Votre entreprise génère plus de données que jamais, mais plus de 80 % d’entre elles sont non structurées.

Sans solution ECM, la majorité de ces connaissances se perd dans les échanges d’e-mails, des dossiers aléatoires et sur les ordinateurs des employés.

Avec ces 10 meilleurs logiciels ECM, choisissez l’outil idéal pour gérer efficacement le contenu de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise (ECM) ?

La gestion de contenu d’entreprise regroupe un ensemble d’outils et de stratégies destinés à gérer le contenu de votre entreprise sur l’ensemble de son cycle de vie.

Certains processus inclus dans la gestion de contenu d’entreprise sont la capture, le stockage, la conservation, la modification, le partage, etc.

Les plateformes ECM organisent tous types de contenus d’entreprise, y compris les e-mails, documents numérisés, formulaires, fichiers multimédias et données non structurées, tout en intégrant des workflows automatisés, des contrôles de conformité et des outils de collaboration.

En transformant les informations brutes ou dispersées en connaissances structurées et exploitables, l’ECM vous aide à améliorer l’efficacité, la gestion des exigences réglementaires et des processus comme les validations, la gestion des contrats et le traitement des factures.

En résumé, l’ECM transforme les silos de contenu fragmentés en un écosystème de connaissances cohérent et sécurisé.

Quand faut-il une solution ECM plutôt qu’un DMS ?

Les systèmes de gestion documentaire (DMS) et les solutions ECM se concentrent tous deux sur le stockage des documents et l’automatisation des workflows. Cependant, un DMS est un système beaucoup plus basique qui manque de certaines fonctionnalités avancées et de l’automatisation que propose un logiciel ECM.

Un DMS se concentre sur le stockage, l’organisation et la récupération des documents. Il propose des fonctions telles que le contrôle de version, le balisage de métadonnées, les droits d’accès et la recherche de base.

Ce type d’outil est très utile pour les petites structures qui gèrent de gros volumes de documents comme des factures, inventaires, etc. Il convient particulièrement aux entreprises industrielles, aux écoles, aux cabinets médicaux de petite taille ou aux services RH.

Cependant, si vous dirigez une grande entreprise qui gère plus que de simples documents, il vous faudra passer à une plateforme ECM.

Une solution ECM peut automatiser les processus métier, gérer le contenu non structuré et proposer des fonctionnalités avancées de conformité, de collaboration et d’analytique.

Les plateformes ECM conviennent aux grandes organisations ou à celles ayant des workflows complexes, des exigences réglementaires strictes ou un volume élevé de contenus.

Les cas d’utilisation typiques d’une ECM incluent la validation de contrats multi-départements, le traitement des factures, la gestion des archives publiques et la gouvernance du contenu à l’échelle de l’entreprise.

En résumé, si votre entreprise a besoin d’intégrer la gestion documentaire avec l’automatisation des workflows, la capture de données par IA et la collaboration inter-systèmes, l’ECM est la solution ; mais si vous recherchez uniquement le stockage et la récupération de documents, un DMS peut suffire.

Comment un logiciel de gestion de contenu d’entreprise peut-il vous aider ?

Si vous souhaitez passer d’un DMS ou même d’une simple solution de stockage de documents en ligne à un vrai ECM, il est important de comprendre comment ce changement peut transformer votre entreprise.

Vous gagnerez la capacité de préserver la mémoire opérationnelle.

Autrement dit, un système ECM moderne enregistre silencieusement les historiques de versions, les circuits d’approbation et les notes contextuelles, permettant à vous et à votre équipe de comprendre pourquoi quelque chose s’est produit, et pas seulement ce qui s’est passé. Cela protège de la perte de connaissances et d’une baisse de productivité.

Une solution ECM offre la traçabilité complète des documents grâce à des workflows automatisés. Vous pouvez visualiser exactement le parcours d’un document afin de savoir précisément quand et par qui il a été modifié.

Enfin, vos documents seront sécurisés. La plupart des solutions ECM proposent des mesures de sécurité avancées comme la double authentification ou des rôles et droits d’accès stricts qui peuvent expirer automatiquement.

10 meilleurs logiciels ECM

Si vous hésitez encore et ne savez pas quelle solution ECM correspondra à vos besoins, nous avons réuni ici 10 de nos systèmes de gestion de contenu d’entreprise préférés et les plus populaires pour vous aider à faire votre choix.

Outil ECM	Meilleure fonctionnalité	Limite	Idéal pour	Avis
Dokmee	Automatisation avancée des workflows (code + no-code) avec une capture puissante	Fonctionnalités IA en développement	Organisations recherchant une ECM flexible, évolutive avec une interface moderne	Lire l’avis complet
Laserfiche	Gouvernance très structurée + automatisation des processus	Courbe d’apprentissage élevée ; intégrations limitées	Gouvernements, enseignement et secteurs réglementés avec workflows complexes	Lire l’avis complet
DocuWare	Recherche rapide et puissante automatisation des workflows	Cher ; accès hors ligne limité	Équipes ayant besoin de workflows numériques pour factures, RH, et tâches réglementaires	Lire l’avis complet
M-Files	Architecture orientée métadonnées + classification par IA performante	Nécessite une configuration manuelle des métadonnées ; interface dépassée	Équipes multi-départements ayant besoin d’une recherche documentaire contextuelle	Lire l’avis complet
DocStar ECM	Automatisation avancée des factures et routage basé sur des règles	Difficulté avec de gros volumes ; personnalisation limitée	Services comptables, départements facturation, entreprises de taille moyenne	Lire l’avis complet
OnBase (Hyland)	Automatisation des processus à l’échelle entreprise + gestion des cas	Déploiement complexe ; maturité de gouvernance requise	Grandes entreprises en santé, administration, finance	Lire l’avis complet
Hyland ECM	Écosystème modulaire avec automatisation cloud-native	Structure produit confuse ; onéreux	Entreprises souhaitant unifier contenus, workflows et analyses	Lire l’avis complet
DocuShare	Intégration matérielle Xerox et capture puissante	Interface dépassée ; scalabilité limitée	Organisations avec beaucoup de documents papier ou centré Xerox	Lire l’avis complet
FileBound	Mise en place rapide et automatisation simple des workflows	Fonctionnalités avancées limitées ; peu d’intégrations	PME, écoles, associations, départements RH	Lire l’avis complet
Microsoft SharePoint	Intégration poussée à Microsoft 365 + collaboration facilitée	Capacités ECM de base ; nécessite des extensions pour des workflows avancés	Équipes travaillant déjà sous M365 (PME → grands comptes)	Lire l’avis complet

1. Dokmee

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 : 4,5/5 | Capterra : 4,7/5

Présentation

Dokmee ECM est un logiciel moderne combinant fonctions DMS et ECM.

Il propose une personnalisation complète du stockage documentaire, de la capture, des politiques de conservation, des rôles et des permissions, etc.

Conçu pour une flexibilité totale, il peut être déployé dans le cloud, sur site ou en mode hybride, ce qui convient à des secteurs variés comme la finance, la santé, les cabinets juridiques, le BTP ou les grandes entreprises avec de fortes exigences de conformité.

Dokmee ECM propose une capture automatisée basée sur l’OCR intelligent, ainsi que des outils d’extraction et de classification des données afin de transformer les processus papier en workflows numériques structurés.

Cette base automatisée alimente directement un puissant moteur de workflow, où les équipes peuvent concevoir, assigner et valider des documents grâce à un constructeur visuel intuitif de workflows.

Cette approche low-code permet aux entreprises de normaliser les circuits de validation, de suivre les tâches en temps réel et d’éliminer les goulots d’étranglement dans les environnements riches en documents.

Dokmee met également l’accent sur la collaboration et la gouvernance sécurisée des contenus. Grâce à des contrôles d’accès avancés, des historiques d’audit, un stockage chiffré et des règles de conservation personnalisables, les organisations assurent leur conformité réglementaire tout en garantissant l’accès aux bons utilisateurs.

Dokmee offre des fonctionnalités avancées sans rien sacrifier à l’automatisation, à la simplicité d’accès, à la sécurité et à l’ergonomie.

Il est pensé pour évoluer avec la croissance des organisations grâce à son système modulaire où vous pouvez ajouter de nouveaux modules à la demande.

Ses meilleures fonctionnalités incluent :

• Constructeur de workflow (code et no-code)
• ECM mobile
• Capture de documents
• Formulaires électroniques
• Compteur de pages
• Sécurité avancée
• Intégrations via API

✅ Avantages

• Interface intuitive
• Personnalisation poussée
• Scalabilité

❌ Inconvénients

• Fonctionnalités IA en cours de développement
• La conception de workflows complexes peut nécessiter de l’accompagnement

2. Laserfiche

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Présentation

Laserfiche fait partie des toutes premières solutions ECM du marché.

Laserfiche vise à transformer les workflows documentaires manuels, papier ou ad hoc en un écosystème entièrement digital, hautement structuré.

C’est particulièrement adapté aux organisations avec des processus multi-étapes complexes.

Par exemple : administrations, établissements d’enseignement supérieur, banques ou toute entreprise où la conformité, l’archivage et la validation formelle sont essentiels.

Cependant, elle cible les structures disposant de ressources telles qu’une équipe IT et des politiques internes de gouvernance.

Grâce à ses mesures de sécurité avancées, c’est une option pertinente pour les archives publiques et les services juridiques.

Laserfiche ne se limite pas à un « simple stockage de fichiers », mais s’oriente vers la gouvernance et l’automatisation des workflows.

On peut regrouper ses fonctionnalités en 4 grands blocs :

• Automatisation des processus
• Gestion documentaire
• Capture de documents
• Gestion de la gouvernance et des archives

Source : G2

✅ Avantages

• Workflows personnalisés
• Automatisation puissante

❌ Inconvénients

• Impossible de relier des processus métier distincts
• Courbe d’apprentissage élevée et lourdeur de mise en œuvre
• Peu d’intégrations

3. DocuWare

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 : 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Présentation

DocuWare est plutôt un DMS qui concentre son automatisation sur la gestion des processus et des tâches.

DocuWare propose un stockage sécurisé, la gestion des versions et des historiques d’audit. Vous pouvez retrouver vos documents grâce aux balises de métadonnées et à des fonctions de recherche avancées.

Ses meilleurs atouts sont la recherche documentaire intuitive, les capacités d’intégration et l’automatisation paramétrable des workflows.

Il a été conçu pour simplifier des processus comme la validation des factures, la gestion des contrats, l’onboarding ou la conformité.

Même si elle s’adapte aux besoins de nombreuses entreprises, certaines fonctions avancées ou modules complémentaires peuvent s’avérer coûteux pour des petites structures.

Ses fonctionnalités principales :

• Gestion documentaire
• Workflows sans code
• Gestionnaire de tâches
• Formulaires électroniques

✅ Avantages

• Accès mobile
• Fonction de recherche rapide
• Automatisation avancée

❌ Inconvénients

• Pas d’accès hors ligne
• Coûteux, notamment en version cloud
• OCR limité
• Fonctions ECM limitées

4. M-Files

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 : 4,3/5 | Capterra : 4,4/5

Présentation

M-Files est une plateforme ECM intelligente utilisant une architecture orientée métadonnées afin que les utilisateurs retrouvent les documents selon le contexte.

Cette vision du stockage et de l’organisation différencie M-Files des autres ECM. C’est un choix pertinent pour les entreprises qui partagent des documents entre services, mais cela demande un effort manuel pour classifier les documents par métadonnées.

La plateforme prend en charge l’automatisation des workflows et s’intègre aux systèmes d’entreprise courants comme Microsoft 365, Salesforce ou SAP.

Elle inclut des fonctionnalités telles que permissions par rôle, historiques d’audit et gestion des versions pour la sécurité et le respect de la conformité.

En outre, ses outils IA assistent la classification automatique des contenus et la suggestion de métadonnées pour gagner en précision et en efficacité.

M-Files est disponible en cloud, sur site ou en mode hybride.

✅ Avantages

• IA générative avancée
• Accès hors ligne
• Système organisationnel unique

❌ Inconvénients

• Interface vieillotte
• Prise en charge limitée sur Mac

5. DocStar ECM

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 : 3,8/5 | Capterra : 4/5

Présentation

DocStar ECM est un système ECM qui numérise, organise et automatise la circulation des documents entre départements.

Il permet de capturer, indexer et stocker les documents dans une bibliothèque centralisée, accessible via des fonctions de recherche avancées reposant sur les métadonnées et mots-clés.

DocStar propose des contrôles d’accès, le chiffrement et des historiques d’audit pour répondre aux normes de conformité.

Les fonctions de gestion des versions et d’historique assurent la traçabilité et limitent le risque d’erreurs.

L’outil insiste sur l’efficacité des workflows et l’intégration avec les applications métiers (en particulier pour l’automatisation comptable). Il offre la capture automatique de données, des formulaires électroniques et un routage basé sur des règles pour limiter le travail manuel sur les tâches demandeuses en documentation.

✅ Avantages

• Interface intuitive via navigateur
• Recherche documentaire efficace

❌ Inconvénients

• Personnalisation limitée
• Ralentissements en cas de volumes importants ou de workflows complexes

6. OnBase

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,3/5

Présentation

OnBase, développé par Hyland, est une plateforme ECM et d’automatisation des processus visant à centraliser les documents, créer des workflows automatisés et gérer les cas avec une gouvernance des enregistrements.

OnBase combine stockage, workflows automatisés, gestion des cas, conservation des documents et analytique en temps réel pour relier le contenu directement aux processus d’entreprise qu’il supporte.

Il propose des outils de configuration low-code pour adapter workflows et interfaces selon vos besoins, et s’intègre aux ERP, CRM, RH et autres systèmes d’entreprise. Les intégrations gérées incluent Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic et Oracle.

Fonctionnalités principales :

• Capture multicanal automatisée
• Automatisation des processus
• Gestion de cas
• Archivage et gouvernance
• Analytique avancée

✅ Avantages

• Déploiement flexible avec accès mobile
• Automatisation puissante et configuration low-code
• Efficacité prouvée dans les secteurs réglementés

❌ Inconvénients

• Mise en œuvre complexe
• Trop complexe pour de petites structures
• Mauvaises configurations peuvent poser des risques de gouvernance ou d’efficacité

7. Hyland ECM

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,2/5 | Gartner 4,2/5

Présentation

Hyland ECM fait référence à l’écosystème large de gestion de contenu Hyland, qui comprend la plateforme OnBase (expliquée ci-dessus).

La Content Innovation Cloud d’Hyland est une architecture cloud-native conçue pour unifier le contenu non structuré, automatiser les processus métier et transformer les documents en informations exploitables.

Hyland s’appuie sur son « Enterprise Context Engine » qui relie processus, personnes, contenu et autres plateformes de votre stack (CRM, ERP…) pour mettre à jour continuellement vos dossiers.

Vous pouvez bâtir vos workflows via un outil visuel en glisser-déposer, pour configurer des processus complexes (routes, règles métiers, notifications, validations, etc.).

Elle gère aussi les cas : l’ensemble des documents, données, tâches et communications liés à un « cas » sont centralisés dans un espace unique et structuré pour faciliter le suivi des processus multi-étapes et multi-intervenants.

Le choix du bon produit peut sembler complexe mais Hyland classe ses outils par tâches, métiers ou fonctions pour vous guider.

Quelques produits Hyland :

• Hyland OnBase
• Hyland Alfresco
• Hyland Nuxeo
• Hyland Perceptive Content
• Hyland AnyDoc
• Hyland Brainware

… et bien d’autres

✅ Avantages

• Écosystème modulaire et évolutif
• Sécurité, idéal pour industries réglementées
• Outils low-code pour les workflows

❌ Inconvénients

• Structure produit complexe et dispersée
• Utilisateurs signalent des soucis avec le cloud
• Cher

8. DocuShare

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

Présentation

DocuShare est la plateforme ECM de Xerox. D’un simple DMS, elle est devenue une suite ECM complète pour les structures ayant besoin de gouvernance centralisée, d’organisation via métadonnées et d’intégration.

DocuShare combine capture automatisée, extraction de métadonnées, automatisation des workflows et contrôle d’accès sécurisé grâce à l’IA.

Il est pertinent si vous gérez d’importants volumes de documents papier et si vous travaillez dans un secteur hautement réglementé.

En revanche, l’expérience utilisateur est mitigée : les fonctionnalités sont robustes, mais les performances faiblissent à grande échelle et l’interface paraît vieillotte face à des solutions plus récentes.

DocuShare s’intègre parfaitement aux systèmes opérationnels comme Microsoft 365 ou les ERP.

Ce logiciel convient surtout aux entreprises déjà équipées Xerox ou qui priorisent la conformité et la capture hardware au détriment de la modernité ou de la simplicité d’usage.

Ses fonctionnalités incluent :

• Recherche par métadonnées
• Capture automatisée
• Tracabilité/Audit
• Automatisation des workflows

✅ Avantages

• Licences flexibles
• Excellent rapport qualité/prix
• Prise en charge de la capture, indexation, gestion des archives, collaboration et automatisation

❌ Inconvénients

• Interface datée
• Peu adaptée à la gestion de cas complexes
• Scalabilité limitée

9. FileBound

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 3,9/5 | Capterra 3,8/5

Présentation

FileBound est une plateforme DMS/ECM orientée sur la gestion documentaire, l’automatisation de workflows et l’archivage, idéale pour les services administratifs et supports.

Elle est reconnue pour sa légèreté, sa facilité de déploiement et son coût abordable pour les structures moyennes ou les départements devant digitaliser des workflows papier, accélérer les validations et centraliser les archives sans la complexité d’une solution « enterprise ».

Elle convient parfaitement aux associations, écoles, services RH qui gèrent beaucoup de documents mais n’ont pas le temps ou le budget pour mettre en place un système complexe.

Fonctionnalités de base :

• Gestion documentaire
• Automatisation des workflows
• Formulaires électroniques

✅ Avantages

• Parfait pour les PME
• Mise en œuvre rapide et simplicité
• ROI rapide

Inconvénients

• Limité pour les grandes entreprises
• Peu de fonctionnalités IA ou d’automatisation avancée
• Peu d’intégrations

10. Microsoft SharePoint

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,0/5 | Capterra 4,4/5

Présentation

Microsoft SharePoint, surtout dans sa version cloud (SharePoint Online), est très utilisé comme plateforme de gestion documentaire et de collaboration avec des fonctions ECM.

Entre bibliothèques, métadonnées, gestion des versions, gouvernance des accès, politiques de conservation et automatisation avec Power Automate, SharePoint peut faire office de solution ECM pratique pour les entreprises Microsoft 365.

Son intégration native à Teams, OneDrive et Office le rend particulièrement pratique pour la collaboration quotidienne.

Si SharePoint n’est pas l’une des ECM les plus avancées, il reste utile aux petites équipes déjà dépendantes de la suite Microsoft 365, surtout si vous utilisez déjà OneDrive comme espace documentaire.

Cela reste toutefois une solution ECM assez basique.

✅ Avantages

• Intégration totale à Office, Teams, OneDrive, Power Platform
• Très souple et extensible
• Montée en charge facile à l’échelle de l’entreprise

❌ Inconvénients

• Manque beaucoup de fonctions ECM avancées : capture performante, gestion des cas, logique de workflow complexe
• Nécessite souvent des extensions
• Moins adapté si vous préférez Google Workspace

L’ECM est-elle faite pour vous ?

Si vous travaillez dans des secteurs comme la fonction publique, l’industrie, la construction, les RH, la santé ou tout autre domaine similaire, la réponse est oui !

Une ECM centralise la gestion de tous vos documents dans des armoires numériques qui permettent à vos équipes de collaborer efficacement, avec des informations à jour.

D’autres fonctionnalités clés pour la performance de vos équipes :

✔️ Workflows automatisés

✔️ Capture par IA

✔️ Historique d’audit

✔️ Accès mobile

Prêt à faire évoluer la gestion documentaire ? Découvrez la démo gratuite sur Dokmee.