5 mejores alternativas SharePoint en 2025

SharePoint puede parecer el sistema de gestión documental más fácil y conveniente si ya usas productos de Microsoft 365, como Teams, Excel o PowerPoint.

Sin embargo, no es el único con integraciones fuertes (o incluso nativas) con el paquete Microsoft.

A continuación, te presentamos 5 alternativas a Microsoft SharePoint para que elijas el DMS o ECM perfecto para tu empresa.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es un sistema de gestión documental (DMS) integrado de forma nativa con el paquete de herramientas de Microsoft.

Ofrece almacenamiento centralizado de documentos y también te permite crear sitios de intranet, gestionar archivos, compartir datos y colaborar entre equipos o con tus clientes.

SharePoint puede implementarse tanto en servidores locales (SharePoint Server) como en la nube (SharePoint Online, parte de Microsoft 365).

Ten en cuenta que SharePoint Server 2016 y 2019 serán descontinuados en julio de 2026. La versión en la nube seguirá disponible y actualizándose regularmente.

Aunque SharePoint es una buena solución, también tiene algunas limitaciones que pueden llevarte a buscar una alternativa.

Por ejemplo, está diseñado principalmente para el ecosistema Microsoft, por lo que carece de muchas integraciones y funciones de personalización que sí incluyen otros competidores, como Dokmee.

Es una buena opción para empresas pequeñas que dependen del entorno Microsoft, pero si planeas hacer crecer tu negocio, debes considerar que no es una solución especialmente escalable.

Por último, uno de sus mayores inconvenientes es que su interfaz sigue siendo bastante anticuada.

Las mejores funciones de Microsoft SharePoint

Aunque tiene sus desventajas, SharePoint ofrece funciones muy útiles, especialmente si estás comenzando con sistemas de gestión documental.

• Sitios de intranet personalizables

SharePoint permite crear sitios y páginas de intranet para proyectos específicos donde puedes compartir información con tu equipo y otros departamentos.

Puedes construirlos con plantillas y adaptarlos a tus necesidades.

Actúan como un punto de acceso centralizado donde los empleados pueden encontrar noticias de la empresa, políticas, documentos, herramientas y recursos.

Estos sitios incluyen búsqueda integrada, gestión de permisos y automatización de flujos de trabajo.

Fuente: Origami Connect

• Gestión documental y control de versiones

Con SharePoint puedes almacenar documentos en distintas bibliotecas de documentos que puedes organizar mediante metadatos.

Incluye un historial de versiones que permite rastrear cambios, restaurar versiones anteriores y mantener un registro preciso de todas las ediciones.

Fuente: Xoralia

• Automatización de flujos de trabajo

Mediante Power Automate (antes Microsoft Flow), SharePoint te ayuda a automatizar procesos repetitivos creando flujos que se activan según eventos específicos, como la carga de un documento, el envío de un formulario o el cambio de estado.

Puedes configurar tareas como aprobaciones, notificaciones de actualizaciones, recopilación de datos de múltiples fuentes y envío automático de información a los miembros del equipo adecuados.

Los flujos pueden crearse con automatización sin código o con secuencias complejas que se conecten con sistemas externos.

¿Para quién es SharePoint?

Como mencionamos antes, SharePoint no es una solución fácilmente escalable, ya que puede ralentizarse al manejar grandes cantidades de archivos o bibliotecas.

Sin embargo, es ideal para pequeñas y medianas empresas que ya utilizan productos de Microsoft, ya que la integración es muy fluida.

Gracias a sus flujos automatizados, SharePoint también es una buena opción para equipos remotos que necesitan colaborar a distancia.

También resulta útil para pequeñas entidades gubernamentales o instituciones educativas.

Eso sí, SharePoint puede requerir soporte técnico dedicado, sobre todo si usas una versión local (on-premise).

Las 5 mejores alternativas a Microsoft SharePoint

Cada una de las siguientes plataformas ofrece ventajas diferentes según tus prioridades empresariales.

Dokmee destaca por su personalización profunda, indexación avanzada y flujos de trabajo flexibles, ideal para industrias reguladas.

DocuWare prioriza la simplicidad y facilidad de uso, perfecta para equipos que quieren implementar rápidamente sin depender del área de TI.

M-Files ofrece organización inteligente basada en metadatos y automatización con IA, aportando una forma más moderna de gestionar la información.

Laserfiche está diseñada para el cumplimiento normativo y la escalabilidad, con potentes herramientas de automatización y analítica.

DocStar ofrece un equilibrio entre simplicidad, automatización e integración con ERP/CRM, ideal para pymes y organismos públicos.

En comparación con la estructura más rígida de SharePoint y su dependencia de Power Automate, estas alternativas brindan experiencias más centradas, eficientes y escalables.

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Herramienta	Características principales	Precio	Ideal para	Indexación y búsqueda	Flujos de trabajo automatizados
SharePoint	Bibliotecas de documentos, sitios de equipo, metadatos básicos, integración con Microsoft 365, colaboración	Incluido en planes Microsoft 365	Empresas que ya usan Microsoft y priorizan colaboración	Búsqueda estándar con metadatos; estructura de carpetas limitada a gran escala	Power Automate requerido para flujos avanzados; opciones sin código limitadas
Dokmee	DMS y ECM completo, permisos personalizables, OCR, formularios electrónicos, chatbot, flujos modulares	A cotización; gama media	Empresas medianas o grandes en sectores regulados	Indexación potente y personalizable mediante metadatos	Constructor visual con arrastrar y soltar; flujos complejos personalizables
DocuWare	Almacenamiento seguro, integración Microsoft 365, flujos sin código, control de versiones	Suscripción; gama media	Pymes que necesitan gestión y enrutamiento sin IT	Búsqueda e indexación básica pero estable	Constructor sin código fácil de usar; menos robusto que Dokmee o Laserfiche
M-Files	Almacenamiento sin carpetas basado en metadatos, clasificación con IA, control de versiones, auditorías	Suscripción; gama media-alta	Empresas con ciclos documentales complejos y alta regulación	Búsqueda superior con IA y autoclasificación	Flujos avanzados; automatización con IA; integración nativa con Microsoft
Laserfiche	ECM + automatización + analítica, OCR nativo, permisos granulares, tablero de métricas	A cotización; nivel empresarial	Gobiernos, universidades, grandes corporaciones	Indexación basada en metadatos + OCR	Constructor visual intuitivo; lógica condicional y métricas integradas
DocStar	DMS en la nube, captura de documentos, integración ERP/CRM, control de accesos	Suscripción; gama media	Pymes y entidades públicas	Indexación sólida con OCR y metadatos	Flujos personalizables con disparadores y notificaciones; fácil de implementar

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1. Dokmee

Valoración⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Descripción general

Dokmee es un DMS y ECM que ofrece control y personalización total sobre la gestión documental.

Permite configurar cada aspecto del flujo de trabajo, desde permisos de usuario hasta reglas de automatización.

Su gran fortaleza está en la indexación avanzada y la gestión de metadatos, que hacen que buscar y organizar documentos sea rápido y preciso.

Incluye control de versiones, auditorías, captura OCR, formularios electrónicos, chatbot, y módulos adicionales según tus necesidades.

Además, Dokmee se integra perfectamente con Microsoft Word, PowerPoint y Outlook, permitiendo trabajar con documentos desde el mismo entorno familiar de Microsoft.

¿Por qué es mejor que SharePoint?

SharePoint se queda corto en usabilidad, personalización y automatización.

Dokmee, en cambio, es completamente personalizable y no depende de complementos externos.

Ofrece más opciones de flujos, automatización y permisos basados en roles, con una implementación más rápida y sin tanta dependencia técnica.

¿Para quién es?

Empresas medianas y grandes que gestionan grandes volúmenes de documentos, necesitan estándares de cumplimiento estrictos o flujos de trabajo automatizados complejos.

Especialmente útil para sectores financieros, legales, sanitarios, gubernamentales y educativos.

2. DocuWare

Valoración ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.4/5 | Capterra: 4.6/5

Descripción general

DocuWare es uno de los DMS más populares por su enfoque en almacenamiento seguro y automatización sencilla.

Integra bien con Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams) y ofrece un entorno moderno, limpio e intuitivo.

Sin embargo, no incluye captura u OCR nativos, por lo que la digitalización y extracción de datos deben realizarse con herramientas externas.

¿Por qué es mejor que SharePoint?

DocuWare es más simple y está más enfocado en la gestión documental, con una interfaz más moderna y menos sobrecargada.

A diferencia de SharePoint, no mezcla la gestión documental con espacios de colaboración.

¿Para quién es?

Pymes que buscan un sistema seguro y sencillo para almacenar, compartir y aprobar documentos sin depender de TI.

3. M-Files

Valoración ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.3/5 | Capterra: 4.4/5

Descripción general

M-Files adopta un enfoque diferente: organiza documentos según lo que son, no según dónde se guardan.

Este modelo basado en metadatos permite búsquedas rápidas y coherencia en toda la organización.

Se integra de forma nativa con Word, Excel, Outlook y Teams.

Incluye control de versiones, auditorías, flujos automáticos y clasificación impulsada por IA.

¿Por qué es mejor que SharePoint?

M-Files ofrece capacidades de búsqueda y automatización superiores, con inteligencia artificial que clasifica y etiqueta automáticamente los documentos.

Además, su interfaz es más moderna y enfocada en la gestión inteligente de la información.

¿Para quién es?

Empresas medianas y grandes con flujos documentales complejos y altos requisitos de cumplimiento.

4. Laserfiche

Valoración ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.7/5 | Capterra: 4.5/5

Descripción general

Laserfiche combina gestión documental, automatización de procesos y analítica.

Ayuda a las organizaciones a eliminar procesos en papel mediante digitalización y automatización inteligente.

Incluye OCR nativo, control de versiones, auditorías, permisos granulares y un panel de analítica integrado.

¿Por qué es mejor que SharePoint?

Laserfiche ofrece una automatización más completa y coherente.

Su diseñador de flujos es más intuitivo y permite lógica condicional avanzada, además de métricas integradas para medir rendimiento.

¿Para quién es?

Gobiernos, universidades, instituciones financieras y grandes empresas que requieren cumplimiento certificado y escalabilidad.

5. DocStar

Valoración ⭐⭐⭐⭐

G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Descripción general

DocStar (de Epicor) es una plataforma basada en la nube para gestión documental (DMS) y automatización de procesos, diseñada para simplificar la captura, el almacenamiento y el procesamiento de documentos.

Es fácil de usar y se puede implementar rápidamente. DocStar combina herramientas de gestión de contenido empresarial (ECM) con la automatización de flujos de trabajo, acceso restringido según roles y captura de documentos.

La plataforma se integra perfectamente con las aplicaciones de Microsoft, incluyendo Outlook y Excel, lo que permite a los usuarios capturar y gestionar contenido directamente desde interfaces familiares. Sin embargo, su mayor ventaja radica en las integraciones con sistemas ERP y CRM, lo que le otorga una posición destacada para organizaciones que buscan automatizar procesos de principio a fin.

El constructor de flujos de trabajo de DocStar admite tanto automatizaciones simples como avanzadas, con disparadores personalizables, notificaciones y ramas de decisión.

Aunque su interfaz no es tan moderna como la de M-Files, DocStar destaca por su practicidad, fiabilidad y un equipo de soporte al cliente altamente receptivo.

¿Por qué es mejor que SharePoint?

DocStar ofrece una gestión documental más eficiente y práctica para empresas que buscan digitalizar procesos sin depender de TI.

Es ideal para industrias como finanzas, salud y sector público.

¿Para quién es?

Pymes y organizaciones públicas que buscan un sistema escalable, fácil de usar y con buen equilibrio entre automatización y cumplimiento.

Cómo elegir el DMS perfecto

Elegir el sistema DMS o ECM adecuado definirá si tu empresa es eficiente o si tus empleados pierden horas buscando documentos desactualizados.

Aunque SharePoint ofrece almacenamiento, intranet y automatización, puede que haya opciones mejores para ti.

Antes de decidir, hazte estas 5 preguntas:

1. ¿El sistema admite búsqueda basada en metadatos o clasificación con IA?
2. ¿Ofrece automatización y cadenas de aprobación?
3. ¿Cumple las regulaciones de tu industria y ofrece auditorías?
4. ¿Se integra con tus herramientas actuales?
5. ¿Escala fácilmente y te ofrece solo las funciones que necesitas?

Si buscas un sistema que combine personalización, automatización avanzada y seguridad de nivel empresarial, Dokmee es tu mejor opción.

Con su indexación inteligente, flujos flexibles e integración total con Microsoft, Dokmee te ayuda a gestionar documentos con eficiencia, reducir riesgos y aumentar la productividad en todos tus equipos.

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