour les entreprises qui utilisent des applications telles que Teams ou Outlook car la GED s’intègre nativement avec toutes les applications.

SharePoint propose des fonctionnalités de GED et les combine avec une plateforme de collaboration et d’intranet. Cela signifie que vous pouvez également créer des sites Web internes, gérer les connaissances de l’entreprise et simplifier la communication entre les équipes et les clients.

SharePoint peut être déployé de deux manières principales :

• SharePoint Online (basé sur le cloud), faisant partie de Microsoft 365, continuellement mis à jour et largement utilisé aujourd’hui
• SharePoint Server (sur site) installé localement, bien que les versions comme 2016 et 2019 soient progressivement abandonnées (fin de support en juillet 2026)

Si vous utilisez actuellement SharePoint, sachez que d’autres produits seront abandonnés au cours de l’année 2026, notamment :

• Le moteur de flux de travail SharePoint 2013, entièrement retiré le 2 avril 2026.
• Le modèle de complément (Add-In) SharePoint cessera de fonctionner le 2 avril 2026.
• Le support d’InfoPath Forms Services prend fin le 14 juillet 2026.
• Le support de SharePoint Designer 2013 prend fin le 14 juillet 2026.

Le fait que SharePoint soit si lié au pack Microsoft peut être formidable si vous utilisez déjà tous les produits, cependant, cela peut être limitant si vous dépendez de Google Workspace, par exemple, ou d’autres outils de productivité différents.

Les meilleures fonctionnalités de SharePoint

SharePoint possède une bibliothèque de documents très décente, bien que ses principales forces résident dans l’espace de travail d’équipe et la collaboration via Microsoft 365.

De plus, au premier trimestre 2026, SharePoint a connu des mises à jour dans le constructeur de flux de travail et les bibliothèques de documents.

Certaines de ses meilleures fonctionnalités incluent :

• Bibliothèques de documents

SharePoint organise les fichiers dans des bibliothèques de documents, où le contenu peut être structuré à l’aide de dossiers et de métadonnées.

Grâce au contrôle de version, vous pouvez également suivre chaque modification apportée à un document, comme avec Dokmee.

Cependant, à mesure que les bibliothèques de documents deviennent très volumineuses, certaines organisations peuvent rencontrer des limitations de performance, surtout sans structure ou gouvernance appropriée.

Les nouvelles mises à jour ont transformé SharePoint davantage en gestionnaire de tâches qu’en stockage de documents statiques et ont mis à jour une interface utilisateur très démodée.

Cependant, certaines des fonctionnalités plus avancées alimentées par l’IA font encore défaut.

• Automatisation des flux de travail

SharePoint s’intègre à l’outil d’automatisation de Microsoft, Power Automate, permettant aux utilisateurs de créer des flux de travail qui rationalisent les processus métier.

Ces flux de travail peuvent déclencher des actions telles que :

• Approbations de documents
• Notifications et rappels
• Collecte et synchronisation des données
• Attributions de tâches et mises à jour

De nouvelles fonctions d’automatisation rapide permettent aux utilisateurs d’effectuer des actions répétitives instantanément (par exemple, approbations, mises à jour de statut) directement depuis l’interface.

• Sites de collaboration d’équipe et portails intranet

SharePoint vous permet de créer des sites intranet personnalisés et des espaces de travail d’équipe. Ces sites agissent comme des pôles centralisés où les employés peuvent accéder aux actualités de l’entreprise, aux documents, aux politiques et aux ressources.

Chaque département ou projet peut avoir son propre site, construit à partir de modèles. Ces portails intranet améliorent la communication interne et garantissent que les informations sont faciles à trouver et mises à jour régulièrement.

La recherche intégrée, le contrôle d’accès et l’intégration des flux de travail font de ces sites des environnements de collaboration interactifs.

Bien qu’il s’agisse d’une fonctionnalité précieuse, elle n’est pas idéale pour les grandes entreprises car la création de trop de sites pour tous les départements signifie que vous pourriez être confronté à une prolifération de sites avec du contenu en double et obsolète.

De plus, la construction et la maintenance de portails intranet bien structurés nécessitent souvent une implication informatique continue ou des administrateurs dédiés.

• Développement personnalisé

SharePoint est hautement personnalisable, en particulier pour les organisations disposant de ressources techniques. Les développeurs peuvent étendre ses fonctionnalités à l’aide d’API, d’applications personnalisées et d’intégrations.

Cela permet aux entreprises de créer des solutions sur mesure telles que :

• Tableaux de bord personnalisés
• Systèmes de reporting automatisés
• Applications métier intégrées

Dans ce cas, tant Dokmee que SharePoint offrent une personnalisation à un très haut niveau. Cependant, la personnalisation de SharePoint n’est utile que si vous disposez d’une équipe informatique dédiée, tandis que Dokmee est facilement personnalisable.

À qui s’adresse Microsoft SharePoint ?

SharePoint convient bien aux petites et moyennes entreprises qui utilisent déjà le pack Microsoft 365.

Certains secteurs qui bénéficient de cette GED incluent le gouvernement, l’éducation et les environnements d’entreprise. Il convient également aux organisations disposant de ressources informatiques pour la personnalisation et la gestion continue.

Bien que SharePoint puisse fonctionner pour les grandes entreprises, il est plus efficace lorsqu’il est associé à une gouvernance et un support technique solides.

Cela dit, il est important de comprendre certaines de ses limites. SharePoint fonctionne mieux au sein de l’écosystème Microsoft, avec moins d’intégrations natives en dehors de celui-ci.

Certains utilisateurs trouvent également l’interface moins moderne ou intuitive par rapport aux nouvelles plateformes ECM. Les grandes bibliothèques de documents peuvent devenir difficiles à gérer sans une structure appropriée, et la personnalisation et la maintenance nécessitent souvent une expertise technique.

Il manque également à certains utilisateurs une capture de documents avancée avec OCR et une indexation IA entièrement automatisée. SharePoint propose certes ces deux capacités, mais à un niveau très basique.

Alors que Dokmee peut extraire des données de documents manuscrits et indexer automatiquement le fichier.

Dokmee vs SharePoint

La plus grande différence entre Dokmee et Microsoft SharePoint réside dans la manière dont ils sont construits.

Dokmee est construit comme un système ECM dédié, axé sur le contrôle des documents, l’automatisation et l’efficacité dès le départ. SharePoint, en revanche, est principalement une plateforme de collaboration avec une couche de gestion documentaire par-dessus.

Cela signifie que Dokmee offre une approche plus structurée et spécialisée de la gestion des documents, tandis que SharePoint nécessite souvent une configuration, des outils ou une gouvernance supplémentaires pour atteindre le même niveau de contrôle.

Un avantage majeur de Dokmee réside dans ses capacités d’IA natives, conçues spécifiquement pour les flux de travail riches en documents. Des fonctionnalités telles que la recherche par IA, l’indexation intelligente, l’extraction automatisée de données et le résumé de documents sont intégrées directement dans la plateforme, permettant aux utilisateurs d’extraire des informations, de classer des fichiers et d’automatiser des processus avec une configuration minimale.

En revanche, les fonctionnalités d’IA de SharePoint sont plus fragmentées et dépendent de modules complémentaires tels que Microsoft Syntex ou d’intégrations externes.

Enfin, Dokmee se distingue par sa simplicité, sa rapidité de déploiement et sa convivialité. Il offre un environnement sans code où les flux de travail, l’indexation et les structures documentaires peuvent être configurés rapidement sans implication informatique lourde.

SharePoint, bien que flexible, peut devenir complexe à gérer à grande échelle, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer de grandes bibliothèques de documents, plusieurs sites et des structures de permissions.

Quelques autres différences incluent :

Quand Dokmee est-il un meilleur choix

Dokmee est le meilleur choix lorsque vous souhaitez une plateforme ECM rapide et simple qui peut être déployée sans délais de mise en œuvre interminables.

Dokmee est conçu pour rendre les équipes opérationnelles rapidement, ce qui le rend idéal pour les organisations qui ne peuvent pas se permettre de longues périodes d’intégration ou des projets informatiques dédiés.

Un département des ressources humaines, par exemple, pourrait utiliser Dokmee pour numériser et organiser les documents des employés en quelques jours, sans avoir besoin de personnel technique pour configurer le système.

Il est particulièrement bien adapté aux équipes qui ne dépendent pas fortement des outils Microsoft, ou à celles qui disposent d’une panoplie d’outils étendue.

Cependant, avec Dokmee, vous pouvez intégrer pleinement des applications comme Excel, Word ou PowerPoint qui vous permettront de modifier des documents directement depuis l’application, et ces modifications seront mises à jour dans les pistes d’audit.

L’accent mis sur le contrôle des documents (gestion des versions, permissions d’accès et pistes d’audit) signifie que les utilisateurs bénéficient des fonctionnalités dont ils ont besoin sans avoir à naviguer parmi des fonctionnalités superflues.

Quand SharePoint est-il un meilleur choix

SharePoint devient l’option la plus solide lorsque votre organisation est déjà ancrée dans l’écosystème Microsoft 365.

Parce qu’il s’intègre nativement à des outils comme Teams, Outlook, Word et Excel, il permet au personnel de collaborer sur des documents sans changer de plateforme.

Une grande entreprise de services professionnels, par exemple, pourrait utiliser SharePoint pour co-rédiger des propositions en temps réel, gérer des dossiers de projet et communiquer via Teams.

C’est également un choix naturel pour les organisations qui souhaitent créer des portails internes ou des sites intranet, tels que des centres RH, des bibliothèques de politiques ou des bases de connaissances spécifiques à un département. Ceux-ci peuvent être personnalisés de manière approfondie pour correspondre à l’image de marque et aux flux de travail de l’entreprise.

Cependant, exploiter ce potentiel nécessite généralement un support informatique ou un administrateur dédié, ce qui rend SharePoint plus efficace dans les organisations qui ont les ressources techniques pour le configurer correctement et le maintenir dans le temps.

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