Cómo garantizar la seguridad en la gestión documental con un DMS en 2026

Las dos principales causas de filtraciones de datos son los errores humanos y el almacenamiento incorrecto en la nube, los cuales pueden generar pérdidas de 4 millones de dólares para tu empresa.

Pero, ¿y si te dijéramos que existe una forma de proteger tus documentos con una sola herramienta?

La seguridad en la gestión documental se resume en contar con la mejor defensa: un sistema de gestión documental.

¿Qué es la seguridad en la gestión documental?

La seguridad en la gestión documental abarca todas las políticas, tecnologías y controles que puedes usar para proteger tus documentos en tu sistema de almacenamiento, ya sea en la nube o en instalaciones locales.

Su objetivo principal es garantizar que la información sensible permanezca confidencial, precisa y accesible solo a usuarios autorizados, manteniendo también visibilidad y trazabilidad sobre cada acción realizada en un documento.

En las organizaciones que han abandonado el papel o las herramientas básicas de almacenamiento en la nube, la seguridad documental se aplica mediante un DMS.

Un DMS seguro centraliza los archivos en un entorno controlado y aplica salvaguardas como autenticación, cifrado, controles de acceso, registros de auditoría y políticas de retención. Este enfoque reduce los riesgos asociados a servidores de archivos no seguros, archivos adjuntos de correo electrónico y plataformas de almacenamiento desconectadas.

¿Por qué es importante proteger tus documentos?

Parece obvio, pero más del 65% de las personas siguen usando almacenamiento en la nube básico para guardar sus datos, incluida información sensible.

Sin embargo, aunque es práctico para uso personal, carece de seguridad avanzada capaz de proteger toda tu empresa.

Proteger los documentos es crítico porque suelen contener información sensible, confidencial o regulada, como registros financieros, contratos, datos de empleados, información de clientes y propiedad intelectual.

Una sola filtración, eliminación accidental o divulgación no autorizada puede resultar en pérdidas financieras, daño reputacional, sanciones legales y pérdida de confianza de los clientes.

Sin la debida seguridad documental, te expones a mayores riesgos de fugas de datos y violaciones de cumplimiento. Regulaciones como GDPR, HIPAA, SOX y las normas ISO imponen requisitos estrictos sobre cómo se almacena, accede y retiene la información.

No proteger los documentos puede llevar a multas, demandas, fallos de auditoría e interrupciones operativas. Más allá del cumplimiento, una seguridad sólida también mejora la eficiencia interna asegurando que los empleados siempre trabajen con información precisa, actualizada y autorizada.

Cómo proteger tus documentos con un DMS

Una plataforma DMS moderna proporciona múltiples capas de seguridad diseñadas para proteger los documentos en reposo, en tránsito y durante todo su ciclo de vida, desde la creación y la colaboración hasta la retención y la eliminación.

Algunas de las funcionalidades de seguridad en un DMS incluyen:

• Autenticación multifactor

La autenticación multifactor es una de las defensas más efectivas contra el acceso no autorizado.

Requiere que los usuarios verifiquen su identidad utilizando más de un factor, como una contraseña combinada con un código de un solo uso, una notificación en una app móvil o verificación biométrica.

Aun si se comprometen las credenciales, la autenticación en dos pasos reduce considerablemente la probabilidad de que un atacante acceda a documentos sensibles. Si gestionas datos financieros, legales o regulados, la autenticación multifactor es un control de seguridad fundamental.

• Cifrado (en reposo y en tránsito)

El cifrado es un componente esencial de la seguridad documental.

Un DMS seguro cifra los documentos tanto en reposo (almacenados en el sistema) como en tránsito (al cargarse, descargarse o compartirse).

Esto garantiza que, incluso si los datos son interceptados o accedidos sin autorización, sigan siendo ilegibles e inservibles. Un cifrado sólido protege la información sensible de la empresa, los datos de los clientes y la propiedad intelectual, al mismo tiempo que respalda el cumplimiento de estándares y normativas de privacidad.

• Roles, permisos y control de acceso

Los roles y permisos son la base del control de acceso dentro de un DMS.

Con un DMS como Dokmee, los administradores pueden definir exactamente quién puede ver, editar, comentar, aprobar, compartir o eliminar documentos según el puesto, departamento o responsabilidad.

Este principio de privilegio mínimo reduce el riesgo de exposiciones accidentales y limita el daño potencial de amenazas internas.

Los permisos granulares ayudan a asegurar la segregación de funciones, especialmente importante en sectores regulados como finanzas, salud y servicios legales.

• Marcas de agua en documentos

Las marcas de agua añaden una capa extra de protección en los documentos compartidos interna o externamente.

Al incorporar marcas de agua visibles, puedes desalentar de manera efectiva la distribución no autorizada. Estas pueden incluir el nombre del usuario, correo electrónico, fecha o estado del documento.

Si se filtra un documento, las marcas de agua facilitan rastrear el origen de la exposición, aumentando la responsabilidad y reforzando las buenas prácticas de manejo seguro.

• Anotaciones y firmas electrónicas en la aplicación

Elegir un DMS con anotaciones integradas, firma electrónica y edición te permite lograr una colaboración segura y auditable.

Cuando puedes revisar, comentar, aprobar y firmar documentos directamente en la plataforma, cada acción se registra automáticamente en el historial de auditoría del sistema.

Esto elimina la necesidad de flujos de trabajo inseguros basados en correos electrónicos, reduce confusiones de versiones y asegura que aprobaciones y firmas sean legalmente defendibles. La colaboración centralizada también minimiza intercambios innecesarios y evita que los documentos se descarguen, modifiquen o almacenen fuera de entornos controlados.

• Políticas automatizadas de retención y eliminación de archivos

Las políticas automatizadas de retención de archivos agregan una capa crítica de seguridad y cumplimiento.

Un DMS moderno permite que las organizaciones definan cuánto tiempo deben conservarse los documentos según su tipo, los requisitos regulatorios o las políticas internas.

Los archivos pueden archivarse, bloquearse o eliminarse de forma segura y automática una vez vencidos los periodos de retención. Esto reduce el riesgo de retener datos sensibles en exceso, limita la exposición legal y asegura el cumplimiento consistente sin depender de procesos manuales.

• Registros de auditoría y seguimiento de actividad

Los registros de auditoría son esenciales para la seguridad, la transparencia y el cumplimiento en la gestión documental.

Un DMS registra automáticamente cada acción efectuada sobre un documento, incluyendo cargas, visualizaciones, ediciones, comentarios, aprobaciones, comparticiones, firmas y eliminaciones.

Cada evento se registra con la identidad del usuario, fecha, hora y acción realizada. Estos registros inmutables crean una clara cadena de custodia, facilitando demostrar cumplimiento durante auditorías, investigar incidentes y garantizar la responsabilidad en los equipos.

5 buenas prácticas en la seguridad de la gestión documental

Aunque un DMS incorpora muchas funciones de seguridad, aún hay aspectos que debes cuidar para que tu DMS sea seguro y eficiente.

1. Define la estrategia de gobernanza

Toda estrategia sólida de seguridad documental comienza con la gobernanza.

Debes establecer políticas claras de gestión documental que definan cómo se crean, clasifican, comparten, retienen y eliminan los documentos.

La gobernanza proporciona el marco para tomar decisiones coherentes y asegura que las medidas de seguridad estén alineadas con los objetivos de negocio y los requisitos regulatorios.

2. Establece roles y responsabilidades claros

Al asignar los roles de usuario con anticipación, se pueden implementar controles de acceso de manera más efectiva y evitar dar permisos excesivos. Este enfoque proactivo reduce brechas de seguridad durante el despliegue del sistema y la incorporación de usuarios.

3. Revisa regularmente los registros de auditoría

Los registros de auditoría brindan visibilidad sobre quién accedió a los documentos, qué acciones realizó y cuándo. Las revisiones periódicas ayudan a detectar comportamientos inusuales, identificar problemas de cumplimiento pronto y facilitar auditorías internas o externas.

Además, si se produce una filtración, sabrás en qué momento se originó y no tendrás que revisar registros interminables para rastrear el problema.

4. Estandariza las prácticas de colaboración

Esto te ayudará a garantizar que los documentos se compartan por medio de enlaces controlados de DMS, en lugar de adjuntos de correo electrónico o descargas inseguras.

Formar a los empleados en el manejo seguro de documentos y reforzar las mejores prácticas ayuda a reducir el error humano, que sigue siendo una de las principales causas de filtraciones de datos.

5. Evalúa y actualiza continuamente las medidas de seguridad

A medida que evolucionan las amenazas y cambian las necesidades del negocio, las políticas de seguridad documental, los permisos y las configuraciones del sistema deben revisarse para mantener una postura de seguridad efectiva.

Protege tus documentos con Dokmee

Dokmee está diseñado con la seguridad en la gestión documental como núcleo, ofreciendo las funciones necesarias para proteger información sensible y a la vez fomentar la colaboración eficiente.

La plataforma proporciona sólidas opciones de autenticación de usuarios, incluyendo controles de acceso basados en roles que aseguran que cada usuario vea y gestione solo los documentos relevantes para sus tareas.

Los documentos almacenados en Dokmee están protegidos mediante cifrado, almacenamiento seguro y acceso controlado, reduciendo el riesgo de exposición no autorizada. Los registros de auditoría detallados rastrean cada acción, desde la visualización y edición hasta la aprobación o eliminación, brindando total transparencia y apoyo al cumplimiento.

Dokmee también refuerza la seguridad con captura avanzada de documentos e indexación, garantizando la correcta clasificación de la información desde su ingreso al sistema.

El control de versiones integrado previene la pérdida de datos y asegura que el equipo siempre trabaje con la versión correcta. Las anotaciones, aprobaciones y firmas electrónicas integradas hacen que la colaboración sea segura y totalmente rastreable, eliminando intercambios de documentos fuera de control.

Funciones adicionales como políticas de retención, gestión de ciclo de vida, marcas de agua y compartición basada en permisos ayudan a las organizaciones a mantener el control a largo plazo sobre sus documentos y cumplir con la normativa vigente.

Además, es completamente personalizable, para que te garantices que se adapta perfectamente a tus necesidades y estructura.

Así que si quieres mejorar la seguridad en la gestión documental, reserva hoy tu demostración gratuita.