Qu’est-ce que la capture de documents ? Un guide complet pour les entreprises

Les entreprises gèrent un trop grand nombre de documents chaque jour, et il peut être presque impossible de gérer les factures, contrats, dossiers et formulaires en même temps.

Le véritable problème survient lorsque les documents sont éparpillés dans différents systèmes.

La seule solution est d’avoir un système de gestion de documents doté d’une solide capture de documents.

La capture de documents va au-delà du simple scan. Elle utilise l’automatisation et l’IA pour accélérer les flux de travail, réduire les erreurs et aider les organisations à respecter les exigences de conformité dans des secteurs comme la finance, la santé, l’éducation et le gouvernement.

Qu’est-ce que la capture de documents ?

La capture de documents est le processus qui consiste à intégrer des documents dans votre système de gestion documentaire dans un format structuré et exploitable.

Vous capturez les documents par numérisation, e-mails, téléversements ou téléchargements. Essentiellement, il s’agit de tout système que vous avez mis en place pour importer des documents dans votre DMS.

La capture de documents inclut également la classification, l’indexation et l’étiquetage des métadonnées. Ce processus automatise vos flux de travail documentaires et améliore l’accessibilité aux données.

Les meilleurs DMS et solutions ECM utilisent l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour convertir les images numérisées et les PDF en texte consultable et modifiable.

L’OCR analyse les formes et motifs des caractères dans l’image du document et les traduit en texte numérique correspondant.

En plus de l’OCR, l’IA et le machine learning extraient automatiquement les données importantes et classifient les documents. Cela signifie que le système peut reconnaître si un document est une facture, un bon de commande ou un formulaire d’assurance, sans tri manuel.

Cela permet d’accélérer l’indexation et de faciliter le routage des documents dans les processus métiers.

Fonctionnalités de la capture de documents

La capture de documents implique d’importer des documents, mais cela ne s’arrête pas là.

Les systèmes de capture de documents gèrent la conversion initiale de fichiers papier ou numériques dans leur format final mais aussi leur classification avec un indexage avancé et l’extraction des données.

Pour importer et utiliser vos documents efficacement, votre système de capture de documents doit disposer d’une série de fonctionnalités qui rendent le processus fluide.

• Capture multi-sources

Un système qui n’extrait les documents que par une seule méthode (scannage, par exemple) est complètement inefficace. Vous serez obligé d’intégrer plusieurs systèmes et vous risquez de perdre des données.

La capture de documents accepte les documents provenant de scanners, périphériques multifonctions, e-mails, fax, dossiers réseau et applications mobiles.

Cela garantit que toutes les informations entrantes, quelle que soit leur source, sont intégrées dans un processus de capture cohérent.

• Extraction de données par IA

Grâce au machine learning et à l’OCR, les outils de capture de documents peuvent identifier et extraire les champs de données, y compris les numéros de facture, noms ou montants.

En extrayant les données automatiquement, vous vous assurez de leur exactitude et, en évitant l’extraction manuelle de chaque donnée, vous réduisez considérablement le travail manuel.

• Traitement par lots et lecture de codes-barres

À mesure que les entreprises se développent, le volume de documents à traiter augmente lui aussi. La capture par lots vous aide à traiter et gérer tout le flux d’un coup.

Les outils peuvent identifier et séparer les documents à l’aide de codes-barres, QR codes ou modèles prédéfinis, permettant un tri, un indexage et un routage automatisés.

• Déploiement flexible

Vous pouvez choisir de déployer votre système de capture de documents sur site, dans le cloud ou en mode hybride, afin qu’il s’adapte pleinement à vos stratégies IT et soit conforme à vos politiques de gouvernance et de sécurité des données.

• Intégrations

L’intégration transparente avec les systèmes ECM, plateformes ERP, outils CRM et autres applications métier garantit que les données capturées sont directement transmises aux processus métiers en aval, ce qui augmente la productivité et réduit les goulets d’étranglement.

• Sécurité

Les outils de capture de documents incluent des fonctionnalités de sécurité telles que le chiffrement, les contrôles d’accès basés sur les rôles et les pistes d’audit.

Ces capacités aident les entreprises à rester conformes à des réglementations telles que HIPAA, RGPD et FINRA.

Pourquoi automatiser la capture de documents ?

Gérer vos documents manuellement prend énormément de temps, et pire encore, est source d’erreurs. Saisir les champs de données un à un est fastidieux et peut entraîner des fautes.

Cependant, la capture de documents résout ces problèmes de front en automatisant le traitement documentaire, qu’il arrive au format papier, par e-mail ou via des téléversements numériques.

Les organisations signalent jusque 60 % de réduction des temps de traitement après adoption de systèmes d’extraction intelligente.

L’automatisation de la capture des documents améliore l’efficacité et réduit les coûts.

En remplaçant la saisie manuelle des données par des technologies de reconnaissance et d’extraction automatisée, vous pouvez redéployer les ressources et équipes vers d’autres activités génératrices de revenus, comme la facturation, l’onboarding, le traitement des demandes et la gestion des contrats.

Cela permet d’accélérer et d’améliorer le flux de travail et crée une relation plus solide et rapide avec vos clients.

L’automatisation améliore aussi la précision des données. Les outils de capture assistés par l’IA peuvent détecter rapidement les anomalies pour garantir l’intégrité des données avant leur entrée dans les systèmes d’entreprise. Cela permet d’accélérer les validations et rapports et d’offrir des informations fiables et à jour dans toute l’entreprise.

Par ailleurs, automatiser la capture de documents renforce la sécurité et la conformité. Grâce au chiffrement intégré, aux contrôles d’accès basés sur les rôles et aux pistes d’audit détaillées, la capture documentaire permet à votre organisation de respecter des réglementations telles que HIPAA, RGPD, SOX et FINRA.

L’automatisation garantit que les documents sensibles sont stockés, traités et transmis en toute sécurité.

Finalement, automatiser la capture de documents ne se limite pas à la numérisation du papier, il s’agit de transformer votre gestion des données.

Bonnes pratiques pour la capture de documents

Votre système de capture de documents changera radicalement la façon dont vous importez et classez vos documents.

Cependant, plusieurs points doivent être pris en compte avant de vous lancer.

• Comprenez vos documents

Commencez par évaluer les types et volumes des documents que votre organisation traite chaque jour, semaine et mois.

Il est important de comprendre s’il s’agit de factures, de contrats, de demandes, de formulaires employés ou de dossiers clients afin de définir les besoins spécifiques : classification, indexation et extraction des données.

• Choisissez des solutions qui gèrent la croissance et les différents formats

Votre solution de capture documentaire doit pouvoir traiter une grande variété de formats, incluant papiers, PDF, e-mails, images et formulaires structurés.

Elle doit aussi être évolutive pour que vous puissiez facilement adapter votre système à la croissance de votre entreprise.

Optez pour des systèmes qui prennent en charge la numérisation, l’import par lots et des intégrations pérennes avec le stockage cloud ou les plateformes de gestion de contenu.

• Utilisez l’IA pour l’extraction et la validation afin de réduire les corrections manuelles

Les systèmes modernes de capture de documents utilisent l’IA et le machine learning pour extraire les champs de données et les valider selon les règles métiers prédéfinies.

L’intégration de ces capacités réduit les interventions manuelles, les erreurs et garantit la cohérence des données.

Par exemple, l’IA peut identifier et vérifier automatiquement les numéros de factures, les dates et les informations des fournisseurs.

• Choisissez des systèmes adaptés à votre infrastructure IT et à vos besoins de sécurité

Chaque solution de capture documentaire doit être évaluée par rapport à votre stack de données existant et à vos outils, incluant compatibilité cloud, configuration réseau et protocoles de stockage.

Il est essentiel de choisir des plateformes qui s’intègrent parfaitement avec vos systèmes métier (ERP, ECM, CRM) tout en respectant vos exigences cybersécurité internes.

Des options hybrides et compatibles cloud offrent une flexibilité supplémentaire.

• Mettez en place des contrôles de sécurité et de conformité solides

La capture documentaire implique fréquemment la gestion de données sensibles comme les informations personnelles, financières ou médicales protégées.

Pour protéger ces données et respecter des réglementations telles que HIPAA, RGPD ou SOX, votre solution doit inclure un chiffrement fort (au repos et en transit), des contrôles d’accès stricts et des journaux d’audit détaillés.

Ces fonctionnalités empêchent les accès non autorisés et assurent une traçabilité claire pour les audits.

• Formez vos équipes et suivez la performance

Si toute votre équipe n’est pas impliquée ou informée du nouveau système, autant conserver un dossier désordonné de papiers volants.

Former vos équipes permet à chacun de bien utiliser les outils de capture documentaire, efficacement et dans le respect des standards de l’entreprise.

Mettez en place des KPIs et tableaux de bord pour suivre les taux d’exactitude, vitesses de traitement, gestion des exceptions. Des revues régulières et des boucles de feedback vous aideront à optimiser et améliorer votre système.

Dokmee Capture de Documents

Dokmee Capture est une solution de capture de documents basée sur l’IA, conçue pour les entreprises ayant d’importants besoins de conformité et de workflow.

Elle accepte les documents provenant de multiples sources : scanners, e-mails, fax et appareils mobiles.

Son IA extrait les données et lit les codes-barres pour automatiser le tri et la classification, ce qui fait gagner du temps et réduit les erreurs. Le traitement par lots permet de gérer efficacement de gros volumes.

Avec un déploiement flexible (sur site, cloud ou hybride), Dokmee Capture répond à vos exigences de sécurité et d’infrastructure. Elle s’intègre aussi parfaitement à la solution ECM de Dokmee pour une gestion documentaire complète.

En savoir plus sur Dokmee Capture.

La capture de documents est un élément clé de la gestion documentaire en entreprise. L’automatiser avec l’IA accélère, fiabilise et sécurise le traitement tout en réduisant l’effort manuel.

Des solutions comme Dokmee Capture permettent aux organisations de gérer leurs flux documentaires plus facilement et avec de meilleurs résultats.

Demandez une démo pour découvrir comment Dokmee peut aider votre entreprise.