Indexação automatizada de documentos: como encontrar qualquer arquivo em segundos

O drive compartilhado da sua empresa é um sótão digital. Ele está repleto de anos de informações críticas, mas encontrar um arquivo específico pode parecer uma busca desesperada por pastas confusas e documentos mal nomeados.

A McKinsey relata que o funcionário médio gasta quase 20% da sua semana de trabalho apenas procurando e coletando informações internas. Isso representa um dia inteiro de produtividade perdido, toda semana, para cada funcionário.

A indexação de documentos resolve esse problema.

Ela usa a tecnologia para ler, entender e marcar seus documentos automaticamente. Isso ajuda você a encontrar arquivos instantaneamente e, na prática, transforma suas pastas digitais caóticas em uma biblioteca organizada.

O que é indexação de documentos?

Indexação de documentos refere-se à aplicação de marcadores descritivos, ou metadados, a um documento para torná-lo pesquisável pelo seu conteúdo.

Imagine isso como um índice digital potente para toda a biblioteca da sua empresa.

Sistemas modernos usam automação impulsionada por IA para ler documentos e aplicar essas marcas automaticamente, oferecendo muito mais rapidez e precisão do que qualquer processo manual.

Quais tipos de indexação de documentos existem?

Sistemas modernos de indexação empregam vários métodos para ajudar os usuários a encontrar documentos mais rapidamente. Aqui estão as abordagens mais comuns:

Indexação de texto completo

A indexação de texto completo permite que sistemas de busca analisem e recuperem documentos com base em cada palavra no corpo do documento.

Ao invés de depender apenas de resumos ou etiquetas, esse método analisa todo o conteúdo, ideal para localizar frases específicas, citações ou referências ocultas no texto.

Indexação por metadados

A indexação por metadados usa rótulos descritivos, como autor, título, data de criação ou tipo de documento, para categorizar o conteúdo.

Pense nisso como gavetas de arquivo marcadas com títulos. Sistemas de IA geralmente extraem metadados automaticamente e dão a cada documento características pesquisáveis sem varrer o texto completo.

Indexação por palavra-chave

A indexação por palavra-chave se concentra em termos predefinidos que capturam a essência de um documento. Essas palavras-chave funcionam como atalhos, dizendo às ferramentas de busca “é sobre isso que trata esse documento”.

Elas geralmente são definidas pelo usuário ou geradas pelo sistema com base em termos frequentemente utilizados.

Indexação baseada em arquivos

A indexação baseada em arquivos organiza documentos com base em sua localização e atributos, como estrutura de pastas, nomes e tipos de arquivos.

É especialmente útil quando é necessário gerenciar grandes repositórios com convenções de nomeação padronizadas ou onde a hierarquia de pastas reflete os fluxos de trabalho da organização.

Por que pastas manuais não são suficientes?

Muitas empresas acreditam que um sistema de pastas estruturado é suficiente. Não é o caso; este método manual é frágil e simplesmente não dá conta do crescimento massivo dos dados empresariais.

Na verdade, especialistas preveem que os dados não estruturados (esses mesmos documentos e arquivos de que estamos falando) estão crescendo a uma taxa de mais de 55–65% ao ano.

Aqui está como a indexação automatizada se compara a uma abordagem manual:

Como funciona a indexação moderna de documentos?

Um sistema alimentado por IA, como o da Dokmee, usa várias camadas em conjunto para criar um arquivo completo e pesquisável.

Primeiro, a indexação de texto integral lê cada palavra de cada página usando Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Apenas esse passo já torna toda sua biblioteca documental totalmente pesquisável.

Em seguida, entram em ação a indexação por metadados e por palavras-chave. À medida que a IA lê um documento, identifica e extrai dados importantes, como o nome de um fornecedor, a data de uma fatura ou o ID de um cliente. O sistema então cria tags de metadados com essas informações, permitindo filtrar e localizar documentos com precisão incrível.

Por fim, a indexação baseada em campos proporciona estrutura.

Você pode ensinar o sistema que determinada área de um documento sempre conterá o “Número da Fatura”. Isso garante consistência máxima para suas informações mais críticas.

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Os benefícios da indexação automatizada de documentos

Automatizar seu processo de indexação traz melhorias claras e diretas para as operações e os resultados da sua empresa.

Encontre informações instantaneamente

Quando seus documentos estão devidamente indexados, não é mais necessário saber onde um arquivo está armazenado; basta saber o que há nele.

Você pode procurar pelo nome de um cliente ou número de pedido e obter o documento certo em segundos.

Reduza erros humanos custosos

Arquivamento manual de documentos leva a erros. Com uma taxa de erro na digitação manual de dados de até 4%, um simples erro de digitação pode fazer um arquivo se perder para sempre.

A indexação por IA automatiza esse processo, então seus documentos são sempre arquivados de forma consistente e correta.

Como indexar seus documentos com um ECM

Implementar uma estratégia de indexação adequada é simples com a ferramenta certa.

Um sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) com automação integrada é a solução.

1. O processo começa com a captura automatizada de documentos. O ECM recebe arquivos de qualquer fonte, seja um scanner de alta velocidade ou uma caixa de email designada.
2. A partir daí, a tecnologia OCR lê o documento, e a IA começa a identificar as informações-chave que você definiu.
3. O sistema pode até sinalizar qualquer exceção para revisão humana rápida.
4. Após a revisão, ele arquiva automaticamente os documentos indexados em sua localização centralizada e segura.

A abordagem da Dokmee para indexação de documentos

A Dokmee é a solução flexível que combina todos os métodos mencionados acima para dar a você controle total.

Você pode começar usando palavras-chave simples ou criar modelos avançados baseados em campos que automatizam totalmente a indexação de milhares de documentos.

Essa flexibilidade permite começar de forma simples e escalar para um fluxo de trabalho totalmente automatizado conforme sua necessidade cresce.

Você decide exatamente como seus documentos são organizados e marcados, independentemente do que você gerencie: faturas, contratos ou registros de RH.

Veja como a Dokmee pode simplificar sua indexação de documentos

Perguntas frequentes (FAQ)

O que é indexação de documentos?

Indexação de documentos é o processo de aplicar marcas descritivas (metadados) aos seus documentos para torná-los fáceis de localizar.

Em vez de pesquisar apenas pelo nome do arquivo, você pode buscar um documento pelo conteúdo, como nome de cliente, data ou número de fatura.

Qual é a melhor maneira de indexar documentos?

A forma mais eficiente e confiável é por meio de um sistema automatizado integrado a um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) ou Sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM).

Essa abordagem utiliza IA e tecnologia OCR para ler e marcar documentos automaticamente, o que é mais rápido e preciso que a indexação manual.

Para que serve a indexação de arquivos?

A indexação transforma uma coleção bagunçada de arquivos em uma biblioteca pesquisável.

Ela permite encontrar qualquer documento em segundos, reduz o tempo perdido pela equipe procurando informações e garante que todos trabalhem sempre com a versão correta.

Como é o processo de indexação?

O processo automatizado de indexação geralmente segue três etapas:

1. O sistema captura e lê o documento usando OCR.
2. A IA analisa o conteúdo para identificar e extrair informações-chave.
3. O sistema usa essas informações para aplicar metadados e arquivar o documento no local correto.