Hace algunos años, DocuShare era un DMS (o SGD) moderno y se ganó la confianza de muchos usuarios.

Sin embargo, al llegar a 2026, es posible que hayas notado que parece desactualizado en comparación con otras soluciones más modernas.

¿Cómo saber si necesitas probar alternativas a DocuShare?

Si tu equipo pasa más tiempo navegando por el software que completando tareas realmente, esto puede ser una señal de que tu ECM te está retrasando y ya es hora de cambiar.

¿Quién puede utilizar DocuShare?

DocuShare es un software ECM alojado en la nube desarrollada por Xerox. Comenzó como un sistema DMS (SGD) sencillo y evolucionó para incluir funcionalidades más modernas.

Está diseñado para pymes que manejan grandes volúmenes de documentos y necesitan colaboración poder colaborar sencillamente con su equipo, por ejemplo entidades gubernamentales, colegios o departamentos de recursos humanos.

En el sector público, DocuShare puede utilizarse para organizar registros de ciudadanos, solicitudes de licencias, documentos legales y expedientes, incluyéndolos en flujos de trabajo automatizados para acelerar los procesos de aprobación.

Las instituciones educativas emplean DocuShare como biblioteca central para archivos de profesores, registros académicos, políticas departamentales e historiales de actividades en varios centros o departamentos.

Básicamente, si tu empresa trabaja con cadenas complejas de aprobación, exigen una fuerte necesidad de control normativo o maneja grandes cantidades de documentos históricos, la arquitectura y el modelo de seguridad de DocuShare pueden ser ventajosos.

DocuShare también se integra con Outlook (mediante complemento), permitiendo administrar documentos directamente desde tu bandeja de entrada.

DocuShare provee un sistema sencillo de gestión documental, donde los archivos pueden almacenarse, indexarse, etiquetarse y recuperarse usando herramientas avanzadas de búsqueda y metadatos.

El control de acceso es otro punto diferencial.

DocuShare permite a los administradores definir permisos detallados, hacer un seguimiento de todas las acciones de los usuarios mediante auditoría e integrar inicios de sesión con sistemas de identidad corporativa como proveedores de SSO. Esto es útil si tu sector requiere un estricto cumplimiento normativo.

La plataforma puede implementar políticas de retención y eliminar automáticamente documentos tras los plazos regulatorios.

Otras funciones útiles incluyen captura de documentos, extracción de datos, resumen, búsqueda semántica y flujos de trabajo automatizados.

¿Por qué necesitarías una alternativa a DocuShare?

A pesar de su largo recorrido en el mercado, algunos usuarios han encontrado limitaciones en DocuShare que les llevaron a buscar alternativas.

El problema más común es la interfaz de DocuShare. Muchos la consideran anticuada y menos intuitiva que otras aplicaciones modernas de gestión documental.

Al parecer rígida y sobrecargada visualmente, empleados con poca afinidad técnica acaban teniendo dificultades para adoptar la herramienta. Esto aumenta la necesidad de formación y genera un uso inconsistente entre equipos, lo que se convierte en un problema real si usas el DMS/ECM para fomentar la colaboración entre departamentos.

Las integraciones también son un problema común.

DocuShare se integra bien con herramientas CRM y Teams o Slack. Pero falla en integraciones avanzadas, ya que requiere desarrollo de API personalizado o soporte de TI.

Además, algunos usuarios reportan que los flujos de trabajo automatizados también necesitan el involucramiento del equipo de TI para ser configurados. Si tienes un equipo de TI interno, esto puede no ser un problema, pero si no, quizás te beneficie más una herramienta con diseñador de flujos de trabajo sin código o de interfaz drag-and-drop.

Su precio y escalabilidad también pueden preocupar a quienes planean crecer. DocuShare permite hasta 1TB de almacenamiento en el plan más alto. Para pequeñas empresas puede ser suficiente, pero puede provocar más puntos de congestión en equipos más grandes.

Si este es tu caso, vale la pena buscar alternativas con modelos de suscripción más flexibles y escalables que acompañen el crecimiento.

Si estas limitaciones impactan negativamente tu flujo de trabajo (o ya lo están haciendo), aquí tienes 5 alternativas a DocuShare que pueden interesarte.

5 alternativas a DocuShare

Todas estas alternativas a DocuShare ofrecen soporte a la gestión documental moderna, automatización de workflows e implementación en la nube, aunque sus enfoques, complejidad y usos ideales son diferentes.

Plataforma / Funcionalidad	Nivel de automatización	Captura de datos	Mejor para	Mejor función	Desventajas
DocuShare	Básico a moderado	OCR básico	Gobierno, educación, sectores regulados	Gobernanza y control	UX desactualizada; alta dependencia de TI
Dokmee	OCR y automatización de workflow avanzados	OCR avanzado	Pequeñas y medianas organizaciones que necesitan ECM modular	Flexibilidad y diseño modular	Menos personalización empresarial que Laserfiche
Laserfiche	Workflows corporativos muy avanzados	Captura y extracción basada en IA	Grandes empresas e instituciones públicas	Automatización corporativa total	Alto coste; requiere especialistas
M-Files	Automatización basada en metadatos	Automatización inteligente de metadatos	Ingenierías, bufetes de abogados, consultoras	Organización por metadatos	Curva de aprendizaje de metadatos
SharePoint	Moderado vía Power Automate	OCR básico	Organizaciones ya en Microsoft 365	Colaboración y coautoría	Versión local en discontinuación
DocuWare	Avanzado, especialmente para RRHH y finanzas	Captura inteligente de facturas y formularios	Organizaciones medianas y grandes que buscan workflows en la nube	Plantillas nativas de workflow en la nube	Customización profunda limitada

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4,5/5 | Capterra 4,7/5

¿Por qué Dokmee es una buena elección?

Dokmee ofrece DMS y ECM con una interfaz limpia e intuitiva.

La gran diferencia de Dokmee es su alta personalización. Eliges dónde implementar tu ECM, cómo organizar tus archivos, funciones, permisos, workflows… Básicamente, puedes montar el DMS o ECM para que se ajuste totalmente a tu medida.

Dokmee fue creado pensando en la facilidad de navegación, incluso para negocios con poca experiencia técnica.

El diseñador de workflows ofrece dos modos: unos sin códigos, con interfaz drag-and-drop, y otro técnico, para quienes necesitan activadores avanzados.

La automatización de Dokmee también te ayuda en el enrutamiento, indexación y extracción de datos, acelerando tareas repetitivas de procesamiento documental.

Además, Dokmee tiene productos separados como Capture y eForms, que solo pagas si los necesitas.

Por ejemplo, puedes utilizar Dokmee en un ayuntamiento que está digitalizando décadas de archivos. Comienza con carpetas simples y, poco a poco, implementa autoindexación o workflows de cumplimiento, sin invertir de entrada en todo un ECM.

¿Cuándo es Dokmee la mejor opción?

Dokmee es la mejor alternativa si buscas opciones totalmente flexibles de implementación y un sistema escalable sin requerir alta inversión o mucho personal conforme tu empresa crece.

También es ideal cuando la facilidad de uso es prioridad, especialmente en entornos con equipos de diferente nivel digital.

Dokmee destaca para quienes desean una plataforma ECM que evolucione hacia la automatización avanzada sin migraciones problemáticas.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

¿Por qué Laserfiche es una buena elección?

Laserfiche es una buena opción si necesitas una automatización potente y procesos muy configurables.

Las herramientas inteligentes de captura de datos de Laserfiche utilizan IA para identificar y extraer información de los documentos recibidos.

La plataforma también incluye funciones sólidas de cumplimiento y gobernanza, siendo especialmente útil para entornos con datos sensibles o requerimientos de auditoría estrictos.

Este software tiene integraciones robustas con plataformas populares como Salesforce, Oracle y Microsoft 365, así que probablemente no tendrás que cambiar tu stack actual.

Aunque Laserfiche ofrezca automatización avanzada mediante workflows complejos, es importante destacar que no es la mejor opción para usuarios no técnicos bajo presión de tiempos de entrega.

Si tienes, por ejemplo, una red de salud, puedes simplificar la recepción de pacientes capturando automáticamente los formularios, derivando los documentos al departamento correcto y almacenándolos conforme a la normativa sectorial.

¿Cuándo es Laserfiche la mejor opción?

Laserfiche es ideal si necesitas workflows altamente personalizables, control normativo riguroso y gestionar grandes volúmenes de documentos o formularios.

Está especialmente indicado para organismos públicos, universidades, hospitales y empresas con aprobaciones multinivel.

3. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

¿Por qué M-Files es una buena elección?

M-Files es un ECM innovador por su modo de organización de archivos. Los documentos se organizan por metadatos y no por carpetas tradicionales.

El beneficio es que no necesitas recordar en qué carpeta guardaste cierto documento, solo el tipo de documento y buscar por metadatos o palabras clave.

El etiquetado automático de metadatos, el control de versiones y la estructura de permisos de M-Files aumentan el cumplimiento, especialmente al gestionar documentos técnicos o expedientes complejos de diferentes clientes.

Empresas de ingeniería, consultoría, arquitectura y abogados usan M-Files para crear repositorios claros y coherentes para cada proyecto o cliente.

Por ejemplo, un despacho de arquitectura puede almacenar planos, contratos, documentos de cumplimiento y comunicaciones del cliente en M-Files, todos categorizados por proyecto, aunque provengan de sistemas distintos.

La desventaja es que exige tiempo para etiquetar documentos, especialmente al migrar desde tu sistema actual.

Por tanto, si tus problemas con DocuShare son la complejidad y la gestión del tiempo, quizás otras alternativas de este artículo sean más adecuadas.

¿Cuándo es M-Files la mejor opción?

M-Files es mejor si sufres duplicidades, confusión de versiones o caos en las carpetas documentales.

Es una buena alternativa para quienes buscan un sistema moderno, inteligente y que priorice la encontrabilidad y organización sin exigir TI dedicado.

4. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

¿Por qué SharePoint es una buena elección?

SharePoint es un DMS integrado al paquete Microsoft 365.

Si buscas la sencillez de DocuShare en una herramienta totalmente integrada a apps como Teams, OneDrive, Outlook o Power Automate, SharePoint es buena alternativa.

También permite crear flujos de trabajo automáticos, alojar intranets y organizar documentos en bibliotecas con una interfaz simple (que puede ser incluso demasiado simple en algunos casos).

SharePoint está completamente alojada en la nube, la versión en servidor será discontinuada en 2026. Así, es accesible para equipos remotos y requiere poca adaptación para quienes ya usan productos Microsoft.

Por ejemplo, una organización con equipos distribuidos puede guardar documentos departamentales en bibliotecas de SharePoint, colaborar vía Teams y aprobar procesos automáticos con Power Automate.

¿Cuándo es SharePoint la mejor opción?

SharePoint es mejor cuando la colaboración es más importante que features ECM avanzadas.

Funciona mejor para equipos ya dentro de Microsoft 365 y empresas que desean una transición sencilla a la gestión documental en la nube.

Sin embargo, no es la mejor opción para quienes buscan implementación local, ya que la versión on-premise dejará de existir.

5. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Valoraciones

¿Por qué DocuWare es una buena elección?

DocuWare es un ECM muy popular, enfocado en la automatización de procesos y gestión de tareas.

Sus funcionalidades de captura extraen automáticamente información de facturas, documentos de empleados y contratos, acelerando aprobaciones y reduciendo trabajo manual.

DocuWare aporta plantillas ya hechas para flujos de trabajo de procesos de incorporación, aprobación de facturas y políticas de retención, procesos comunes que se agilizan mucho.

Aunque se enfoque más en la automatización, todavía ofrece funciones DMS básicas como almacenamiento documental por metadatos e indexación.

Es una herramienta valiosa, por ejemplo, para quienes trabajan en finanzas, donde muchos documentos requieren revisión y aprobación de colegas o envío a clientes y organismos, sobre todo en épocas de cierre o impuestos.

¿Cuándo es DocuWare la mejor opción?

DocuWare es ideal si buscas una plataforma ECM escalable, centrada en simplificar los flujos administrativos, especialmente en finanzas y RRHH.

Está indicado para empresas que desean una interfaz limpia e intuitiva y requieren automatización sin mucha personalización.

¿Entonces necesitas migrar de DocuShare?

Aquí o hay respuesta correcta o incorrecta.

Si usas DocuShare y nunca has tenido problemas o limitaciones, quizás no necesites una alternativa.

Pero si buscas una herramienta nueva, o tienes tantas limitaciones que necesitas softwares adicionales además de DocuShare, entonces es momento de considerar otras opciones.

Todos los sistemas de gestión documental de la guía ofrecen ventajas valiosas, con almacenamiento avanzado y workflows automatizados.

Dokmee combina todo esto con flexibilidad, escalabilidad, personalización e implementación sencilla.

Su diseño modular, potente OCR automatizado e interfaz amigable hacen de Dokmee una gran opción para una transición suave desde DocuShare, sin sobrecargar al equipo de TI.

Si quieres saber más, contacta con el equipo de Dokmee para una demo.